Повышение уровня производительности сотрудников в организации должно быть в списке всех менеджеров, и одним из многочисленных способов достижения этого является практика управления отсутствием.
Внедрение эффективной системы управления отсутствием для сдерживания невыходов на работу принесет пользу организации, особенно если работодатели устанавливают свою политику управления отсутствием, чтобы помочь сотрудникам брать с работы время, когда этого требует их здоровье, и дать им возможность вернуться, когда они могут.
Итак, что еще влечет за собой управление отсутствием? Давайте рассмотрим управление отсутствием, его политику, преимущества и системы.
Что такое управление отсутствием?
Управление отсутствием является жизненно важной частью продуктивности рабочей силы. Работодатели используют политики, процедуры или программы, чтобы сократить количество случаев отсутствия сотрудников, не допустить, чтобы работники мешали друг другу, и повысить производительность труда сотрудников.
Кроме того, это влечет за собой достижение баланса между поддержкой работников, которые пропускают работу из-за болезни, травмы или непредотвратимых ситуаций, и наказанием тех, чье отсутствие является подозрительным или чрезмерным.
Что такое политика управления отсутствием?
Компании должны иметь четкие политики, которые сообщают сотрудникам их права и обязанности, когда они не на работе. Эта политика также должна поддерживать бизнес-цели и культуру компании.
По закону работодатели обязаны сообщать своим работникам о любых правилах, касающихся болезни или травмы и невозможности работать, включая любые правила об оплате больничных.
Политика должна включать следующее:
- Особенности договорных выплат по болезни и того, как они соотносятся с установленными законом выплатами по болезни.
- К кому и когда следует обращаться сотрудникам, если они не могут явиться на работу.
- Сроки заполнения сотрудниками формы самоаттестации.
- Информация о том, когда сотрудники должны представить письмо о пригодности своего врача.
- Сколько систем обзора или триггерных точек работодатель может использовать на работе
- Интервью о возвращении на работу.
- Информация для сотрудников о том, какие изменения могут быть необходимы, чтобы помочь им вернуться к работе как можно скорее.
Каковы компоненты управления отсутствием?
Управление отсутствием имеет решающее значение для управления человеческими ресурсами организации, уделяя особое внимание сокращению невыходов на работу сотрудников, предотвращению перерывов в работе и максимальному повышению производительности.
Компоненты и передовой опыт, связанные с эффективным управлением отсутствием:
№1. Политика отсутствия
Четко определенная политика отсутствия необходима для разъяснения ожиданий работодателей и работников в отношении нерабочего времени.
Политика должна включать типы разрешенных отсутствий, способ подачи запроса на отгул, процесс утверждения и дисциплинарные меры за частые отсутствия без уважительной причины или опоздания.
№2. Коммуникация
Частое информирование сотрудников о политиках управления отсутствием помогает более эффективно управлять отсутствием сотрудников.
Совместное использование политик запросов на отгулы во время адаптации сотрудников и регулярное подкрепление руководящих принципов может повысить осведомленность и свести к минимуму невыходы на работу.
№3. Управленческое обучение
Обучение менеджеров политике компании, а также федеральным и государственным нормам позволяет им последовательно и точно реагировать на запросы сотрудников об отпуске.
Это обучение должно включать требования соответствия и обязательства по ведению документации.
№ 4. Расширенные возможности отслеживания
Использование программного обеспечения для управления отсутствием или аутсорсингового решения для управления персоналом, интегрированного с платежной ведомостью, может помочь отслеживать запросы сотрудников на отпуск более эффективно, чем ручные процессы.
Программное обеспечение для управления персоналом также может управлять запросами сотрудников на отпуск, отслеживать тенденции посещаемости и обеспечивать своевременное вмешательство.
№ 5. Инструменты самообслуживания
Предоставление сотрудникам инструментов самообслуживания для подачи заявок на отпуск, просмотра календаря отпусков, проверки защиты рабочих мест и управления текущим отпуском может поддержать усилия по обеспечению соблюдения нормативных требований и повысить качество работы сотрудников.
№ 6. Оздоровительные инициативы
Внедрение программ оздоровления, медицинских услуг на дому и гибкой рабочей среды может помочь сократить количество прогулов и повысить вовлеченность сотрудников, производительность и баланс между работой и личной жизнью.
Внедряя эти компоненты, организации могут лучше управлять своей рабочей силой, повышать качество работы сотрудников и обеспечивать соблюдение соответствующих правил.
Какова цель управления отсутствием?
Цель управления отсутствием состоит в том, чтобы управлять невыходом на работу сотрудников в организации, поддерживать соблюдение федеральных законов и законов штата об отпусках, а также поддерживать продуктивную и эффективную рабочую среду, обеспечивая при этом благополучие сотрудников.
Руководителям необходимо создать хорошо работающую и простую в использовании систему управления отсутствием, чтобы сократить количество прогулов и максимально предотвратить их возникновение.
Для достижения этой цели управление отсутствием включает в себя следующее:
- Создавайте четкие и понятные политики и процедуры
- Обеспечьте управленческое обучение, чтобы помочь менеджерам справиться с отпуском сотрудников
- Расширьте возможности отслеживания с помощью программного обеспечения, чтобы упростить сбор и анализ данных.
- Внедрите инструменты самообслуживания, которые позволят сотрудникам контролировать и отслеживать свое отсутствие.
- Поощряйте общение между менеджерами и сотрудниками.
- Регулярно отслеживайте и контролируйте отсутствие, проводите проверки и устраняйте любые основные проблемы, способствующие отсутствию сотрудников.
Каковы преимущества управления отсутствием?
Управление отсутствием сотрудников имеет решающее значение для организаций, чтобы поддерживать производительность, обеспечивать бесперебойную работу и поддерживать благополучие сотрудников.
Некоторые из преимуществ управления отсутствием включают следующее:
№1. Сокращение невыходов на работу
Эффективные политики и процедуры управления отсутствием могут помочь сократить количество несанкционированных и незапланированных отсутствий, обеспечить лучшее планирование рабочей силы и свести к минимуму сбои в повседневных операциях.
№ 2. Улучшение морального духа и вовлеченности сотрудников
Когда организации поддерживают и ценят своих сотрудников, они с большей вероятностью будут вовлечены в свою работу и, скорее всего, не будут брать незапланированные отпуска.
№3. Лучшее управление рабочей нагрузкой
Упреждающее управление отсутствием позволяет лучше планировать и распределять рабочую нагрузку между членами команды, снижая риск выгорания и поддерживая уровень производительности.
№ 4. Улучшенное соответствие
Эффективное управление отсутствием может помочь организациям соблюдать юридические и нормативные требования, такие как Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA) в США.
№5. Экономия затрат
Сократив прогулы и повысив производительность, организации могут сэкономить на расходах, связанных с отсутствием сотрудников, таких как потеря производительности, оплата сверхурочных и временное найм персонала.
№ 6. Оптимизированные процессы
Система управления отсутствием может помочь автоматизировать и оптимизировать процессы, связанные с отсутствием, экономя время и снижая административную нагрузку на отделы кадров.
№ 7. Принятие решений на основе данных
Программное обеспечение для управления отсутствием может предоставить ценные данные и информацию о тенденциях и закономерностях отсутствия, позволяя организациям принимать обоснованные решения, выявлять потенциальные проблемы и разрабатывать стратегии для их решения.
Типы систем управления отсутствием
- Управление отсутствием на переднем крае образования (AESOP)
- Директор по управлению отсутствием
- Матричное управление отсутствием
Что такое управление отсутствием на переднем крае образования?
Frontline Education Absence Management, которая раньше называлась AESOP, является лучшей автоматизированной системой для управления пропусками и поиска замещающих учителей в Соединенных Штатах. Его используют более 4,000 школьных округов.
Кроме того, как программное обеспечение как услуга (SaaS), Aesop не требует оборудования, программного обеспечения или телефонных линий в районе для управления отсутствием. Вместо этого все сотрудники могут получить доступ к услуге по телефону или через Интернет в любое время и в любом месте.
Frontline Education Absence Management (ранее AESOP) собирает много данных, которые можно использовать для более эффективного управления отсутствием сотрудников, и экономит много времени на ручных дополнительных вызовах. Кроме того, Aesop сокращает время, затрачиваемое на ввод данных, за счет интеграции с другими программами.
Frontline Education Absence Management (ранее AESOP) обеспечивает:
- Поиск квалифицированных заменителей
- Выявление тенденций для улучшения посещаемости сотрудников
- Простая интеграция данных с другими поставщиками программного обеспечения
- Управление замещающим графиком
Frontline Absence Management (AESOP) также предлагает мобильное приложение с различными функциями для администраторов, заместителей и сотрудников.
Как создать отсутствие на линии фронта?
Чтобы создать отсутствие на Frontline, вы можете использовать мобильное приложение Frontline, которое доступно для клиентов Frontline Absence & Time, использующих расширенные функции платформы Frontline Insights.
Вот пошаговая инструкция, как создать отсутствие с помощью мобильного приложения:
Вы можете создать новое отсутствие с помощью одного из двух вариантов в приложении. Нажмите «Отсутствия сегодня» на главной странице, войдите в меню и выберите параметр «Отсутствия». На этой странице нажмите кнопку «+».
№ 2. Шаги создания отсутствия
Этот выбор открывает шаг 2 процесса создания отсутствия. Отсюда вы выберете причину отсутствия, а затем нажмите стрелку в правом нижнем углу, чтобы продолжить.
№3. Дата
Выберите дату (или диапазон дат) в календаре и нажмите стрелку в правом нижнем углу, чтобы продолжить.
№4. Продолжительность
Выберите из списка временные рамки, которые включают «Полный день», «Полдня утром», «Полдня после полудня» и/или «Пользовательский». Если вы выберете опцию «Пользовательский», вы можете выбрать значок карандаша рядом со временем начала и окончания, чтобы указать альтернативный период времени.
№ 5. Заменять
Вы увидите подсказку, чтобы определить, требуется ли замена. Выберите вариант «Да» или «Нет» в зависимости от требований вашей должности и нажмите стрелку вправо, чтобы продолжить.
№ 6. Сводная страница
На последней сводной странице представлен обзор сделанных вами выборов. Эти сведения включают местонахождение, причину отсутствия, временные рамки и подтверждение необходимости замены. Вы также можете добавить личную заметку для администратора перед отправкой сообщения об отсутствии.
Когда вы будете готовы, нажмите «Отправить отсутствие», чтобы создать запрос на отсутствие. Приложение отобразит сведения об отсутствии, если вы выберете опцию «Просмотр отсутствия».
При необходимости просмотрите эти данные и нажмите «Изменить» (в верхнем левом углу), если необходимо внести какие-либо корректировки. В противном случае нажмите кнопку «Домой» внизу, чтобы вернуться на домашнюю страницу.
Как войти в Frontline Education?
Чтобы войти в Frontline Education, выполните следующие действия:
- Посетите страницу входа Frontline Education по адресу login.frontlineeducation.com.
- Если у вас есть Frontline ID, введите свое имя пользователя и пароль, затем нажмите «Войти». Если вы забыли свое имя пользователя или пароль, нажмите «Забыли имя пользователя» или «Забыли пароль», чтобы восстановить учетные данные.
- В качестве альтернативы, если ваша организация использует единый вход (SSO), нажмите «Войти с SSO организации» и следуйте инструкциям, чтобы ввести учетные данные вашей организации.
Frontline Education предлагает различные продукты и услуги, и процесс входа в систему может незначительно отличаться в зависимости от того, какой продукт вы используете.
Как написать сообщение об отсутствии?
Чтобы написать убедительное сообщение об отсутствии, также известное как сообщение об отсутствии на рабочем месте (OOO), вы должны включить следующие компоненты:
- Профессиональное приветствие: Начните свое сообщение с вежливого и профессионального приветствия.
- Причина отсутствия: По желанию можно отметить свое отсутствие. Будьте лаконичны и не сообщайте слишком много личной информации.
- Даты отсутствия: Четко укажите даты, когда вы будете отсутствовать, в том числе когда вы вернетесь.
- Доступ к электронной почте: Сообщите отправителю, если у вас будет ограниченный доступ к электронной почте во время вашего отсутствия.
- Расчетное время ответа: укажите приблизительную дату, когда отправитель может ожидать вашего ответа.
- Альтернативный контакт: Предложите точку контакта для срочных запросов или помощи.
Как написать заявление об отсутствии?
Чтобы написать форму отсутствия или письмо об отпуске, выполните следующие действия:
- Введите свой адрес в правом верхнем углу страницы или в верхнем левом углу.
- Укажите дату под бланком. Если ваш запрос отправлен по электронной почте, вы можете пропустить эту часть.
- Если вы отправляете запрос по электронной почте, используйте подходящее название темы, например «Запрос на отпуск».
- Добавьте адрес вашей компании несколькими строками ниже даты. Если это по электронной почте, пропустите этот шаг.
- Правильно обращайтесь к начальнику в официальном письме, например, «Дорогой Генри» или «Дорогая мисс Ханна».
- Укажите причину вашего запроса и даты, когда вы будете без работы.
- Будьте откровенны и объясните, почему вам нужны указанные выходные дни. Это сведет к минимуму любой потенциальный конфликт с вашим руководителем и поможет ему понять ваш запрос.
- В последнем абзаце объясните, как будет оплачиваться ваша работа в ваше отсутствие, как вы планируете максимально облегчить свой отъезд и как с вами можно связаться в случае чрезвычайной ситуации.
- Завершите свое письмо благодарностью за вашу работу и компанию и поблагодарите своего начальника за внимание.
- Если вы передаете печатное письмо, добавьте собственноручную подпись. Если вы отправляете электронное письмо, просто введите свое имя.
- Отправьте копию вашего запроса в отдел кадров, так как им понадобится эта информация для ваших личных записей.
- Наконец, просмотрите свой запрос перед его отправкой, чтобы обеспечить правильную информацию и ясные моменты.
- ПОЛИТИКА ОТСУТСТВИЯ: все, что вам нужно знать
- КАК ВЫЗОВАТЬ ОТ РАБОТЫ: Заявление об отпуске
- УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ (WFM): определение и принцип работы
Рекомендации
