Способность лидера четко и эффективно общаться с сотрудниками, внутри команд и в масштабах всей организации является одной из основ успешного бизнеса.
А в сегодняшней сложной и быстро развивающейся бизнес-среде с сотнями различных средств связи, полностью или частично удаленными командами и даже многонациональными командами, работающими в разных часовых поясах, эффективное общение никогда не было более важным и сложным.
Таким образом, умение общаться может быть самым важным навыком менеджера и сотрудника.
Хорошая новость заключается в том, что коммуникативные навыки можно изучить, улучшить и даже освоить.
И советы в этой статье могут помочь вам улучшить и максимизировать свои коммуникативные навыки для успеха вашей организации и карьеры.
Но, как всегда, начнем с основ…
Каково определение эффективного общения?
Самые эффективные коммуникаторы четко информируют других, активно слушая их. Они могут принимать вербальную и невербальную информацию, а также доброжелательно выражать свои мысли и мнения.
Связь с другими необходима для эффективного общения. Это танец с партнером, который иногда движется неожиданным образом. Это означает, что синхронизация с вашей аудиторией — это самый мощный навык, который вы можете использовать. Это влечет за собой понимание и общение с его потребностями и реагирование на обратную связь в реальном времени. Это влечет за собой участие в разговоре, которого желает ваша аудитория.
Однако все это требует некоторой практики.
Почему так важно улучшать коммуникативные навыки на работе?
Легко поверить, что если вы хорошо выполняете свою работу, вам не обязательно быть хорошим коммуникатором. Это не может быть дальше от истины!
Каждый аспект вашей работы зависит от общения, и ваша способность общаться напрямую связана с вашей способностью выполнять свою работу.
С появлением удаленной работы плохие коммуникативные навыки стали проявляться из-за более широкого использования обмена сообщениями, а не личного общения на рабочем месте.
Если вы работаете с клиентами, ваши коммуникативные навыки помогут или разрушить отношения.
Рассмотрите следующие аспекты этой работы, которые требуют эффективной коммуникации:
- Презентация вашего бизнеса клиенту,
- Установление с ними личных доверительных отношений,
- Понимание того, чего они хотят, и четкое сообщение об этом соответствующим командам
- Получение обратной связи,
- Сообщение о любых изменениях или задержках и многое другое.
Как улучшить навыки общения: 8 советов
Ниже приведены простые практические советы, которые помогут вам быстро улучшить свои навыки общения.
Будьте лаконичны и ясны
Наиболее важным аспектом общения является выбор слов. Когда дело доходит до формулировок, меньше значит больше.
Ясность и, по возможности, краткость являются ключом к мощному и убедительному общению, письменному или устному.
Определите свои цели и свою аудиторию, прежде чем вступать в какую-либо форму общения.
Изложение того, что вы хотите передать и почему, поможет вам убедиться, что вы включили всю необходимую информацию. Это также поможет вам избавиться от ненужных деталей.
Избегайте лишних слов и цветистого языка, которые могут отвлечь внимание от вашего сообщения.
И хотя в некоторых случаях может потребоваться повторение, используйте его с осторожностью. Повторение вашего сообщения гарантирует, что оно будет получено, но слишком частое повторение может привести к тому, что они полностью отключатся от вас.
№ 2. Планируйте заранее
Прежде чем начинать какое-либо общение, спланируйте, что вы будете говорить и как вы будете это говорить.
Однако подготовка предполагает нечто большее, чем просто отработка презентации.
Подготовка также предполагает рассмотрение всего сообщения, от начала до конца. Изучите информацию, которая может потребоваться для резервного копирования вашего сообщения. Обдумайте свои ответы на вопросы и критику. Старайтесь планировать неожиданное.
Подготовьте список конкретных примеров поведения вашего сотрудника, чтобы поддержать вашу оценку, например, перед обзором производительности.
Знайте точно, чего вы хотите, прежде чем вступать в переговоры о зарплате или продвижении по службе. Подготовьтесь к обсуждению диапазонов и потенциальных компромиссов; знать, что вы и не готовы принять. И держите под рукой конкретные детали, чтобы подтвердить свое дело, например, соответствующие зарплаты для вашей должности и местоположения (но убедитесь, что ваше исследование основано на общедоступных данных, а не на сплетнях компании или анекдотических свидетельствах).
Кроме того, прежде чем начать разговор, подумайте о возможных вопросах, просьбах о дополнительной информации или разъяснениях, а также о разногласиях, чтобы вы могли спокойно и четко ответить на них.
№3. Помните о невербальном общении
Наши выражения лица, жесты и язык тела могут и часто передают больше информации, чем наши слова.
Невербальные сигналы могут оказывать на 93% большее влияние, чем произносимые слова. Если они расходятся во мнениях, мы с большей вероятностью поверим невербальным сигналам, а не произнесенным словам.
Лидеры должны быть особенно умелыми в чтении невербальных сигналов.
Например, сотрудники, которые не решаются выразить свое несогласие или обеспокоенность, могут показать свое недовольство, скрестив руки на груди или отказавшись смотреть в глаза. Возможно, вы сможете скорректировать свою тактику общения, если будете знать язык тела других людей.
В то же время лидеры должны быть в состоянии контролировать свои собственные невербальные коммуникации.
Ваши невербальные сигналы всегда должны поддерживать ваше сообщение. Конфликт вербального и невербального общения может в лучшем случае сбить с толку. В худшем случае это может подорвать ваше сообщение и подорвать доверие вашей команды к вам, вашей организации и даже к себе.
№ 4. Обратите внимание на свой тон
То, что вы говорите, не всегда так важно, как то, как вы это говорите. Ваш тон, как и другие невербальные сигналы, может либо добавить силы и акцента вашему сообщению, либо полностью подорвать его.
В разногласиях и конфликтах на рабочем месте тон может быть особенно важен. Тщательно подобранное слово с положительной коннотацией способствует доброжелательности и доверию. Плохо подобранное слово с двусмысленной или негативной коннотацией может быстро привести к путанице.
Тон в речи включает в себя громкость, проекцию, интонацию и выбор слов. Может быть сложно контролировать тон в режиме реального времени, чтобы убедиться, что он соответствует вашим намерениям. Однако знание своего тона позволит вам соответствующим образом скорректировать его, если вам покажется, что общение идет в неправильном направлении.
При письме легче контролировать тон. Обязательно прочитайте свое сообщение один, если не два раза, не забывая при этом о тоне и посыле. Если это не нарушает конфиденциальность, вы можете прочитать его вслух или попросить прочесть его коллегу, которому вы доверяете.
И, если у вас жаркие дебаты по электронной почте или в другом письменном носителе, не спешите отвечать.
Если это вообще возможно, напишите свой ответ, но подождите день или два, прежде чем отправить его. Повторное чтение вашего сообщения после того, как ваши эмоции успокоились, часто позволяет вам смягчить свой тон таким образом, чтобы с меньшей вероятностью привести к эскалации конфликта.
№ 5. Следует практиковать активное слушание
В общении почти всегда участвуют два или более человека.
Когда дело доходит до эффективного общения, слушать так же важно, как и говорить. Однако слушать может быть сложнее, чем мы думаем.
Эксперт по коммуникациям Марджори Норт отмечает в своем блоге «Овладение основами общения», что мы слышим только половину того, что говорит другой человек во время любого разговора.
Цель активного слушания — убедиться, что вы слышите сообщение целиком, а не только слова, которые говорит человек. Вот несколько советов по активному слушанию:
- Полное и безраздельное внимание к говорящему
- Избавьтесь от отвлекающих факторов, суждений и контраргументов в своем уме.
- Избегайте желания вставить свои собственные мысли.
- Поддерживайте открытый, позитивный язык тела, чтобы сосредоточить внимание и продемонстрировать говорящему, что вы действительно слушаете.
- Отвечая, повторяйте или перефразируйте услышанное.
- Задавайте открытые вопросы, чтобы получить дополнительную информацию.
№ 6. Улучшите свой эмоциональный интеллект
Эмоциональный интеллект служит основой для общения. Проще говоря, вы не сможете эффективно общаться с другими, пока не оцените и не поймете свои собственные чувства.
Например, лидерам с высоким эмоциональным интеллектом будет легче активно слушать, поддерживать соответствующий тон и использовать позитивный язык тела.
Эмоциональный интеллект включает в себя больше, чем просто понимание собственных эмоций и управление ими. Другой компонент, который не менее важен для эффективного общения, — это эмпатия к другим.
Например, сопереживание сотруднику может облегчить трудный разговор.
Возможно, вам все равно придется сообщить плохие новости, но активное выслушивание их точки зрения и демонстрация того, что вы понимаете их чувства, могут иметь большое значение для залечивания ран или предотвращения недоразумений.
№ 7. Создайте коммуникационную стратегию для рабочего места
Сегодняшнее рабочее место — это постоянный поток информации в различных форматах. Каждое сообщение следует понимать в контексте большего потока информации.
Без коммуникационной стратегии на рабочем месте даже самый эффективный коммуникатор может с трудом донести свое сообщение.
Коммуникационная стратегия — это структура, которую ваша компания использует для отправки и получения информации. Он может и должен определять, как и о чем вы общаетесь с покупателями и клиентами, заинтересованными сторонами, менеджерами и сотрудниками.
Начиная с самого широкого уровня, ваша стратегия должна включать, кто получает какое сообщение и когда. Это гарантирует, что каждый получит точную информацию в нужное время.
Это может быть так же специфично, как то, как вы общаетесь, включая то, какие инструменты вы используете для какой информации. Например, вы можете указать, когда групповой чат подходит для всей команды или организации, или когда вместо этого следует подвести итоги собрания по электронной почте.
Разработка таких простых рекомендаций может помочь упростить поток информации. Это поможет гарантировать, что каждый получит необходимую информацию, а несущественные детали не перегрузят эту важную информацию.
№8. Создайте позитивную организационную культуру
Корпоративная культура, в которой вы общаетесь, также важна для эффективного общения.
Общение будет проще и эффективнее в позитивной рабочей среде, основанной на прозрачности, доверии, сопереживании и открытом диалоге.
Сотрудники, которые доверяют своему руководителю, будут более открыты для того, чтобы выслушать сообщение своего руководителя. Руководителям будет легче создавать поддержку и конструктивную критику, если они поощряют своих сотрудников высказываться, вносить предложения и высказывать конструктивную критику.
Авторитарные менеджеры, которые отказываются делиться информацией, закрыты для предложений и отказываются признавать ошибки или принимать критику, скорее всего, встретят свои предложения и критику в обороне, если не полностью проигнорируют.
Без этой основы доверия и прозрачности даже самое незначительное общение может быть неверно истолковано, что приведет к недопониманию и ненужным конфликтам.
Общение с коллегами и сотрудниками всегда будет трудным. Непонимание и недопонимание будут всегда, и, к сожалению, корпоративные сообщения не всегда то, что мы хотим услышать, особенно в трудные времена.
С другой стороны, формирование и овладение навыками эффективного общения облегчит вашу работу в качестве лидера даже во время трудных разговоров. Время, потраченное на развитие этих навыков, несомненно, будет потрачено с пользой.
Как улучшить навыки личного общения
Общение лицом к лицу добавляет несколько уровней информации к обмену, будь то между двумя людьми или двумя сотнями. Личное общение часто создает синергию, которую трудно воспроизвести в другом месте. Вот несколько советов, которые помогут вам извлечь максимальную пользу из общения с командой и улучшить свои коммуникативные навыки:
№1. Установите прямой зрительный контакт
Немногие показатели обеспечивают столько обратной связи, как зрительный контакт, когда дело доходит до определения того, было ли получено ваше сообщение. Вы можете быстро определить, понимает ли вас человек, с которым вы разговариваете, отвлечен ли он, обеспокоен или сбит с толку — многое из этого теряется при цифровом общении.
№2. Запросить отзыв
Вы уверены, что они это поняли? Просить! Попросить людей повторить их версию того, что вы только что сказали, — это мощная техника. Это часто может улучшить удержание, немедленное понимание и уменьшить будущие недоразумения. Вы также можете попросить, чтобы они связались с вами и предложили, как улучшить вашу презентацию и другие формы общения.
№3. Распознавайте невербальные сигналы
Зевает, ерзает и оглядывает комнату, как правило, явные признаки того, что ваша аудитория занята чем-то другим, а не тем, что вы пытаетесь сказать. Не принимайте это близко к сердцу, если заметите это. Попросите их поделиться своими мыслями, повторить предыдущие моменты, которые они, возможно, пропустили, или отложить обсуждение на более позднее время.
№4. Избавьтесь от отвлекающих факторов
Держите отвлекающие факторы во время беседы лицом к лицу с кем-то (или группой), убирая ненужные электронные устройства из комнаты. Обращайте внимание только на тех, кому нужно быть там, и избегайте планирования в то время, когда люди могут отвлечься (например, незадолго до конца дня или прямо перед обедом).
Как улучшить свои навыки общения в Интернете
Онлайн-общение быстро вытесняет офисные помещения как основное место ведения бизнеса. Может быть трудно приспособиться к собраниям, беседам и даже людям, которые сотрудничают с вами или отчитываются перед вами в цифровом виде, особенно если вы привыкли к личным командам. Поскольку онлайн-общение — это уникальный способ взаимодействия, следует помнить о некоторых вещах:
№1. Установите лимит времени
На онлайн-встречах может быть еще труднее сосредоточиться из-за отвлекающих факторов почти бесконечного количества настроек. Держите встречи короткими и по существу, и будьте особенно осторожны, чтобы избежать (потенциально) марафонских сессий вопросов и ответов.
№ 2. Учитывайте другого человека
В большинстве случаев докладчик — единственный, кто может полностью посвятить себя собранию. Предположим, что у участников есть несколько требований к их вниманию, особенно при работе из дома, и соответствующим образом структурируйте контент.
№3. Резюме важной информации
Многие невербальные и межличностные сигналы могут быть потеряны при использовании цифрового соединения. Повторите основные моменты, чтобы обеспечить понимание. Быстрый обзор на онлайн-встрече или краткое изложение в конце длинного электронного письма — оба варианта.
№ 4. Не забудьте ответить
Даже если общение носит неформальный характер, обязательно подтвердите его как можно скорее. Хотя вы, возможно, получили сообщение, человек на другом конце вряд ли узнает, если вы не сообщите ему об этом. Обычно бывает достаточно нескольких слов или даже «лайка».
Как стать более активным слушателем
Многие люди говорят о пользе активного слушания, но мало кто понимает, как это проявляется в реальном поведении. Один из самых сложных аспектов активного слушания — это озабоченность ответом. Многие люди озабочены тем, чтобы придумать идеальный ответ, не оставляя времени на ввод информации. Подумайте о следующих шагах, чтобы избавиться от этой привычки, которая бесполезна для говорящего.
Рассмотрите новые способы повышения ценности
Вы можете полагать, что добавление стоимости к обмену в первую очередь определяется тем, что вы говорите. Однако не всегда так видят окружающие. Большинство из нас ценит ответы, которые помогают нам обдумать наши собственные идеи, прояснить наши предположения или указать на потенциальные недостатки. Нам не всегда нужен слушатель, чтобы быть блестящим или удивлять нас своими собственными данными. Вместо этого мы можем ценить то, как они больше всего помогли нам отточить наше мышление.
Перефразировать без суждения
Если вы обнаружите, что заняты ответом, попробуйте переключить внимание. Вместо того, чтобы добавлять свои собственные мысли, бросьте себе вызов, чтобы предоставить резюме, которое не включает ваше мнение или суждение. Во время прослушивания постарайтесь дать краткое изложение, возможно, поясняя исходный язык говорящего.
Задавайте вопросы, побуждающие спикеров думать
Следующий шаг после перефразирования — задать уточняющие вопросы. Подобно тому, как коуч слушает, эти вопросы побуждают говорящих глубже погрузиться в собственное мышление, прояснить свое выражение или обдумать потенциальные проблемы. Вы можете играть в адвоката дьявола, указывая на несоответствия или непонятные формулировки. Все это — настоящие подарки для говорящего, которые помогут вам сосредоточиться на слушании.
Прервать с уважением
Активное слушание — это не бездумная снисходительность, и не все перебивания невежливы. Иногда динамики теряются в сорняках, обеспечивая ненужную глубину детализации. Прерывания могут помочь им оставаться актуальными и вознаграждаются более активным участием.
Большинство ораторов не возражают против того, чтобы их прервали вопросом, который позволяет им продолжать говорить. Прервать кого-то на совещании и закончить его время намного сложнее, особенно для интровертов. Убедитесь, что:
- Узнай говорящего («Спасибо, что подняли эту тему».)
- Используйте дружелюбный и вежливый тон. Получите обратную связь от других о том, как вы звучите и представляете себя.
- Ссылайтесь на общий интерес («Я просто хотел бы убедиться, что у нас есть возможность услышать от всех о проекте».
Как поддерживать интерес аудитории во время выступления
Будьте уместны
Многие аудитории не будут впечатлены данными, потому что мы завалены ими. На самом деле распространенной причиной многословия является желание охватить все основания или предвосхитить все возможные вопросы.
Вы должны тщательно выбирать релевантность контента, чтобы поддерживать интерес слушателей, особенно на виртуальных встречах. Подумайте, как эта информация повлияет на вашу целевую аудиторию. Как это может помочь им в их работе? Нужен ли такой уровень детализации, чтобы понять мою главную мысль?
Будьте лаконичны
Способность выражать свои идеи как можно меньшим количеством слов является отличительной чертой исполнительного присутствия. Слушатели ценят это, потому что это демонстрирует вашу подготовку и уважение к их времени. Более того, краткость передает уверенность: уверенность в том, что нужно делать меньше, сказать что-то один раз и верить, что это будет услышано.
Многим докладчикам трудно быть краткими, особенно на виртуальных встречах, где обратная связь плоская. Они могут повторяться «просто для уверенности» или использовать дополнительные примеры, чтобы подчеркнуть свою точку зрения. Тем не менее, этот тип «больше» часто меньше, так как аудитория отключается после того, как получает точку в первый раз.
Решимость — мужественный поступок. Вера в собственную подготовку и четкость подачи. Становится труднее поддерживать эту веру на виртуальных встречах с выключенными камерами. Как спикер, вы можете попросить свою аудиторию полностью присутствовать и включить камеры, а затем вознаградить их своей уверенной речью.
Дайте аудитории возможность заполнить пробелы
Сделайте паузу после того, как сделаете вывод, чтобы замедлить себя и проверить аудиторию. Не просто секунда, чтобы отдышаться, а настоящий момент тишины. Он оставляет пространство для ваших слушателей, предоставляя вам обратную связь в режиме реального времени о том, что им нужно дальше, как виртуально, так и лично. Насколько конкретным они хотят, чтобы вы были? Есть ли у них вопросы, на которые вы планировали ответить? Или они несут ваши идеи в совершенно другом направлении?
Мы часто настороженно относимся к молчанию, как будто оно указывает на то, что что-то не так. Однако все происходит в тишине, и вы можете быть удивлены тем, что предлагают ваши слушатели, когда им предоставляется возможность высказаться. Вы можете получить полезные советы о том, как синхронизировать и продолжить, независимо от того, как они заполняют пространство. Именно тогда общение превращается в танец.
Воспринимайте отказ как возможность, а не препятствие
Вы можете полагать, что приведение убедительных доводов должно привести к мгновенному согласию. Конечно, такого почти никогда не бывает. Когда ваши предложения оспариваются, вы расстраиваетесь, если не обороняетесь, пытаясь объяснить, почему вы правы. Вскоре линии нарисованы, и обе стороны удваиваются, оставляя вас в колее.
Чтобы избежать такого отключения ваших идей, вы можете пересмотреть, как вы справляетесь с возражениями. Большинство новых идей не принимаются в том виде, в каком они были предложены впервые, и ваша аудитория может не требовать от вас готовых ответов на все их вопросы. Воспринимайте свою подачу как первый залп, а отпор — как руководство к необходимому разговору. Вместо того, чтобы защищаться рефлекторно, задавайте дополнительные вопросы, чтобы подтвердить и исследовать проблему.
Улучшить коммуникативные навыки: статьи по теме
- КАК ОБЩАТЬСЯ: 20+ эффективных способов общаться и завоевывать аудиторию
- ЛУЧШИЙ СПОСОБ НАПИСАТЬ ЭФФЕКТИВНОЕ РЕЗЮМЕ
- ВЕРБАЛЬНАЯ КОММУНИКАЦИЯ: Применительно к бизнесу
- Как улучшить свои навыки общения прямо сейчас!!! (Полезные советы)
- АССИСТЕНТ ОФИСА: определение, обязанности, зарплата и резюме
Улучшить коммуникативные навыки: ссылки
