В бизнесе вы столкнетесь с жесткой конкуренцией не только в продажах, но и в эффективности, производительности и результативности. Вот тут и приходит на помощь автоматизация бизнес-задач. Если вы не автоматизируете, велика вероятность того, что ваши конкуренты уже делают это, вытеснив вас из бизнеса. К счастью, в настоящее время автоматизация широко доступна для большинства отраслей и бизнес-функций, включая сферу выездного обслуживания.
Предприятия любого размера могут создавать автоматизированные задачи для повышения эффективности, производительности и, что наиболее важно, прибыльности. Однако автоматизация задач может пойти не так, если не подойти к ней правильно. К счастью, в этой статье вы найдете советы о том, как правильно автоматизировать задачи и создать более эффективный и прибыльный бизнес.
№1. Начните с планирования ежедневных задач
Например, при автоматизации задач в сфере выездного обслуживания вам необходимо определить и перечислить задачи, которые вы выполняете ежедневно. При создании этого списка включите некоторые детали задач. Кроме того, было бы также полезно, если бы вы указали, сколько времени в среднем занимает каждая задача, и частоту выполнения задачи. Частота может быть ежечасной, ежедневной, еженедельной, ежемесячной и т. д. Убедитесь, что каждый отдел выполняет это упражнение.
После этого определите области, в которых может помочь автоматизация, и инструменты, которые могут вам понадобиться для эффективного выполнения задач. Проверьте, какие задачи вы выполнили, а какие нет. Подумайте, каким было бы идеальное решение и какой результат вы хотите.
После того, как каждая бизнес-функция и задача будут определены и представлены идеальные решения, проведите собрание со своей командой и предложите возможные решения.
№ 2. Исследуйте и исследуйте инструменты автоматизации
Теперь, когда вы определили области и задачи, требующие автоматизации, вы можете приступить к поиску подходящих инструментов. Определите, что вы можете использовать в зависимости от ваших потребностей. Специализированные инструменты, такие как Jobber's сантехническое программное обеспечение специально разработаны, чтобы помочь в этом процессе предприятиям, оказывающим выездные услуги. Вы можете найти приложения, предназначенные для поддержки любой отрасли, поэтому потратьте время на поиск подходящего. Умная новая технология может не только оптимизировать автоматизацию ваших задач таким образом, но также помочь вам в планировании, создании и отслеживании предложений и оценок, а также в управлении отношениями с клиентами, и это лишь некоторые из них.
Если у вас уже есть другие инструменты и программное обеспечение, убедитесь, что выбранные вами инструменты легко интегрируются друг с другом. Вы хотите получить решение, которое совместимо с вашей существующей инфраструктурой и легко интегрируется, не делая ваше устаревшее программное обеспечение и инструменты бесполезными. Если ваша цель не состоит в том, чтобы полностью перестроить бизнес-технологии и переобучить персонал, ваша технология автоматизации должна интегрироваться с другими приложениями и инструментами.
Кроме того, вы не можете эффективно автоматизировать рабочие процессы, когда системы не взаимодействуют друг с другом. Если ваша панель котировок не связана с бухгалтерским программным обеспечением, вы не сможете эффективно отслеживать и отслеживать котировки. Хотя этот процесс может занять некоторое время, он необходим. Вы хотите убедиться, что предложенное вами решение будет наиболее подходящим для вашего бизнеса.
№3. Установите цели автоматизации
Было бы неразумно тратить деньги на инструменты автоматизации, инвестировать время в обучение и создавать новую систему, которая не принесет прибыли вашему бизнесу. Вот почему так важно установить конкретные цели, которые помогут вам измерить прогресс, выявить пробелы и усовершенствовать процесс. Автоматизация задач может иметь много целей. Ваша задача может заключаться в повышении производительности и высвобождении времени для выполнения другими задачами вашей команды.
Например, вы можете автоматизировать создание и отслеживание котировок. Это поможет вам повысить производительность, но, самое главное, вы освободите время, которое ваша команда может потратить на другие задачи. Вы также должны знать, что делать с высвободившимся временем, которое повышает ценность бизнеса. Создайте конкретные цели и используйте их для измерения успеха автоматизации процессов. Определив цели, вы сможете оценить влияние автоматизации.
№ 4. Сохраняйте свое видение целым
Хотя очень важно сосредоточиться на том, что могут сделать технологии и автоматизация бизнес-процессов, не забывайте сосредоточиться на бизнесе. Когда слишком много внимания уделяется технологиям, а не бизнесу, неудача неизбежна. Автоматизация – это не только технологическая проблема. Прежде чем переходить на какую-либо технологическую платформу, взгляните на бизнес в целом, включая ваших клиентов и сотрудников.
В то время как вы стремитесь улучшить рабочий процесс, позаботьтесь о том, чтобы улучшить обслуживание клиентов и быть на одной волне со своей командой. Автоматизация любой части вашего бизнеса должна служить как краткосрочным, так и долгосрочным целям. Как владелец бизнеса, вы держите ключ к сохранению видения бизнеса. Не позволяйте технологиям и автоматизации разубедить вас в том, чего вы хотите достичь. Убедитесь, что все хорошо вписывается в ваше бизнес-видение.
№ 5. Начните с малого и стройте оттуда
Иметь дело с большим количеством новых средств автоматизации, некоторые из которых могут быть сложными, может быть сложной задачей. Но маленькие кусочки легко жевать, и они улучшают пищеварение. С этой концепцией лучший способ автоматизировать свой бизнес — начать с малого и постепенно развивать его. Начните с одной задачи, отслеживайте результаты, улучшайте ее и убедитесь, что она работает должным образом, прежде чем переходить к следующей.
Кроме того, с помощью автоматизации по одной за раз у вас будет более постепенная кривая обучения, что упростит и ускорит адаптацию вашей команды. Помня о своем видении, разбейте процесс автоматизации на управляемые поставки. В начале все хотят увидеть и испытать на себе маленькие победы, которые помогают укрепить доверие и принять автоматизацию.
Кроме того, легче справляться с любыми трудностями, которые могут возникнуть на пути. Есть вещи, которые вы не можете предвидеть и с которыми можете иметь дело только тогда, когда они приходят. Обеспечение управляемости вехами является частью правильной автоматизации вашего бизнеса.
№ 6. Оцените и протестируйте свои инструменты
Вы не можете остановиться после того, как автоматика запущена и работает. Вам необходимо оценить и протестировать систему, чтобы убедиться, что она делает именно то, для чего вы планировали. Убедитесь, что области, которые вы автоматизировали, действительно приносят пользу вашему бизнесу, экономят время вашей команды и делают ее эффективной и продуктивной.
Убедитесь, что все работает хорошо с самого начала и что автоматизация не привела к другим проблемам рабочего процесса и незавершенным работам.
Подходит ли автоматизация вашему бизнесу?
Автоматизация — это быстрый способ повысить эффективность и производительность в любом секторе. Технологии автоматизации повышают производительность как корпораций, так и сотрудников, поэтому они больше не являются «неплохими» технологиями.
Какие бизнес-процессы лучше всего автоматизировать?
Обслуживание клиентов, финансы, продажи, маркетинг, управление цепочками поставок, человеческие ресурсы, управление запасами, управление заказами, управление документами и аналитика — это десять основных корпоративных операций, которые необходимо автоматизировать.
Подходит ли автоматизация вашему бизнесу?
Автоматизация — это быстрый способ повысить эффективность и производительность в любом секторе. Технологии автоматизации повышают производительность как корпораций, так и сотрудников, поэтому они больше не являются «неплохими» технологиями.
Как люди автоматизируют задачи?
Отдельные задачи можно создавать, назначать членам команды и отслеживать с помощью таких инструментов, как Hive или ClickUp. Вы также можете использовать автоматизированные правила для перемещения заданий между этапами или досками в зависимости от заранее определенных критериев.
Заключение
Автоматизация вашего бизнеса может помочь вам сохранить конкурентоспособность и повысить эффективность и производительность. Однако это возможно только в том случае, если вы все сделаете правильно. Сделать это правильно означает знать свои задачи и то, что вы хотите получить от автоматизации. Убедитесь, что у вас есть правильные инструменты автоматизации, помните о своем видении, начинайте с малого и не забывайте отслеживать свой прогресс.
Статьи по теме
- Автоматизация маркетинга: лучшее программное обеспечение и инструменты для автоматизации маркетинга
- Автоматизация процесса расчета кредиторской задолженности: что нужно знать перед автоматизацией
- Управление временем проекта: процессы, инструменты и программное обеспечение для эффективного управления
- ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАДАЧАМИ: 25 лучших программных решений для управления задачами
- Преимущества автоматизации бухгалтерского учета для бизнеса
