Повседневная деятельность почти всех предприятий в значительной степени зависит от системы управления информацией. Эти системы обрабатывают многочисленные источники данных, которые предприятия используют для поддержки принятия решений, что может привести к их долгосрочной стабильности. В результате компании будут выделять значительные ресурсы на системы управления информацией. Понимание этих систем может помочь вам понять, как их можно использовать для улучшения различных видов деятельности на рабочем месте. В этой статье мы определяем системы управления информацией и информационные системы управления, а также описываем их характеристики и типы и подчеркиваем их преимущества.
Что такое система управления информацией (IMS)?
Система управления информацией (IMS) — это любая программная архитектура, которая позволяет собирать, хранить, организовывать и распространять информацию. Управление информацией относится к набору организационных задач, связанных со сбором, хранением и распространением информации среди заинтересованных сторон. В этом контексте информация относится к любой детали, которая позволяет фирме принять решение. Например, количество продаж, совершенных компанией за данную неделю. Рассматриваемые данные могут быть в различных форматах, включая изображения, аудио и видео. Отличная система управления обеспечивает быстрый и точный доступ к информации. Таким образом, позволяя важным заинтересованным сторонам принимать обоснованные бизнес-решения.
Характеристики системы управления информацией
В общем, IMS может выполнять множество задач. Ключевые особенности этих систем следующие:
№1. Сбор информации
Этот важный компонент — сбор и анализ данных о деловой активности. Предприятия часто собирают данные по четырем категориям:
- Личная информация: Персональные данные — это любая информация, которая позволяет компании идентифицировать потребителя. Имя, адрес и, в некоторых случаях, номер социального страхования (SIN) являются примерами данных этого типа.
- Данные об участии: данные о взаимодействии описывают взаимодействие между клиентом и компанией в многочисленных точках взаимодействия. Например, количество посетителей веб-сайта компании, открытая электронная почта и регистрации на мероприятиях.
- Поведенческие данные. В общем, поведенческие данные — это любая деталь, содержащая транзакцию между клиентом и фирмой. История покупок и данные об использовании продукта — вот два примера.
- Данные об отношении. Такие показатели, как желательность продукта, актуальность продукта и удовлетворенность клиентов, являются примерами данных об отношении.
Стандартная система управления информацией может просто собирать, измерять и передавать данные такого типа заинтересованным сторонам.
№ 2. Хранилище данных
Хранение данных — это функция, которая позволяет IMS хранить данные и делать их доступными для пользователей. Система сохраняет эти данные на запоминающем устройстве, которым может быть жесткий диск или сервер с базой данных. Система также может хранить данные в облаке, доступном через Интернет. Выбор хранения информации в облаке вместо более традиционных методов хранения, таких как бумага или компакт-диски, позволяет лучше обеспечить безопасность информации, быстро восстановить ее в случае необходимости и сделать ее доступной по всему миру.
№3. Обработка информации
Обработка информации относится к любой серии процедур, дающих результаты. Обычно это влечет за собой изменение данных для предоставления ценной информации. Информация должна быть преобразована из одного формата или носителя в другой. Например, если компания записывает общее количество транзакций за два дня, она может сравнить транзакции первого дня со транзакциями второго дня, чтобы увидеть, произошло ли увеличение чистой выручки. Вместо того, чтобы вручную рассчитывать и интерпретировать эти данные, IMS автоматизирует процесс и просто отображает результаты. Получение, организация, отображение и распространение информации — все это примеры обработки информации.
№4. Распространение информации
Распространение информации относится ко всем процессам, которые организация использует для распространения информации среди своих заинтересованных сторон. Различные заинтересованные стороны взаимодействуют с этой информацией по-разному. Некоторые гарантируют его качество, доступность и полезность, а другие, например руководители, используют его для принятия решений.
Доступность информации определяется как способность IMS отображать данные таким образом, чтобы заинтересованные стороны могли получить доступ к контенту. В компании контент обычно доступен на равной основе, хотя это может быть изменено в зависимости от разных типов заинтересованных сторон. Например, доступ высшего руководителя к информации может отличаться от доступа маркетолога, однако все маркетологи в отделе имеют доступ к одной и той же информации.
Преимущества системы управления информацией
Некоторые из преимуществ эффективной системы управления информацией заключаются в следующем:
- Помогает в принятии решений: IMS предоставляет множеству заинтересованных сторон подробную бизнес-информацию, которую они могут использовать для принятия решений по подразделениям.
- Улучшает предоставление услуг и эффективность. Легче найти области для улучшения бизнес-процессов, когда суждения хорошо обоснованы. Затем разные команды могут сосредоточить свои усилия на этих областях для улучшения, возможно, повысив свою производительность и улучшив услуги, которые они предоставляют клиентам.
- Помогает достичь бизнес-целей. Правильная обработка информации может помочь заинтересованным сторонам лучше понять бизнес-цели и определить области или возможности для улучшения.
Информационная система управления (MIS)
Информационная система управления (MIS) — это область, управляемая данными, которая фокусируется на организации, анализе и применении корпоративных данных для влияния на решения. MIS часто генерирует отчеты для каждого уровня управления в организации, поэтому их сложность варьируется в зависимости от размера компании. Эта система может координировать, контролировать, анализировать и визуализировать данные, чтобы повысить эффективность создания отчетов и хранить их в удобном месте. В организационной среде исследования MIS часто охватывают людей, процессы и технологии.
МИС Эволюция
Информационные системы управления прошли несколько стадий, в том числе:
- Мэйнфреймы: это были огромные компьютеры, которые позволяли организациям выполнять действия, требующие обработки больших объемов данных. Они занимали целые комнаты, использовали перфокарты и имели операторов, которые вручную доставляли обработанные отчеты о данных тем, кто их запрашивал.
- Миникомпьютеры: с развитием миникомпьютеров операции с перфокартами были заменены вводом данных через компьютерный интерфейс. Это также позволило более крупным компаниям размещать вычислительные центры локально.
- Персональные компьютеры. С развитием персональных компьютеров организации получили возможность нанимать специалистов по информационным информационным системам. Хотя это был недорогой и эффективный метод, он требовал, чтобы информация, необходимая для составления отчетов, присутствовала на каждом отдельном компьютере, поскольку они не могли взаимодействовать друг с другом.
- Сети клиентов и серверов. Сотрудники хотели быстро и эффективно передавать знания, поскольку технологическая сложность росла. Сети клиент/сервер решили эту проблему, позволив многочисленным компьютерам подключаться к общей сети в качестве серверов и обмениваться данными.
- Корпоративные вычисления. Ключевыми элементами этого периода были высокоскоростные сети и объединение информации из нескольких отделов в программные платформы. Эти программные платформы, часто называемые корпоративным программным обеспечением, упростили доступ компьютеров ко всем серверам компании, еще больше улучшив процесс генерации информации.
- Облачные вычисления подразумевают доступность многих услуг через Интернет. Оно позволяет пользователям, которые физически не присутствуют на территории организации или не подключены напрямую к ее частной сети, получать доступ к ее серверам.
Типы информационных систем управления
Информационные системы управления подразделяются на несколько категорий, наиболее распространенными из которых являются:
№1. Системы поддержки принятия решений
Системы поддержки принятия решений (DSS) в первую очередь поддерживают процессы принятия решений в организации путем анализа огромных объемов данных. Показатели продаж, прогнозируемый доход и другая информация, связанная с операциями, такая как статистика труда, являются примерами категорий данных. Люди могут управлять DSS вручную или полностью автоматизировать его. Старшие руководители и высшее руководство часто являются пользователями DSS компании, поскольку принятие решений является их обязанностью.
№2. Бухгалтерские информационные системы
Информационные системы бухгалтерского учета (AIS) — это системы, которые собирают, хранят и обрабатывают финансовые и бухгалтерские данные для лиц, принимающих решения. AIS использует теории и практики информатики, аудита, бухгалтерского учета и маркетинга. Это помогает обеспечить точность финансовых транзакций, а также информировать заинтересованные стороны. Процедура AIS обычно состоит из трех этапов:
- АИС собирает и сохраняет информацию о финансовых операциях организации.
- Эта информация предоставляется лицам, принимающим решения, и подготавливаются финансовые отчеты и управленческие отчеты.
- Он защищает данные и упрощает их обработку и запись.
№3. Маркетинговые информационные системы
Система маркетинговой информации собирает, обрабатывает и распространяет информацию о маркетинговой деятельности компании. Эта информация может поступать изнутри организации или от внешних конкурентов, и она используется заинтересованными сторонами для обоснования маркетинговых решений. Системы маркетинговой информации также могут отслеживать успех маркетинга, помогая директорам по маркетингу и руководителям компаний определять прибыльность маркетинговых операций. Эту систему также можно использовать в сочетании с другими информационными системами управления, чтобы помочь компаниям лучше понять условия своей деятельности и окружающую среду.
№4. Системы управления человеческими ресурсами
Управление человеческими ресурсами относится к стратегии организации по продуктивному управлению своими людьми. HRMS — это пакет программного обеспечения, который отслеживает управление человеческими ресурсами и связанные с ним процессы на протяжении всего жизненного цикла сотрудника. Руководители и сотрудники отдела кадров являются ключевыми пользователями этих систем, которые часто используются для соблюдения трудового и налогового законодательства. Благодаря регулярным отчетам о производительности HRMS позволяет компании полностью понять процессы, связанные с персоналом и рабочей силой.
Что такое система информации о клиентах (CIS)?
Система информации о клиентах хранит и предоставляет доступ ко всем данным, связанным с клиентами. Обычно он соединяет материалы и документы со структурированной системой баз данных, которая определяет отдельного клиента, например CRM. Организации могут помочь отделам продаж продавать быстрее и эффективнее, сделав важную информацию о клиентах легко доступной через интуитивно понятную систему.
Для быстрого доступа к важной информации о клиентах эффективные платформы управления контентом связаны с инструментами, которые продавцы используют каждый день. Такая форма ссылок позволяет клиентам проходить процесс оформления заказа более быстро и эффективно, с меньшими трудностями.
Как информационные системы помогают в управлении взаимоотношениями с клиентами?
Информационные системы должны способствовать управлению взаимоотношениями с клиентами путем предоставления всесторонней записи о клиенте, которая содержит не только данные в реальном времени из CRM, но и связанный контент из других информационных систем, таких как репозиторий управления контентом или хранилище файлов.
Использование платформы управления контентом или информации о клиентах, которая объединяет всю эту информацию, может сэкономить время и усилия отделов продаж, затрачиваемые на поиск информации, необходимой им для облегчения взаимодействия с клиентами. Единое и комплексное представление о клиентах во всей компании улучшает процессы продаж и обеспечивает более глубокое понимание, которое помогает раскрыть больше возможностей, повысить лояльность клиентов и укрепить отношения.
Как улучшить отслеживание потребителей?
Чтобы обеспечить полный мониторинг и прозрачность работы с клиентами, организациям следует оценивать все входящие и исходящие коммуникации с клиентами и внедрять системы, обеспечивающие легкий доступ ключевых заинтересованных сторон к этому контенту.
Информационные платформы для потребителей, которые предлагают отделам продаж полную и достоверную информацию о потребителе, включая предыдущие разговоры, историю покупок и даже предыдущие жалобы, обеспечивают бесперебойную работу операций и часто способствуют более приятному обслуживанию клиентов.
Организации также могут использовать интеллектуальные решения для сбора данных, дополненные искусственным интеллектом, для автоматизации входящих сообщений, чтобы обеспечить эффективное отслеживание клиентов и гарантировать быстрое и последовательное выполнение запросов потребителей.
Как продажи улучшают управление контентом?
Операции продаж имеют решающее значение для предоставления пользователям взаимосвязанных и эффективных решений. Клиентский контент часто разбросан по системам и организациям. Отделы продаж должны взять на себя инициативу по интеграции этих данных в записи клиентов в CRM.
Организации должны предоставить интегрированную инфраструктуру, которая повышает производительность за счет лучшего взаимодействия между людьми, контентом и системами, а также предоставляет командам продаж полный обзор клиентов на 360 градусов. Отделы продаж могут повысить ценность своих CRM-систем за счет улучшенного управления контентом, чтобы улучшить процессы и улучшить взаимодействие с клиентами за счет автоматизации повторяющихся рутинных операций и одновременного улучшения управления информацией во избежание рисков.
Каковы преимущества интеграции управления информацией о клиентах?
Продавцы используют системы CRM для сбора, управления и измерения взаимодействия с клиентами, но другой контент, например контракты, письма с предложениями, предложения и счета, обеспечивает жизненно важный контекст для взаимодействия с клиентами. Отделы продаж могут упустить аналитическую информацию об аккаунтах, которая обеспечивает лучшее качество обслуживания клиентов и открывает новые перспективы получения дохода из-за разрозненности данных и отключенных систем.
С помощью платформы управления контентом, которая взаимодействует с CRM-системами и собирает ключевую информацию о клиентах там, где и когда она нужна продавцам, организации могут:
- Повысьте удовлетворенность клиентов, помогая отделам продаж как можно быстрее реагировать на требования клиентов.
- Благодаря доступу в режиме реального времени к контенту, связанному с учетной записью, во всех точках взаимодействия непосредственно из приложений CRM, вы можете сократить циклы продаж и быстрее закрывать сделки.
- Позвольте отделам продаж тратить больше времени на поиск и меньше времени на поиск в системах информации, важной для клиента.
- Откройте для себя новые возможности продаж, повысив прозрачность и понимание возможностей перекрестных и дополнительных продаж.
- Маркетинговая информационная система: лучшие практики и все, что вам нужно
- ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬ: что значит быть им и как начать
- ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ: определение, факты, использование и примеры
- ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ (MIS): определение и все, что вам нужно знать (открывается в новой вкладке браузера)
Рекомендации
