Часто говорят, что предупредительные меры всегда предпочтительнее лечебных. Это применимо ко всем аспектам жизни! Даже когда дело доходит до анализа возможностей в течение жизненного цикла проекта. Независимо от того, связано ли это с затратами, планами или процедурами, проекты сталкиваются с проблемами во время выполнения. В реальности как минимум один из каждых шести ИТ-проектов становится «черным лебедем» из-за 200-процентного перерасхода средств или 70-процентного превышения графика! Это негативные угрозы, которые возникают внезапно и вызывают проблемы. И, если не обращаться должным образом, может поставить под угрозу общую производительность проекта! Итак, как можно идентифицировать такие непредвиденные угрозы, управлять ими и противостоять им? Что ж, создание соответствующего плана управления рисками в сочетании с правильными инструментами (например, Bit.ai или Google Docs) может помочь!
Сегодня более 27% компаний включают методы управления рисками в свои планы управления проектами. Это связано с тем, что хорошо спланированное управление рисками может уменьшить проблемы проекта на 80–90%!
В результате хороший план управления рисками может помочь вам избежать непредвиденных рисков. В основном это достижимо, если рассмотреть все потенциальные сценарии, которые могут возникнуть в ходе выполнения проекта.
Всего за несколько простых шагов вы научитесь создавать продуманный план управления рисками для всех своих проектов. Вам просто нужно продержаться еще немного.
Что такое план управления рисками?
План управления рисками — это четко определенный документ, в котором объясняется, как справляться с конкретными рисками и какие управленческие шаги необходимо предпринять, чтобы свести к минимуму или устранить угрозы деятельности и результатам проекта.
План управления рисками буквально указывает командам шаги, которые они должны предпринять для выявления, оценки и реагирования на все риски, присутствующие в проекте.
Примечание. Приведенное выше определение плана управления рисками применимо к широкому спектру программ, включая ИТ и бизнес-инициативы!
Этот план является частью более широкого процесса управления рисками, охватывающего жизненный цикл проекта. Кроме того, механизм управления рисками объединяет все полномочия, которые мотивируют команду управления проектом предпринимать действия для снижения рисков.
С рисками можно обращаться/управлять четырьмя способами:
Все мы знаем, что риски непредсказуемы, когда дело доходит до планирования проекта. Однако некоторые из угроз, которых вы планировали избежать, действительно возникают, и именно тогда вы должны с ними справиться.
Таким образом, существует множество способов борьбы с рисками. Однако выбранный вами ответ должен определяться вероятностью возникновения риска и серьезностью воздействия риска на проект.
Избегайте: когда дело доходит до рисков, чаще всего лучше всего избегать их! Это вряд ли окажет какое-либо влияние на ваш проект, если вы можете легко предотвратить это.
Смягчить: если вы не можете устранить риск, вы можете, по крайней мере, защитить его, чтобы уменьшить воздействие. Это влечет за собой принятие сознательных мер для обеспечения наименьшего вреда вашему проекту.
Передача: Передача риска третьей стороне — еще один отличный способ справиться с ним. И покупка страховки – один из самых простых и популярных способов сделать это.
Принять: если ничего не работает, вам придется принять это. Принятие рисков позволяет вам работать над тем, чтобы избежать их заранее.
Однако к тому времени, когда появляется риск, часто уже слишком поздно вмешиваться! Вот почему вам нужен хорошо продуманный план управления рисками с самого начала.
Шаги к созданию плана управления рисками с нуля!
Каждый новый проект несет с собой новый набор рисков. Если ваша компания не может полностью устранить угрозы, она должна быть в состоянии смягчить и предсказать их с помощью плана управления рисками.
Однако вам потребуется упорядочить стратегию управления рисками команды и сделать их более гибкими и гибкими при работе с негативными инцидентами, следуя этим мерам.
№1. Сделайте первый шаг. Определить риск
Предвидение потенциальных подводных камней проекта не должно быть тупиком для бизнеса. Идентификация рисков, с другой стороны, является обучающим опытом, от которого вся команда получит пользу и в котором будет участвовать.
В управлении рисками вы можете быстро использовать объединенный опыт и знания всей команды. Попросите членов команды распознать любые угрозы, о которых они знают или с которыми сталкивались ранее. Этот шаг способствует взаимодействию и межфункциональному обучению.
№ 2. Изучите риск
Пришло время копнуть немного глубже, как только вы и ваша команда определили потенциальные проблемы.
Теперь вам нужно задать следующие вопросы, чтобы эффективно проанализировать риск;
Как часто возникают эти опасности?
И если они это сделают, каковы будут последствия?
На этом этапе ваша команда оценит последствия и вероятность каждого риска, чтобы определить, на чем следует сосредоточиться в первую очередь.
Анализ рисков учитывает такие вещи, как потенциальные финансовые потери организации, потерянное время и масштабы последствий.
В конце концов, вы обнаружите любые общие проблемы в проекте. Это поможет вам точно настроить план управления рисками для потенциальных проектов, рассматривая каждый риск под микроскопом.
№3. Приоритизируйте риск
Теперь пришло время определить приоритеты ваших рисков после того, как вы провели их глубокий анализ. При ранжировании учитывайте вероятность возникновения каждого риска, а также его потенциальное влияние на проект.
Этот шаг дает вам представление о проекте с высоты птичьего полета и определяет, на чем команда должна сосредоточить свои усилия. Но самое главное, это поможет им найти возможные решения для каждого риска, которому был присвоен приоритет.
В результате проект избежит задержек и сбоев на этапе обработки.
№ 4. Относитесь к рискам
Это включает в себя настройку плана лечения после установления рисков. Начните с риска с наивысшим приоритетом и оцените способность команды снизить или устранить риск, чтобы он больше не представлял угрозы для проекта.
Тем не менее, эффективное управление рисками и управление ими часто влечет за собой оптимальное использование ресурсов команды при сохранении графика проекта. Со временем, когда вы соберете более обширный архив своих предыдущих проектов, включая журналы рисков, вы сможете предвидеть будущие опасности более активно, чем реактивно.
№ 5. Следите за риском.
По мере продвижения проекта план управления рисками отслеживает все опасности, которые могут возникнуть на этом пути. А поскольку сообщается весь результат плана, отслеживание этих движущихся целей становится крайне важным! Важно регулярно просматривать этот документ.
Преимущества создания плана управления рисками
Планы управления рисками имеют ряд преимуществ, которые делают этот документ полезным для любого бизнеса. И по большей части, от помощи компаниям в выявлении возможных угроз до управления ими, мы вас обеспечим.
Компании будут готовиться к этим угрозам и реагировать на них по мере их возникновения, если они осознают их.
№1. Улучшает результаты
Ваши шансы на успешное завершение проекта увеличиваются, когда вы определяете план управления рисками для своей компании. Он сводит к минимуму и снижает негативные риски, позволяя завершать проекты вовремя.
Это также помогает команде оставаться в рамках бюджета и достигать своих целей.
№ 2. Помогает вам быть активным, а не реактивным.
Вместо того, чтобы постоянно бороться с пожарами, наличие прозрачного плана управления рисками позволяет вам проявлять инициативу и принимать меры, чтобы свести к минимуму возможные проблемы до их возникновения.
В долгосрочной перспективе ваша команда возьмет на себя выявленный риск и превратит его в действенные планы, которые минимизируют вероятность его возникновения.
№3. Помогает вам оценить весь проект
Вы можете измерить эффективность своих задач, управляя рисками и используя возможности, основанные на сильных сторонах вашей организации, с помощью плана управления рисками. Другими словами, он помогает вам оценить ход вашего текущего проекта и разработать лучшие практики на будущее.
Как создать план управления рисками с примерами
Готовы ли вы начать писать свой план управления рисками? Что ж, существует множество инструментов для планирования управления рисками, которые способны помочь вам в кратчайшие сроки.
Мы просто рассмотрим несколько примеров имеющихся в вашем распоряжении инструментов планирования управления рисками, самым популярным из которых является Bit.ai.
Бит.ай — это онлайн-платформа для обмена документами нового поколения, которая позволяет вам за считанные минуты создавать удивительные документы с планами управления рисками, планами управления проектами, планами продуктов и другими корпоративными документами. Bit — довольно хороший пример идеального инструмента планирования управления рисками для команд, которые хотят сделать процесс планирования более захватывающим и совместным.
Кроме того, Bit предоставляет работникам центральное место для совместной работы и одновременного выполнения задач, а также для обмена опытом. Он также имеет библиотеку контента, где вы можете сохранять и легко получать доступ ко всем своим фотографиям, файлам и цифровому контенту, делая ваш рабочий процесс как никогда плавным!
Просто создайте рабочее пространство, пригласите членов своей команды и начните быстро создавать рабочие документы, такие как планы продуктов! Вы также можете поделиться этими документами с внешними клиентами, сотрудниками, организациями и другими лицами, чтобы получить точные отзывы о том, как они с ними работали!
Другие инструменты, способные выполнять те же функции в другом свете, включают Google Docs, WPS, Online Microsoft Word и так далее.
Однако на тот случай, если вам нужен образец того, как должен выглядеть план управления рисками, вот один из них;
Вы найдете более подробную информацию об этом образце в нашем посте о стратегиях управления рисками.
Каковы 5 шагов к плану управления рисками?
Существует 5 шагов к успешному подходу к управлению рисками.
- Определите риск.
- Оцените риск.
- Ставьте риск на первое место.
- Справляйтесь с риском.
- Соблюдайте риск.
Каково основное содержание плана управления рисками?
Хороший план управления рисками обычно состоит из пяти компонентов. Они состоят из определений, допущений и структуры, описывающей разбивку рисков, воздействие, стоимость и график.
Что такое пример плана управления?
В плане управления может быть указано, например, сколько продавцов потребуется и сколько будет стоить достижение 25-процентного увеличения продаж. Приоритизация целей и задач включает ранжирование целей в соответствии с их относительной ценностью.
Какова цель использования плана управления рисками?
Цель плана управления рисками — помочь вам в выявлении, оценке и планировании потенциальных рисков управления проектом.
ОТКАЗ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ !
Эти инструменты подлежат вашему выбору решения и проверке. Мы не спонсируемся какой-либо платформой, и информация, представленная здесь, насколько нам известно.
Заключение
Во всех типах проектов риски неизбежны. Вы сведете к минимуму количество ошибок более эффективно, если у вас будет четко определенный план управления рисками, который поможет вам в этом процессе.
При этом важно помнить, что план управления рисками — это живой документ, который необходимо обновлять по мере изменения обстоятельств. Вот почему инструменты для обмена документами, такие как Bit, идеально подходят для создания таких документов, поскольку они позволяют редактировать любой документ в режиме реального времени и вносить необходимые коррективы, а также использовать их в качестве руководства перед началом проекта.
- Процесс управления рисками: 5 простых шагов в 2023 году и лучшие практики
- Анализ конкурентов: все, что вам нужно (+ Руководство по началу работы)
- РЫНОЧНЫЕ РИСКИ: лучшие практики и простое руководство с примерами
- Управление финансовыми рисками: все, что вам нужно знать (+практические примеры)
- ПРОЕКТНОЕ ФИНАНСИРОВАНИЕ: Простое руководство по запуску любого проекта (+ лучшие варианты)
