Мы редко задумываемся о том, как мы общаемся с людьми, поскольку это естественная часть нас самих. Это касается и корпоративного общения. В конце концов, организации — это не безликие сущности, а скорее группы настоящих личностей. Эффективное общение влияет на процедуры, эффективность и все уровни бизнеса. Здесь мы рассмотрим основные навыки, необходимые для эффективного общения в вашем бизнесе, а также все остальное, что вам нужно знать.
Что такое деловое общение?
Деловое общение — это обмен информацией между сотрудниками и лицами, не входящими в фирму. Сотрудники и руководство общаются для достижения организационных целей посредством эффективного делового общения. Его цель — улучшить организационные методы и сократить количество ошибок. Чтобы добиться эффективного делового общения, вы должны улучшить как свои коммуникативные способности, так и коммуникативные процессы.
Процесс делового общения и ваша коммуникационная стратегия лежат в основе всех структурированных действий в фирме. Это может варьироваться от административного общения до технического общения с поставщиком.
Когда связь нарушается, основные системы компании рискуют выйти из строя. Согласно данным, внутренние коммуникации не оценивают 60% специалистов по внутренним коммуникациям. Возможные причины включают непонимание того, с чего начать, какие шаги предпринять дальше или как оценить рентабельность инвестиций.
Типы делового общения
Что касается делового общения, то оно либо устное, либо письменное.
Общение может принимать различные формы, включая устное или письменное общение, личное или дистанционное общение, но это жизненно важно для удовольствия ваших сотрудников на работе.
Ни то, ни другое не лучше и не хуже для вашей организации само по себе; все зависит от обстоятельств.
Письменное общение отлично подходит для сохранения бумажного следа выбора и предпринятых действий, а также для разработки стратегий и планов. Вербальное общение позволяет мгновенно генерировать идеи и более открыто мыслить.
Это типы делового общения, которые применяются к любому или ко всем сценариям, перечисленным выше:
№1. Интернет-коммуникация
Электронная почта и приложения для обмена мгновенными сообщениями (такие как Slack, Hangouts или даже Nextiva Chat) являются примерами каналов повседневного общения.
Преимущества электронной почты и сообщений включают в себя возможность вести частные беседы в напряженной рабочей обстановке, а также обмениваться сообщениями с большой группой людей — от нескольких до сотен — одновременно.
№ 2. Конференц-связь
Телефоны уменьшили географический барьер для проведения эффективных и динамичных совещаний. Это позволяет более эффективно обмениваться идеями благодаря невербальному общению (тону голоса), а не текстовому общению. Системы облачных телефонов могут улучшить сотрудничество в команде и адаптацию.
№3. Использование видеоконференцсвязи
Отличные решения для видеоконференций позволяют людям, находящимся в отдаленных местах, проводить встречи, максимально приближенные к личным встречам. Они выводят телефонные встречи на новый уровень.
№ 4. Личные встречи
Личные обсуждения могут помочь компании быстро продвигать идеи. Согласно исследованиям, личные встречи рождают больше идей, чем виртуальные.
Однако для эффективных совещаний требуется разумная повестка дня. 46% сотрудников редко или никогда не знают, что им делать дальше после совещания.
№ 5. Официальные отчеты и отчеты
Хорошо отлаженная система делового общения включает в себя документирование действий, затрагивающих других людей и отделы.
Возможность сослаться на письменный документ в любое время снижает вероятность путаницы или спора и добавляет ясности в общение.
#6. Публикации
Встречи с большими группами часто проводятся с помощью презентаций, дополненных отчетами и наборами слайдов PowerPoint.
Они отлично подходят для передачи новых идей таким образом, чтобы можно было задавать вопросы и объяснять.
№ 7. Доски обсуждений и часто задаваемые вопросы
Внутреннее место, где сотрудники могут ссылаться на часто задаваемые вопросы по различным темам отдела и задавать новые, чтобы сделать их более продуктивными и более быстрыми по теме.
№8. Анкеты
Внутренние опросы и опросы клиентов — отличный способ получить отзывы и оценки по важным темам. Опросы обеспечивают здоровый цикл изменений, поддерживаемых обратной связью, и открывают канал связи на всех уровнях бизнеса.
№ 9. Деятельность по обслуживанию клиентов
Это может охватывать любые действия по обслуживанию клиентов. Примерами являются помощь в чате, системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), процессы адаптации клиентов, отзывы клиентов и другие услуги.
Основные навыки делового общения
Практические навыки делового общения жизненно важны для успеха вашей карьеры в любой области. Четкое общение может повлиять на ваше взаимодействие с людьми и помочь вам произвести впечатление на работе. Кроме того, улучшение навыков корпоративного общения поможет вам продвинуться по карьерной лестнице.
Что такое навыки делового общения?
Навыки делового общения — это характеристики, которые позволяют профессионалам передавать информацию на рабочем месте. Эти способности включают в себя основные виды общения, такие как активное слушание, а также методы общения, необходимые для создания профессиональных отношений, такие как умение вести переговоры и налаживать связи. Коммуникативные навыки имеют решающее значение в бизнесе для содействия командному сотрудничеству, предоставления и получения четкой обратной связи и стимулирования творчества. Работодатели могут видеть, как вы взаимодействуете с другими, проявляете инициативу и достигаете целей, если вы успешно используете свои способности делового общения.
Примеры навыков делового общения
Hard и soft skills, которые помогают профессионалам преуспеть в работе, могут быть включены в навыки делового общения. Ниже приведены некоторые примеры навыков, необходимых для эффективного делового общения:
№1. Навыки совместной работы
Работа с коллегами и поддержка достижения целей вашей организации требует эффективного сотрудничества. Эта часть ваших навыков корпоративного общения включает в себя задавание вопросов во время собраний команды, учет мыслей и мнений других людей и продвижение вклада вашей команды. Профессионалы с хорошими способностями к сотрудничеству могут создавать успешные методы, которые помогают их организациям достигать своих целей.
№ 2. Навыки ведения переговоров
Навыки ведения переговоров необходимы для оценки различных альтернатив, установления взаимопонимания с другими профессионалами и достижения компромисса. Эти навыки используются профессионалами в различных сферах деятельности, включая сделки купли-продажи, поиск новых партнеров и поиск инвесторов. Точно так же и работники, и работодатели могут полагаться на практические способности вести переговоры для определения заработной платы и оплаты.
№3. Дипломатические навыки
Дипломатия — это набор навыков, который может помочь профессионалам улучшить взаимодействие с коллегами, начальниками, клиентами и другими профессионалами. Дипломатия требует такта и понимания того, как эффективно общаться в сложных ситуациях и невзгодах. Кроме того, ваши дипломатические способности могут помочь вам быть более убедительным и решительным во время переговоров, совместных инициатив и других действий.
№4. Письменное сообщение
Письменное общение – это базовый тип общения, который необходим независимо от вашей профессии. Повседневные деловые обязанности, требующие больших писательских способностей, включают передачу информации в письменном виде, подготовку отчетов, отправку сообщений и просмотр письменных документов. Способности к письму также включают корректуру и определение корректировок, которые могут улучшить письменные материалы.
№ 5. Презентационные навыки
Создание и проведение интересных презентаций для различной аудитории — еще один ключевой набор навыков для эффективного делового общения. Способности к презентации помогают профессионалам в организации структуры дисплея, разработке способа подачи и передаче информации товарищам по команде, руководителям компании и другим специалистам. Еще одним важным компонентом ваших презентационных навыков является способность передавать информацию аудитории с использованием различных тактик, таких как устная речь, графическое представление и невербальное взаимодействие.
№ 6. Навыки публичных выступлений
Выступление перед разной аудиторией иногда требует многих рабочих мест. Предприятия могут ориентироваться на сетевых специалистов, возможных инвесторов и сообщества, подготавливая речь и привлекая аудиторию. Публичное выступление также требует связи с аудиторией, рассказывая историю, предлагая важную информацию и повышая осведомленность о текущих событиях.
№ 7. Активное слушание
Активное слушание влечет за собой множество характеристик, которые помогают профессионалам улучшать понимание и развивать поддерживающие рабочие отношения. Профессионалы, которые задают вопросы, ищут взаимопонимания и учитывают мысли и идеи других, с большей вероятностью будут развивать полезные профессиональные сети. Кроме того, активное слушание требует внимания к деталям, чтобы избежать недопонимания и сохранить точные факты во время переговоров, встреч и других встреч на рабочем месте.
№8. Отзывы и предложения
Регулярная обратная связь и вклад необходимы для эффективного корпоративного общения. Конструктивная обратная связь способствует интроспективному мышлению и росту. Обратная связь от начальства используется успешными профессионалами для повышения производительности и достижения целей. Аналогичным образом, предоставление мнений и рекомендаций на рабочем месте жизненно важно для обмена идеями и вдохновения других.
№ 9. Навыки делегирования
Способности делегирования используются менеджерами и лидерами в бизнесе для планирования, руководства и контроля над проектами и мероприятиями. Способность определять и управлять рабочим процессом основных задач среди членов вашей команды необходима для эффективного делегирования. Установление ожиданий и предоставление помощи и ресурсов являются важными частями делегирования полномочий в корпоративном общении.
№ 10. Невербальная коммуникация
Способность понять, что говорят люди с помощью языка их тела, называется навыками невербального общения. Зрительный контакт, поза и даже поза человека могут показать, что он чувствует. Невербальное общение также полезно для эффективного взаимодействия в различных контекстах, например, для поддержания профессионализма во время деловых встреч.
№11. Решение конфликта
Преодоление препятствий вместе с другими и поиск творческих решений проблем на рабочем месте необходимы для эффективного корпоративного общения. Профессионалы, способные эффективно разрешать конфликты, могут исследовать различные подходы, анализировать стратегии и идти на уступки, чтобы добиться положительных результатов в сложных ситуациях.
№ 12. Навыки принятия решений
Анализ элементов, влияющих на результаты, и оценка различных методов конкретных действий требуют разумных навыков принятия решений. По мере вашего продвижения по профессии вам могут быть назначены важные обязанности, которые потребуют от вас принятия трудных решений, оценки ваших стратегий достижения целей и принятия значимых решений, способствующих росту и развитию вашего бизнеса.
Как улучшить свои навыки делового общения
Рассмотрите следующие стратегии для улучшения ваших навыков делового общения:
№1. Научитесь активно слушать.
Улучшите свои навыки активного слушания и убедитесь, что понимаете информацию, которую слышите от коллег. Избегайте недопонимания, например, сразу разъясняя все, что вы не понимаете. Поощряйте других участвовать в собраниях или совместной работе, задавая вопросы, выслушивая другие идеи и делая заметки, чтобы отслеживать важные темы.
№ 2. Используйте инструменты совместной работы.
Используйте цифровые ресурсы, чтобы поддерживать связь с коллегами, руководителями групп и другими сотрудниками. Например, системы онлайн-коммуникации позволяют вам успешно взаимодействовать с вашей командой, избегая сбоев. Эти материалы могут помочь вам быстрее и четче взаимодействовать с другими, а также оптимизировать общение внутри бизнеса.
№3. Совершенствуйте свои навыки письма.
Экспериментируйте со своими способностями к письму и с тем, как вы передаете информацию в письменной форме. Делать заметки во время совместной работы, систематизировать проектные материалы и писать учебные материалы — все это хорошие способы улучшить свои навыки письма. Узнайте, когда важно сохранять профессиональный уровень письма, а когда уместно использовать более непринужденный язык для передачи ваших сообщений.
№ 4. Поощряйте других на рабочем месте.
Мотивируйте своих сотрудников, используя стратегии позитивного общения. Общайтесь с другими на работе, разделяя общие интересы, сотрудничая и продвигая инновации. Открытое общение создает сообщество и доверие, которые являются важными компонентами создания приятной рабочей среды.
№ 5. Запросить отзыв
Получайте отзывы о своем деловом общении от коллег и начальников. Например, по мере продвижения по работе используйте идеи для улучшения таких областей, как публичные выступления, делегирование полномочий и навыки презентации. Понаблюдайте за работой отличных корпоративных коммуникаторов, чтобы получить представление о том, как улучшить определенные элементы ваших талантов, которые, по вашему мнению, нуждаются в улучшении.
Что я могу сделать со степенью в области делового общения?
Несколько университетов предлагают программы бизнес-степеней со специализацией в области коммуникаций. Студенты, заинтересованные в использовании коммуникативных навыков и тактики, чтобы помочь предприятиям и организациям продвигать свои цели и товары, могут быть заинтересованы в этих программах. Продолжайте читать, чтобы узнать о более специализированных вакансиях в этом секторе.
Программы бизнес-коммуникаций
Программа получения степени в области делового общения должна вооружить студентов хорошими навыками письма, разговорной речи и информационных технологий. Выпускники могут использовать свои способности в различных профессиях. Они должны иметь возможность передавать информацию между сотрудниками и работодателями внутри фирмы, объявлять цели компании общественности, передавать информацию между компанией и ее клиентами и многое другое.
Выпускники этих школ бизнес-коммуникаций могут работать в областях, отличных от связей с общественностью, рекламы и маркетинга. По данным Международной ассоциации бизнес-коммуникаторов (IABC), обладатели степени в области делового общения обладают навыками организации, чтобы уложиться в сроки проекта, донести до общественности преимущества товаров компании и понять, как работает рынок. Все эти способности позволяют стать консультантом, если он не занимается специализированной карьерой, такой как спичрайтер или покупатель.
Коммуникационные решения для малого бизнеса
Около 95% клиентов считают, что коммуникация их компаний может быть улучшена. Только 26% компаний считают свою коммуникацию выдающейся. Понятно, что это серьезная проблема. Проще говоря, если вы или ваши сотрудники не будете эффективно общаться, вы потеряете клиентов. Это, в свою очередь, оказывает непосредственное влияние на вашу прибыль.
К счастью, существует множество доступных инструментов, которые помогут вам повысить эффективность и результативность вашего общения. Вот некоторые из лучших решений для бизнес-коммуникаций, доступных для вас:
№1. Ультатель
Надежная телефонная система VoIP является основой любой успешной и расширяющейся организации. Вот где ULTATEL вступает в игру. Его облачная телефонная система интегрирует то, как вы общаетесь со своей командой и клиентами.
Система недорогая, имеет гарантию безотказной работы 99.999% и может быть быстро и недорого масштабирована. В результате он может эффективно поддерживать вашу растущую фирму. Также доступны видеоконференции, автосекретарь, голосовая почта по электронной почте, интеграции и другие возможности.
№2. RingCentral
RingCentral предоставляет ряд решений, объединяющих чат, видеосвязь и телефонную систему в единый инструмент. Интеграция приложений, видеоконференции, голосовые вызовы и другие функции доступны для предприятий. Он также предлагает гарантию безотказной работы для обеспечения надежности.
RingCentral предлагает множество вариантов с различными функциями, которые вы можете выбрать в зависимости от требований и бюджета вашей компании.
№3. Увеличить
Zoom — одна из самых популярных платформ для видеоконференций, ежемесячная аудитория которой составляет около 13 миллионов активных пользователей по всему миру. Когда вы рассматриваете некоторые из его преимуществ, легко понять, почему. Например, вы можете быстро и просто обмениваться файлами и документами во время видеоразговоров.
На сайте также есть функция записи экрана, а некоторые из его ценовых опций включают бесплатную транскрипцию. Zoom предлагает четыре различных плана, включая бесплатную версию. Имейте в виду, что у бесплатного плана есть некоторые ограничения, например ограничение времени встречи в 40 минут.
№ 4. Вебекс
Cisco WebEx с более чем 300 миллионами пользователей является потенциальной альтернативой голосовым конференциям, особенно с учетом проблем с безопасностью Zoom в прошлом. Доступны совместное использование экрана, телефонные и видеозвонки, шифрование, интеграция и другие кроссплатформенные функции.
WebEx предлагает три уровня цен для удовлетворения различных бюджетов и потребностей. У него также есть бесплатный тарифный план, однако вы будете ограничены одним пользователем и продолжительностью встречи 50 минут.
№5. Гугл встречи
Чтобы заменить Hangouts и Chat, Google создал Google Meet, инструмент для видеоконференций. Он тесно связан с набором продуктов Google и, следовательно, предлагает значительные коммуникационные возможности. Доступны видеоконференции, видеозвонки, обмен сообщениями, планирование и другие функции.
Базовая версия Meet бесплатна, а если вы оформите подписку на Google Workspace, вы сможете получить более функциональные версии. Затем это членство включает обновления для других приложений Google.
№6. Слабина
Slack — одно из самых известных приложений для совместной работы и общения на рынке. Функция обмена мгновенными сообщениями в чате облегчает общение. Например, это позволяет вашей команде разрабатывать собственные тематические каналы, что повышает эффективность общения. Slack также предоставляет историю чатов с возможностью поиска, видео- и аудиовызовы, совместное использование и хранение файлов и другие функции.
Платформа имеет множество ценовых уровней, в том числе бесплатный. Просто имейте в виду, что бесплатный план не предлагает всех возможностей, но это отличная отправная точка, если ваш бюджет ограничен.
№ 7. Команды Майкрософт
Microsoft Teams, новичок в отрасли, заменил свое предложение Skype для бизнеса. Команды, как и многие другие платформы в этом списке, включают в себя множество функций, призванных упростить совместную работу. Доступны видеозвонки, чат, обмен сообщениями, обмен файлами, хранение и другие функции.
Microsoft предлагает четыре разных ценовых уровня, включая бесплатную альтернативу. Премиум-версия Teams Business Standard включает настольные версии пакета Microsoft Office, что является значительным преимуществом.
Teams также включает возможность интеграции телефонных служб, что позволяет совершать и принимать звонки прямо из приложения Teams. Этот интерфейс, также известный как прямая маршрутизация, позволяет добавлять абонентов непосредственно в конференцию. Эта возможность возможна при такой интеграции, как пограничный контроллер сеансов (SBC) ULTATEL.
№ 8. GoToвебинар
GoToWebinar — отличный выбор программного обеспечения для онлайн-вебинаров. Платформа создана исключительно для компаний, которые хотят продвигать и продавать свою продукцию через вебинары.
Среди его функций — настраиваемые регистрационные формы, напоминания по электронной почте и планирование. Одним из существенных преимуществ инструмента является то, что он позволяет проводить мероприятия с участием до 3,000 человек. Он, как и большинство других платформ, имеет различные уровни цен для удовлетворения любого бюджета или требований.
№ 9. Идти к
GoTo предлагает множество решений, которые помогут вашей команде общаться более успешно. Многие владельцы малого бизнеса считают GoTo Meeting идеальным решением для видеоконференций. Облачная запись, транскрипция, чат и обмен сообщениями, совместное использование экрана и различные соединители — все это включено в эту кроссплатформенную утилиту.
GoTo Meeting предлагает три уровня цен для разных бюджетов и требований. Хотя бесплатного варианта нет, платформа предоставляет бесплатную пробную версию.
№ 10. Monday.com
Monday.com, как и Slack, больше похоже на приложение для управления проектами. Однако у него есть ряд свойств, которые делают его полезным средством коммуникации. В результате вы и ваша команда можете общаться независимо от того, где вы находитесь. На платформе также доступны инструменты интеграции, хранения файлов, автоматизации и совместной работы.
У Monday.com есть четыре ценовых уровня, один из которых бесплатен для людей. Однако, как и во многих других программах, в бесплатной версии отсутствуют некоторые функции, которые вы бы предпочли.
В заключение
Посмотрим правде в глаза: отличная коммуникация необходима для любого малого бизнеса в настоящее время. Действительно, 86% сотрудников считают, что отсутствие общения на рабочем месте является одной из основных причин неудач в офисе. Эффективное общение делает бизнес более продуктивным и позволяет ему лучше обслуживать своих клиентов. К счастью, существует множество коммуникационных решений для небольших компаний, которые помогут вам в этом.
- СЛУЖБА КОНФЕРЕНЦ-ЗВОНКА: лучшие услуги конференц-связи 2023 года
- Обучение цифровым навыкам: преимущества обучения цифровым навыкам в Нигерии
- Как провести конференцию на Android для бизнеса
- КАК ПРОВОДИТЬ КОНФЕРЕНЦ-ЗВОНОК: простое руководство и шаги
Рекомендации
