Hizmet e-postaları, e-posta pazarlamasında birçok kişinin farkında olmadığı önemli bir rol oynar. müşteri hizmetleri e-postalarından biraz farklı olmakla birlikte, bu makalede göreceğimiz gibi, hizmet e-postasının ne olduğunu ve nasıl çalıştığını anlamak önemlidir. Burada, size uygun örneklerle hizmet e-postasına genel bir bakış, ayrıca en iyi e-posta servis sağlayıcıları ve basit müşteri hizmetleri e-posta görgü kurallarını vereceğiz.
Hizmet E-postası Nedir?
Hizmet e-postaları, bildirimleri, uyarıları, makbuzları ve onayları içeren mesajlardır. Hizmet e-postaları genellikle alıcının taahhüt ettiği öğeler veya hizmetler hakkında bilgiler içerir.
Bu durumda e-posta pazarlama ile ilgili değildir. Ayrıca, e-posta göndermek için iznin gerekli olduğu e-posta pazarlamasından farklı olarak, hizmet e-postaları için izin gerekli değildir. Sonuç olarak, hizmet e-postaları pazarlama e-postaları olarak değerlendirilmezse, yetkilendirilmeden gönderilebilir.
Hizmet E-postalarına Neden İhtiyaç Duyarsınız?
Hizmet e-postaları çeşitli amaçlar için kullanılır. Birincil sebep, bilgilerin müşterilere anında iletilmesidir. Bu, tüm tüketici deneyimi üzerinde önemli bir etkiye sahiptir. İstisnai bir müşteri hizmeti olmasaydı, hizmet edilecek müşteri de olmazdı.
Hizmet e-postalarının kullanılmasının bir başka nedeni de çevre dostu olmalarıdır. Makbuzlar veya bilgi güncellemeleri gibi basılı materyaller göndermek yerine çevrimiçi olarak gönderilirler.
Hizmet e-postaları çeşitli amaçlar için kullanılabilir ve kısıtlanmamalıdır. Hesap özeti gibi öğeler sıklıkla gönderilir. Sık müşteri veya müşteri sonuç olarak çok şey kazanır. Siz ilişkiler kurmaya ve onlara hizmet vermeye devam ederken, hesaplarına ilişkin bir genel bakış alacaklardı. Genel olarak, her şeyin üstünde kalmak.
Bildirimli Hizmet E-postaları
Hüküm ve koşulların yükseltilmesi, hizmet e-postalarını kullanmanın mükemmel bir örneğidir. Şartlarınız ve koşullarınız her güncellendiğinde müşterileriniz/aboneleriniz bilgilendirilmelidir. Ve bunu başarmak için e-postadan daha iyi bir yöntem var mı? Atılacak birden fazla basılı içerik sayfası göndermeye gerek yok.
Şirketinizin iş adresi veya iletişim bilgileri değiştiyse, müşteriyi/müşterileri uyarmak için bir hizmet e-postası gönderilir.
Bir tüketici ayrıca bir siparişi veya hesap bilgilerini değiştirmek veya değiştirmek için arayabilir veya sohbet edebilir. Daha sonra değişikliğin onayını neredeyse anında alacaklardı. İlgili güncellenmiş materyaller de e-posta ile dağıtılır.
Her ne sebeple olursa olsun, bir müşteri şifresini sıfırlamaya karar verir, bu nedenle yeni bir şifreyi sıfırlamak ve onaylamak için birden çok hizmet e-postası gönderilir.
Başka bir bildirim türü, bir tüketicinin bilmediği veya yeni bir konumdan oturum açmasıdır. Tüketiciye oturum açma bilgilerini onaylamalarını isteyen bir e-posta gönderilir.
Sipariş Onaylı Hizmet E-postaları
Sipariş onayları en yaygın olarak e-ticaret endüstrisinde kullanılır. Çevrimiçi bir sipariş bir web mağazası tarafından alınır. Siparişin ardından, satın alma tarihi, teslimat adresi, ürün, vergi makbuzu vb. gibi tüm önemli satın alma bilgilerini içeren bir e-posta onayı gönderilir.
Çevrimiçi bir siparişe ön sipariş dahil edilebilir. Sipariş verildi, ancak ürün(ler) şu anda stokta veya mevcut olmayabilir. Bu durumda ön sipariş onayı gönderilecektir. Ayrıca, sipariş stokta hazır olduğunda ve sevkiyata hazır olduğunda ek hizmet e-postaları gönderilecektir.
Sipariş gönderildiğinde, başka bir hizmet e-postası gönderilebilir. Teslimat daha sonra, müşterinin malların alındığını onaylamasıyla e-posta ile onaylanır. Alternatif olarak, imza kanıtı.
Girdi istemek için daha sonraki bir tarihte bir takip e-postası gönderilebilir.
Müşteri Geri Bildirimi için Hizmet E-postaları
Hizmet e-postaları da sıklıkla tüketici geri bildirimi almak için kullanılır. Nasıl yaptığınızı veya müşterilerinizin ürününüz veya hizmetiniz hakkında ne düşündüğünü bilmek ister misiniz? Şimdi tek yapman gereken sormak.
Geri bildirim toplamak için bir anket kullanılabilir. Bu, gelecekteki pazarlama ve işle ilgili kararlar almanıza da yardımcı olabilir. Belki de şirketinizin adı diğerleri kadar iyi bilinmiyor. Veya belki de şirketiniz belirli bir uzmanlık alanında zayıftır. Bir anketin sonuçları, gelecekteki pazarlama hedeflerinizi ve stratejilerinizi yönlendirmenize ve tanımlamanıza yardımcı olabilir.
Müşteri Hizmetleri E-postası Nedir?
Bir müşterinin sorusuna, geri bildirimine veya şikayetine verilen e-posta yanıtları, müşteri hizmetleri e-postaları olarak bilinir. Müşteriler, web sitenizdeki bir iletişim formunu, web sitenizde verilen bir e-posta adresini kullanarak veya müşteri hizmetleriyle iletişime geçerek şirketinizle iletişime geçebilir. İşletmeniz, otomatik müşteri hizmetleri e-postaları gönderebilir veya müşterilere kişiselleştirilmiş e-postalar oluşturabilir. Tipik olarak, müşteri hizmetleri e-postaları, bir müşterinin bir ürün veya hizmetle ilgili sorununu ele alır. Müşteri hizmetleri e-postalarının bazı alternatif kullanımları şunlardır:
- Problem çözme
- Eleştiriye yanıt vermek
- yardım sağlamak
- Kurulum hizmetleri sağlamak
- Teknolojik zorlukları giderme
- Soruşturma yapmak
- Geri bildirim için onlardan bilgi almak
Müşteri Hizmetleri E-posta Örnekleri
Kendi yanıtlarınızı oluşturmanıza yardımcı olacak bazı müşteri desteği e-posta örnekleri aşağıda verilmiştir:
1 numara. bir soruyu cevaplamak
Aşağıda, bir müşteri sorgusuna e-posta yanıtı örneği verilmiştir:
Merhaba John.
Kişiselleştirilmiş siparişiniz için teslimat tahminleri hakkında bizimle iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz.
Özelleştirilmiş şeylerin hedeflerine ulaşması üç ila dört hafta sürer. HW-659 numaralı siparişinizi inceledim ve tamamlanmak üzere olduğunu gördüm. Yedi ila on iş günü içinde ulaşması gerekir.
Herhangi bir sorunuz varsa lütfen bize bildirin.
En içten dileklerimizle,
Mary
Müşteri Hizmetleri Temsilcisi
2 numara. Birkaç soruyu cevaplamak
İşte birkaç sorusu olan bir tüketici örneği:
Shirley, iyi günler.
Özel siparişiniz # HW-659 ile ilgili olarak bizimle iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. Sorularınız burada yanıtlanmıştır.
"Tekrar özelleştirme sürecinden geçmeden aynı öğeleri yeniden sıralamanın bir yolu var mı?"
Evet, aşağıdaki adımları uygulayarak siparişleri yeniden düzenleyebilirsiniz:
- Hesabınıza giriş yapın.
- Ardından "Hesap Geçmişi"ni seçin.
- "Satın alınanlar"ı seçin.
Yeniden sipariş vermek istiyorsanız, satın alma işlemine gidin ve "Yeniden Satın Al"ı seçin.
"Birden çok indirim kodunu nasıl uygularım?"
Şu anda tek bir işlemde birden fazla indirim kodu kabul etmiyoruz. Eşyalarınızı ayrı olarak satın almayı ve diğer indirim kodlarınızı bu şekilde kullanmayı önerebilir miyim?
Herhangi bir sorunuz varsa lütfen benimle iletişime geçin.
En iyi,
Sam
Müşteri Hizmetleri Temsilcisi
#3. Bir tüketici şikayetini yanıtlamak
Bir müşterinin bir şikayeti varsa, aşağıdaki gibi yanıt verebilirsiniz:
İyi günler Diane.
Son yorumlarınız için teşekkür ederiz. HW-659 numaralı siparişle kalite beklentilerinizi karşılayamadığımız ve ürününüz hasar görmüş olduğu için üzgünüz.
Hesabınızdaki öğe için tam tutarı iade ettim. Paranın 48 saat içinde hesabınızda olması gerekir. Hızlı kargo ile size yeni bir ürün gönderdik. ABC456123, o paketin takip numarasıdır.
Herhangi bir sorunuz veya yorumunuz varsa lütfen benimle iletişime geçin.
Çok teşekkür ederim.
Paul
Müşteri Hizmetleri Temsilcisi
Müşteri Hizmetleri E-posta Görgü Kuralları
Tüm bu e-postaların her gün gönderilip alınmasıyla, normal e-posta görgü kurallarına bağlı kalmak, iş ortaklarının ve tüketicilerin bir mesaja yanıt verme ve bir mesajla etkileşim kurma olasılığını artırabilir.
İşte herkesin kullanabileceği birkaç müşteri hizmetleri e-posta görgü kuralları en iyi uygulamaları:
1 numara. İyi yazım ve dilbilgisi kullanın.
Yazım ve dilbilgisi hataları, gönderenin daha az profesyonel görünmesine, mesajınızın daha kolay okunmasına ve alıcıya saygı gösterilmesine neden olur. Örneğin, "halka açık" bir programı tanıtmayı amaçlayan ancak "i" harfini atlayan bir e-posta, çok fazla kafa karışıklığına ve aşağılanmaya neden olabilir; kamu sektörü çalışanları tarafından onaylandığı gibi, hata duyulmamış değildir ve yaygın bir sorun olmaya devam etmektedir. Ayrıca, onların, onların ve onlar'ın karıştırılması gibi yaygın dilbilgisi hataları özensiz bir şekilde sunulur. En iyi yazarlar (ve bu konuda editörler) bile zaman zaman yazım hataları ve dilbilgisi hataları yaparlar. Sık yapılan hataları yakalamak için yazım denetimini kullanın. Bunu bir adım daha ileri götürmeyi ve Grammarly gibi daha gelişmiş bir yazım ve dilbilgisi denetleyicisi kullanmayı düşünün.
2 numara. Farklı bir konu satırı oluşturun.
Konu satırı, alıcıların gördüğü ilk şeydir ve e-postanızı açıp açmadıklarını belirlemede en önemli unsurdur. İnsanları onu açmaya ikna edecek bir konu satırı yazın; e-postanızın içeriği hakkında bilmeleri gereken en önemli şey nedir? Ne kazanmaya hazırlar?
Örneğin, şirketinizin yılın en büyük satışını pazarlayan bir e-posta, ne kadar şeyin indirimli olduğunu ve alıcıların ne kadar süre katılmaları gerektiğini vurgulayabilir: Yalnızca bu hafta sonu tüm yazlık giysilerde %60 indirim. Öte yandan, en son içerik makalenizi sunan bir e-posta, çözdüğü ana sorunu vurgulayabilir, örneğin ev geliştirme sorunlarınız çözüldü.
Konu satırının dürüst ve dikkat çekici olmasının yanı sıra e-posta içeriğini yansıtması da önemlidir. E-posta konu satırında verilen sözü yerine getiremezse ve onları aldatarak alıcılarınızın güvenini kaybetme riskiniz varsa, birinin e-postanızı okumasını sağlamak bir kazanç değildir.
#3. E-postaları yalnızca kaydolmuş olan alıcılara gönderin.
Bu, pazarlamacılar için yalnızca mükemmel e-posta görgü kuralları değil; aynı zamanda yasadır. Kara listeye alınmamak ve e-postalarınızın spam filtrelerinde yakalanmasını önlemek için yalnızca listenize aktif olarak katılan kişilere e-posta gönderin. Birisi sizden talep etmediği bir e-posta alırsa, onu açıp okumaya değer bir şey olarak görmektense önemsiz posta olarak görme olasılığı daha yüksektir. E-posta katılım standartlarını korumak sizi yalnızca spam listelerinden korumakla kalmayacak, aynı zamanda gönderdiğiniz e-postaların başarısını da artıracaktır.
#4. Markanın yazı tipi ve renk özelliklerine uyun.
E-posta şablonları oluştururken önce şirketinizin stil kılavuzunu göz önünde bulundurun. Profesyonel e-postalarda kullanılan yazı tipleri ve renkler, web sitenizde ve diğer pazarlama platformlarında kullanılanlarla tutarlı olmalıdır ve genellikle iş ortakları ve iş arkadaşları arasındaki dahili iletişim için bile bir standart vardır. Kurumsal web sitesinin tamamı deniz mavisi ve Arial yazı tipiyle mor ise, Comic Sans'ta turuncu ve siyah olan bir e-posta tamamen başka bir markadanmış gibi görünecektir. Tutarlı bir görsel kimliğe sahip olmak, tüketicilerin ve aynı şirketteki iş arkadaşlarının, pazarlama e-postaları, bireysel e-postalar, e-ticaret, blog ve daha fazlası dahil olmak üzere tüm deneyimlerini ve temas noktalarını sizinle ilişkilendirmesine olanak tanır.
# 5. E-posta boyutunu göz önünde bulundurun.
Bilgi grafikleri, filmler ve e-kitap PDF'leri gibi birçok tipik içerik formunun çok büyük dosya boyutları vardır. Büyük ekler bir e-posta istemcisi tarafından reddedilebilir veya spam olarak işaretlenebilir. Gelen kutusuna ulaşsalar bile, yüklenmeleri yavaş olur ve gelen kutusu bant genişliğini alıcınızın karşılayamayacağı kadar tüketebilir.
E-posta ekleri yerine, mümkün olduğunda, ancak yalnızca e-postanın boyutunu büyütmediğinde materyal ekleyin. İçeriğinizin boyutu 100 KB'yi aşarsa, bunun yerine web sitenizde barındırılan dosyaya bir bağlantı ekleyin.
İndirilebilir pazarlama varlıkları genellikle potansiyel müşteri yaratma kapısının arkasına yerleştirilse de, müşterilere, potansiyel müşterilere veya şirket içi iş ortaklarına ileti gönderirken e-posta boyutunu göz önünde bulundurmak yine de önemlidir. Yardıma ihtiyaç duyan müşterilerle uğraşırken, satış, müşteri başarısı veya müşteri destek ekipleri bir ek göndermeyi yararlı bulabilir ve yapmak isteyeceğiniz son şey, aradayken birinin e-postasını büyük PDF'ler veya JPEG'lerle karıştırmak olacaktır. zor bir senaryodan
#6. Güçlü bir harekete geçirici mesaj (CTA) ekleyin.
Gönderdiğiniz her pazarlama e-postası bir amaca hizmet eder. E-postayı okuduktan sonra alıcının yapmasını istediğiniz eylem konusunda net olmak çok önemlidir. Bazen bir satın alma olacaktır, ancak çoğu zaman, e-posta pazarlaması, bir blog makalesini okumak için tıklamak, işletmenizi sosyal medyada takip etmek veya bir anketi doldurmak gibi daha yumuşak etkinliklere yol açacaktır. Alıcının göndermeden önce gerçekleştirmesini istediğiniz temel eylemi belirleyin ve alıcıyı bunu yapmaya motive edecek bir CTA oluşturmak için bundan yararlanın.
#7. Ünlem işaretlerini idareli kullanın.
Ünlem işaretleri, bir e-postaya biraz parlaklık katmanın kolay bir yolu gibi görünebilir, ancak çok uğraştığınız izlenimini verebilirler. Konu satırında "E-posta listemize hoş geldiniz!!!!" yazan bir e-posta almayı düşünün.
Çoğu insan için çok profesyonel gelmiyor. Bir ünlem işareti, zaman zaman heyecanınızı iletmenize yardımcı olabilir, örneğin Ocak ayı sonlarında "Yeni Yılınız Kutlu Olsun!" veya yeni bir müşteriye "Sizinle çalışmaktan büyük heyecan duyuyoruz!"
İş E-posta Servis Sağlayıcısı tam olarak nedir?
İş E-posta Hizmet Sağlayıcısı, iş e-posta olanaklarını yönetir ve sunar. Bu hizmet, Yahoo ve Google gibi ücretsiz web posta hizmetlerinden önemli ölçüde farklı olan birinci sınıf e-posta hizmeti sağlar. Küçük ve orta ölçekli işletmeler için uygundurlar.
Şirketin alan adı, İş e-posta hizmeti kullanılarak e-posta adresine de dahil edilir. Standart @yahoo.com, @hotmail.com veya @gmail.com e-posta adresleri yerine, işletmeler daha profesyonel görünmek için e-posta adreslerini istedikleri isme göre kişiselleştirebilirler.
Diğer modern teknolojiler, iş e-posta hizmetlerini geleneksel ücretsiz web posta sağlayıcılarından ayırır. Hizmet, şirketin alan adının yanı sıra yeniden yönlendirme, çoğaltma ve filtreleme dahil olmak üzere e-posta güvenlik kimlik doğrulama mekanizmalarını barındıracak.
En İyi İş E-posta Servis Sağlayıcıları nelerdir?
İlk on e-posta servis sağlayıcısı şunları içerir:
- Süit G
- Ofis 365
- Microsoft Outlook
- Yahoo Küçük İşletme
- Rackspace
- Kerio Bağlantısı
- Amazon WorkMail
- intermedya
- Buz Çözgü
- OX Uygulama Paketi
Hizmet E-postası Nasıl Yazılır?
- kişi ol
- zamanında ol
- Uygun olduğunda, özür dile
- İhtiyacınız olan bilgileri hemen alın
- Tutarlılık sağlayın.
- Hiçbir şeyi kişisel olarak alma
- Müşterinin tüm sorularını yanıtlayın
- Ne zaman ve nerede mümkünse, kaynakları paylaşın.
Bir Hizmet İsteği E-postasına Nasıl Yanıt Verirsiniz?
- Yanıt vermek için ihtiyacınız olan tüm bilgilere sahip olduğunuzdan emin olun.
- Aşırı karmaşık şeylerden kaçının.
- Müşterinin dilini kullanın.
- Soruları profesyonel ve nazik bir şekilde sorun
- Bir soru sorarken, üç S'yi aklınızda bulundurun
- Önemli bilgiler biçimlendirilmelidir
- Çalışmanızı her zaman düzeltin.
3 E-posta Hizmeti Örneği Nelerdir?
Güvenli, zengin özellikli iş e-posta hizmetleri için Gmail, Outlook ve ProtonMail mükemmel seçeneklerdir.
Bir Hizmet Teklifi E-postasını Nasıl Gönderirsiniz?
- Hızlı bir giriş ve ilgili arka plan bilgileri.
- Teklifi neden sunuyorsunuz?
- Amaçlarınızı ve hedeflerinizi ve onlarınkini belirleyin.
- Farklı yeteneklerinizi vurgulayın.
- Bütçeyi ve nasıl harcanacağını kısaca tartışın.
- Bir harekete geçirici mesaj ve bir takip talebi ekleyin.
Bir Müşteri Hizmetleri Mesajı Örneği Nedir?
Merhaba [müşteri adı], bizimle iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. Siparişinizle ilgili bir sorun olabileceğini biliyoruz. Şu anda bunu araştırıyoruz ve neler olduğunu öğrenir öğrenmez size geri döneceğiz. Merhaba [müşteri adı], biletinizi şimdi aldım.
Özetlemek,
Hizmet e-postaları, müşterilerin zihninde büyük bir izlenim yaratır. Bir müşteri, satın alma veya taahhüdüyle ilgili tüm ilgili bilgilere erişebilir. E-posta, doğrudan ve anında iletişim için ideal ortamdır. Aynı şey SMS için de söylenebilir; anında onaylar ve ilhamlar doğrudan telefonunuza iletilir.
Bu nedenle, hizmet e-postalarını pazarlama için kullanıp kullanamayacağınız, nihai olarak onları ilgili kurallara uyarken nasıl kullandığınıza bağlıdır. Ancak, hizmet e-postaları bazı durumlarda dolaylı pazarlama olarak görülebilir. Örneğin, geri bildirim istemek veya bir anket yürütmek, daha düşük abonelikten çıkma oranları ve daha yüksek etkileşim ile sonuçlanabilir. Bu sizi her zaman göz önünde tutar.
İlgili Makaleler
- E-posta Pazarlama Platformları: Genel Bakış, Ortak Özellikler, Karşılaştırmalar
- KÜÇÜK İŞLETME E-POSTA PAZARLAMASI: Anlamı, En İyi E-posta Pazarlama Yazılımı ve İpuçları
- En İyi E-posta Pazarlama Kampanya Örnekleri (+ Ayrıntılı Kılavuz)
- İŞ İÇİN E-POSTA SİSTEMLERİ: 17'de 2023+ En İyi Seçim (Ayrıntılı İnceleme)
Referanslar
