В наши дни большинство людей используют электронные средства, такие как электронная почта, текстовые сообщения и социальные сети, чтобы общаться друг с другом. Потратить время на то, чтобы положить перо на бумагу и убедиться, что ваше деловое письмо соответствует стандартному стилю, может показаться архаичным, но это важнее, чем когда-либо, для предпринимателей. Хорошо написанное деловое письмо может помочь вам донести свою точку зрения, поощряете ли вы кого-то прочитать отчет, представляете себя возможному клиенту или выражаете благодарность. Письменные письма по-прежнему важны для коммуникационной стратегии любого владельца малого бизнеса. В этой части мы покажем вам формат того, как написать деловое письмо.
Что такое деловое письмо?
Деловое письмо — это официальное письмо, написанное профессиональным тоном и отправленное из одной компании в другую. Эти письма можно использовать для профессионального общения с клиентами, сотрудниками, заинтересованными сторонами и другими людьми. Физические лица также могут использовать их.
Хорошо написанное деловое письмо может выделиться, пытаетесь ли вы проинформировать потенциального клиента о своем продукте, сотрудничать с другой фирмой, призвать кого-то посетить ваше мероприятие или передать сообщение с благодарностью. Однако написание делового письма является показателем профессионализма и изысканности; тем не менее, это может быть кропотливым усилием, если вы не знакомы с понятием, переданным в письме.
На самом деле, сама идея деловых писем может показаться вам старомодной и иностранной.
Вы можете задаться вопросом, использует ли кто-нибудь еще элегантный фирменный бланк и простой белый конверт. Возможно, это просто дело прошлого, что с электронной почтой и текстовыми сообщениями.
Кроме того, нельзя отрицать, что традиционное письмо по-прежнему служит важной цели в деловом мире сегодня. Согласно исследованию, в среднем офисный работник получает 100 электронных писем каждый день.
Это указывает на то, что отправка письма в чей-то почтовый ящик, а не в почтовый ящик электронной почты, увеличивает вероятность того, что это письмо будет прочитано. Хорошо написанное деловое письмо может помочь вам выделиться из толпы, пытаетесь ли вы проинформировать потенциального клиента о своем продукте, сотрудничать с другой фирмой, призвать кого-то посетить ваше мероприятие или просто выразить благодарность.
Каковы типы Деловые письма?
Деловая переписка, или «деловые письма», является обычным явлением. Они облегчают способность организации понимать и документировать свои взаимодействия с внешними сторонами. Обычно корпорации отправляют письма другим корпорациям. Однако он также может быть доставлен покупателю или поставщику. Рабочий день компании заполнен написанием делового письма в самых разных стилях.
Деловое письмо обычно следует стандартному формату, поэтому оно ясное и легко читаемое. Вы должны знать и следовать этой схеме, если хотите хорошо общаться и сохранять профессиональный вид. Репутация корпорации представлена в каждом виде сообщений, которые она отправляет. Вот почему вы должны убедиться, что ваши деловые письма должным образом подготовлены. Вот виды деловых писем:
№1. Рекламные письма
Можно с уверенностью сказать, что продающие письма являются наиболее типичным стилем деловых писем. Смысл этих писем в том, чтобы рассказать человеку о вашем бизнесе и побудить его что-то сделать.
Из-за этого вступительная строка продающего письма так важна для воздействия. Вы можете сделать сильное утверждение или сослаться на соответствующую статистику. В большинстве случаев рекламное письмо знакомит с продуктом или услугой людей, которые никогда не пользовались ими раньше. Поэтому соблюдение правильного формата делового письма имеет решающее значение.
Факторы, которые следует учитывать при составлении продающего письма:
- Создайте увлекательный первый абзац.
- Вставьте убедительный призыв к действию, объясняющий, что, как вы надеетесь, сделает клиент.
- Сохраняйте краткость и ясность.
№ 2. Рекомендательные письма
Рекомендательное письмо пишется профессионалом о другом профессионале, чтобы подтвердить свои навыки и трудовую этику. Это письмо также известно как рекомендательное письмо. Рекомендательное письмо может помочь кому-то устроиться на работу, поступить в колледж или получить другую профессиональную возможность.
Ниже перечислены компоненты сильного рекомендательного письма:
- Актуальность предложения: чтобы установить доверие к автору, в рекомендательных письмах должна быть подробно описана связь автора с заявителем. Рекомендательные письма обычно пишет кто-то, кто хорошо знает кандидата, например, коллега, руководитель, наставник или инструктор.
- Изучение навыков кандидата: как правило, сама рекомендация занимает большую часть письма и содержит конкретные сведения о квалификации кандидата, личных качествах, карьерных устремлениях и пригодности для занимаемой должности. Таким образом, важно, чтобы профессиональная квалификация, показанная здесь, была непосредственно применима к должности или рекомендуемому курсу обучения.
- Примеры: Автор должен привести конкретные примеры продемонстрированной компетентности кандидата во время их совместной работы. Из этих данных можно получить представление о хорошем влиянии кандидата на своих коллег и предыдущих работодателей.
- Резюме и заключение: В заключительном абзаце рекомендательного письма следует подтвердить квалификацию кандидата и предоставить читателю контактную информацию автора.
№3. Письма с жалобами
Деловое письмо такого типа выражает недовольство услугой или товаром, как следует из названия. Легко позволить своим эмоциям взять верх над вами, когда вы говорите о плохой услуге или продукте. Письмо-жалоба должно быть написано профессионально и четко. Вы хотите, чтобы ваше письмо выделялось и чтобы получателю было легко ответить положительно, поэтому обязательно сделайте это.
Кроме того, получатель будет более склонен помочь вам, если вы проявите сочувствие к нему в своем письме.
Советы по созданию эффективного письма с жалобой:
- Сосредоточьтесь на конечном результате, когда пишете письмо.
- Говорите твердо, но вежливо.
- Обратите внимание на то, что вы продаете. Не используйте письмо как платформу для нападок на автора.
- Сочувствие другому человеку может помочь решить вашу проблему быстрее.
№ 4. Письма об отставке
Если вы хотите уйти с текущей работы, будет вежливо уведомить вашего работодателя в письменной форме. Некоторые компании примут устное уведомление об увольнении, но большинство из них потребует, чтобы вы написали и отправили деловое письмо в качестве доказательства того, что вы ушли с работы.
В заявлении об увольнении обычно упоминаются следующие пункты:
- Объяснение причин ухода с работы: официально заявите о своем уходе из компании в первом абзаце этого письма.
- Причина ухода: в зависимости от обстоятельств вы можете сообщить своему работодателю, почему вы уходите. Устроиться на новую работу, вернуться в школу или переехать в другое место — все это примеры.
- Даты: четко укажите день окончания работы и дату доставки письма. Ваша компания сможет лучше спланировать ваш отъезд и найти замену, если вы предпримете это действие.
- Благодарность. Один из вариантов — выразить признательность своему бывшему работодателю за опыт и знания, полученные на работе. Это акт профессионализма, который может помочь вам в будущем, когда вам может потребоваться направление от вашего работодателя.
№ 5. Письмо с извинениями
Люди несут ответственность за ведение бизнеса, и люди могут ошибаться. Для будущего успеха компании жизненно важно, чтобы эта ошибка была признана и исправлена. Сделайте первый шаг в своем письме, сказав: «Я был неправ». Затем искренне извинитесь и объясните, что ваш бизнес будет делать, чтобы предотвратить ошибки в будущем. В конце письма повторите свою просьбу о прощении.
При составлении письма с извинениями помните следующее:
- Признавайте свои недостатки.
- Помимо отправки письма с извинениями, вам следует подумать о возмещении ущерба лично.
- Письмо должно содержать искреннее выражение сожаления.
- Укажите изменения или поправки, которые будут реализованы.
№ 6. Письма о прекращении
Увольнительное письмо является подходящим и эффективным средством увольнения сотрудника. «Письмо об увольнении» — это общий термин для таких писем, как письма о расторжении трудовых отношений, уведомления о прекращении трудовых отношений и письма о расторжении контрактов.
При написании письма о расторжении обязательно укажите следующее:
- Уведомление о дате увольнения: на этом этапе вы должны предоставить сотруднику уведомление об увольнении и фактическую дату увольнения. Это позволяет избежать недоразумений и дает работнику время подготовиться к увольнению.
- Причины увольнения: Избегайте любых недоразумений, сохраняя кристально ясное и правдивое обоснование принудительного увольнения сотрудника. Приведите примеры, подтверждающие ваши утверждения, когда это возможно.
- Компенсация и будущие льготы. Затем укажите любые выходные пособия или другие привилегии, которые они получат, покинув свою должность. Это может включать заработную плату, компенсацию отпуска или другие льготы, которые должны быть получены, но не получены. Сообщите им о том, что произойдет с их медицинскими услугами, страхованием жизни и пенсионными счетами. Напомните им о любых соглашениях, которые они подписали в процессе адаптации, таких как соглашение о неразглашении или другие документы, которые могут повлиять на их вознаграждение и выплату пособий.
- Дальнейшие действия: В заключение опишите дальнейшие действия сотрудника. Сообщите сотруднику о любом корпоративном имуществе, таком как мобильный телефон, ноутбук, ключи, идентификационные бейджи и парковочные талоны, о том, что они должны быть возвращены. Затем убедитесь, что они знают, как связаться со своим представителем отдела кадров, если у них возникнут дополнительные вопросы по поводу их заработной платы, льгот или самого письма.
Формат делового письма
Существует большое разнообразие деловой переписки, с которой вы можете столкнуться в ходе своей работы. Сопроводительные письма, рекомендательные письма и все, что между ними, может принести пользу хорошо написанному деловому письму. Если вы хотите быть более убедительным в своем письме, вам поможет изучение структуры и формата делового письма. Ниже приведен формат делового письма.
№1. Ваши Контактные Данные
Стандартный формат делового письма включает адрес отправителя вверху. Если вы не используете фирменный бланк, ваш адрес должен быть указан в первой строке вашего письма над датой. Если вы хотите, чтобы письмо было правильно закрыто, имя и должность отправителя уже будут в конце. Требуются только номер улицы, город и почтовый индекс. Вот пример того, как представить свои контактные данные:
№ 2. Дата
Дата написания письма указана в строке даты. Однако если для написания вашего письма требуется несколько дней, укажите дату его окончательного завершения в строке даты. Используйте американский формат даты при общении с американскими компаниями. (В Соединенных Штатах месяц указывается первым при написании даты. Например, одиннадцатое июня 2001 года.)
Кроме того, в двух дюймах от верха страницы запишите дату. Выровняйте дату или вкладку по левому краю по центру страницы и введите их в зависимости от используемого формата букв. Последнее требует, чтобы адрес отправителя был выровнен по правому краю на бланке.
№3. Адрес и телефон получателя
В деловом письме следует ставить пробел после даты. Сведения об адресате следует вводить с новой строки. Используйте этот образец формата для представления своих данных:
Вниманию [имя], [фамилия], [аккредитация(и) или степень(и)],
Вы можете связаться со мной по [номер телефона], [адрес электронной почты], [город], [штат] и [почтовый индекс].
№ 4. Вступительное приветствие
Укажите то же полное имя и должность, что и внутренний адрес. Используйте только имя, если вы знакомы с получателем и обычно обращаетесь к нему по этому имени (например, «Дорогая Мэри»). Во всех остальных случаях используйте личный титул и фамилию/фамилию, разделенные двоеточием. После приветствия пропустить строку.
Если вы не знаете пол человека, используйте нейтральное приветствие, например, его должность, а затем его имя. Если вы не можете сказать, какого пола человек, вы также можете использовать его полное имя в качестве приветствия.
№ 5. Тело
Если вы используете блочный или модифицированный блочный формат, разделите всю букву одинарным интервалом и выровняйте абзацы по левому краю. Вы должны поставить пустую строку между каждым абзацем. Помните о необходимости краткости при составлении делового письма. Подумайте о том, чтобы начать с теплого приветствия, а затем изложить основную мысль прямо в первом абзаце. В следующем абзаце следует начать обосновывать, почему главный аргумент так важен. Продолжите обоснование в следующих параграфах, предоставив контекст и доказательства. В последнем абзаце следует повторить цель письма и, в некоторых случаях, попросить о чем-то.
№ 6. Заключительное приветствие
После основной части письма обычно оставляют пустой абзац, а затем выбирают хорошее заключительное приветствие. Некоторые типичные приветствия, которые следует использовать в конце делового письма:
- Сердечно
- искренне
- С уважением, Ваш
- С уважением
- спасибо
- Искренне Ваш.
№ 7. Корпуса
Включите строку «Приложения» под строкой подписи, чтобы получатель знал, что к письму приложены дополнительные материалы, например резюме. Один из вариантов - указать содержимое конверта, назвав каждый отдельный лист бумаги. Например, если вы отправили большое количество документов и хотите убедиться, что получатель прочитает их все, вы можете предоставить список их имен. Также читайте ПИСЬМО ПОДДЕРЖКИ: как написать письмо поддержки.
Из каких частей состоит деловое письмо?
Хотя многие типы писем предъявляют требования к форматированию и имеют разное содержание, большинство деловых писем имеют некоторые общие элементы. Вот части делового письма.
- Контактная информация
- Сюжетная линия
- Приветствие / Приветствие
- Введение
- Подробная информация
- Заключение
- Подпись.
Как написать деловое письмо
Тем не менее, письма по-прежнему являются жизненно важным средством коммуникации в деловом секторе. Написание впечатляющего сопроводительного письма может помочь вам получить работу. И вам понадобится заманчивое предложение, чтобы заставить кого-то выступить на мероприятии вашей компании.
Профессионалы часто не понимают, насколько важны хорошо написанные деловые письма, потому что считают этот вид общения старомодным. Из-за этого большинство людей не могут даже создать простой. Вот несколько советов, как написать деловое письмо:
- Укажите дату, имя, компанию и адрес получателя.
- Использование «Дорогой» или другого формального приветствия показывает, что вы серьезно относитесь к себе и своей работе.
- Создайте увлекательное предисловие.
- Объясните, почему вы пишете в основной части письма.
- Ваше сообщение должно заканчиваться четким запросом на какое-то действие.
- Используйте формальное завершение, например «С уважением», чтобы продемонстрировать профессионализм.
- Пожалуйста, поставьте свою подпись на письме физически.
- Заполните контактную информацию, включая ваше имя, почтовый адрес, номер телефона и адрес электронной почты.
Какова основная цель делового письма?
Деловые письма обычно используются для передачи информации, указаний, вопросов, обращений, возврата платежей, выдачи заказов, советов, внесения исправлений или постановки новых вопросов. Подводя итог, деловое письмо служит в первую очередь для: Основная цель любого официального делового письма заключается в предоставлении информации, связанной с деятельностью компании.
Заключение
Здесь, в этой статье, вы узнаете все тонкости создания профессионального делового письма. Как только вы изучите множество видов деловых писем и различные форматы их написания, вы сможете составить профессиональное письмо, когда того потребует случай. Написание профессиональных писем станет легкой задачей, если вы изучите стандартный формат делового письма.
Теперь вы знаете, когда необходимо составить несколько видов деловых писем. В этом случае вы можете найти хорошее применение своему чистописанию.
Часто задаваемые вопросы о деловом письме
Какова цель делового письма?
- Завершить сделку
- Создание спроса
- Расширение бизнеса
- Установление отношений
- Решать задачи
Какие характеристики определяют деловое письмо?
- Продолжительность этого незначительна.
- Прямо к делу. Это делает его пункты кристально очевидными и побуждает читателя к дальнейшим действиям.
- Это показывает вежливость.
- Тон довольно серьезный на протяжении всего произведения.
- Это безошибочно.
Итак, зачем нужны деловые письма и что они делают?
Существует множество целей для написания делового письма, включая запрос информации или принятие мер от получателя, размещение заказа у поставщика, исправление недопонимания получателя, предоставление немедленного ответа, выражение сожаления о нарушении или выражение доброй воли.
Похожие сообщения
- КОГО ЭТО МОЖЕТ КАСАТЬСЯ: Все, что вы должны знать!!!
- ПИСЬМО О ПРЕКРАЩЕНИИ: определение, как написать и образцы
- Как создать список рассылок по электронной почте с нуля за 10 шагов
- КРЕДИТ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА: Как получить кредит для малого бизнеса
- КАК НАПИСАТЬ АПЕЛЛЯЦИОННОЕ ПИСЬМО: шаги, примеры и шаблоны
Справка
