İş İletişimi: Etkili Bir İletişim Stratejisi Nasıl Geliştirilir

Etkili bir şirket iletişimi türünü benimsemek, kazancı ve morali artırmanın en basit yollarından biridir. Ne yazık ki, göründüğü kadar basit değil.
Günümüz teknolojisinin bir sonucu olarak iş iletişimi değişmektedir. Eskisi kadar resmi olmasa da, profesyonel ton şirketiniz için doğru imajı yansıtmak için hala çok önemlidir. Aynı zamanda kuruluş içinde açık ve üretken iletişimi teşvik etmekle de ilgilidir.
Uygun iletişim biçimi, personel verimliliğini artırabilir, süreçleri düzene sokabilir ve bir kuruluştaki genel morali yükseltebilir. Bu makale, müşterilerle bağlantı kurmak ve daha verimli şirket içi tartışmaları teşvik etmek için işletmenizde iyi sözlü ve sözlü olmayan iletişim geliştirmeye yönelik bir hızlandırılmış kurs sunmaktadır. Ayrıca etkili iletişim için farklı iş iletişimi türlerini ve yöntemlerini inceleyeceğiz.

İş İletişimi Nedir?

İş iletişimi, bir kuruluşun hem içindeki hem de dışındaki çalışanlar arasındaki bilgi alışverişini ifade eder.

Etkili iş iletişimi, başarıya ulaşmak için çalışanların ve yönetimin birbirleriyle nasıl bağlantı kurduğunu ifade eder. Örgütsel hedefler ve temel şirket değerleriyle daha uyumlu hale gelir. Bu nedenle, birincil hedefi organizasyonel uygulamaları iyileştirmek, siloları kaldırmak, insanları bilgilendirmek ve hataları azaltmaktır.

Her organizasyonun başarısı ve büyümesi, etkili iş iletişimine bağlıdır. İş iletişimi, günlük iletişimden farklı olarak, genellikle hedefe yöneliktir.

Buna rağmen araştırmalar, iç iletişim profesyonellerinin %60'ının iç iletişimi izlemediğini ortaya koyuyor.

Kurumsal bir firmanın başarılı olabilmesi için şirketin tüm kuralları, temel şirket değerleri, düzenlemeler ve politikalar hem kurum içindeki hem de dışındaki çalışanlara iletilmelidir.

İş İletişimi Türleri

İş iletişimi dört türe ayrılır.

#1. Dahili Yukarıya Doğru İletişim

Dahili yukarı doğru iş iletişimi, bir ast, yönetimle veya organizasyon yapısında daha yüksek bir kişiyle iletişim kurduğunda gerçekleşir. Şirketin işleyişini gerçek anlamda kavramak için her lider, bilginin yukarı doğru akmasına izin vermelidir.

Bu nedenle, anketler, geri bildirimler, formlar ve raporlar, çalışanların yöneticilerine veya ekip liderlerine sağladığı yaygın şirket içi iletişim türleridir.

Örneğin bir pazarlama raporu, toplam web sitesi trafiği, sosyal medya etkileşimi veya oluşturulan toplam olası satışlar gibi bilgileri içerebilir.

#2. Dahili Aşağıya Doğru İletişim

Bir üst, bir veya daha fazla ast ile iletişim kurduğunda, dahili aşağı doğru iletişim oluşur. Bu tür iş iletişimi bir mektup, kısa not veya sesli talimat şeklini alabilir.

Yöneticiler, çalışanlarla konuşurken profesyonel ve açık sözlü bir tavır sergilemelidir. Güvenlik gereksinimleri ve yeni düzenlemeler gibi yeni bir firma operasyon süreci hakkında bir not, bu iletişim biçimine bir örnektir.

#3. Dahili Yanal iletişim

İşyerinde çalışanlar arasında iç yanal iş iletişimi gerçekleşir. Bu nedenle, günümüzde çalışanlar, sohbetler, mesajlaşma, e-posta ve çalışan iletişim yazılımı çözümleri dahil olmak üzere çeşitli yöntemlerle bağlantı kurabilir.

Bu tür iletişim departmanlar içinde veya arasında gerçekleşebilir ve diğer ticari iletişim türlerinden daha yaygındır. Ayrıca, çalışanlar arasında sık iletişim, çalışan bağlılığı ve üretkenliği için çok önemlidir.

#4. Dış İletişim

Dış iş iletişimi, müşteriler, potansiyel müşteriler, satıcılar veya ortaklar gibi üçüncü taraf kuruluşlarla her türlü etkileşimi ifade eder.

Bu tür iş iletişimi, diğer tüm şirket içi iletişim türlerinden daha az sıklıkta gerçekleşir.

İş İletişimi Yöntemleri

Kurumsal iletişim söz konusu olduğunda ya sesli ya da yazılıdır. Ayrıca, iletişim yüz yüze/yüz yüze veya uzaktan gerçekleşir. Bunların hiçbiri tek başına kuruluşunuz için daha iyi veya daha kötü değildir; hepsi şartlara bağlı.

Yazılı iletişim, alınan kararların ve faaliyetlerin yazılı bir izini tutmak ve ayrıca stratejiler ve planlar geliştirmek için mükemmeldir. Sözlü karşılaşmalar, fikirlerin anında üretilmesine ve daha açık bir düşünce akışına izin verir.

Bazı işletmelerin tek bir konumu vardır. Bazılarının farklı saat dilimlerinde ofisleri vardır. Bu arada, diğerleri tamamen uzak ve fiziksel bir yere sahip değiller (Buffer ve Zapier, lokasyondan bağımsız şirketlere harika örneklerdir). Yukarıda listelenen senaryoların herhangi biri veya tümü için geçerli olan kurumsal iletişim yaklaşımları şunlardır:

#1. İnternet tabanlı iletişim

Buna e-postalar ve anlık mesajlaşma uygulamaları (Slack, Hangouts ve hatta Nextiva Chat gibi) gibi yaygın ticari iletişim kanalları dahildir.

E-postaların ve mesajların avantajları, yoğun bir işyeri ortamında özel konuşmaları yönetme kapasitesinin yanı sıra aynı anda birkaç kişiden yüzlerce kişiye kadar büyük bir grup insanla bir mesaj paylaşma kapasitesini içerir.

#2. konferans aramaları

Telefonlar, etkili, hızlı tempolu toplantılar düzenlemenin önündeki coğrafi engeli azalttı. Yazılı iletişimden farklı olarak sözsüz iletişim (ses tonu) sayesinde daha etkili fikir alışverişi sağlar. Bulut telefon sistemleri, işe alım ve genel ekip işbirliğini geliştirme potansiyeline sahiptir.

#3. Video Telekonferans

Mükemmel video konferans çözümleri, uzak bölgelerdeki kişilerin mümkün olduğunca yüz yüze toplantılara yakın toplantılar düzenlemesine olanak tanır. Ayrıca telefon görüşmelerini bir sonraki seviyeye taşıyorlar.

#4. yüz yüze toplantılar

Yüz yüze tartışmalar, bir şirketin fikirleri hızlı bir şekilde ilerletmesine yardımcı olabilir. Araştırmaya göre, yüz yüze toplantılar sanal olanlardan daha fazla fikir üretiyor.

İyi planlanmış bir toplantı gündemi ise verimli toplantılar için çok önemlidir. Çalışanların yüzde 46'sı bir sonraki adımda ne yapacaklarını bilerek bir toplantıdan nadiren çıkıyor veya hiç ayrılmıyor.

#5. Resmi belgeler ve raporlar

Diğer bireyler ve departmanlar üzerinde etkisi olan faaliyetlerin belgelenmesi, iyi yağlanmış bir şirket iletişim sisteminin önemli bir bileşenidir.

Bu nedenle, herhangi bir zamanda yazılı bir belgeye atıfta bulunabilme kapasitesi, karışıklık veya anlaşmazlık olasılığını azaltır ve iletişime açıklık katar.

#6. Yayınlar

Daha büyük gruplarla toplantılar, raporlar ve PowerPoint slayt sunumlarıyla desteklenen sunumlar aracılığıyla sıklıkla gerçekleştirilir.

Dolayısıyla bunlar, yeni fikirleri sorgulamaya ve açıklamaya olanak verecek şekilde sunmak için mükemmeldir.

#7. Tartışma panoları ve SSS

Çalışanların çeşitli departman konularında sıkça sorulan sorulara başvurabilecekleri ve daha üretken olmalarına ve aynı zamanda bir konuda hızlanmalarına yardımcı olacak yeni sorular sorabileceği dahili bir konum.

#8. anketler

Dahili anketler ve müşteri anketleri, önemli konularda girdi ve puan almanın mükemmel yollarıdır. Anketler, sağlıklı bir geri bildirim destekli değişiklik döngüsü sağlar ve ayrıca bir işletmenin tüm seviyelerinde bir iletişim kanalı açar.

#9. Müşteri hizmetleri faaliyetleri

Bu, her türlü müşteri hizmeti eylemini kapsayabilir. Canlı sohbet yardımı, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemleri, müşteri katılım süreci, müşteri geri bildirimi ve diğer hizmetler örneklerdir.

Yani, bir sonraki mantıklı sorgunuz muhtemelen:

Şirketim Hangi Etkili İş İletişim Yöntemlerine İhtiyaç Duyar?

Cevap çoğunlukla şirketinizin büyüklüğüne ve isteklerine göre belirlenir. Herkese uyan tek bir cevap diye bir şey yoktur. Kesin olan bir şey var: Sadece ihtiyaç duyduğunuz ve kullanmayı düşündüğünüz etkili iş iletişimi stratejilerini kullanırsanız, kendinizi başarıya hazırlarsınız.

Örnek olarak:

Bir forum panosu istiyorsunuz, bu nedenle siz ve ekibiniz haftalarca araştırma yaparak ve kurarak geçiriyorsunuz.

Bir süre sonra, ekipleri veya belgeleri onlara daha hızlı cevap verdiği için kimsenin kullanmadığını fark ediyorsunuz. Gereksiz çözümler size hem zamana hem de paraya mal oldu.

Veya uzaktan toplantılarınızı yönetmek için gerçekten ihtiyacınız olan tek şey güvenilir bir kurumsal telefon sistemi olduğunda, yüksek kaliteli video konferans ekipmanına yatırım yaparsınız.

Web tabanlı iletişim tüm işletmeler tarafından kullanılacaktır. Diğer tüm yollar ise her organizasyonun kendine özgü koşulları tarafından belirlenecektir. Kendi senaryonuz için her birinin önemini analiz etmek için zaman ayırın.

Ayrıca Oku: İş Sürekliliği Planı: Neden Önemlidir?

Etkili İş İletişimi Neden Önemlidir?

Kurumsal iletişimin herhangi bir şirketin başarısı için kritik olmasının başlıca nedenleri şunlardır:

#1. Çalışan bağlılığını artırır.

Ragan'ın çalışan bağlılığı konusundaki araştırmasına göre, insanların liderlik iletişimine ne kadar bağlı olduklarıyla istatistiksel olarak ilişkili olan en önemli iç iletişim bileşeni. İç iletişim ekipleri, liderlere iletişimin gerekliliğini desteklemede, koçluk yapmada ve hatırlatmada önemli bir rol oynamaktadır.

#2. E-posta aşırı yükünü azaltır

E-posta, işletmelerde bilgi talepleri, çalışan iletişimleri ve geri bildirimler, durum raporları, görev atamaları, müşteriler ve tedarikçilerle iletişimler, toplantı davetleri, belge dağıtımı, çeşitli ekip faaliyetleri, sosyal haklar ve doğum günü ile ilgili İK bildirimleri dahil olmak üzere çeşitli amaçlar için kullanılır. dilekler.

Radicati'ye göre, ortalama bir iş çalışanı iş gününün %25'ini e-postayla ilgili işlere harcıyor.

Ancak, gelen kutumuza ulaşan e-postaların yalnızca küçük bir yüzdesi hemen ilgilenmemiz gerekiyor. Önemli e-postaları gönderene veya konuya göre ayırıyoruz. Ayrıca, aldığımız e-postaların çoğu bizim için tamamen alakasız

#3. Çalışan verimliliğini artırır

Her beş çalışandan dördü, verimli şirket içi iletişimin iş performanslarını iyileştirdiğine inanıyor.

Aşırı bilgi yüklemesi nedeniyle, çalışanlar işlerini tamamlamak için ihtiyaç duydukları içeriği arayarak sıklıkla zaman kaybederler.

Ayrıca, ortalama bir çalışan her gün 2.5 saatini bilgi aramak için harcıyor. Bu nedenle, bu, çalışanların parmaklarının ucunda olması gereken bir şeyi keşfetmek için her ay tam bir hafta kaybedilmesine neden olur.

#4. Departman içi iletişimi geliştirir

Uygun bir iletişim stratejisi olmadan işletmelerde etkili departmanlar arası iletişimi sürdürmek son derece zordur.

Çalışanlar daha üretken olabilmek için kolayca iletişim kurabilmeli ve işbirliği yapabilmelidir.

Örneğin, araştırma departmanınız pazarlama ekibinizle ve işletme ofisiniz BT departmanıyla iletişim kurmalıdır.

#5. Uzak çalışanlarla iletişimi geliştirir

Uzak ekipler geleceğin yoludur. Küresel Mobil İş Gücü Tahmini Güncellemesine göre, 40 yılına kadar dünya çalışan nüfusunun %2023'ından fazlası mobil olacak. Ayrıca, Amerika Birleşik Devletleri gibi varlıklı ülkelerde rakamlar sonunda %75'i aşabilir.

Bu, iletişim, liderlik ve yönetime yeni bir yaklaşım gerektiriyor. Uzak ekipler, zaman dilimleri arasında koordinasyon, bilgi siloları ve dil ve kültürel engellerin üstesinden gelme gibi iletişim sorunlarıyla yüzleşir. Ayrıca, mesafe, ekip üyelerinin kendilerini bir ekibin parçası gibi hissetmelerini zorlaştırır.

#6. Çalışan devir hızını düşürür

Çalışan devri, çalışanların daha bağlı ve memnun olduğu şirketlerde önemli ölçüde daha düşüktür. İşverenler, Y kuşağı ve genç nesilleri işyerine çekmek ve işyerinde tutmak için çalışanlarının işleri için neyin önemli olduğu konusunda eğitilmelerini sağlamalıdır.

Öte yandan, çok fazla alakasız bilgi sıklıkla strese, işten ayrılmaya ve memnuniyetsizliğe neden olarak personelin daha az elde tutulmasına neden olur.

#7. Bilgiyi paylaşma çabalarını geliştirir

Şirket içi iletişimle uğraşan firmaların birincil amaçlarından biri, en iyi bilgi paylaşım uygulamalarını teşvik etmektir.

Bu nedenle, çalışanların sürekli olarak büyüdüğü ve yeni şeyler öğrendiği bir dünyada işverenler, firmaları içinde kolay bilgi paylaşımını kolaylaştırmalıdır.

Bilgi alışverişi ve örgütsel bilgi iyi tanımlanmış bir şirket içi iletişim planının yokluğunda sıkıntı çeker.

Ayrıca Oku: Bilgi Yönetimi: Süreçler, Türler, Örnekler ve Araçlar

#8. Çalışan savunuculuğunu artırır

Çalışanlarıyla başarılı bir şekilde bağlantı kurmayı anlayan işverenler, çalışanlarını marka elçilerine dönüştürmekte çok daha başarılıdır.

Marka elçiliğini elde etmek pek çok işletmenin hayal ettiği kadar zor değildir. Aslında, memnun çalışanlar marka elçiliği programlarına katılmaya istekli olacaktır.

#9. Müşteri tutma ve memnuniyetini artırır

Daha iyi kurumsal iletişim, daha yüksek müşteri memnuniyeti seviyelerine yol açar. Bir işletme içinde iletişimde bir kesinti olduğunda, İş İletişimi, müşteri hizmetleri ve memnuniyeti açısından gerçekleşir.

İlk olarak, müşteriye dönük rollerdeki personel gerekli bilgilerden yoksun olacaktır. İkincisi, müşteriler düşük çalışan moralini fark edecek ve sonuç olarak olumsuz bir deneyim yaşayacaktır.

Bir araştırmaya göre, çalışan tutumunun müşteri memnuniyeti üzerinde önemli bir etkisi vardır ve bu da gelirde artışa neden olur.

Kültürler arası iş iletişimi nedir?

Kültürler arası iş iletişimi, farklı kültürel geçmişlere sahip bireyler veya gruplar arasında bilgi, fikir, fikir ve mesaj alışverişini ifade eder.

Kültürlerarası iş iletişimi nedir?

Kültürlerarası iş iletişimi, farklı kültürlerden bireyler veya gruplar arasında bilgi, fikir, görüş ve mesaj alışverişini ifade eder.

Kültürlerarası iş iletişiminin zorlukları nelerdir?

Kültürlerarası iş iletişiminin zorlukları arasında dil engelleri, kültürel farklılıklar, yanlış iletişim ve anlayış eksikliği sayılabilir.

İç ve dış iş iletişimi arasındaki fark nedir?

İç iş iletişimi, bir kuruluş içindeki iletişimi ifade ederken, dış iş iletişimi, bir kuruluş ile dış paydaşlar arasındaki iletişimi ifade eder.

İş iletişiminde aktif dinlemenin önemi nedir?

Aktif dinleme, iş iletişiminde önemlidir çünkü anlamayı teşvik eder, yanlış anlamaları azaltır ve ilişki kurmaya yardımcı olur.

İş İletişimi SSS'leri

Bir işletme nasıl daha iyi iletişim kurabilir?

Etkili İş İletişimi: Daha İyiye 8 Adım…

1. Varsayımları ortadan kaldırın. …
2. İlgili herkesin konuşabileceği iyi bir yer ve zaman bulun. …
3. Duyulmak için önce dinleyin. …
4. Sorular sor. …
5. Duyguları ifade etmek önemlidir, ancak her zaman saygılı olun.

4 tür iletişim nedir?

Her insanın benzersiz bir iletişim tarzı, etkileşimde bulunma ve başkalarıyla bilgi alışverişinde bulunma şekli vardır. Dört temel iletişim stili vardır: pasif, agresif, pasif agresif ve iddialı. Her bir iletişim stilini ve bireylerin bunları neden kullandığını anlamak önemlidir.

İş İletişiminin her zaman özel içeriği, belirli bir kitlesi, belirli bir amacı, belirli bir zamanı ve belirli bir yeri vardır. İş iletişiminin bir sonraki önemli özelliği netliktir. Çinli Filozof Konfüçyüs haklı olarak 'Dilde netlik her şeydir.

Bir işletme nasıl daha iyi iletişim kurabilir?

Etkili İş İletişimi: Daha İyiye 8 Adım…

1. Varsayımları ortadan kaldırın. …
2. İlgili herkesin konuşabileceği iyi bir yer ve zaman bulun. …
3. Duyulmak için önce dinleyin. …
4. Sorular sor. …
5. Duyguları ifade etmek önemlidir, ancak her zaman saygılı olun. …
6. Sözsüz mesajlara dikkat edin.

İlgili Makaleler

1. TÜKETİCİ PİYASASI: Adım Adım Rehber (Tüm bilmeniz gerekenler)
2. DEĞİŞİM TEMSİLCİLERİ: Herhangi Bir Organizasyonda Değişim Temsilcileri Nasıl Belirlenir?
3. İÇ PAZARLAMA STRATEJİLERİ: Etkili Bir Pazarlama Markası Nasıl Yaratılır
4. Pazarlama İletişimi: Tüm bilmeniz gerekenler (Ayrıntılı Kılavuz)
5. DİNLEME TÜRLERİ: İş İletişimi İle İlgili Olarak
6. Sanal Asistan İşleri: Eksiksiz Bir 2021 Kılavuzu (+en iyi seçim)
7. AŞAĞI İLETİŞİM: Anlam, Örnekler ve Faydalar