Управление командировками и расходами — важная задача, независимо от того, есть ли у вас 50 человек, которые путешествуют по делам, или 5,000 человек. Финансовые менеджеры во всем мире сталкиваются с трудностями при точном сборе и отчетности обо всех расходах, связанных с командировками. К счастью, в последние годы ситуация улучшилась. С современными технологиями больше не нужны бумажные отчеты о расходах, ручные процессы возмещения и двусторонние утверждения. В этом руководстве мы рассмотрим управление поездками и расходами. Мы выделяем признаки того, что ваши процессы могут быть устаревшими, а также доступные решения, которые помогут вам улучшить ваши процессы.
Управление командировочными расходами
Цель управления командировками и расходами (T&E) состоит в том, чтобы собрать все наличные расходы, связанные с деловыми поездками, чтобы их можно было вычесть из налогооблагаемого дохода. В большинстве стран расходы на перелет, проживание и общественный транспорт для деловых поездок, как правило, полностью возмещаются. Возможность полного возмещения расходов на питание зависит от страны. Будь то мероприятие, деловая поездка или ужин с клиентом в вашем родном городе в Соединенных Штатах, стоимость еды и напитков частично вычитается. Напротив, в Великобритании все расходы, связанные с едой и напитками, полностью подлежат вычету. Хотя местные правила могут различаться, тем не менее, для предприятий важно вести тщательный учет всех расходов, не подлежащих налогообложению. Финансовая отчетность и налоговые вычеты — это лишь два из многих вариантов использования программного обеспечения T&E. При наличии полной информации можно принимать более эффективные финансовые решения.
Кроме того, администрирование командировочных расходов и расходов (T&E) влечет за собой их обработку и учет для целей налогового вычета. Юрисдикция, в которой базируется компания, влияет на юридическое определение того, что составляет расходы, подлежащие вычету из налогооблагаемой базы. Кроме того, чтобы эти покупки квалифицировались как законный налоговый вычет, они должны быть связаны с бизнесом. Налоговая служба каждой страны также определяет конкретные процедуры отчетности о расходах. Чтобы максимизировать и уменьшить свои налоговые обязательства, вы должны раскрывать все соответствующие расходы, независимо от того, где вы находитесь.
Типичные расходы на деловые поездки следующие:
- Размещение: проживание, отели
- Транспорт: авиалинии, поезда, автобусы, прокат автомобилей и цены на бензин.
- Закусочные, представления и мероприятия
- Суточные — это суммы на проезд, проживание и питание в зависимости от страны.
- Электроника и другая необходимая техника: смартфоны, планшеты и компьютеры
- Сотрудники иногда покрывают свои собственные деловые расходы из своего кармана, прежде чем представить отчет о расходах своему работодателю для возмещения.
Программное обеспечение для управления командировочными расходами
Вы можете управлять и отслеживать командировочные расходы вашей компании с помощью программного обеспечения для управления командировками и расходами, которое представляет собой комплексное решение. Предприятия, отправляющие сотрудников в командировки, должны использовать программное обеспечение для управления T&E, которое можно использовать для управления разъездным персоналом, бронирования поездок и создания отчетов о расходах. Программное обеспечение для управления корпоративными командировками и расходами может быть полезно для различных видов бизнеса. Очень важно убедиться, что у вас есть полное представление о ваших командировочных расходах и квалифицированная поддержка клиентов в случае возникновения проблем. Кроме того, это помогает оптимизировать процесс выставления счетов и резервировать поездки в соответствии с политикой вашей компании в отношении командировок.
№ 1. TravelPerk
TravelPerk — это первоклассный инструмент для управления корпоративными поездками, который позволяет клиентам легко планировать и бронировать групповые поездки. Многие известные программы для управления расходами, в том числе Rydoo и Circula, интегрированы с системой. Это гарантирует, что у вас есть все, что вам нужно, на единой удобной платформе.
К ключевым преимуществам TravelPerk относятся:
- Доступ к нескольким профилям пользователей для бронирования поездок
- Для лиц, не являющихся сотрудниками, которые должны организовывать и управлять своими рабочими поездками, гостевые профили
- Соблюдение корпоративных правил при представлении вариантов бронирования
- Сторонние интеграции с известными программами, такими как BambooHR, Payhawk и Expensify.
- Отличное обслуживание клиентов, доступное круглосуточно с временем отклика 15 секунд
- Инсайты и расширенная отчетность для тщательного анализа расходов
- Решения для быстрого возмещения НДС — используйте калькулятор возмещения НДС TravelPerk, чтобы определить, сколько вы могли бы сэкономить.
TravelPerk также предлагает гибкое решение для путешествий FlexiPerk, помогающее организациям сократить расточительные расходы на поездки. Компании, которые отменяют подписку за два часа до начала, могут вернуть не менее 80% своих денег с помощью FlexiPerk. Как правило, предприятия также могут использовать GreenPerk, вариант компенсации выбросов углерода TravelPerk, чтобы следить за своими целями в области устойчивого развития. Предприятия могут бронировать экологичные деловые поездки и поддерживать экологические инициативы, отобранные командой TravelPerk Sustainability.
№ 2. Файл
Fyle — это программное обеспечение для управления расходами, которое помогает компаниям и частным лицам более эффективно управлять расходами и возмещением расходов. Кроме того, Fyle взаимодействует с TravelPerk, чтобы обеспечить бесперебойную отчетность о командировочных расходах в дополнение к интеграции бухгалтерских и кадровых данных. Он обеспечивает всесторонний контроль и прозрачность процедур T&E для финансовых менеджеров.
Ключевые преимущества Файла заключаются в следующем:
- С легкостью управляйте квитанциями и сведениями о деловых поездках.
- Используя центральную панель инструментов, вы можете сохранять или отправлять отчеты о цифровых расходах.
- Установите политики возмещения расходов на командировки, чтобы обеспечить соблюдение правил командировок.
- Программное обеспечение для управления кредитными картами доступно для мониторинга и обработки кредитных карт компании.
Fyle не может помочь с планированием корпоративных поездок, но его сочетание с TravelPerk предоставляет менеджерам по туризму единое место для управления всеми операциями по деловым поездкам. Любые экскурсии, забронированные с помощью Travelperk, будут создаваться как расходы в Fyle, а счета прикрепляются в качестве вложений.
Два решения работают в тандеме, чтобы предоставить вам полную картину ваших расходов на поездку.
№3. SAP согласен
SAP Concur — это универсальное программное обеспечение для управления командировками и расходами. Это помогает автоматизировать ваши рабочие операции для более простого управления поездками. Он доступен в отелях, авиабилетах и такси.
Ниже приведены основные преимущества SAP Concur:
- Контроль ваших поездок и управление расходами может помочь вам сэкономить деньги в целом.
- Улучшите соблюдение требований и помогите снизить риски
- Простые реализации облачных решений
- Решение для масштабируемости для расширяющегося бизнеса
- Для тех, кто ищет возможности мобильного приложения, этот сайт ориентирован на мобильные устройства.
SAP Concur, как и TravelPerk, предоставляет комплексное решение для управления командировками и расходами компании.
№ 4. TravelBank
TravelBank действительно является еще одним программным обеспечением, которое сочетает в себе расходы и управление поездками. Примечательно, что TravelBank предлагает множество продуктов, которые помогут вам упростить управление поездками и расходами.
Ниже перечислены основные преимущества TravelBank:
- Простой дизайн и быстрый способ возмещения расходов
- Разработать и внедрить правила и льготы в отношении поездок для потребителей.
- Обслуживание клиентов доступно круглосуточно для путешествующего персонала.
- Импорт транзакций с личных и корпоративных кредитных карт и банков для эффективного управления расходами.
№5. Зохо Расход
Zoho Expense считается одним из лучших инструментов управления расходами для предприятий. Он предоставляет организациям всех размеров решения для управления расходами и корпоративных поездок. Это отличный выбор для развивающихся фирм, которым требуются простые, масштабируемые решения для управления расходами.
Согласно Zoho Expense, его ключевые преимущества заключаются в следующем:
- Корпоративные поездки упрощаются благодаря автоматической отчетности о расходах по каждой поездке.
- Уведомления используются для уведомления членов команды об обновлениях и изменениях.
- Анализ затрат в режиме реального времени для актуальной картины всех данных о расходах. Аналитика, которая может определить корректировки, необходимые для лучшего управления командировками и расходами.
- Хотя Zoho Expense обладает обширным набором функций, есть несколько областей, в которых клиенты недовольны, например, обслуживание клиентов и складские запасы.
№ 6. Эмбурс Сертифицировать
Emburse Certify — это программа управления расходами, которая позволяет вам бронировать поездки непосредственно с платформы или путем интеграции с другой системой управления поездками. По сути, Emburse Certify позволяет вам предоставлять отчеты о расходах, обрабатывать кредиторскую задолженность и управлять счетами с единой платформы.
Согласно Emburse Certify, его ключевые преимущества заключаются в следующем:
- Рабочие процессы для управления затратами на сотрудников, которые являются эффективными, надежными и богатыми данными
- Соблюдение политики благодаря встроенным элементам управления политикой
- Автоматизируйте процесс обработки кредиторской задолженности и получайте представление о расходах вашей компании.
№ 7. Рампа
Ramp — это технология автоматизации финансов и управления затратами, которая помогает компаниям сократить ненужные расходы и оптимизировать платежи и возмещения. Они также предлагают настоящие и виртуальные корпоративные карты с кредитным лимитом для расходов на ходу в соответствии с политикой вашей организации.
Ниже приведены основные моменты Ramp:
- Автоматизация бухгалтерского учета в сочетании с бухгалтерским решением устраняет трудоемкие и трудоемкие бухгалтерские процедуры.
- Разрешение на расходы и предоплаченные карты с индивидуальными бюджетами настраиваются просто.
- Сопоставление квитанций, управляемое ИИ, который учится на предыдущих отправленных квитанциях.
- Карточки с логотипом вашей компании для придания индивидуальности
Система управления командировочными расходами
Система управления командировочными расходами — это программное приложение, которое помогает компаниям отслеживать командировочные расходы сотрудников и управлять ими. Он может автоматизировать процесс отчетности о расходах, упрощая для сотрудников представление своих расходов, а для менеджеров — их утверждение. Система также может помочь компаниям контролировать свои командировочные расходы, предоставляя информацию о том, где и как сотрудники тратят деньги.
Некоторые преимущества использования системы управления командировочными расходами
- Повышенная эффективность: Система может автоматизировать процесс отчетности о расходах, упрощая для сотрудников представление своих расходов, а для руководителей — их утверждение.
- Снижение затрат: система может помочь предприятиям контролировать свои командировочные расходы, предоставляя информацию о том, где и как сотрудники тратят деньги.
- Повышенное соответствие: Система может помочь предприятиям соблюдать правила и правила в отношении поездок.
- Повышение удовлетворенности сотрудников: Сотрудники могут сэкономить время и нервы, используя систему для представления своих расходов.
Некоторые функции системы управления командировочными расходами включают в себя:
#1. Отслеживание расходов:
Система может отслеживать такие расходы, как авиабилеты, гостиница, аренда автомобиля, питание и развлечения. Отслеживание расходов — это процесс записи и отслеживания всех ваших расходов. Это можно сделать вручную или с помощью программы. Отслеживание расходов имеет много преимуществ, в том числе:
- Улучшенное финансовое планирование
- Увеличение налоговых отчислений
- Снижение стресса
- Лучшее бюджетирование
Отслеживание расходов может потребовать много работы, но в долгосрочной перспективе оно того стоит.
# 2. Отчет о расходах:
Система может автоматизировать процесс отчетности о расходах, упрощая для сотрудников представление своих расходов, а для руководителей — их утверждение.
№3. Утверждение расходов:
Система может позволить менеджерам утверждать или отклонять расходы.
Запрос на утверждение расходов
Имя сотрудника: Ваше имя
Отдел: Ваш отдел
Дата: Сегодняшняя дата
Описание расходов:
Я прошу одобрения следующих расходов, понесенных в ходе моей работы для Ваша компания (название или сайт):
- Пункт 1 - $Сумма
- Пункт 2 - $Сумма
- Пункт 3 - $Сумма
Итого: $Итого
Квитанции обо всех расходах прилагаю.
Спасибо за ваше внимание.
С уважением,
Ваше имя
# 4. Сверка расходов:
Система может точно так же сверять расходы с выписками по корпоративным кредитным картам. Согласование расходов — это процесс сравнения двух наборов данных для выявления расхождений. Это может быть сделано для различных целей, таких как обеспечение точного учета всех расходов, выявление мошеннических действий или отслеживание бюджетных отклонений. Существует несколько различных способов сверки расходов. Одним из распространенных методов является сравнение главной бухгалтерской книги компании с отчетами о расходах, представленными сотрудниками. Другой метод заключается в сравнении банковских выписок компании со счетами-фактурами от поставщиков.
Выверка расходов — важный процесс, который может помочь компаниям обеспечить финансовую точность, выявить мошенничество и отследить отклонения бюджета. Следуя описанным выше шагам, компании могут обеспечить точность и надежность своих данных о расходах.
Если вы ищете способ улучшить управление командировочными расходами в вашем бизнесе, вам стоит рассмотреть систему управления командировочными расходами.
Что такое учет командировочных расходов?
Командировочные расходы включают питание, транспорт, проживание, проезд и другие услуги. Сотрудник несет ответственность за хранение квитанций и других документов, свидетельствующих о заявленных расходах.
Как вы управляете командировочными расходами?
Управление расходами: экономьте деньги как профессионал.
- Планируйте заранее.
- Бронируйте рейсы с остановками или пересадками.
- Используйте приложение, которое отслеживает ваши привычки в отношении расходов и помогает придерживаться бюджета.
- Планируя свое путешествие, держите в уме весь год.
- Вместо того, чтобы лететь туда и обратно, купите два билета в один конец.
- Упакуйте ужин в самолет.
Что такое процесс командировок и расходов?
Управление поездками и расходами, или T&E, представляет собой процесс отслеживания всех расходов, связанных с поездками, чтобы их можно было списать, а сэкономленные деньги не нужно было облагать налогом. В большинстве стран покрываются все расходы на командировки, такие как перелеты, гостиницы и наземный транспорт.
Что такое процесс управления расходами?
Система процедур, которая помогает фирмам оптимизировать свои расходы, известна как процесс управления расходами. Это последовательный процесс, посредством которого сотрудники подают заявки на возмещение и отчитываются о деловых расходах.
Что делает менеджер по командировкам и расходам?
Создайте, управляйте и администрируйте глобальную политику в отношении поездок и расходов, учитывающую культурные и географические особенности, а также межфункциональное сотрудничество по мере необходимости. Обязанности администратора систем Travel & Expense (Expensify, Concur и Navan), включая обслуживание, настройку и обновление системы.
Что такое инструмент управления расходами?
Программное обеспечение для управления расходами — это своего рода приложение, которое полностью автоматизирует большую часть процесса от получения до возмещения. Фирмы могут также использовать это программное обеспечение для управления бронированием поездок, автоматизации подачи отчетов о расходах, ускорения утверждения, ускорения возмещения и, очевидно, отслеживания требований о возмещении расходов в режиме реального времени.
Почему важно управлять расходами?
Управление расходами помогает главным образом в отслеживании расходов сотрудников по категориям и проверке покупок по разрешенным корпоративным причинам (а не на личные расходы). Он сравнительно обозначал наилучшие расходы за данное время и наилучшие цены. Наоборот, он усердно работает, чтобы контролировать ограничения расходов сотрудников и предотвращать дублирование и мошеннические платежи.
Для чего лучше всего использовать программное обеспечение Расходы?
- SAP Concur Расходы. 4.1. 247 оценок.
- Веб-расходы Контроль расходов.
- Затраты.
- Расход Зохо.
- Платформа Coupa BSM.
- Наван.
- Эмбурс Сертифицировать
- Расходные баллы
Зачем компаниям нужно управление расходами?
Управление расходами помогает отслеживать расходы сотрудников по категориям и проверять покупки по разрешенным корпоративным причинам (а не на личные расходы). Тем не менее, Он обозначил наилучшие расходы за данное время и наилучшие цены. Компания прилагает все усилия, чтобы контролировать ограничения расходов сотрудников и предотвращать дублирование и мошеннические платежи.
Заключение
Компании должны внедрить управление командировочными расходами, потому что это может помочь им сэкономить деньги, повысить эффективность и уменьшить мошенничество. Командировочные расходы могут быть значительными для бизнеса, а управление командировочными расходами может помочь сократить эти расходы за счет оптимизации процесса представления и утверждения расходов. Кроме того, управление командировочными расходами может помочь повысить эффективность, упрощая сотрудникам отслеживание своих расходов, а руководителям — их утверждение. Наконец, управление командировочными расходами может помочь сократить количество случаев мошенничества, поскольку сотрудникам будет труднее представлять мошеннические расходы. В целом, управление командировочными расходами является ценным инструментом, который может помочь предприятиям сэкономить деньги, повысить эффективность и снизить уровень мошенничества.
Похожие сообщения
- УПРАВЛЕНИЕ ТЕРРИТОРИЯМИ: определение, инструменты и почему это важно
- АДМИНИСТРАТИВНЫЙ БИЗНЕС: смысл, управление, отличие, партнер и зарплата
- ЛУЧШИЕ ТУРИСТИЧЕСКИЕ МЕДИЦИНСКИЕ СТРАХОВЫЕ КОМПАНИИ В США
Рекомендации
