Вы были бы поражены своими способностями и достижениями, если бы пересмотрели количество задач и целей, которые вы выполнили за день, неделю, месяц и год. Однако это не дает точного представления о том, насколько продуктивно и эффективно вы работали в этот период времени. Возможно, вы иногда пропускали сроки или слишком долго выполняли некоторые задания. Это были основные камни преткновения для повышения производительности. Вопрос о том, как расставлять приоритеты на работе, становится критически важным, когда у вас есть большое количество рабочих действий, которые нужно выполнять каждый день, вам может потребоваться создать эффективную стратегию для их решения. Расстановка приоритетов — это метод определения того, что вы должны сделать в первую очередь, исходя из важности. Понимание лучших способов расставить приоритеты задач может помочь вам сэкономить время на работе. В этом посте мы определяем расстановку приоритетов и предоставляем простое руководство о том, как расставить приоритеты задач.
Как расставить приоритеты задач
Расстановка приоритетов влечет за собой определение порядка выполнения задач в зависимости от их ценности. Этот метод может помочь вам лучше организовать свое время. Это научит вас расставлять приоритеты в работе, соблюдать сроки и иметь больше времени для выполнения более крупных задач. Способности расставлять приоритеты могут помочь вам выполнить больше работы за меньшее время. Составьте список задач. Вы не сможете решить, как расставить приоритеты по дому, если у вас сначала нет четкой картины всего, что нужно сделать. Это может показаться рудиментарным, но иногда его упускают из виду, когда вы спешите приступить к работе над проектами. Вместо этого составьте список всего, что вам нужно для работы во всех ваших проектах. Чтобы не чувствовать себя перегруженным, разделите большие задачи на подзадачи. После того, как ваши задачи будут скомпилированы и перечислены, включите дополнительную информацию, такую как:
- Время, необходимое для выполнения каждого.
- Степень важности или срочности
- Последний срок
Со всеми вашими домашними делами в одном месте у вас будет четкое представление о том, что нужно сделать. Если вы похожи на большинство людей, вы начинаете свой рабочий день с целью быть максимально продуктивным. Однако в течение дня вы обнаружите, что получаете несколько срочных запросов, и ваш список задач растет. То, что вы намеревались сделать изначально, кажется отодвинутым в сторону. Вы не одиноки, если это звучит знакомо. Обычно нам кажется, что мы играем в догонялки на работе, не имея структуры для определения приоритетов задач.
Как расставить приоритеты задач на работе
В большинстве случаев низкая производительность и невыполнение сроков являются результатом неправильной расстановки приоритетов. Чтобы уложиться в сроки и повысить производительность, очень важно расставлять приоритеты в работе. Шаги, необходимые для лучшей приоритизации задач на работе, следующие.
№1. Составьте список задач.
Вы не сможете решить, как расставить приоритеты по дому, если у вас сначала нет четкой картины всего, что нужно сделать. Это может показаться рудиментарным, но иногда его упускают из виду, когда вы спешите приступить к работе над проектами. Вместо этого составьте список всего, что вам нужно для работы во всех ваших проектах. Чтобы не чувствовать себя перегруженным, разделите большие задачи на подзадачи.
После того, как ваши задачи будут скомпилированы и перечислены, включите дополнительную информацию, такую как:
- Время, необходимое для выполнения каждого.
- Степень важности или срочности
- Последний срок
- Со всеми вашими домашними делами в одном месте у вас будет четкое представление о том, что нужно сделать.
№ 2. Создайте календарь, чтобы отслеживать свои задачи.
Как только вы определили, какие задачи наиболее важны, занесите их в свой календарь. Когда вы просматриваете свой рабочий список каждый день, может быть легче расставлять приоритеты в своем времени. Вы можете обнаружить, что наличие визуального напоминания о каждой задаче, которую вам нужно выполнить, помогает вам лучше сосредоточиться на ней. Выполнение их также может дать вам чувство выполненного долга. Если вам дали задачу без четких дат начала или окончания, обязательно попросите их, чтобы вы могли запланировать время для работы над ней и установить ожидания. После того, как вы определили эти даты, вы можете установить свою личную дату окончания еще раньше, чтобы учесть непредвиденные проблемы или вовремя сдать работу.
№3. Отсортируйте список по важности
Следующим этапом является подтверждение важности или срочности каждого действия. Если важная работа не будет завершена вовремя, это будет иметь далеко идущие последствия, поскольку она имеет основополагающее значение для вашего проекта. Срочные работы, с другой стороны, должны быть выполнены в тот же день, потому что их крайний срок истекает в тот же день. Сравнение ваших проектов друг с другом — лучший подход к организации их в порядке срочности или приоритета. Используя список из первого шага, расставьте приоритеты для каждой задачи по шкале от 0 до 10 и сделайте то же самое для срочных задач. Когда две оценки суммируются, задача с наивысшей оценкой занимает первое место.
№ 4. Сообщайте о статусе ваших задач своим товарищам по команде.
Наконец, не забудьте включить товарищей по команде, которые могут ждать, пока вы закончите задание, или соревноваться за ваше время. Сократите количество запросов, которые вы получаете, предоставив проактивные обновления статуса коллегам по завершении задачи, когда вы собираетесь закончить работу, а также при любых возникающих задержках или препятствиях. Вместо того, чтобы постоянно отвечать на запросы, вы можете продолжать выполнять свою работу продуктивно и эффективно.
Как расставить приоритеты задач Управление проектами
Независимо от того, являетесь ли вы новичком в управлении проектами или обладаете многолетним опытом, управление проектом и его завершение вовремя и в рамках бюджета является сложной задачей. Каждый проект уникален и представляет свой собственный набор вопросов управления проектом. Над каким бы типом проекта вы ни работали, вы, вероятно, имеете дело со сжатыми сроками и высокими ожиданиями. Все в управлении проектами делается вручную. В отличие от других отраслей, ошибки не приведут к успеху; вместо этого это приведет к вашей гибели.
№1. Изучите матрицу Эйзенхауэра.
Одним из известных способов расстановки приоритетов задач является матрица Эйзенхауэра, которую часто называют матрицей «срочно-важно». Он научит вас расставлять приоритеты для срочных и важных задач в зависимости от их срочности и важности. Задания делятся на четыре типа:
- Срочные и важные – это первоочередные дела, которые необходимо выполнить немедленно.
- Не критические, а срочные – это работы, которые должны быть выполнены быстро, но их может выполнить кто-то другой или лучше. Вы назначаете их.
- Несрочные и неважные — это задачи, без которых вы, вероятно, могли бы обойтись. Не используйте время команды на эти задачи.
Вы можете создать диаграмму управления проектом или просто представить квадранты по мере рассмотрения каждого пункта списка задач.
#2. Сортировка задач на основе их ожидаемых результатов
Даже с помощью матрицы срочности-важности может быть трудно решить, какое действие следует предпринять в первую очередь. Что делать, если многочисленные задачи кажутся действительно срочными и критическими? Попробуйте организовать свои проекты на основе предполагаемых усилий, необходимых для их завершения. Общее количество часов, которое, по прогнозам, займет проект, называется расчетными трудозатратами. Преимущества расстановки приоритетов и решения более сложных (отнимающих много времени) дел в первую очередь в течение дня, а более короткие работы оставляют на потом, когда у вас может быть больше энергии.
№3. Будь благоразумен
Нет ничего плохого в амбициозных целях, но никогда не позволяйте «совершенству» становиться врагом «хорошего». Нереалистичные цели проекта могут деморализовать вашу команду и привести к провалу проекта. Убедитесь, что вы устанавливаете реалистичные ожидания и что ваши цели достижимы в разумные сроки, и регулярно проверяйте свои показатели и свою команду, чтобы определить, нужно ли вам пересматривать.
Как расставить приоритеты задач Вопросы на собеседовании
Большинство профессий требуют, чтобы вы управляли многими делами одновременно, и вы столкнетесь с конкурирующими приоритетами. В результате компании используют такие вопросы для интервью, как «Как вы расставляете приоритеты в своей работе?» «Расскажите мне о случае, когда у вас были конфликтующие приоритеты на работе». И если вы не можете продемонстрировать компании, что у вас есть проверенная стратегия управления временем и задачами, они будут обеспокоены. Некоторые распространенные вопросы и ответы на них
№1. Как вы расставляете рабочие приоритеты?
Мне нравится расставлять приоритеты в своей работе, ведя электронную таблицу Excel со своими проектами и их сроками, чтобы я мог видеть все с первого взгляда. Затем я сортирую и корректирую электронную таблицу, чтобы расставить приоритеты в моей работе в зависимости от важности проекта, того, сколько времени он займет, насколько он срочный и потребуется ли мне участие других членов команды для завершения работы. Каждое утро я снова просматриваю этот лист. На моей нынешней должности мне обычно поручают от шести до восьми проектов.
№ 2. Как вы справляетесь с ситуацией, в которой очевидно, что предстоящий срок проекта не будет соблюден?
Если станет ясно, что расчетный срок не будет соблюден, я оценю задачи и проконсультируюсь с моим менеджером, чтобы внести предложения или рекомендации.
Каковы 4 уровня приоритизации задач?
Матрица решений Эйзенхауэра, также известная как матрица «срочно-важно», делит задачи на четыре квадранта в зависимости от того, являются ли они:
- Важный.
- Срочный.
- Важный и срочный.
- Ни.
Как эффективно расставить приоритеты задач?
- Составьте список всех ваших задач.
- Определите, какие работы действительно важны (а какие можно отложить).
- Поддерживайте график, который представляет ваши главные приоритеты.
- Расставьте приоритеты в своих самых интенсивных проектах, требующих больших усилий.
- Сосредоточьтесь на одной задаче за раз.
Каковы 3 способа расставить приоритеты?
Первый квадрант: Важно + Срочно.
Второй квадрант: Важное + Несрочное
Третий квадрант: неважное + срочное.
Четвертый квадрант: не важно + не срочно.
Как вы расставляете приоритеты в своих задачах Вопрос интервью?
Отвечая на вопрос: «Как вы расставляете приоритеты в своей работе?»
- Расскажите, как вы планируете свой день.
- Опишите, как вы переключаетесь между приоритетами.
- Поговорите о том, как вы устанавливаете сроки.
- Опишите, как вы поддерживаете баланс между работой и личной жизнью.
- Свяжите свой ответ с требованиями к вакансии.
Как вы справляетесь с несколькими задачами одновременно Вопрос интервью?
Лучшие ответы подчеркивают несколько реальных физических и социальных навыков. Например, вы можете заявить, что у хороших многозадачников постоянное планирование становится привычкой. Вы также можете подчеркнуть, что грамотный многозадачный человек постоянно расставляет приоритеты. Вам доступно множество вариантов.
Как вы справляетесь с вопросом на собеседовании с большой нагрузкой?
Когда вы имеете дело с огромной рабочей нагрузкой, вам понадобится стратегия для ее решения. Вы можете сказать что-то вроде: «Каждому в какой-то момент своей карьеры приходилось иметь дело с большой рабочей нагрузкой». Делая шаг назад и наблюдая за проблемой, я получаю больше понимания и беспристрастности. Запишите действия, которые необходимо выполнить, и расставьте их приоритеты от самого высокого до самого низкого приоритета в начале каждого рабочего дня. «Это не только улучшит ваш рабочий процесс, но и гарантирует, что вы выполните наиболее важные действия дня».
Как вы расставляете приоритеты в своей работе медсестры?
Принцип ABC должен применяться медсестрами к состоянию каждого пациента. Приоритизация начинается с оценки непосредственных опасностей для жизни в рамках первоначальной оценки и основывается на пневмонии ABC, при этом приоритет отдается дыхательным путям, за которыми следуют дыхание и кровообращение (Ignatavicius et al., 2018).
Заключение
Хотя может показаться заманчивым многозадачность, чтобы выполнить больше, часто предпочтительнее сосредоточиться на одной задаче за раз. Этот метод гарантирует, что все ваше внимание будет сосредоточено на этом задании, что позволит вам эффективно выполнить его, прежде чем переходить к следующему пункту в вашем списке. Когда вы не отвлекаетесь на другие дела, у вас может быть больше шансов выполнить работу высокого качества. Работодатели хотят знать, что вы можете расставить приоритеты в работе в зависимости от того, что является срочным, и установить рабочий процесс, чтобы сосредоточиться на том, что необходимо для любого типа занятости. Они хотят знать, что вы взаимодействуете со своим команда и руководство как часть вашего процесса расстановки приоритетов. Если вы дадите ответ на собеседовании, похожий на примеры ответов выше, вы продемонстрируете работодателям, что способны продуктивно работать на их рабочем месте и определять, что является срочным и жизненно важным.
Статьи по теме
- МЕНЕДЖЕР ПРОДУКТА: описание работы и зарплата обновлены
- 4 способа построить корпоративную культуру в стартапе
- ПОСОБИЕ НА ДЕТЕЙ: нужно ли давать детям пособие?
- БИЗНЕС-РИСК: как управлять рисками в бизнесе
Рекомендации
