Envanteri takip etmek için çalışan bir küçük işletme sahibi olarak, müşteri talebindeki beklenmedik dalgalanmaların ve durgunlukların, tedarik zinciri engellerinin ve yanlış sınıflandırılmış ürünlerin envanter takibini büyük bir sorun haline getirebileceğini bilirsiniz. Ancak bu, işinizi yürütürken uğraşmanıza gerek olmayan bir sıkıntıdır. İşinizi başarılı bir şekilde sürdürmek ve genişletmek için envanterinizi sorunsuz ve tutarlı bir şekilde kontrol edebilmeniz gerekir; böylece neyin satıldığını, neyin satılmadığını ve ne zaman yeniden sipariş verilmesi gerektiğini bilirsiniz. Burada, işiniz için kullanabileceğiniz bazı yazılımlar da dahil olmak üzere envanter kontrolü ve yönetiminin temellerini ele alacağız.
İşletmelerde Stok Kontrolü Nedir?
Envanter kontrolü, bir ticari depo veya mağazadaki her şeyin muhasebeleştirilmesini ve doğru miktarlarda olmasını sağlama uygulamasıdır. Kuruluşların depolanan ürünleri takip etmelerine, stok seviyelerini değerlendirmelerine ve hırsızlık veya israftan kaynaklanan kayıpları en aza indirmelerine yardımcı olur. Envanter kontrolü, işinizin verimli bir şekilde devam etmesi için gerekli bir adımdır; Sonuçta, neye sahip olduğunuzu bilmiyorsanız, müşterilerinize ihtiyaç duydukları şeyi veremezsiniz. Envanter kontrolleri, eldeki kalemlerin metodik olarak değerlendirilmesini, faturaların ve satınalma siparişlerinin doğruluğunun onaylanmasını ve gerektiğinde rafların yeniden doldurulmasını gerektirir. Özetle, etkili envanter yönetiminin sırrı budur!
İşletme Envanter Kontrolü Nasıl Yapılır?
Envanterinizi kontrol etme yönteminiz işletmenizin büyüklüğüne, sattığınız ürünlere, bütçenize ve diğer çeşitli hususlara bağlı olarak farklılık gösterecektir. Ancak, her şirketin alabileceği bazı üst düzey önlemler şunlardır:
1 numara. Envanter yönetiminden sorumlu olacak birini atayın.
Şirketiniz, çeşitli ürünlerle (özellikle çabuk bozulan şeyler) büyük miktarda envanter yönetiyorsa, tam zamanlı bir envanter yöneticisi kiralamak isteyebilirsiniz. Fiziksel envanter, kuruluşunuzun küçük bir bileşeniyse, envanter takibi, diğer görevlerine ek olarak bir yöneticiye devredilebilir.
2 numara. Envanter yönetimi için bir sistem seçin.
Envanterinizin miktarına ve karmaşıklığına bağlı olarak, onu bir elektronik tabloyla (veya bazı durumlarda not defteriyle) yönetebilirsiniz. Bununla birlikte, çoğu durumda envanter yönetimi yazılımı, daha doğru envanter izleme verileri sağlarken kuruluşlara zaman ve para kazandıracaktır.
3 numara. Envanteri ne sıklıkta çalıştırmanız gerekeceğini belirleyin.
Envanter yönetimi yazılımı kullanıyorsanız, programınız günlük ve haftalık envanter takibinin çoğunu sizin için halledecek ve panolar aracılığıyla sizi güncel tutacaktır. Envanter yöneticileri, her şeyin yolunda olduğundan emin olmak için bu panoları günlük olarak ve gerektiğinde izleyebilir ve diğer paydaşlarla paylaşmak üzere raporlar hazırlayabilir.
Envanteri manuel olarak yönetiyorsanız, stok seviyelerini düzenli olarak veya en az ayda bir kontrol ederek kıtlık, fazla tedarik ve süresi dolan iş mallarının önüne geçmeniz gerekir. E-tablonuzdaki stok düzeylerini manuel olarak güncellemek için yeni envanterin ne zaman geldiğini ve envanterin ne zaman ayrıldığını da takip etmeniz gerekir.
#4. Envanter izleme ekipmanınızı kurun.
Yazılım kullansanız da kullanmasanız da, envanter izleme cihazları (barkod tarayıcılar, QR kodu tarayıcılar, RFID tarayıcılar vb.), envanter takibindeki zahmetli işlerin çoğunu ortadan kaldırmanıza yardımcı olabilir.
Envanter yönetimi yazılımınız yoksa, envanter takibini iyileştirmek için barkod tarayıcıları kullanabilirsiniz. Barkod tarayıcı, envanter yazılımınızla senkronize etmek yerine, bağlı olduğu bilgisayara veya mobil cihaza yalnızca bir dizi veri göndererek tarayıcınızı etkin bir şekilde bir giriş cihazına dönüştürür. Bu yöntem, taranan verileri algılayan ve envanter bilgilerini otomatik olarak güncelleyen envanter yönetimi yazılımını kullanmak kadar etkili değildir, ancak veri dizilerini bir elektronik tabloya manuel olarak girmekten çok daha verimli ve doğrudur.
# 5. Envanter takibinizi düzenli olarak denetleyin.
Ne yazık ki, envanter yönetimi "ayarla ve unut" işi değildir. Verimsizlikleri ortadan kaldırmak, doğruluğu tekrar kontrol etmek ve iyileştirme alanlarını belirlemek için envanter izleme sisteminizi düzenli olarak (aylık veya üç aylık) temelden sarsmak çok önemlidir.
Envanter izleme denetimi gerçekleştirirken göz önünde bulundurulması gereken birkaç nokta şunlardır:
- Envanterinizi fiziksel olarak sayın (elektronik tarayıcılar burada oldukça yardımcı olabilir). Toplamların elektronik tablonuzdaki veya envanter yönetimi sisteminizdekilerle eşleştiğini kontrol edin. Eski bilgilerin neden olduğu tutarsızlıkları ortadan kaldırmak için envanter dondurulduğunda (örneğin, çalışma saatlerinden sonra veya hafta sonu) bunu yapın.
- Döngü sayımları düzenli olarak yapılmalıdır. Döngü sayımı, kesintiyi en aza indirmek için envanterinizin bir alt kümesinde yapılması dışında tam bir envanter sayımı ile karşılaştırılabilir. Çoğu firma, örneğin yüksek değerli veya yüksek devir oranlarına sahip alt bölümleri seçerek döngü sayımları gerçekleştirir.
- Envanter numaralarını finansal verilerle karşılaştırın. Envanter istatistikleriniz mali tablolarınızla uyuşmuyorsa, örneğin satılan şeylerden elde edilen gelir için, bu konuyu daha fazla incelemelisiniz.
Envanter Yönetimi Nedir?
Bir şirketin envanterini sipariş etme, depolama, kullanma ve satma sürecine envanter yönetimi denir. Bu, hammadde, bileşen ve bitmiş ürün yönetiminin yanı sıra bu tür malların depolanmasını ve işlenmesini içerir. Her biri bir işletmenin taleplerine göre avantaj ve dezavantajlara sahip olan çeşitli envanter yönetimi biçimleri vardır.
Envanter Yönetiminin Avantajları
Bir şirketin en önemli varlıklarından biri envanteridir. Bir şirketin girdileri ve nihai malları, perakende, imalat, gıda hizmetleri ve diğer stok yoğun sektörlerdeki faaliyetlerinin kalbidir. Gerektiği zaman ve yerde envanter eksikliği felaket olabilir.
Aynı zamanda envanter bir yükümlülük olarak kabul edilebilir (muhasebe anlamında olmasa da). Devasa bir envanter bozulmaya, hırsızlığa, hasara veya talepteki değişikliklere karşı savunmasızdır. Envanter sigortalanmalıdır ve zamanında satılmazsa zararına satılabilir veya basitçe imha edilebilir.
Envanter yönetimi, bu nedenlerden dolayı her büyüklükteki işletme için kritik öneme sahiptir. Envanterin ne zaman ikmal edileceğini, ne kadar satın alınacağını veya üretileceğini, ne kadar ödeneceğini ve ne zaman ve hangi fiyattan satılacağını bilmek karmaşık hususlar haline gelebilir. Küçük işletmeler sıklıkla manuel envanter kayıtlarını tutar ve yeniden sipariş noktalarını ve miktarlarını belirlemek için elektronik tablo (Excel) formüllerini kullanır. Daha büyük şirketler, kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımı kullanacak. En iyi kuruluşlar, son derece uyarlanmış bir hizmet olarak yazılım (SaaS) uygulamalarından kapsamlı bir şekilde yararlanır.
Envanter Yönetimi Yöntemleri
İncelenen iş veya ürün türüne bağlı olarak bir şirket tarafından çeşitli envanter yönetimi stratejileri kullanılacaktır. Tam zamanında (JIT) üretim, malzeme ihtiyaç planlaması (MRP), ekonomik sipariş miktarı (EOQ) ve günlük envanter satışı (DSI) bu yönetim stratejilerinden bazılarıdır. Başka yöntemler de vardır, ancak bunlar envanter analizi için en sık kullanılan dört yaklaşımdır.
1 numara. JIT (Tam Zamanında) Yönetimi
1960'larda ve 1970'lerde, bu üretim yaklaşımı Japonya'da geliştirildi. Büyümesine en büyük katkıyı Toyota Motor (TM) yaptı. Şirketler, yalnızca ürünleri yapmak ve satmak için gereken envanteri koruyarak önemli miktarda para tasarrufu sağlayabilir ve israfı azaltabilir. Bu yöntem, depolama ve sigortanın yanı sıra fazla envanteri elden çıkarma veya boşaltma masraflarından tasarruf sağlar.
JIT envanter yönetimi tehlikeli olabilir. Talep beklenmedik bir şekilde artarsa, üretici bu talebi karşılamak için gereken envanteri elde edemeyebilir, bu da müşteri itibarına zarar verebilir ve işi rakiplerine yöneltebilir. Küçük gecikmeler bile sıkıntılı olabilir; hayati bir girdi "tam zamanında" alınmazsa, bir darboğaz meydana gelebilir.
2 numara. MRP (Malzeme İhtiyaç Planlaması).
Bu envanter yönetimi yöntemi, satış tahminine bağlıdır; bu, üreticilerin envanter ihtiyaçlarını doğru bir şekilde tahmin etmek ve bu ihtiyaçları malzeme tedarikçilerine zamanında iletmek için doğru satış kayıtları tutması gerektiği anlamına gelir. Örneğin bir kayak üreticisi, plastik, cam elyafı, ahşap ve alüminyum gibi malzemelerin beklenen siparişlere göre stokta olmasını sağlamak için bir MRP envanter sistemi kullanabilir. Bir üreticinin siparişleri yerine getirememesi, gelirleri etkili bir şekilde tahmin edememesinden ve envanter alımlarını planlayamamasından kaynaklanır.
3 numara. EOQ (Ekonomik Sipariş Miktarı)
Bu model, sabit tüketici talebi varsayılırken toplam envanter maliyetlerini düşürmek için bir şirketin her parti siparişinde envanterine kaç birim eklemesi gerektiğini hesaplamak için envanter yönetiminde kullanılır. Modelde, stok giderleri elde tutma ve hazırlık ücretlerinden oluşmaktadır.
EOQ modeli, bir şirketin çok sık sipariş vermek zorunda kalmaması ve elinde fazla stok olmaması için parti başına uygun miktarda envanterin sipariş edilmesini sağlamayı amaçlar. Stok tutma maliyetleri ile envanter hazırlık maliyetleri arasında bir denge olduğu ve hem hazırlık hem de elde tutma maliyetleri düşürüldüğünde toplam stok maliyetlerinin düştüğü varsayılmaktadır.
4. Gün Stok Satışı (DSİ)
Bu finansal oran, bir şirketin yarı mamul ürünler de dahil olmak üzere envanterini satışa dönüştürmesi için geçen ortalama gün sayısını gösterir. DSİ aynı zamanda envanterin ortalama yaşı, stokta bekleyen gün sayısı (DIO), stokta kalan gün sayısı (DII), envanterdeki satış günü sayısı veya envanter gün sayısı olarak da bilinir.
İstatistik, bir şirketin mevcut stok arzının kaç gün süreceğini yansıtarak envanterin likiditesini gösterir. Ortalama DSİ sektöre göre değişse de, envanterin tasfiyesi için daha kısa bir süre önerdiğinden, genellikle daha düşük bir DSİ arzu edilir.
Küçük İşletmeler İçin Mevcut Envanter Yönetimi Yazılımı
#1. Zoho Envanteri
Zoho Envanteri birçok özellik sunar. Başlamak için Zoho, müşterilerin stokta olmayan ürünler için ön sipariş almalarına, stoksuz satış kurmalarına ve çoklu para birimi işlemlerini gerçekleştirmelerine olanak tanıyan oldukça eksiksiz bir ücretsiz plan sunar. Bu, küçük firmaların kısıtlı giderleri hakkında endişelenmeden stoklarını düzenli tutmalarına olanak tanır.
Ancak, planınızı artırmayı seçerseniz, ek özellikler alacaksınız. Birkaç depoyu yönetebilir, seri numaralarını ve partileri koruyabilir ve çeşitli Shopify mağazalarını hesabınıza bağlayabilirsiniz. Ayrıca, Amazon ve Fulfilled By Amazon (FBA) hizmetinde olduğu gibi, kaygan üçüncü taraf entegrasyonlarına da sahip olacaksınız.
Ancak, Zoho'nun küçük ve orta ölçekli kuruluşlar için en uygun olduğuna inanılıyor. Planları, sınırsız siparişe izin veren yakın zamanda başlatılan Elite planı (aylık 239 ABD Doları karşılığında, yıllık faturalandırılır) dahil olmak üzere çeşitli sipariş kısıtlamaları içerse de, Zoho'nun küçük ve orta ölçekli işletmelere hizmet vermesine olanak tanıyan diğer özelliklerdir. Seçkin planla siparişler, nakliye etiketleri veya takip konusunda herhangi bir kısıtlama yoktur. Beş Shopify mağazası ve 15 deposuyla çok fazla nakliye ve e-ticaret yapan orta ölçekli işletmeler için mükemmel bir plan.
Küçük bir işletmeniz varsa ve ayda yüzlerce siparişi yerine getirmeniz gerekmiyorsa, Zoho Inventory harika bir çözümdür. Ayrıca büyümeye hazır olduğunuzda Zoho ile devam edebilirsiniz.
#2. Giriş Akışı Envanteri
InFlow Inventory, kısıtlı bir bütçeye sahip küçük işletmeler için mükemmel bir envanter yönetim sistemidir. Otomatikleştirilmiş birçok envanter izleme özelliği ile yazılımın kullanımı inanılmaz derecede basittir. Hatta barkod taramak ve satış temsilcilerinizi ve envanter yöneticinizi stok envanteri seviyeleri hakkında güncel tutmak için mükemmel bir mobil uygulamaya sahiptir.
Envanter yönetimini basitleştirirken inFlow, size fazladan ödeme yapılmadan önce her ay işleyebileceğiniz sipariş sayısını sınırlar. Örneğin en pahalı plan, her ay 10,000 satış siparişi içerir.
#3. ordoro
Çeşitli satış kanallarıyla uğraşırken, uygun envanter yönetimi stratejilerini uygulamak zordur. Neyse ki, Ordoro çok kanallı satışı basitleştiriyor. Ordoro ile envanter sisteminizde ana mallar oluşturabilir, boş zamanlarınızda satış kanallarınızın tamamında (veya bir kısmında) açıklamaları, fotoğrafları, markaları ve daha fazlasını güncellemenize olanak tanır.
Ordoro ayrıca stoksuz satış yapmayı kolaylaştıran satıcı yönetim araçlarına sahiptir. Örneğin, kataloğunuzdaki belirli ürünlere satıcılar atayabilirsiniz. Ardından, bir müşteri belirli şeyler isterse, Ordoro siparişi otomatik olarak uygun satıcıya yönlendirebilir, aracıyı (sizi) ortadan kaldırarak, tedarik zinciri verimliliğini artırır ve tüketicilerinizin ürünlerini mümkün olan en kısa sürede almasını sağlar.
Ordoro ayrıca atipik envanter yönetimi stratejilerine de izin verir. Örneğin, mallarınızı kasıtlı olarak fazla satabilir veya müşterilerinizin görebileceği stoktaki ürün miktarını sınırlayabilirsiniz; bunların her ikisi de kıtlık hissi yaratır ve potansiyel alıcılarınızı satın almalarını bitirmeye teşvik eder. Son olarak, bu, daha yüksek kar elde etmenizi ve maliyetli fazla malları elde tutmaktan kaçınmanızı sağlar.
4 numara. Cin7
Çoğu kurumsal kaynak planlama (ERP) çözümü, kuruluşunuzun her bölümü (muhasebe, satış noktası, envanter ve nakliye gibi) için modüller içerir ve planınıza eklediğiniz her modül için ödeme yaparsınız. Bu giderler birikerek ERP sistemlerini en büyük işletmeler hariç herkes için aşırı derecede pahalı hale getirir.
Cin7, planınızın bir parçası olarak yerleşik modüller ekleyerek kalıpları kırar. Cin7, tamamen entegre bir POS sistemine ek olarak B2B e-ticaret özellikleri, üretim özellikleri ve hatta bir ödeme sitesi içerir. Bu, bir envanter yönetim sisteminden bekleyeceğiniz barkod tarama, envanter takibi ve sipariş karşılama işlevlerine ek olarak bulunur.
Cin7 ayrıca, beş dakikalık çapraz kanal senkronizasyonu dahil olmak üzere gelişmiş talep tahmini ve çok kanallı yetenekler sağlar. Bu, her zaman güncel olan dinamik bir envanter sistemine sahip olmanızı sağlar ve hiç çaba harcamadan doğru envanter yönetimine ulaşmanızı sağlar.
#5. yukarı hizmet
Upserve, restoranların özel ihtiyaçlarını karşılamak için dinamik bir envanter çözümü sunar. Yazılım, özellikle son kullanma tarihi takibine ve benzersiz tedarik zinciri taleplerine (soğutulmuş nakliye gibi) diğer envanter kontrol yazılımı çözümlerine göre daha fazla odaklanır.
Evet, Upserve maliyetlidir, ancak isteyebileceğiniz her şeyi tek bir abonelikte sunar. Çevrimiçi siparişinizi, POS hizmetlerinizi ve iş gücü yönetiminizi çok sayıda yerden gerçekleştirebilirsiniz. Upserve, işinizi daha verimli yönetmenize yardımcı olacak bilgi ve araçlar bile sağlar.
Ayrıca Upserve, yemek mekanlarına özel olarak uyarlanmış yetenekler sunar. Örneğin, Upserve envanter yazılımını, sattığınız yiyecekler için tarifler oluşturmak, her bir tarifi gereken tam içerik ve miktarlarla uyarlamak için kullanabilirsiniz. Bu yemeği sattığınızda, Upserve, kullanılan öğelerin miktarını envanter seviyelerinizden otomatik olarak düşebilir. Bu özelliği menü fiyatlarını belirlemek ve yemek israfını belirlemek için de kullanabilirsiniz.
Envanterin 80/20'si Nedir?
80/20 kuralına göre, sonuçların %80'i çabaların %20'sinden, tüketicilerden veya başka bir ölçü biriminden gelir. Stoklara uygulandığında kural, bir şirketin gelirlerinin %80'inin, kalemlerinin %20'sinden geldiğini söyler.
Envanter Ne Sıklıkta Kontrol Edilir?
Deponun büyüklüğüne ve kuruluşun taleplerine göre iki ayda bir veya üç haftada bir periyodik sayımlar yapılabilmektedir. Bu, yıllık veya mevsimsel olasılıklardan daha fazla farkındalık sağlayacaktır, ancak aynı zamanda daha fazla zaman ve çaba gerektirecektir. Çalışanlar, envanterin sayımlar arasında tutarlı bir şekilde yapıldığını doğrulamalıdır.
Üç Ana Envanter Yöntemi Nedir?
Envanter değerleme metodolojileri arasında FIFO (İlk Giren İlk Çıkar), LIFO (Son Giren İlk Çıkar) ve WAC (Ağırlıklı Ortalama Maliyet) bulunur.
Sonuç olarak
Envanter kontrolü, iş operasyonlarının kritik bir bileşenidir. Envanter yönetimi, iş türüne ve satılan mal türüne bağlıdır. Her birinin avantaj ve dezavantajları olduğu için mükemmel bir envanter yönetimi olmayabilir. Bununla birlikte, en uygun envanter yönetimi yöntemini kullanmak uzun bir yol kat edebilir.
İlgili Makaleler
- HESAP PLANI NEDİR: Tanım, Türler, Örnekler ve Kılavuz
- STOK YÖNETİM ŞİRKETLERİ: En İyi Hizmet Sağlayıcılar ve Yazılım 2023
- KURUMSAL UYGULAMA: EAS Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey
- STOK STOK YÖNETİMİ: Nedir, Türleri ve Faydaları
Referanslar
