Согласно импульсному опросу PMI 2017 года, «43% проектов превышают бюджет, а 49% не соблюдают сроки» и «только 26% организаций используют управление ресурсами для успешного распределения ресурсов».
Эффективная система управления ресурсами помогает в распределении ресурсов, что является важным элементом процесса планирования ресурсов. В этом посте будут обсуждаться концепция, проблемы, значение и эффективные методы распределения ресурсов.
Что такое распределение ресурсов в управлении проектами?
Распределение ресурсов, также известное как планирование ресурсов, идентифицирует и назначает ресурсы для отдельных задач на определенный период времени. Эти действия могут быть связаны с проектом или не связаны с проектом, например, BAU, администрирование, поддержка и эксплуатация. Эффективное распределение ресурсов гарантирует, что проекты будут завершены в соответствии с графиком и в рамках бюджета.
Ресурсы могут быть полностью или частично доступны. В результате менеджеры ресурсов должны гарантировать, что выделенные ресурсы доступны для оптимального использования.
Кто отвечает за распределение ресурсов?
Планирование и распределение ресурсов может входить в компетенцию множества различных функций внутри компании.
Руководители проектов обычно несут ответственность за распределение ресурсов и управление ими. Они будут распределять ресурсы на этапе планирования проекта и, возможно, придется перераспределять их по мере развития проекта и изменения параметров.
Однако некоторые предприятия могут нанять управляющего ресурсами. Менеджер ресурсов отвечает за планирование и распределение ресурсов между различными проектами.
Они могут работать на уровне отдела или даже организации в рамках центрального офиса управления проектами. Менеджер ресурсов будет сотрудничать с каждым менеджером проекта по их стратегии распределения ресурсов в рамках этой структуры.
Преимущества распределения ресурсов
Есть причина, по которой распределение ресурсов является ключевым вопросом для крупных корпораций, малого бизнеса и всего, что между ними. Без него все может быстро выйти из-под контроля, что приведет к усталости персонала, низкой производительности и срыву сроков.
Рассмотрите преимущества эффективного распределения ресурсов.
№1. Это помогает в планировании
Распределение ресурсов может помочь вам избежать перерасхода ресурсов, которые вам не нужны, или их исчерпания на полпути к выполнению проекта. С помощью правильных инструментов вы можете быстро увидеть доступность ресурсов и графики для проектов, находящихся в процессе разработки, и соответствующим образом спланировать их.
Программное обеспечение для распределения ресурсов также улучшает ваше понимание вашего пула навыков. Это облегчает подбор лучшего персонала для каждого проекта и мероприятия, повышая вероятность успеха.
В чем суть? Больше заработка для вашей компании.
№ 2. Улучшает командный дух и самочувствие
Плохое управление ресурсами может привести к выгоранию сотрудников. Когда это происходит, производительность и производительность страдают, а счастье исчезает. Рассмотрим следующее:
- Сотрудники, находящиеся в состоянии стресса, на 26% чаще пропускают работу.
- 76% сотрудников считают, что стресс на рабочем месте влияет на их психическое здоровье.
- По оценкам, стресс на рабочем месте обходится организациям в сумму от 221 до 187 миллиардов долларов.
Всех этих негативных последствий можно избежать, разумно распределяя ресурсы. Это требует рассмотрения фактической доступности, а не того, что напечатано на бумаге. Вместо того, чтобы подсчитывать 40 часов в неделю на одного штатного сотрудника, вы учитываете возможные больничные, отпуск и другие рабочие дела в их списке дел.
Использование этой техники снижает вероятность перегрузки личного состава при сохранении его благополучия и морального духа.
№3. Это держит всех в курсе.
Очень важно отслеживать прогресс при работе над проектом с другими. Обычно это влечет за собой предоставление регулярных обновлений статуса задач, проблем и вех. Если вы используете ручные инструменты, вы потратите время и увеличите вероятность совершения ошибок.
Однако программное обеспечение для распределения ресурсов может помочь устранить ошибки и повысить прозрачность. Каждый член команды может отслеживать ход выполнения задач, а отчеты могут быть немедленно отправлены заинтересованным сторонам.
Это может даже помочь вам сократить количество ежедневных совещаний (и сделать те, которые вы проводите, более эффективными).
Каковы трудности, связанные с распределением ресурсов?
Часто легче сказать, чем сделать, когда речь идет о распределении ресурсов. Выявление надлежащего ресурса может быть затруднено без правильных инструментов или процессов. Давайте рассмотрим некоторые проблемы распределения ресурсов:
№1. Изменения в объеме проекта:
Несмотря на принятие соответствующих мер контроля, объем проекта может измениться в любой момент в течение жизненного цикла проекта. Кроме того, в гибком мире изменения требований к проекту могут привести к изменению потребностей в ресурсах. Без актуального расписания ресурсов частое выделение ресурсов в соответствии с меняющимися потребностями становится крайне затруднительным.
№ 2. Использование устаревших устаревших инструментов:
Электронные таблицы и местные технологии недостаточны для распределения ресурсов. Они не могут в реальном времени обновлять графики проектов/ресурсов, что приводит к несоответствиям и избыточности. Это может привести к беспорядку двойного бронирования, что подорвет успех проекта.
№3. Недопонимание между отделами продаж и доставки:
Сосредоточив внимание на достижении целей продаж, отдел продаж может не задействовать группу доставки до подписания сделки. В результате команда доставки вынуждена бороться за выделение ресурсов в последнюю минуту, чтобы успеть к сроку доставки.
№ 4. В матричной организации отсутствует видимость ресурсов:
Поскольку централизованного планировщика ресурсов нет, распределение ресурсов по границам матрицы недоступно. В результате у менеджеров по ресурсам возникают серьезные проблемы с выделением для проекта наиболее подходящего и экономически эффективного персонала.
№ 5. Несоответствие между возможностями набора навыков и спросом:
Неспособность предвидеть будущие требования к проектам конвейера не позволяет заранее выявить нехватку талантов. Это ошибочное прогнозирование мощности и спроса препятствует процессу распределения ресурсов проекта.
Как справиться с проблемами распределения ресурсов
Даже если вы используете все правильные инструменты и следуете рекомендациям по распределению ресурсов, вы почти наверняка столкнетесь с проблемами. Икота неизбежна, так что подготовьтесь соответствующим образом!
Давайте рассмотрим некоторые из наиболее распространенных проблем, с которыми сталкиваются руководители проектов, и способы их решения.
№1. Масштаб проекта меняется.
Вы сделали все возможное, чтобы спланировать распределение ресурсов для ваших следующих проектов, но расширение масштабов все еще возможно. Возможно, задачи оказались более сложными, чем ожидалось, или требовали способностей, которых вы не ожидали.
Когда это происходит, вы должны быть гибкими и соответствующим образом модифицировать свои ресурсы. Вы должны сделать следующее, чтобы избежать расползания области:
- Убедитесь, что масштабы проектов всегда ясны и установлены.
- Установите конкретные цели проекта.
- Стремитесь выполнять свою лучшую работу, но не будьте перфекционистом, если это означает опоздание.
- Создайте систему, позволяющую сотрудникам одобрять запросы на изменения и исправления.
- Следите за производительностью команды, чтобы убедиться, что все идет по плану.
- Используйте все имеющиеся в вашем распоряжении ресурсы, чтобы ускорить прогресс.
Иногда трудно избежать расползания масштаба. В таких обстоятельствах наличие механизма изменения масштаба позволяет вам быстро адаптироваться и вернуться в нужное русло. Вот как это может выглядеть:
Отправьте специальную форму для документирования (в письменном виде) запросов на изменение.
Внимательно проанализируйте запрос на пересмотр, чтобы понять расширение области действия.
Получите согласие от ключевых заинтересованных сторон.
В письменной форме задокументируйте согласованные корректировки объема работ.
№ 2. Ресурсов становится мало.
Неконтролируемые внешние силы препятствуют тому, чтобы скудные ресурсы использовались должным образом. У рабочего сломалась машина, и он не может добраться до работы. Или, возможно, у них есть другие цели в организации, которые имеют приоритет над задачей, которую вы им поручили. Важно то, что происходит потом.
Как можно скорее найдите замену из своего пула навыков. Если нет никого с необходимым опытом, найм фрилансера или подрядчика может быть лучшим решением. Вы можете избежать этого в будущем, изучив зависимости задач. Изучите любые другие обязанности членов команды, которые могут отвлечь их от проекта.
Имейте запасной план распределения ресурсов на случай их недоступности по какой-либо причине. Одно из решений — иметь под рукой группу фрилансеров, чтобы заполнить пробелы на ходу. Если фрилансеры недоступны, временные сотрудники могут служить резервом.
№3. Ресурсы должны быть общими.
Обычно проекты обмениваются ресурсами. Это особенно актуально для небольших фирм, которые не могут позволить себе нанять большую рабочую силу. Как и следовало ожидать, общие ресурсы могут вызывать проблемы, которые засоряют конвейер. Если ресурсы проекта распределены слишком тонко, могут возникнуть узкие места.
Используйте свое программное обеспечение для распределения ресурсов, чтобы заранее определить пробелы. Внимательно следите за рабочей нагрузкой членов команды, которые переключаются между отделами. Это наиболее эффективный способ избежать перераспределения ресурсов и усталости.
№ 4. Неожиданные неудачи
Задержки могут возникнуть, когда вы меньше всего их ожидаете. Люди заболевают, возникает нехватка работы, возникают недопонимания. Ползучесть масштаба может затем поднять свою уродливую голову. Некоторые трудности находятся под вашим контролем, а другие нет.
Самый простой способ справиться с проблемами — это в первую очередь попытаться их избежать. Вы можете:
- Планируйте задачи на основе компетентности, а не времени. Эксперт или специалист работает быстрее.
- Перегружать членов команды слишком большим количеством других приоритетов — плохая идея, особенно если работа зависит от них при прохождении конвейера.
- Обеспечить гибкий график работы. Некоторые сотрудники более продуктивны в нерабочее время.
- Планируйте сроки выполнения проектов, разделяйте их на этапы и отслеживайте прогресс. Программное обеспечение помогает выявить потенциальные узкие места до того, как они станут узкими местами.
Чем систематичнее и четче ваше распределение ресурсов, тем легче каждому будет взять на себя ответственность за свою работу.
Наиболее эффективные методы распределения ресурсов для успешного бизнеса
Теперь, когда мы понимаем, как распределение ресурсов способствует эффективному завершению проекта, давайте рассмотрим некоторые из лучших методов распределения ресурсов:
№1. Определите и распределите ресурсы Best-Visible-Best-Fit:
Система управления ресурсами собирает данные о ресурсах из различных систем и объединяет их в консолидированную платформу. Полная прозрачность позволяет правильно распределять ресурсы для проекта на основе навыков, полномочий, опыта, доступности, цен и других факторов выбора. Планирование рентабельных глобальных ресурсов из недорогих областей поддерживает высокую прибыль без ущерба для качества.
Назначение ресурсов, наиболее подходящих из видимых и наиболее подходящих, а не ресурсов по принципу «первым доступным — первым подходящим» — один из лучших методов распределения ресурсов проекта. Наглядность также позволяет равномерно распределять профессиональные ресурсы по нескольким проектам, а не только по одному высокоприоритетному проекту.
№ 2. Избегайте недостаточного или избыточного выделения ресурсов:
Равномерное распределение ресурсов по всем проектам гарантирует, что никакие ресурсы не будут перераспределены по организации. Недостаточное распределение ресурсов приводит к снижению производительности и доходов. С другой стороны, избыточное размещение может привести к выгоранию, ухудшению качества продукции или, что еще хуже, к непреднамеренному истощению.
Прогнозирование оплачиваемого/стратегического использования позволяет руководителям проектов регулярно переключать ресурсы с неоплачиваемых на оплачиваемые/стратегические виды деятельности. В результате это способствует оптимальному использованию ресурсов и повышает корпоративную эффективность.
№3. Присоединяйтесь к автоматизированному процессу запроса ресурсов:
Ручная сортировка пула ресурсов или сбор запросов по телефону или электронной почте от отдельных менеджеров проектов может занять много времени при распределении ресурсов. Процедура упрощается за счет автоматизированных запросов ресурсов, которые не зависят от трудоемких электронных таблиц.
Это позволяет руководителям проектов указывать необходимые наборы навыков, учетные данные, опыт, цены и сроки проекта. Этот запрос перенаправляется непосредственно ответственному менеджеру ресурсов, который начинает его планирование. Отслеживание записей о распределении устраняет любую неопределенность, связанную с процессом, поскольку весь процесс документируется и подлежит аудиту.
№ 4. Разрешить сотрудникам работать над личными проектами:
Согласно исследованиям, когда работники выполняют задания по своему выбору, это повышает их вовлеченность и производительность. В результате менеджеры должны учитывать индивидуальные интересы в дополнение к своим талантам и доступности при распределении ресурсов. Для этого менеджеры ресурсов могут создавать открытые вакансии и публиковать их, делая их видимыми для всех соответствующих лиц в организации.
В результате заинтересованные ресурсы могут выразить свое желание присоединиться к проекту, а заинтересованный менеджер ресурсов может сформировать подходящую проектную команду. Это также экономит время менеджера по ресурсам на поиск компании, которая лучше всего подходит, и на переговоры со своими линейными/проектными менеджерами. В результате эта стратегия приносит пользу как ресурсам, так и людям, отвечающим за их распределение.
№ 5. Наборы навыков и обязанностей сотрудников должны быть разнообразными:
Поощряйте сотрудников обладать как минимум двумя талантами. Эффективное распределение ресурсов на проекты, требующие различных способностей, позволяет им оттачивать свои основные навыки, а также дает возможность развивать новые. Они также могут пройти дополнительное обучение по приобретенным навыкам, а опыт работы помогает в их развитии.
Когда людей увольняют с проекта, у них может не быть доступных задач в зависимости от их основных способностей. Их дополнительные наборы навыков будут полезны в этой ситуации, и их можно сделать оплачиваемыми, распределив их по другим задачам.
Иногда для начала нового проекта требуется определенный набор навыков. Поскольку этих ресурсов мало, вытеснение нишевого ресурса из текущего проекта может помочь запустить новый проект. В то же время другой ресурс с минимальными критериями может заполнять существующий проект. Такое динамическое распределение ресурсов гарантирует, что ни одна инициатива не будет повреждена.
№ 6. Анализ «что, если» для удовлетворения требований динамичного проекта:
Когда ресурсов не хватает, обычно приходится жонглировать ресурсами между различными инициативами. Однако в сегодняшнем быстро меняющемся корпоративном климате любая оплошность может дорого обойтись. Здесь пригодится моделирование бизнес-сценариев.
Применение нескольких наборов правил к одному и тому же пулу ресурсов и сравнение экземпляров может помочь визуализировать различные воздействия. Например, это может повлечь за собой задержку или продление графика низкоприоритетного проекта при выделении имеющихся ресурсов на высокоприоритетный проект.
Анализ «что, если», важный компонент моделирования и имитации ресурсов, помогает в определении вероятных результатов посредством оценки на основе ограничений. Этот подход применим к планированию и распределению ресурсов точно так же, как мы рассматриваем плюсы и минусы вариантов в нашей повседневной жизни. Реализация идеального и осуществимого сценария в реальном графике проекта улучшает успешное распределение ресурсов.
№ 7. Отслеживайте и оптимизируйте распределение ресурсов с помощью бизнес-аналитики в режиме реального времени.
Даже после завершения процедуры распределения ресурсов могут возникнуть изменения в требованиях к проекту, требующие быстрого реагирования. Современные решения для управления ресурсами с информационными панелями бизнес-аналитики и отчетами в режиме реального времени способствуют улучшению индекса работоспособности организации.
Настраиваемые информационные панели на основе ролей позволяют лицам, принимающим решения, принимать обоснованные решения и изменять распределение ресурсов по мере необходимости. Таким образом, бизнес-аналитика в режиме реального времени помогает прогнозировать и контролировать распределение ресурсов.
Последние мысли
Разумное использование ваших ресурсов приводит к более высокой рентабельности ваших расходов на персонал, лучшим результатам проекта и большей прибыльности. Как видите, он начинается задолго до вашего проекта и требует мониторинга и управления по мере его развития.
Для этого необходимы данные в режиме реального времени, а также общекорпоративное представление о конвейере проекта и доступности ресурсов.
Статьи по теме
- ЧТО ТАКОЕ УПРАВЛЕНИЕ В БИЗНЕСЕ? Все, что тебе нужно знать
- РАСПРЕДЕЛЕНИЕ АКТИВОВ: значение, виды и пример
- Планирование проекта: руководство по методам планирования проекта
- ЧТО ТАКОЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЕ: значение, стоимость, метод и бенефициар
- Все, что вам нужно знать о деловом партнере
Рекомендации
