İÇ KONTROLLER: Anlam ve Örnekler

Özel bir firma tarafından alınan ticari stratejik kararlar ve eylemler kesinlikle doğru ve güvenilir gerçekleri gerektirir. Firmanızın farklı bölümlerinden akan bilgilerin güncel, kesin ve güvenilir olduğuna dair güveninizi artırmak için atabileceğiniz adımlar vardır. İşte burada iç kontrol sistemi devreye giriyor. Bu makalede, muhasebe için iç kontrollerin ne olduğunu, prosedürleri ve örnekleri anlamanıza yardımcı olacağız. Okumaya devam etmek…

İç Kontroller Nelerdir?

Bir şirketin iç kontrolleri, dolandırıcılıkla mücadele etmek, hesap verebilirliği teşvik etmek ve finansal ve muhasebe bilgilerinin doğruluğunu sağlamak için uyguladığı süreçler, düzenlemeler ve prosedürlerdir.

Diğer bir deyişle, iç kontrol, bir kuruluşun operasyonel etkinlik ve verimlilikle ilgili hedeflerine ulaşmasının yanı sıra doğru finansal raporlama ve geçerli yasa, politika ve düzenlemelere uymasını sağlayan bir süreçtir. İç kontrol, bir organizasyonun karşı karşıya olduğu riskleri kontrol etmek için yaptığı her şeyi kapsayan geniş bir kavramdır.

Bir kuruluşun kaynaklarının tahsisi, yönetimi ve değerlendirilmesinin gerçekleştirilebileceği bir yöntemdir. Hileli faaliyetlerin belirlenmesinde ve buna bir son verilmesinde önemli bir rol oynar. Aynı şekilde, kuruluşun hem maddi (mülkiyet ve makine gibi) hem de maddi olmayan (fikri mülkiyet gibi) kaynaklarının korunmasına yardımcı olur.

Kurumsal düzeyde, finansal raporlamanın güvenilirliği, operasyonel veya stratejik hedeflere ulaşılması konusunda zamanında geri bildirim sağlanması ve yasa ve düzenlemelere uyulması ile ilgili iç kontrollerin amaçları. Bireysel işlem düzeyinde, belirli bir amacı gerçekleştirmek için alınan önlemleri ifade eder.

İç Kontrol Nasıl Çalışır?

İç kontrol sistemi prosedürleri, süreçteki varyasyon miktarını sınırlar, bu da sonuçların tahmin edilmesi daha kolay olmasını sağlar. 2000'lerin başındaki muhasebe skandallarından bu yana, güçlü iç kontrollere sahip olmak, Amerika Birleşik Devletleri'ndeki her bir şirket için temel bir iş işlevi haline geldi. Sonuç olarak, 2002 yılında Kongre, yatırımcıları aldatıcı muhasebe uygulamalarından korumak amacıyla Sarbanes-Oxley Yasasını kabul etti. Ayrıca, şirketlerin ifşa ettiği bilgilerin kesinliğini ve güvenilirliğini de artırır.

Bu gelişmenin sonucunda yöneticilerin finansal raporların ve denetim izlerinin hazırlanmasından artık sorumlu olmaları, kurumların yönetişimi üzerinde önemli bir etkiye sahiptir. Bu nedenle, iç kontrolleri gerektiği gibi geliştirmemekten ve yönetmemekten suçlu bulunan yöneticiler ağır cezalara tabidir.

Mali tabloların hazırlanmasında kullanılan süreç ve belgelerin incelenmesi, denetçi görüşünün temelini oluşturur. Bir şirketin muhasebe prosedürlerinin ve iç kontrolünün değerlendirilmesi ve bu prosedürlerin ve kontrollerin yeterliliği hakkında bir görüş oluşturulması denetimin amacıdır.

Bir organizasyonun iç kontrolleri ile kurumsal yönetim ve muhasebe prosedürleri, bir iç denetim sırasında incelemeye tabi tutulur. Kanun ve yönetmeliklere uyumu, doğru ve zamanında finansal raporlamayı ve veri toplamayı sağlarlar. Ayrıca, sorunları tespit ederek ve hataları bir dış denetimde keşfedilmeden önce düzelterek operasyonel verimliliğin korunmasına yardımcı olurlar.

Birbirine benzeyen iç kontrol sistemi diye bir şey yoktur. Ancak, finansal bütünlük ve muhasebe standartlarını çevreleyen birçok temel ilke, standart yönetim uygulamalarına dönüşmüştür. İç kontroller pahalı olabilir, ancak etkin bir şekilde uygulandığında, dolandırıcılığı azaltmanın yanı sıra operasyonları düzene sokmaya ve operasyonel verimliliği artırmaya yardımcı olabilirler.

İç Kontrol Türleri

İç kontroller iki ana kategoriye ayrılır: önleyici ve tespit edici önlemler. Temel olarak, her biri bir bütün olarak sistemde belirli bir işlevi yerine getirdiğinden, verimli bir iç kontrol sistemi için her iki tür de gereklidir. Bununla birlikte, rutin işlemleri gerçekleştirirken veya yeni bir prosedür veya süreç benimsemeyi düşündüğünüzde, uygun kontrolün belirlenmesine yardımcı olması için sormanız gereken bazı sorular vardır. Bir kontrolün gerekli olup olmadığını belirlemek için kontrol gereklidir. Kendine sor;

• Burada yanlış giden ne olabilir?
• Hiçbir şeyin ters gitmediğinden emin olmak için hangi önleyici tedbirleriniz var?
• Hiçbir şeyin ters gitmediğinden emin olmak için hangi yollarla kontrol edebilirsiniz?

Önleyici Kontroller

Rollerin ayrılması ilkesi, birçok önleyici kontrolün merkezinde yer alır. Bu tür bir iç kontrol sistemi, hata ve hileli faaliyet olasılığını gerçekleşmeden önce sınırlamayı amaçlar. Kalite söz konusu olduğunda, proaktif yapıları ve kaliteye odaklanmaları nedeniyle önleyici kontroller kesinlikle gereklidir.

Aşağıda önleyici kontrollere ilişkin bazı örnekler verilmiştir:

• Görevlerin ayrılığı
• Faaliyetlerin ve iş anlaşmalarının önceden yetkilendirilmesi (ör. seyahat izni)
• Erişim kontrolleri (parola doğrulama gibi)
• Varlıklar üzerinde fiziksel kontroller (nakit ve çekleri saklamak için kapılara ve kasalara kilitlenir)
• Çalışan oryantasyonu ve tarama

Dedektif Kontrolleri

Dedektif kontroller, bir şirketin bir işlemi tamamladıktan sonra çalıştırdığı kontrollerdir. Ancak bu, meydana gelmiş olabilecek herhangi bir arıza veya sorunu tespit etmek içindir. Tespit edici kontroller gereklidir çünkü önleyici kontrollerin tasarlandığı gibi hareket ettiğine dair kanıt sağlar ve olaydan sonra anormallikleri ortaya çıkarmak için bir fırsat sunar. Bu, dedektif kontrolünü herhangi bir kontrol sisteminin hayati bir bileşeni haline getirir.

Aşağıdakiler, bazı tespit edici kontrol örnekleridir:

• Aylık olarak departman işlemlerinin mutabakatının yapılması
• İşlem ve faaliyet incelemeleri (kuruluşun performansının gözden geçirilmesi) 
• Parasal personel sayısı veya stok sayımı gibi fiili envanterlerin alınması,

Muhasebe için İç Kontroller

Genel olarak, iç kontrollerden bahsettiğimizde, muhasebe politikalarından ve denetim süreçlerinden bahsediyoruz. Bunlar, bir kurumun finansal bilgilerinin doğru ve güvenilir olmasını sağlayan önlemlerdir. İşletmeler, çeşitli hedeflere ulaşmak için genellikle iç kontrol sistemleri kurarlar. Bir firmanın dolandırıcılık ve muhasebe hatalarına karşı direnç seviyesi, kullandığı iç kontrol türlerinden anlaşılabilir. Bu, şirketin güvenilir muhasebe ve denetim raporlama standartlarına ne kadar uyumlu olacağını belirler.

Diğer bir deyişle, muhasebeye yönelik iç kontroller, sorumluluğu artırmanın ve finansal bütünlüğü sağlamanın yanı sıra, aynı zamanda sahtekarlığı önlemeye de yarayan yöntemler, prosedürler ve politikalardır. Bu kontroller, bir şirketin müşterilerine zamanında ve doğru finansal bilgiler sağlarken devletin kurallarına uymasını mümkün kılar.

İç Kontrollerinizi Nasıl Kullanmalısınız?

İç kontroller bir işletmenin daha güvenilir ve etkili olmasına yardımcı olmakla kalmaz. Ayrıca, o işletmenin finansal raporlarının doğruluğunun artmasına da katkıda bulunurlar. Genel olarak, bir kurum iç kontrol prosedür ve düzenlemelerini takip ettiğinde, genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uyduğunu gösterir. Bununla birlikte, bu, şirketin finansal raporlamadaki sorunları ortaya çıkarsa ve ortaya çıkarsa tespit etmesine ve düzeltmesine yardımcı olacaktır.

Bu arada, yeterli iç kontrollerin yokluğunda, bir şirketin mali tablosu büyük olasılıkla önemli yanlışlıklarla hazırlanacaktır. Ayrıca, bir yatırım kararı vermeden önce yatırımcılar şirketin iç kontrollerinin kalitesini araştırırlar. Bu nedenle, şirketlerin kurumsal yönetimlerinin bir bileşeni olarak iç kontrolleri uygulamaları gerekir. Bu, 2002 tarihli Sarbanes-Oxley Yasasına uygundur. Bu nedenle, bu kontroller yatırımcıları hileli eylemlere karşı korur.

İç Kontrol İlkeleri

• Sorumlulukları belirleyin
• Yeterli kayıtları koruyun.
• Varlıkları sigortalayın ve kilit çalışanları bağlayın.
• Varlıkların velayetinden ayrı kayıt tutma
• İlgili işlemler için sorumlulukları eşit olarak bölün.

Denetçilerin Muhasebe İç Kontrollerinin Önemi

Bir şirketin finansal muhasebesinin güvenilirliği ve doğruluğu, o işletmede mevcut olan iç kontroller, muhasebe süreçleri ve prosedürlerle doğrudan ilişkilidir. Aynı şekilde denetçiler, bir firmanın yeterli iç kontrol sistemine sahip olup olmadığını araştırır. Ayrıca, şirketin mali tablolarının genel kabul görmüş standartlara uygun olup olmadığı da denetçiler, denetim sürecinin bir parçası olarak bir şirketin muhasebe iç kontrollerinin etkinliğini değerlendirmek ve bulgularına dayalı olarak sonuç çıkarmakla sorumludur.

Sarbanes-Oxley Yasası'nın 2002'de Kongre'den geçmesinin ardından, yöneticiler iç kontrollerin uygulanmasından yasal olarak sorumlu kabul edildi. Bir organizasyon içinde iç kontrollerin oluşturulması ve bu kontrollerin etkin bir şekilde yönetilmesi şirket yöneticilerinin görev alanına girmektedir. Bununla birlikte, yeterli iç kontrole sahip olmayan bir şirket kendisini kargaşa veya muhasebe krizinde bulabilir.

İç Kontroller Neden Gereklidir?

İç kontrollerin birincil amacı, bir şirketin geçerli tüm muhasebe yasalarına ve düzenlemelerine uymasını sağlamak. Bu, bir şirketin muhasebe konularını tanımasını ve iç denetimlerine başlamadan önce bile düzeltmeler yapmasını sağlar. Ancak, farklı firmaların iç kontrollerinin çok farklı şekillerde çalıştığını akılda tutmak önemlidir. Tüm işletmeler tarafından uygulanması gereken standart bir iç kontrol setinin bulunmamasının bir sonucu olarak, çeşitli işletmeler tarafından kullanılan kontrol sistemlerinin türlerinde önemli farklılıklar vardır.

İç kontroller, hileli eylemlerden kaçınmanın yanı sıra, bir firmaya yüksek derecede etkililiği teşvik etmede yardımcı olur, bu yüzden çok önemlidirler. İç kontrollerin bir şirkette operasyonel verimlilikle bir bağlantısı vardır.

İç Kontrollerin Dezavantajları

Doğru mali kayıtların tutulması ve iş operasyonlarının optimize edilmesi için kritik öneme sahip olmalarına rağmen, iç kontrollerin birkaç sınırlaması vardır. Bir firmanın iç kontrollerinin etkinliğinin veya işlevselliğinin genellikle insan görüş ve yargılarına bağlı olduğu düşünüldüğünde, şirketi koruması gereken bu kontrol ve dengeleri aşmak kolaydır.

Ayrıca denetçiler, şirketin muhasebe sistemi iç kontrol prosedürlerine ve politikalarına yeterli veya ciddi taahhütte bulunmamış olmalarına rağmen, bazen sonuçlarını bir firmanın faaliyetlerinin ne kadar etkili olduğuna dayandırırlar.

İç Kontrol Prosedürleri

Bir muhasebe sistemi, sürekli güvenilirliğini sağlamak için yerinde iç kontrole sahip olmalıdır. Bu kontroller esas olarak kurallar ve prosedürlerden oluşmaktadır. Muhasebe alanında doğruluk ve güvenilirlik son derece önemlidir. Muhasebedeki iç kontrol prosedürleri, her biri hataların tespit edilmesinde ve hileli faaliyetlerin daha ciddi sorunlara dönüşmeden önlenmesinde önemli bir rol oynayan toplam yedi ayrı kategoriye ayrılır.

Bir kuruluşun muhasebe sisteminin iç kontrol prosedürlerini oluşturan yedi prosedür şunları içerir:

#1. Görevlerinin ayrılması

Görevlerin ayrılığı, paylaşımı gerektirir. muhasebe yükümlülükleri, mevduat, raporlama ve iki veya daha fazla kişi arasındaki denetimler. Her bir kişinin sorumlulukları ne kadar farklı olursa, herhangi bir çalışanın hileli eylemlerde bulunma olasılığı o kadar düşük olur. Sadece birkaç muhasebe personeli olan küçük bir işletmede sorumlulukları iki veya daha fazla kişi arasında paylaştırmak, kilit faaliyetlerin iş arkadaşları tarafından değerlendirilmesini gerektirmekle aynı amaca hizmet edebilir. Bu, özellikle yeni başlayan işletmeler için kullanışlıdır.

#2. Muhasebe Sistemi Erişim Kontrolleri

Şifreler, kilitlemeler ve elektronik erişim günlüklerinin yardımıyla, bir muhasebe sistemini davetsiz misafirlerden korumak ve ortaya çıkan hataların veya tutarsızlıkların kaynağını belirlemeye yardımcı olmak mümkündür. Ayrıca, kapsamlı erişim takibi, yetkisiz veya hileli erişim elde etme girişimlerini engelleyebilir.

#3. Muhasebe Sistemi Erişim Kontrolleri

Fiziki bir denetim sırasında, nakit ve diğer maddi varlıklar muhasebe sistemine kaydedilir. Bu, envanterleri, malzemeleri ve araçları içerir. Fiziksel sayım, elektronik kayıtların kullanımından tamamen kaçınarak hesap bakiyelerindeki tutarsızlıkları ortaya çıkarabilir. Daha önce farkında olmadığınız biri. Perakende işyerlerinde nakit sayımı, düzenli olarak veya belki de günlük olarak birçok kez yapılabilir. Ayrıca ara sıra, belki yılda bir veya üç ayda bir, envanteri elle saymak gibi en emek yoğun işlemleri yapmalısınız.

#4. Standartlaştırılmış Mali Belgeler

Kayıt tutma daha tutarlı olabilir faturalar, dahili malzeme talepleri, envanter makbuzları ve seyahat maliyeti raporları gibi finansal işlemler için kullandığınız belgeleri standart hale getirirseniz zaman içinde. Bu, kayıtların bütünlüğünün korunmasına yardımcı olabilir. Ayrıca, sistemdeki bir tutarsızlığın nedenini ararken, standart belge formatlarını kullanmak, önceki verileri kontrol etmeyi ve olası nedenleri daraltmayı kolaylaştırabilir. Ancak, bir tutarlılık olmadığında, gözden geçirmenin belirli yönlerinin gözden kaçırılması veya yanlış anlaşılması mümkündür.

#5. Günlük veya Haftalık Deneme Bakiyeleri

Çift girişli muhasebe sistemi kitapların sürekli dengede olmasını sağladığı için güvenilirlik düzeyini artırır. Bununla birlikte, çift girişli bir sistem, hatalar nedeniyle herhangi bir anda dengeden atılabilir. Bununla birlikte, deneme bakiyelerini günlük veya haftalık olarak hesaplamak, sistemdeki anormallikleri en kısa sürede bulmanıza ve keşfetmenize yardımcı olabilir.

#6. Muhasebe Sistemlerinde Periyodik Mutabakatlar

Periyodik olarak muhasebe mutabakatlarını yaptığınızda, hesabınızdaki bakiyelerin Muhasebe Sistemi bankalar, satıcılar ve kredi veren müşteriler gibi diğer varlıkların hesaplarındaki bakiyelerle senkronize edin. Örneğin, gerçekleştirdiğinizde banka mutabakatı, muhasebe sisteminizdeki nakit bakiyeleri ve mevduat ve gelir kayıtlarını banka ekstrenizdekilerle karşılaştıracaksınız. Bu ek hesaplar arasındaki farklılık, kendi muhasebenizdeki kusurları veya tutarsızlıkları ortaya çıkarabilir veya belki de yanlışlıkların diğer taraflardan kaynaklanabileceğini vurgulayabilir.

#7. Onay Yetkilisi Gereksinimleri

Buna başka bir sorumluluk katmanı eklemek mümkündür. Muhasebe kayıtları belirli yöneticilerden belirli türdeki işlemlere izin vermelerini isteyerek. Bu, ilgili mercilerin söz konusu işlemleri gözlemlediğini, değerlendirdiğini ve onay verdiğini gösterecektir.

Genel olarak, önemli ödemelerin ve harcamaların onaylanmasını istemek, dürüst olmayan çalışanların önemli işler yapmasını engelleyecektir. hileli işlemler kurumsal fonlarla. Onay için bir gereklilik olduğunu bildiklerinden, bu tür faaliyetlerde bulunma olasılıkları daha düşük olacaktır.

Sonuç

Bir şirketin iç kontrol sistemi, böyle bir şirketin kuruluşunun hedeflerine ulaşacağına dair mutlak olmasa da adil bir garanti verebilir. Makul güvence fikri, aşamalı kontrol mekanizmalarını devreye sokmanın maliyet ve faydalarının bir sonucu olarak bir sınır gören yüksek düzeyde bir güvence anlamına gelir.

Bir kuruluş güçlü bir iç kontrole sahip olduğunda, finansal raporlamasının doğru olmasını sağlar. Aynı şekilde, sektörüyle ilgili kural ve düzenlemelerin çoğuna uymasını sağlar. Bununla birlikte, bir organizasyonun operasyonel ve stratejik hedeflerine ulaşmada başarılı olup olmadığı, teknolojik ilerleme seviyesi veya rekabet seviyesi gibi firma dışında olan faktörlere bağlı olabilir. 

İç kontrol prosedürleri, yalnızca operasyonel ve stratejik hedeflerin yerine getirilmesine yönelik ilerleme hakkında zamanında bilgi veya geri bildirim sunabilir. Dolayısıyla bu hedeflere ulaşılmasını sağlayamaz.

İç Kontrollerle İlgili SSS

İç kontrollerden kim sorumludur?

CSU'nun iç kontrol sisteminde herkesin yerine getirmesi gereken bir rolü vardır. Sonuç olarak, yeterli güvenlik önlemlerinin alındığından emin olmak CSU yönetimine bağlıdır. Bu iç kontrol sisteminin işleyişini sağlamak her çalışanın sorumluluğundadır.

İç denetim nedir?

IIA'ya göre iç denetim; bir kuruluşun daha verimli çalışmasına yardımcı olan değer katan, nesnel bir güvence ve danışmanlık faaliyetidir.

İç kontrolün dört amacı nedir?

İç kontrol ve prosedürlerin 4 temel amacı;

1. Varlıkları koruma
2. Mali tablo güvenilirliği
3. Operasyonel verimlilik
4. Yönetimin direktiflerine uygunluk.

İç kontrolün en önemli yönü nedir?

Personel, iç kontrolün en kritik bileşenidir. Personel yetkin ve güvenilir olduğunda diğer kontroller ihmal edilebilir. Ve her şeyin sonunda yine de güvenilir mali tablolar çıkacaktır.

İlgili Makaleler

1. Muhasebe Sistemleri: Tanımlar ve En İyi Muhasebe Yazılımları Rehberi
2. Mali Denetim: İhtiyacınız olan her şey, Basitleştirilmiş!! (+ Ayrıntılı pdf)
3. Risk Yönetimi Stratejileri: Şimdi Takip Edebileceğiniz 5+ Strateji!!!
4. Risk Değerlendirmesi: Risk Değerlendirme Sürecine İlişkin Kesin Kılavuz
5. İŞ DÖNGÜSÜ Nedir? - Tanım, İç ve Dış Nedenler
6. SERMAYE KONTROLLERİ: PRATİK ÖRNEKLERLE EN İYİ UYGULAMALAR
7. KAZANILMAMIŞ GELİR: Tanım, Örnekler ve Hesaplama