Сегодня многие пытаются попытать счастья в сфере бизнеса. Он сулит большие деньги, славу и уважение со стороны окружающих. Чтобы добиться успеха в этой отрасли, вы должны развивать различные навыки, и одним из них является писательство. Навыки делового письма на английском языке играют решающую роль в вашем общении с другими людьми. Если вы не можете быстро и четко объяснить свои идеи, вы выбываете из конкуренции.
Джоан Янг — известный блогер и академический писатель. Продвинутые писатели. Эта известная компания по написанию эссе нанимает только квалифицированных специалистов, поэтому вы можете доверять ее мнению. Она затронула множество тем, связанных с жизнью студентов, обучением и бизнесом. Вот что она думает: «Если у вас хорошие навыки делового письма, у вас никогда не возникнет проблем в общении с вашими партнерами, клиентами, поставщиками, коллегами и т. д.» Соответственно, вы должны улучшать их, а затем полировать каждый день». Мы согласны с ее мнением. В нашем информативном руководстве рассказывается об одиннадцати отличных способах улучшить свои навыки делового письма на английском языке.
Навыки делового письма: смысл
Это просто означает способность человека успешно общаться в профессиональной ситуации с помощью письменной речи. Общение, вычитка и способность влиять на других являются распространенными примерами этих навыков. В ситуациях, когда вам может потребоваться отправить электронное письмо, записать памятку или написать письмо своим клиентам, коллегам или начальству, они облегчают вам четкое и эффективное общение с вашей аудиторией. Вы можете повысить свой авторитет на рабочем месте и выглядеть более профессионально при общении с клиентами и коллегами, если улучшите свои навыки делового письма. Эти преимущества могут быть достигнуты за счет практики повышения ваших навыков делового письма.
11 способов улучшить свои навыки делового письма
№1. Поймите свою аудиторию
Поскольку в течение своей трудовой жизни вы пишете разным группам людей, при общении полезно учитывать конкретные требования и интересы каждого получателя. Подумайте, почему документ важен для людей, для которых вы пишете, и как вы можете донести это до них, написав для бизнеса. Подумайте, кто может прочитать ваше сообщение, цель вашего общения и степень интереса вашей целевой аудитории к тому, что вы хотите сказать. Кроме того, примите во внимание ваши отношения с людьми, которые будут получать ваше сообщение, поскольку это может повлиять на то, как вы с ними общаетесь. Некоторые зрители ожидают, что вы будете использовать формальный тон, в то время как другие могут лучше реагировать на более разговорный тон.
№ 2. Избавьтесь от эмоций
Наша первая рекомендация может показаться странной, но вы должны отсечь все эмоции. Все деловые документы являются официальными и не могут использовать какие-либо эмоции и чувства автора. Вы должны оперировать чистыми фактами и ничем иным. Вы используете разговорный и полуофициальный тон. Тем не менее, деловое письмо исключает что-то чрезмерно экспрессивное или чрезмерно эмоциональное.
№3. Будьте максимально лаконичны
Когда вы пишете для бизнеса, краткая формулировка основных моментов может помочь вам заинтересовать аудиторию, несмотря на то, что у них много дел. И организационная структура, и язык ваших публикаций должны быть максимально лаконичными. Определите, как передать свои идеи, используя несколько слов или предложений, и ищите более простые и лаконичные способы выражения, а не полагайтесь на цветистую терминологию. Устранение лишних прилагательных, наречий и деталей, не имеющих отношения к обсуждению, — еще одна продуктивная стратегия.
№ 4. Определите свои слабые и сильные стороны
Прежде чем писать какое-либо письмо, отчет или другие документы, обязательно выясните все свои сильные и слабые стороны. Это задача каждого писателя, и это полезно. Благодаря своим сильным сторонам вы будете знать, как создать отличный предмет, и избежите потенциальных ошибок, выявив все недостатки.
Например, у вас могут возникнуть проблемы с вводным разделом. Ищите хорошие образцы или используйте профессиональное индивидуальное письмо, чтобы решить эту проблему. Если у вас слабые навыки грамматики, возьмите учебник и выучите все правила от начала до конца. Ежедневно улучшайте свою грамматику, и очень скоро вы избавитесь от всех потенциальных ошибок.
№ 5. Включите призыв к действию
Включите в текст четкий «призыв к действию», если цель вашего сообщения — убедить читателя предпринять какое-либо действие. В электронных письмах и других формах прямого общения часто бывают полезны призывы к действию. Убедитесь, что человек, с которым вы общаетесь, понимает, чего вы от него хотите, и какие у вас могут быть ожидания относительно того, как должно выполняться это действие, выражаясь максимально ясно.
Использование этого метода гарантирует, что вы сможете отправить свое сообщение без дополнительных инструкций или разъяснений, которые могут занять больше времени, чем требуется.
№ 6. Проверяйте данные и будьте организованы
Необходимо держать все в порядке. Деловая переписка всегда точна, и вы не можете сделать ошибок, даже незначительных. Прежде чем начать писать, создайте контрольный список всего необходимого, связанного с целью и типом вашего документа. Он может включать следующие аспекты:
- Определите потребности вашей целевой аудитории;
- Опишите сообщения для доставки;
- Логически структурируйте данные;
- Будьте конкретными и подробными;
- Будьте прямолинейны.
Если вы хотите быть организованным, составьте хороший план вашего делового письма. Он должен включать следующие обязательные элементы:
- Цель вашего документа;
- Четкие инструкции по написанию;
- Инструменты и методы для завершения работы;
- Сроки выполнения;
- Приоритизация всех целей;
- Все письменные части – введение, методология, данные, основная часть, заключение и т. д. (в зависимости от типа статьи).
№ 7. Сделайте его читабельным
Деловое письмо может быть довольно скучным для читателей, и задача писателя состоит в том, чтобы сделать его как можно более читабельным. Это можно сделать благодаря различным советам и хитростям. Постарайтесь сделать формат вашего текста ярким и необычным. В то же время вы должны придерживаться определенных правил в зависимости от типа бумаги. Чтобы сделать ваши тексты более читабельными, добавьте следующие функции:
- Заголовки и подзаголовки;
- Короткие абзацы;
- Списки маркеров;
- Уменьшить наречия в тексте;
- Диаграммы, диаграммы и т.д.;
- Выразительный текст и так далее.
№8. Придерживайтесь активного голоса
Когда дело касается подбора голоса ваших текстов, отдавайте предпочтение активным конструкциям. Они не требуют такого количества слов, как пассивные конструкции, и это важно для деловых документов, которые должны быть краткими и прямолинейными. Вот несколько веских причин, почему вы должны использовать активный залог:
- Нужно меньше слов;
- Он более динамичен;
- Это добавляет доверия;
- Это более читабельно.
№ 9. Выберите правильный лексикон
Выбор слов имеет огромное значение в любом документе, который вы пишете. У вас есть определенное направление, которым является бизнес. Он обычно включает финансы, маркетинг, экономику и бухгалтерский учет. Соответственно, вам предстоит оперировать специальными терминами из этих сфер. Убедитесь, что вы разъяснили их все. Есть определенные части речи, которых следует избегать. Эти:
- Сленг;
- Жаргон;
- Сокращения;
- Сокращения;
- Клише.
№10. Используйте средства проверки грамматики и другие инструменты
Убедитесь, что ваши тексты не содержат ошибок, потому что никто не любит тексты с грамматическими ошибками или слабыми аргументами. Кроме того, деловые документы являются официальными и должны быть безупречными. Если вы примените хорошую проверку грамматики, вы избежите многих потенциальных ошибок. Эти умные инструменты подчеркивают различные типы ошибок:
- грамматика;
- Написание;
- Пунктуация;
- Стилистика.
Как только вы увидите эти ошибки, нажмите на них. Ваш инструмент покажет правильные варианты и сэкономит массу драгоценного времени. Если вы будете применять такие инструменты регулярно, вы автоматически запомните типичные ошибки.
№ 11. Практикуйтесь регулярно
Конечно, вы должны писать каждый день. Независимо от того, насколько хороши ваши навыки делового письма, всегда есть место для совершенствования. Кроме того, вы должны просто поддерживать то, что вы уже приобрели.
Помните, как наше тело слабеет, когда мы перестаем тренироваться. То же самое происходит с вашими навыками письма. Если вы не будете развивать их регулярно, вы забудете о многих аспектах, правилах и хитростях. В идеале вы должны тренировать свои навыки письма примерно по 2-3 часа каждый день. Попробуйте различные техники письма и типы делового письма. Таким образом, вы получите опыт во всем, что вам нужно.
Подводя итог
Фильтр навыки делового письма являются одним из ключей к вашему будущему успеху, и вам нужно постоянно улучшать их. Это помогает быть услышанным и понятым вашими партнерами, клиентами, коллегами и другими людьми. Вам придется написать много документов, которые служат определенным целям. Все они доносят четкие сообщения, и другие люди сразу поймут, что вы имеете в виду, если ваши навыки письма на английском языке будут продвинутыми.
Статьи по теме
