Предприятия должны постоянно развиваться и адаптироваться, чтобы справляться с различными проблемами, включая изменения в технологиях, появление новых конкурентов и изменения в законах, правилах или основных экономических тенденциях. Невыполнение этого требования может привести к стагнации или, что еще хуже, к провалу. Приблизительно половина всех инициатив по организационным изменениям терпит неудачу, что подчеркивает, насколько важно для менеджеров и бизнес-лидеров знать, как планировать, координировать и проводить изменения. Вам было поручено возглавить инициативу по значительным изменениям в вашей компании? Хотели бы вы продемонстрировать, что способны возглавить такую инициативу в следующий раз, когда она возникнет? Ниже представлен обзор того, что такое управление изменениями, основные этапы этого процесса и действия, которые вы можете предпринять, чтобы улучшить свои управленческие навыки и сделать свою работу более эффективной.
Что такое управление изменениями?
Управление изменениями — это процесс управления организационными изменениями от начала до конца, включая планирование, внедрение и консолидацию изменений. Это относится к тому, как предприятия справляются с изменениями, такими как внедрение новых технологий, изменения существующих процессов и изменение организационной иерархии. В зависимости от типа вносимых изменений этот процесс может выглядеть по-разному.
Почему управление изменениями важно?
Создание плана управления изменениями позволяет организациям более плавно переходить во времена перемен. Вы можете санкционировать изменения, но если у вас нет плана по внедрению, мониторингу и отчетности об успехе этих изменений, вы настраиваете себя на провал. Управление изменениями дает вам больший контроль над всем процессом, который обычно поддерживает дорогостоящий план реализации и инвестиции, независимо от типа изменений, которые вы хотите внести.
Ниже приведены некоторые из различных уровней управления изменениями:
- Организационные или трансформационные изменения: Это крупномасштабные проекты по управлению изменениями масштаба. Эти преобразования, такие как изменение организационной иерархии, запуск нового продукта или цифровая трансформация, часто бывают драматичными.
- Адаптивное или постепенное изменение: Эти проекты изменений имеют меньший масштаб и включают небольшие изменения в продуктах, процессах, стратегиях и рабочих процессах. Внедрение новых программных инструментов, наем нового члена команды для решения проблемы или обновление политики работы на дому — вот примеры проектов адаптивных изменений.
- Индивидуальное управление изменениями: Эти проекты изменений помогают людям управлять изменениями, чтобы продвигаться по своим ролям и/или достигать конкретных целей. Это может повлечь за собой изучение нового навыка.
Не каждая инициатива по изменению четко вписывается в один из уровней управления изменениями. Вполне возможно, что уровни перекрываются.
Предположим, вы меняете организационную структуру и запускаете инициативу по повышению квалификации для существующих сотрудников. Если Workday также реализован для оптимизации управления человеческим капиталом, ваше изменение коснется всех трех уровней.
Преимущества управления изменениями
Хорошо продуманное управление изменениями приносит пользу всем изменениям, большим или малым. Без надлежащего управления вы, скорее всего, столкнетесь с препятствиями и потеряете время и деньги, потому что изменения не приходят естественным образом к людям или организациям. Ключом к внедрению изменений, которые остаются неизменными, является управление изменениями.
На организационном уровне управление изменениями имеет следующие преимущества:
- Активно борется с внутренним сопротивлением переменам.
- Устанавливает четкие цели для инициатив по изменению, позволяя компаниям отслеживать прогресс.
- Разрабатывает эффективные стратегии внедрения изменений, которые можно стандартизировать и применять к различным проектам изменений в организации.
- Принимает во внимание и уравновешивает различные аспекты изменений, включая людей, процессы, технологии и так далее.
- Позволяет отдельным лицам и сотрудникам быстрее ориентироваться в изменениях, повышая их продуктивность.
- Позволяет организациям найти рентабельность своих проектов преобразования, обеспечивая успех проектов изменений.
Типы управления изменениями
В зависимости от конкретного изменения, над которым вы работаете, вы можете использовать различные передовые практики и теории управления изменениями. Подумайте, как вы могли бы подойти к каждому из этих четырех типов изменений:
- Исключительное изменение: изолированные события, которые изменяют опыт человека, но не оказывают существенного влияния на многие аспекты его жизни. Смена имени, например, потребует некоторых документов отдела кадров и нового адреса электронной почты, но не изменит роль человека на работе.
- Постепенное изменение: Изменения, которые происходят постепенно, а не резко, например, модернизация существующей технологии.
- Изменение маятника: Внезапный переход от одной крайности к противоположной точке зрения или состоянию. Например, переход от 100 % в офисе к 100 % удаленной команде.
- Изменение парадигмы: Изменения в убеждениях или ценностях, которые усваиваются как новая норма. Например, успешный переход от синхронной к гибридной модели включает как синхронную, так и асинхронную связь.
Управление изменениями процессов
Набор начальных условий (точка А) и функциональная конечная точка (точка Б) являются двумя компонентами процесса изменения. Промежуточный процесс динамичен и разворачивается поэтапно. Основные этапы процесса управления изменениями кратко изложены ниже.
№1. Будьте готовы к изменениям в организации
Организация должна быть подготовлена как логистически, так и культурно, чтобы успешно проводить и внедрять изменения. Чтобы достичь наилучших результатов в бизнесе, прежде чем углубляться в логистику, необходимо провести культурную подготовку.
Менеджер сосредотачивается на том, чтобы помочь сотрудникам распознать и понять необходимость изменений на этапе подготовки. Они повышают осведомленность о различных вызовах или проблемах, с которыми сталкивается организация, выступающая в роли проводника перемен и вызывающая неудовлетворенность существующим положением вещей. Получение ранней поддержки от сотрудников, которые помогут внедрить изменение, может уменьшить трения и сопротивление.
№ 2. Разработайте видение и стратегию изменений
Когда организация готова принять изменения, менеджеры должны разработать комплексный и реалистичный план их реализации.
План должен включать следующую информацию:
- Стратегические цели: В какой степени это изменение помогает организации в достижении ее целей?
- Основные показатели эффективности: Как будет определяться успех? Какие показатели необходимо перенести? Что является отправной точкой для того, как обстоят дела в настоящее время?
- Участники и команда проекта: Кто будет отвечать за введение изменений в силу? Кто должен подписывать на каждом критическом этапе? Кто будет отвечать за реализацию?
- Объем проекта: Какие конкретные шаги и действия будет включать проект? Что выходит за рамки проекта?
Несмотря на то, что структурированный подход важен, план должен также учитывать любые неизвестные или препятствия, которые могут возникнуть в процессе реализации и требуют гибкости для преодоления.
№3. Внедрите изменения в действие
Следование шагам, изложенным в плане, для реализации необходимых изменений — это все, что остается после его создания. Специфика инициативы будет определять, влечет ли она за собой изменения в структуре компании, стратегии, системах, процессах, поведении сотрудников или других аспектах.
Менеджеры по изменениям должны сосредоточиться в процессе реализации на том, чтобы дать своим сотрудникам возможность предпринять необходимые шаги для достижения целей инициативы и отпраздновать любые краткосрочные победы. Они также должны попытаться предвидеть препятствия и, как только они будут обнаружены, предотвратить, устранить или смягчить их. На протяжении всего процесса внедрения важно неоднократно сообщать видение организации членам команды, чтобы напомнить им о причинах изменений.
№ 4. Интеграция изменений в корпоративную культуру и практику
Менеджеры по изменениям должны предотвратить возврат к предыдущему состоянию или статус-кво после завершения инициативы по изменению. Это особенно верно для организационных изменений, связанных с бизнес-процессами, такими как рабочие процессы, культура и формулирование стратегии. Без адекватного плана сотрудники могут вернуться к «старому способу» ведения дел, особенно в переходный период.
Отступление усложняется за счет внесения изменений в культуру и практику компании. Новые организационные структуры, средства контроля и системы вознаграждения следует рассматривать как инструменты, помогающие модифицировать клюшки.
№ 5. Оценивайте прогресс и результаты
Инициатива изменения не обязательно успешна только потому, что она завершена. Проведение анализа и обзора, также известного как «вскрытие проекта», может помочь бизнес-руководителям определить, была ли инициатива по изменению успешной, неудачной или имела неоднозначный результат. Это также может дать ценную информацию и уроки, которые можно применить к будущим инициативам по изменению.
Советы по эффективному управлению изменениями
Вот шесть ключевых рекомендаций по управлению изменениями, которым следует следовать, чтобы обеспечить эффективный переход к изменениям, основанный на нашем опыте.
№1. Привить чувство срочности
Это направлено на то, чтобы представить изменение как неотложную и захватывающую возможность, в соответствии с «Усовершенствованной 8-шаговой моделью изменений Коттера». Вы должны показать тем, кого коснулись изменения, что это повысит их производительность и сделает их работу более эффективной.
№ 2. Внедряйте поэтапно
Разделив свою инициативу на сегменты, вы можете не перегрузить свою команду слишком большим количеством изменений сразу. Небольшие постепенные изменения легче осуществить, чем большие резкие изменения.
Вы также должны провести начальный бета-тест с небольшой группой тестировщиков или отделом. Как только все ошибки на этапе бета-тестирования будут устранены, разверните изменение для большой группы, а затем и для всей компании.
№3. Адресное сопротивление
Объясните, как изменение повлияет на отдельные отделы и людей. Устранив любые внутренние сомнения с самого начала, вы сможете избежать сопротивления и помочь своим сотрудникам адаптироваться к изменениям.
№ 4. Используйте различные методы обучения.
Не все учатся одинаково, поэтому очень важно предоставить руководство с помощью различных методов обучения и форматов обучения сотрудников. Вы должны предоставить своим конечным пользователям и сотрудникам различные стили обучения, такие как:
- Традиционное обучение под руководством инструктора
- Онлайн-обучение с LMS
- Видео
- Инструкции в приложении и поддержка по запросу
№ 5. Определить агентов изменений
Без внутренней поддержки ваша инициатива потерпит неудачу, даже не начавшись. Лидеры изменений вдохновляют команду в целом на продолжение трансформации. Руководители ваших изменений должны представлять собой представителей различных отделов, которых коснутся изменения. Эти лидеры должны пользоваться популярностью во всей организации и иметь возможность влиять на мнения.
№ 6. Запросить отзыв
Прислушиваться к своей команде — отличный способ улучшить процесс управления изменениями и устранить любые проблемы или сопротивление, которые могут присутствовать. Это даст вам идеи для улучшения будущих изменений и вовлечения в процесс отдельных сотрудников.
Как построить план управления изменениями
План управления изменениями поможет вам и вашей команде на протяжении всего перехода. Эти шесть шагов для создания плана управления изменениями (плюс шаблоны управления изменениями для начала!)
- Разработайте предложение об изменении: Это ваш аргумент в пользу необходимости изменений. Опишите преимущества, влияние и мотивацию изменения.
- Определите лидеров изменений: Это ваши ярые сторонники изменений, как правило, высшее руководство и другие влиятельные лидеры. В этой команде изменений важно сочетать разные роли.
- Разработайте план коммуникаций для управления изменениями: Это ваша стратегия сообщения каждого аспекта изменений тем, кого они коснутся.
- Установите цели изменений и KPI: Именно так вы отслеживаете успех (или неудачу) различных аспектов инициативы по изменению. Создайте план анализа изменения после его внедрения, с целями и ключевыми показателями эффективности, привязанными к бизнес-целям и результатам. Сделайте их видимыми для всех в организации, чтобы распространить информацию о проекте.
- Инвестируйте в инструменты управления изменениями: Программное обеспечение для управления изменениями и обучения сотрудников являются примерами таких инструментов.
- Создайте план обучения управлению изменениями: В нем будет указано, как будет проходить обучение. Чтобы создать персонализированные планы обучения изменениям, соответствующие каждой роли, вам необходимо сотрудничать с руководителями отделов и командой L&D.
Каковы пять шагов управления изменениями?
Пятиэтапный процесс управления изменениями
- Будьте готовы к изменениям в организации.
- Составьте план изменений и видение.
- Примените изменение на практике.
- Интегрируйте изменения в корпоративную культуру и политику.
- Оценивайте прогресс и результаты.
Каковы принципы управления изменениями?
Для эффективного управления изменениями необходимы четыре фундаментальные идеи:
- Поймите перемены.
- Изменение плана.
- Реализовать изменение.
- Сообщите об изменении.
Каковы 6 компонентов управления изменениями?
Создавать, сообщать, переводить, внедрять, оценивать и воссоздавать — шесть элементов, определенных как необходимые для успешного внедрения изменений и управления ими. Элементы со второго по четвертый составляют критическую «кривую мощности».
Какова цель управления изменениями?
Целью процесса управления изменениями является управление всем жизненным циклом всех изменений, позволяющее внедрять полезные изменения с наименьшим нарушением работы ИТ-услуг.
Каковы 10 принципов управления изменениями?
- Систематически обращаться к «человеческой стороне»
- Начните сверху.
- Задействуйте все слои.
- Приведите формальный аргумент.
- Воспитывать право собственности.
- Доставьте сообщение.
- Оцените культурный ландшафт.
- Четко обращайтесь к культуре.
- Будьте готовы к неожиданностям.
- Поговорите с человеком.
Каковы 3 основных типа изменений?
Изменения в развитии, переходные изменения и трансформационные изменения — это три типа изменений, о которых должны знать все менеджеры.
Что такое стратегии управления изменениями?
Управление изменениями: пять эффективных стратегий:
- Делайте поощрительные предложения.
- Переоцените культурные ценности.
- Демонстрация авторитета.
- Распределите ответственность за изменения.
- Найдите агентов перемен, которые будут защищать вас.
Статьи по теме
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ: методы и все, что вам нужно знать
- ВНЕДРЕНИЕ CRM: определение, примеры, процесс и услуги
- ЧТО ТАКОЕ СТРАТЕГИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ? Важность, процесс и пример
- АГЕНТЫ ИЗМЕНЕНИЙ: как определить агентов изменений в любой организации
- 20 лучших программ для управления изменениями в 2023 году: подробные обзоры
Рекомендации
