Her büyüklükteki işletme, şirket harcamalarını ve çalışanların ürün taleplerini izlemek için satın alma taleplerini kullanır. Satın alma talepleri, firma çalışanlarının yöneticilerinin kurumsal kullanıma yönelik bir ürün satın almasını talep etmek için kullandıkları dahili evraklardır. Bununla birlikte, bir ofiste çalışan veya görevlerini yerine getirmek için benzersiz malzemelere ihtiyaç duyan herhangi bir profesyonelin, bir satın alma talebinin nasıl çalıştığını anlaması gerekebilir. Şanslısınız ki, bu makale bir satın alma talebinin ne olduğunu, hangi bilgileri içerdiğini, bir satın alma talebinden ne kadar farklı olduğunu ve bir satın alma talebinin nasıl oluşturulacağını açıklamaktadır.
Satın Alma Talebi Nedir?
Satın alma talebi, bir şirketin ürün veya hizmet satın alma niyetini belirten dahili belgesidir. Bir çalışan bir satın alma talebini tamamlar ve bunu inceleme ve onay için uygun kişilere veya departmanlara gönderir. Çalışanın bölüm müdürü ve şirketin merkezi satın alma veya satın alma departmanı incelemeciler olabilir.
Satınalma Talebi Nasıl Hazırlanır?
Her şirketin satın alma talepleri oluşturmaya yönelik satın alma prosedürü ve protokolü büyük olasılıkla benzersizdir. Genel bir satın alma talep formu oluşturmak için şu adımları izleyin:
#1. Firmanızın Satın Almasını İstediğiniz Ürünü Bulun
Profesyonellerin bir satın alma talep formunda çok sayıda bilgiyi doldurması gerektiğinden, mallar ve satıcı hakkında bilgi sahibi olmak en iyisidir. Satıcının adresini ve iletişim bilgilerini, ürünün fiyatını ve miktarını öğrenmeye çalışın. İlgili bilgilerin bulunması, satın alma sürecinin verimliliğine yardımcı olur.
#2. Satın Alma Siparişi Şablonunu Kullanın
Şablon olmadan bir satın alma talep formu oluşturabilseniz de bu çok daha kolaydır. Bu, işlemin formatını düşünmeden bilgi girmenizi sağlar. Bu teknik aynı zamanda zamandan ve enerjiden de tasarruf etmenizi sağlayacaktır. Bir şablon edinmek için çevrimiçi olarak indirilebilir bir belge arayın.
#3. İletişim ve Gönderim Bilgilerinizi Girin
Satın alma siparişinize başlamak için talebinizi göndermek istediğiniz tarihi, satıcının adresini ve iletişim bilgilerini ve ürünün gönderilmesini istediğiniz bölgeyi belirtin. Ayrı bir bölüme, gönderim yöntemi ve tahmini varış zamanı gibi teslimat bilgilerini ekleyin.
#4. Ürün Detaylarını Ekle
Ürün ayrıntıları için yeni bir bölüm oluşturun. Satıcının web sitesine ürün adını, kimlik numarasını, fiyatını ve gereken miktarı eklemeye çalışın. Çok sayıda ürüne ihtiyacınız varsa, size ve amirinize zaman kazandırmak için bunları aynı talep formunda listelemeyi deneyin. Satın alma talebi belgenizin, amirinizin ürünü sipariş etmek veya resmi bir satın alma siparişi oluşturmak için ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri içermesi daha iyidir.
#5. Ürün Notları ve Açıklamaları Yapın
Bu, bunları neden istediğinize ilişkin bir açıklamayı veya teslimat ayrıntılarıyla ilgili bir uyarıyı içerebilir. Yöneticinizin talep formunuzu yetkilendirmek için ihtiyaç duyabileceği bilgileri göndermek için bu bölümü kullanmayı düşünün.
Satın Alma Talep Formu Nedir?
Satın alma talep formu, bir çalışanın şirketi adına ürün veya hizmet satın almak için kullandığı dahili bir belgedir. Bu satın alımlar operasyonel amaçlarla (ofis malzemeleri gibi), envanterle veya üretim girdileriyle ilgili olabilir.
Satınalma Talep Formunun İçeriği
Genel olarak satın alma talep formları aşağıdaki bilgileri gerektirir:
- Talep sahibinin adı ve departmanı
- Talebin tarihi
- Aranan ürün veya hizmetler
- Ürün açıklaması, miktarı ve fiyatı
- satın alma nedeni
Satınalma Sürecinizde Neden Satınalma Taleplerini Zorunlu Hale Getirmelisiniz?
#1. Satın Alma Sürecinde Şeffaflık
Bu iş akışı, bir departmanın bir form yayınlayıp dosyaladığını ve malzemeleri talep eden departmanın bunu yapmak için meşru bir ticari nedeni olduğuna dair belgeler oluşturur. Çoğu kuruluş, satın almadan önce talep sahibine bilgi vermek için satın alma talep formuna geçerli bütçeyi ve satın alma limitlerini dahil eder.
#2. Satın Alma Prosedürünü Basitleştirir
Bir şirket satın alma sürecini merkezileştirdiğinde ve çalışanlarını dahil ettiğinde, bu iyi tanımlanmış ve yönetilebilir bir iş akışıdır. Prosedür, gelen ürün ve hizmetleri kolayca kategorize edip tanımlayarak envanter yönetimini basitleştirir.
Merkezi bir satın alma sistemi, satın alma sürecini hızlandırır ve bireysel departmanların neden olduğu, aksi takdirde verimliliği olumsuz etkileyebilecek gecikmeleri önler.
#3. Dolandırıcılığın Önlenmesine Yardımcı Olur
İyi tanımlanmış standartların olmayışı, çalışanların kişisel kullanım için ürün sipariş etme veya şirketten çalmak üzere satıcılarla işbirliği yapma gibi hileli eylemlerde bulunmasına olanak tanıyor. Satın alma talepleri, ilk etapta dolandırıcılığın oluşmasını önleyerek ve çalışanların uygun bir süreç olmadan doğrudan satıcılardan ürün sipariş etmemelerini sağlayarak bu duruma son verir.
#4. Tekrarlanan Emirlerin Önlenmesine Yardımlar
Büyük firmalarda satın alma genellikle tek bir çalışan yerine tam bir ekip tarafından gerçekleştirilir. Satınalma talep formları, satın alma departmanının talep edilenleri takip etmesine ve aynı sipariş için kazara çok sayıda satın alma yapmaktan kaçınmasına yardımcı olur.
#5. İşletme Sorumluluğunu ve Güvenliğini Artırır
Satın alma talep formu, bir departmanın belirli malzemeleri talep ettiğini ve sipariş ettiğini doğrular. Belge izi ayrıca malzemelerin alındıktan ve taleple eşleştirildikten sonra tedarik edildiğini de gösterir. Bu kayıt, daha sonra sipariş edilen ürünlerle veya üzerinde anlaşılan fiyatla ilgili endişelerin olması durumunda yedek kanıt olarak kullanılabilir.
#6. Maliyet Tasarrufunu Artırır
Şirketiniz, satın alma taleplerini yönetmek için tek bir platform geliştirerek paradan ve zamandan tasarruf edebilir. Satın alımlarınızı toplamak, ne kadar satın aldığınızı bilmenizi sağlar ve satıcılarınızla tercih edilen fiyatlar konusunda pazarlık yapmak için sizi daha iyi bir konuma getirir.
#7. Denetimler Sırasında Kanıt Olarak Kullanılır
Çoğu denetim, şirketin satın alma kararlarının kanıtı olarak yöneticilerin onayını gerektirdiğinden, satın alma talep formları denetimde önemlidir. Satın alma talep formları, talep sahibi, onaylayan(lar), onay zamanı ve onaylanan ürünler hakkında tüm bilgileri sağladığından ideal bir kanıttır.
Satınalma Talebi İş Akışına İlişkin Adımlar
Satın alma talebi prosedüründeki adımlar şirketten şirkete farklılık gösterebilir. Ancak sürecin ana hatları aynı kalıyor:
#1. Satınalma Talep Formu Gönderimi
Bunu, istenen satın alma işleminin ayrıntılarını içeren bir satın alma talep formu hazırlayıp doldurarak gerçekleştirirler. Bazı işletmeler formu manuel olarak doldurmayı tercih ederken bazıları harcama yönetimi yazılımını kullanıyor.
#2. Bölüm Müdürünün Onayı
Satın alma talep formu daha sonra talep sahibinin departmanının bölüm yöneticisinin kontrol ettiği dahili bir onay sürecine tabi tutulur. Bölüm yöneticisinin sorumluluğu, satın alma işleminin meşru olduğunu ve departmanın izin verilen harcama limitini aşmadığını garanti etmektir.
#3. Envanter Departmanı Stok Sayımı
Talep formu daha sonra envanter departmanına yönlendirilir ve burada bu form şirketin mevcut stokuyla karşılaştırılır. Ürünlerin mevcut olmaması durumunda talep satın alma departmanına iletilir.
#4. Satınalma Departmanı Taraması
Bu formu doldurmak için görevli, ürün veya hizmetlere ilişkin iş gerekliliğini belirler, satın alma işleminin gerçekliğini doğrular ve ilgili yetkililerin talebi uygun şekilde imzalayıp yetkilendirdiğini doğrular. Formda önemli bilgilerin eksik olması durumunda, memur bunları doldurabilir veya formu doldurulması için talep sahibine iade edebilir.
#5. Satınalma Siparişi Verme
Satın alma talep formunun gerekli tüm onayları geçmesi durumunda satınalma siparişi hazırlanır ve satıcıya gönderilir. Satıcı bunu kabul ettiğinde, satın alma işlemi yasal olarak bağlayıcı bir sözleşme haline gelir.
#6. Siparişin Gerçekleştirilmesi ve Değerlendirilmesi
Satıcı ürün veya hizmetleri teslim ettiğinde, alıcı departman siparişi kalite ve miktar açısından inceler. Üç yönlü eşleştirme yöntemi, satın alma siparişini, sipariş fişini/paketleme fişini ve faturayı karşılaştırarak siparişin doğruluğunu doğrular. Bu, finans veya muhasebe ekibinin yalnızca satın aldıkları ve aldıkları şeyler için ödeme yapmasını, başka hiçbir şey yapmamasını sağlar.
#7. Fatura Ödemesi
Dokümantasyon gereklilikleri tamamlandıktan sonra satın alma siparişi kapatılır. Satıcının faturası daha sonra finans ekibi tarafından onaylanır, borç hesaplarına kaydedilir ve ödeme şart ve koşullarına göre ödenir.
Satın Alma Talebinin Önemi
Satın alma talepleri önemlidir çünkü işletmelerin satın alma süreçlerini planlamalarına ve tedarik gereksinimlerini değerlendirmelerine olanak tanır. Profesyoneller bu dahili belgeyi bir organizasyon aracı ve satın alma taleplerini takip etme tekniği olarak kullanır. Satın alma taleplerinin önemli olmasının bazı ek nedenleri şunlardır:
#1. Satın Alma İşlemlerini Takip Ediyorlar
Satın alma siparişleri genellikle satın almaları takip etmek için kullanılırken, satın alma talebi belgeleri işletmelerin gelecekteki mali yükümlülükleri tahmin etmelerine ve harcama eğilimlerini tahmin etmelerine yardımcı olur. Örneğin, bir profesyonel birkaç ayda bir zımba teli ve diğer ofis malzemeleri için bir satın alma talebi sunarsa, departmanın bütçesinden sorumlu amir bu eğilimi tespit edebilir ve bu satın alma için uygun miktarda para ayırabilir.
#2. Çalışanlar Satın Alma Sürecine Dahil Ediliyor
Çalışanlar genellikle satın alma taleplerini sunduklarından, bu belgeler profesyonellerin şirketlerinin harcamalarına daha fazla dahil olmalarına yardımcı olur. Bir çalışanın sorgusunun fiziksel kanıtı olarak hizmet eder ve bir satın alma talebi için ağızdan ağza bağlı kalmak yerine yöneticilerin belirli tedarik gereksinimlerini hatırlamalarına yardımcı olur.
#3. Güvenli bir satın alma süreci yaratır
Satın alma talep formu, bir ofis malzemesi sipariş etmenin ilk adımıdır. Bu aşama, personelin işletme fonlarını harcarken uygun prosedürleri takip etmesini sağlar. Ayrıca çalışanların iş fonlarını gereksiz öğelere harcama olasılığını da azaltır.
Satınalma Talebi Onay Süreci Nedir?
Satın alma talebi onay süreci, mal ve hizmet satın alma izni almak için kullanılır. Denetçiler bunu şirket standartlarına, satın almanın gerçekliğine ve iş gereksinimlerine dayalı olarak bir satın alma talebini onaylamak veya reddetmek için kullanır.
Satın Alma Talebinin 5 Bölümü Nelerdir?
- Talep sahibinin adı ve departmanı
- Talep tarihi
- Gerekli mal veya hizmetler
- Satın almanın ardındaki neden
- Tedarikçinin yasal adı
Satın Alma Talebinin Riskleri Nelerdir?
Yetersiz yetkilendirme, satın alma talepleriyle ilgili en ciddi tehlikelerden biridir. Talepler işleme koyulabilir ve gereksiz veya kuruluşun bütçesi dışında olan öğeler veya hizmetler uygun yetkilendirme olmadan satın alınabilir.
Satınalma Talebi Bir Sözleşme midir?
Satın alma siparişi (PO olarak da bilinir), bir alıcının bir satıcıya, distribütöre veya üreticiye bir ürünün satın alınmasını talep ederek gönderdiği bir belgedir. Ayrıca satıcının siparişi kabul etmesiyle birlikte yasal olarak uygulanabilir bir sözleşme haline gelir.
Farklı Satınalma Talebi Türleri Nelerdir?
Özetle, satın almanın üç tür satın alma talebi vardır: doğrudan, dahili ve harici. Bu zıtlıkları anlamak, sorunsuz bir satın alma süreci sağlamak isteyen herhangi bir satın alma yöneticisi veya şirket için kritik öneme sahiptir.
Sonuç
Talep, bir ürün veya hizmete yönelik elektronik olarak teslim edilebilecek veya dosyalanabilecek resmi bir taleptir. İyi yapılandırılmış bir talep prosedürü şirketin verimliliğini ve hesap verebilirliğini artırır. Tedarikten ödemeye kadar çözümler, talepten ödemeye kadar tedarik sürecini tamamen otomatikleştirerek doğruluğu ve verimliliği daha da artırır.
- PROCURIFY: Özellikler, İnceleme, Fiyatlandırma ve Rakipler
- 2023 YILININ MAC İÇİN EN İYİ PDF DÜZENLEYİCİSİ (Ücretsiz, Ücretli, Çevrimiçi)
- HIZLI VE KOLAY YOLLAR APPLE TV ABONELİĞİNİ İPTAL ETME
- BASİT VMS: Profil, İnceleme, Alternatifler ve Daha Fazlası 2023
- RYDOO: Özellikler, Fiyatlandırma, İncelemeler ve Rakipler
Referanslar
