Bir Ofis Yöneticisi veya İşletme Yöneticisi, bir ofisin ve tüm alanlarının her gün sorunsuz çalışmasını sağlamaktan sorumludur. Görevleri, departman başkanlarıyla konuşmak, önemli bilgileri veya üst düzey yöneticilerden politika değişikliklerini iletmek ve insanları daha çok çalışmaya teşvik etmek için teşvikler koymaktır. Bu makale, ofis yöneticisi görevleri, kontrol listesi, tıbbi ve dişhekimliği ofisi yöneticisi görevleri ve ayrıca ofis yöneticisi görevleri özgeçmişi hakkında daha fazla ayrıntı verecektir.
Büro Müdürü Görevleri
Büro Yöneticileri, ofisinizdeki hem dahili hem de harici taraflar için ilk irtibat noktası olabilir ve bu da onların iş yükümlülüklerinin çeşitli müşteri hizmetleri ve iletişim yönleri üzerinde etkili olabilir. Grubun büyüklüğüne bağlı olarak, görev ve sorumluluklar şunları içerebilir:
#1. Personel Yönetimi
- Yeni adaylar bulun ve işe alın.
- yeni işe alınanlar ve işten ayrılanlar için evrak hazırlamak.
- yeni işe alınanlar için personel oryantasyonu yapmak.
- çalışanlar için eğitim planları bulun ve oluşturun.
- Personeli motive edin, öğretin ve rehberlik edin.
- iş görevlerini devredin ve yönetin.
- değerlendirmeleri ve yorumları içeren performansı izleyin.
- anlaşmazlıkları ve şikayetleri çözmek.
- Çalışan katılım kayıtlarını tutun.
- çalışanların kişisel dosyalarını saklayın.
#2. Muhasebe
- maliyetleri izleyin ve takip edin.
- Harcama raporları hazırlamak.
- ofis bütçesini koruyun.
- aylık finansal raporlar, takip sisteminize ayak uydurmanıza yardımcı olur.
- alınan hesapların ve ödenecek hesapların işlenmesi.
- Vadesi geçen hesapların takibi.
- hesap mutabakatlarını yapmak.
- az miktarda parayı idare edin.
#3. Maaş bordrosu
- Fazla mesai dahil kaç saat çalışıldığını izleyin ve yazın
- Tatil ve hastalık zamanını takip edin
- Avantajları yönetin
- Vergi beyannamelerini hesapla
- Bordro çeklerini yazın ve teslim edin
#4. Sekreterlik
- Görüşmeleri ve randevuları ayarlayın
- Tarih ve saatleri takip edin
- Seyahat düzenlemelerini yönetin
- Toplantı tutanaklarını hazırlamak ve göndermek
- Kurulumu yapın ve görüşmelere hazırlanın
- Yazışmaları hazırlayın ve gönderin
- Özel kağıtlar yapın ve bunları insanlara gösterin
- Gelen aramaları yanıtlayın, görüntüleyin ve yönlendirin
Ayrıca Oku: Büro Yönetimi Nedir? Bilmen gereken her şey
Ofis Yöneticisi Görevleri Kontrol Listesi
Ofis yöneticilerinin yapması gereken çok şey var. İşleri, hassas şirket kayıtlarını güvende tutmaktan çalışan performansını gözden geçirmeye ve yıllık bütçe yapmaya kadar çok çeşitlidir. Hemen işe koyulalım ve doğrudan ofis yöneticisi görevleri kontrol listelerine geçelim. İşte buradalar:
1 numara. Kayıt İmha Kontrol Listesi
Kayıt imhası, kayıt yönetiminin önemli bir parçasıdır çünkü doğru yapılmadığı takdirde pahalı yasal sorunlara veya büyük veri ihlallerine yol açabilir. Basit bir süreç gibi görünse de şirketler çoğu zaman katı kurallara uymayarak kendilerini tehlikeye atıyorlar.
Sonuç olarak, her büyüklükteki işletme için, özellikle hassas bilgiler içeren binlerce kayıtla uğraşan işletmeler için bir kayıt imha stratejisi uygulamak kritik öneme sahiptir. Kayıtlarınız ister kağıt üzerinde ister dijital biçimde olsun, atılması gerekiyor veya bir depolama tesisinde saklanıyor olsun, bu plan, onlardan yasal ve verimli bir şekilde kurtulmanızı sağlamak için tüm adımlarda size yol gösterecektir.
2 numara. Ofis Güvenliği Denetim Kontrol Listesi
Ofis yöneticilerinin, ofislerinin güvenli ve emniyetli olduğundan emin olmak için büyük bir görevi vardır. Bunu yapmamak hem mali açıdan hem de şirketin imajı için çok pahalıya mal olabilir. Kazaları, yaralanmaları ve hastalıkları önlemek için her şeyin yapıldığından emin olmanın tek yöntemi olduğundan, ofis yöneticisi görevleri kontrol listesi iyi tamamlanmış bir işyeri denetiminin çok önemli bir bileşenidir.
3 numara. Ofis Risk Değerlendirme Kontrol Listesi
Kuruluşunuzun sağlık ve güvenliğini kontrol altında tutmanın bir parçası olarak, her ofis alanındaki riskleri düzenli olarak değerlendirmeli ve kontrol etmelisiniz. Bu kontrol listesi, tökezleme ve düşme gibi yaygın tehlikelerden ergonomiye ve çalışanların ofis ekipmanlarını nasıl kullandığına kadar, tüm çalışma alanının tam bir risk değerlendirmesini yapmak için ihtiyacınız olan her şeye sahiptir. Pek çok yönden güvenlik teftiş kontrol listesine benzer, ancak çalışanların ne kadar farkında olduklarını anlamak ve bittiğinde iş arkadaşlarıyla risk değerlendirmesinin üzerinden geçmek için ekstra görevleri de vardır.
#4. Office Anlaşmazlık Çözümü Kontrol Listesi
Çalışanların %85'i bir tür çatışma yaşıyor ve %29'u her zaman yaşıyor. Bu, yöneticilerin ofis sorunlarını çözmek ve daha kötüye gitmesini önlemek için yeterince çaba gösterip göstermediğini merak etmenize neden olan endişe verici bir sayıdır. Elbette, iki Kişi arasındaki anlaşmazlıkların çoğu dışarıdan yardım almadan çözülebilir, çünkü işteki çatışmaların bir numaralı nedeni kötü iletişimdir.
Bununla birlikte, altta yatan büyük bir sorun varsa ve çatışma diğer çalışanların moraline ve üretkenliğine gözle görülür şekilde zarar veriyorsa, sorunu çözme işini hasımlara bırakmak en iyi strateji değildir. Tarafsız ve dinleyen bir arabulucu olmak sıklıkla durumu iyileştirebilir ve çatışmanın tırmanmasını önleyebilir. Bu ofis yöneticisi görevleri kontrol listesi, çatışma çözme sürecinin her aşamasında size rehberlik ederek ofis ortamının sakin kalmasını ve herkesin işine iyi bir ruh hali içinde dönebilmesini sağlar.
# 5. İstihdam Sonlandırma Kontrol Listesi
Bir çalışandan kurtulmak, doğru yapılmadığı takdirde korkunç sonuçlara yol açabilecek ciddi bir süreçtir. Gitmelerine izin vermeden önce, şirket mülküne erişimlerini kapatmak, onlara faydaları hakkında bir mektup vermek ve bir çıkış görüşmesi yapmak gibi yapılması gereken pek çok şey var. Çalışan ister kendi başına gidiyor ister kovuluyor olsun, bu kontrol listesi, sürecin kibar, yasal ve verimli bir şekilde yapıldığından emin olmanıza yardımcı olacaktır.
Ayrıca Oku: Satış Direktörü: İş Tanımı, Maaş ve Nasıl Olunur?
Tıbbi Büro Müdürü Görevleri
Tıbbi Uygulama Müdürü olarak da adlandırılan bir Tıbbi Ofis Müdürü, bir tıbbi ofisin idari işlerinden sorumludur ve ana görevleri hasta kayıtları, maaş bordroları, faturalar ve ofis bütçeleri ile ilgilenmek ve büro personelini işe almak ve eğitmektir. . Tıbbi ofis yöneticisinin görevleri şunlardır:
- Bir tıbbi uygulamanın veya tesisin mali durumunu yönetmek
- Günlük işlerle ilgilenmek
- Hasta ve personel rutinlerini denetlemek
- Hasta kayıt sürecini takip etmek
- Tıbbi ve personel bilgilerini düzenli ve güncel tutmak
- Müşteri hizmetlerinde daha iyi olmak ve hastaların mutlu olduğundan emin olmak
- Ofis politikalarını ve süreçlerini planlamak, uygulamak ve izlemek
- OSHA ve HIPAA kuralları dahil olmak üzere federal, eyalet ve yerel kurallara uyulmasını sağlama
- Klinik, klinik dışı ve idari personel için personel toplantılarının planlanması
- Tıbbi bir ofis için röportaj yapmak ve insanları işe almak
- Sağlık çalışanlarını eğitmek ve çalışmaları hakkında incelemeler yapmak
Diş Hekimliği Ofisi Müdürü Görevleri
Bir dişhekimliği ofisi yöneticisinin görevleri, bir dişhekimi ofisindeki tüm idari görevleri denetlemeyi ve desteklemeyi içerir. Personel toplantıları, planlar, ofis bütçeleri ve aylık bordro gibi şeyleri yönetmekten sorumludurlar. Diş hekiminin ofis yöneticisi veya ofis yöneticisi olarak da adlandırılır. Bir dişhekimliği ofis yöneticisinin görevleri şunlardır:
- Tüm iç süreçleri ve uygulamaları oluşturarak ve yöneterek ofisin iyi çalışmasını sağlamak
- Diş kliniğinin mali kontrolünü, personel planlamasını, defteri kebirini ve faturalandırma sistemini sürdürmek.
- Tüm ofis çalışanlarının mükemmel müşteri hizmeti vermesini sağlamak için hem bireylere hem de ekiplere doğrudan rehberlik etmek.
- Üretkenliği ve verimliliği artıran ofis uygulamalarının günlük uygulanmasını koordine etmek.
- Klinik ve operasyonel sorunlara zamanında ve yetenekli bir şekilde yanıt vermek.
- Başarılı bir ofis bütçesi geliştirmek ve yürütmek
- Yeni ofis çalışanlarını işe almak, denetlemek ve öğretmek
Ayrıca Oku: FİNANSAL MÜDÜR: Anlamı, Görevleri, Maaşı, Rolleri ve Kişisel Yöneticisi
Ofis Yöneticisi Görevleri Devam Ediyor
Bir ofis yöneticisi olmak, birkaç şapka takmanızı gerektirir ve muhtemelen kendi başınıza görüşmeler yapmış veya işe alım seçimleri yapmışsınızdır. Bu, birinin şirket için uygun olduğundan emin olmak için ne kadar zaman ve düşünce harcandığını zaten bildiğiniz anlamına gelir. Artık görüşme masasının diğer tarafında olduğunuza göre, işe alınmanızı sağlayacak bir ofis yöneticisi özgeçmişi geliştirmek için bu yönergeleri ve örnekleri kullanın.
1 numara. Niteliklerinizi Özetleyen Etkileyici Bir Profil Yazın
İşe alım yöneticileri genellikle çok sayıda başvuru alır, bu nedenle hızlı bir şekilde öne çıkmanız gerekir. Kişisel özet tam da bunu yapmanıza yardımcı olur. Özgeçmişinizin bu kısmı en üstte yer alır ve deneyim ve becerilerinizi listelediğiniz yerdir. Microsoft Office'te iyi olmak veya HIPAA yasalarını güçlü bir şekilde anlamak gibi, işe alım yöneticisinin sahip olması gerekenler olarak adlandırdığı anahtar kelimeleri veya becerileri arayın. Burası ayrıca liderlik deneyiminiz, çatışmaları nasıl ele aldığınız ve işleri ne kadar iyi organize ettiğiniz hakkında konuşmak için iyi bir yerdir.
2 numara. Başarı Odaklı Profesyonel Deneyim Bölümü Ekleyin
Özgeçmişinizin profesyonel deneyim bölümünü yazarken, geçmişteki görev ve sorumluluklarınızı doğru bir şekilde açıklamak istersiniz, ancak aynı zamanda işe alım müdürü için kime yazdığınızı da aklınızda bulundurmanız gerekir. İş madde işaretlerinizi yazarken, belirli bir yazılımı nasıl kullandığınız veya müşteri şikayetlerini nasıl ele aldığınız gibi iş tanımından moda sözcükler eklemeye çalışın. İş yerindeki müşteri sayısı gibi, mümkün olan her durumda rakamlar da dahil olmak üzere, işe alım amirlerine deneyiminizi daha iyi anlamalarını sağlamak.
#3. İlgili Eğitim ve Sertifikaları Dahil Et
Bir ofis yöneticisi olarak iş ararken, sizi iyi bir aday yapan herhangi bir eğitim veya sertifikayı listelemek önemlidir. Bazı işler en az bir lisans derecesi gerektirirken, diğerleri bu alanda ne kadar süredir çalıştığınızla daha çok ilgilenebilir. Sertifikalı Ofis Yöneticisi olmak büyük bir avantajdır, ancak SEO ve CRM sertifikalarının yanı sıra diğer yazılım sertifikaları, işe alındıktan sonra başarılı olmanıza yardımcı olacak ekstra yeteneklere sahip olduğunuzu gösterebilir.
#4. İlgili Anahtar Becerileri ve Yeterlilikleri Listeleyin
Özgeçmişinizin “Anahtar Beceriler ve Yeterlilikler” adlı bölümü, işe neler getirebileceğinizi gösteren basit bir madde işareti listesi olmalıdır. Bu listeye bazen "sosyal beceriler" olarak adlandırılan hem teknik hem de sosyal becerileri ekleyebilirsiniz. Yapabiliyorsanız, iş tanımını hızlı bir şekilde okumak ve bu liste için önemli olan anahtar kelimeleri ve olmazsa olmazları eklemek iyi bir fikirdir. Ne yazacağınızdan emin değilseniz, bu sık aranan becerileri dahil etmeyi deneyin.
Bir Ofis Yöneticisinin En Önemli Rolü Nedir?
Bir ofis yöneticisi, bir şirketteki en önemli rollerden birine sahiptir. Genel idari görevleri yerine getirir, verimliliği artıran süreçler oluşturur, çalışanları yönlendirir ve motive eder ve ekiplerin birbirleriyle iletişim kurmasını sağlar.
Bir Ofis Yöneticisi İçin Profesyonel Özet Nedir?
Ofis işlevlerini yerine getirme ve idari personeli yöneticilerin ihtiyaçlarını karşılamaya yönlendirme konusunda mükemmel becerilere sahip organize ofis yöneticisi. Sözleşme müzakereleri, bütçeler, maaş bordrosu ve ofis siparişlerine ilişkin ihtiyaçları derinlemesine anlayarak performans odaklı ve hedef odaklı.
Bir Ofis Yöneticisi ile Operasyon Yöneticisi Arasındaki Fark Nedir?
Operasyon yöneticilerinden, şirketin hedeflerini ilerletmek için işin tüm unsurlarını geliştirmek için her gün çalışarak geniş resme bakmaları beklenir. Bu arada, ofis yöneticileri, bir ofisin havasını tanımlayan ve ekip üyelerinin işlerine bağlı ve tatmin olmalarını sağlayan, koşarak yere vuran kişilerdir.
Büro Yönetimi Örnekleri Nelerdir?
Ofisin güncel olmasını sağlamak, ofis ekipmanlarıyla ilgilenmek, samimi bir ortam yaratmak, ofis bütçesini yönetmek, ziyaretçileri ve yeni çalışanları karşılamak, ofiste aktiviteler ayarlamak gibi çok çeşitli görevleri içerebilir. ve ofis personeli için saha dışı etkinlikler ve planlama.
Ofis Yöneticisinin Diğer Adı Nedir?
Ofis Yöneticisi veya yalnızca Yönetici olarak da bilinen bir Ofis Yöneticisi, bir kuruluşta yönetim ekibi ile personel arasında bir irtibat görevi gören kişidir. Büro yöneticileri, bazıları teslimatları takip etmek, çalışma alanlarını düzenlemek ve gerektiğinde yöneticilere yardımcı olmak gibi çok çeşitli faaliyetlerden sorumludur.
İyi Bir Yönetici Ne Olur?
Yetkili bir yönetici, ekibi için iyi bir örnek oluşturabilen ve ekibin hedeflerine ulaşmasına yardımcı olmak için bireysel becerilerinden nasıl yararlanılacağını anlayan kişidir. En etkili yöneticiler, personelini tanımak için zaman ayırır ve işlerini en iyi şekilde yapabilmeleri için onları destekleyecek yöntemler ararlar. Personelinizle hedefleri, beklentileri ve geri bildirimleri hakkında her zaman net bir iletişim sürdürmek çok önemlidir.
Ofis Yöneticisi Olmanın En Zorlayıcı Kısmı Nedir?
İşçilerden kurtulmak.
Bu muhtemelen bir yöneticinin işinin en zor kısmı olacaktır ve buna asla fazla alışmamalısınız. Bunu aşmanın kolay bir yolu yok ve ne kadar yaparsan yap hiç kolaylaşmıyor.
Referanslar
İlgili Makaleler
- NASIL DİŞ ASİSTANI OLUNUR: Gereksinimler, Maaş, İşler ve 2023'te Olmak İçin Adımlar
- SERBEST MESLEKİ DİŞ SİGORTASI: Buna Değer mi?
- EN İYİ DİŞ SİGORTASI PLANLARI: Bireyler ve Yaşlılar İçin En İyi Planlar
- ÇATIŞMA YÖNETİMİ: İşyerinde Çatışmayı Ele Almada En İyi Stratejiler
- 2023 YILINDA MEDICARE'DE YAŞLILAR İÇİN EN İYİ DİŞ SİGORTASI
.
