Идеи хорошо структурированной системы хранения документов могут помочь бизнесу поддерживать порядок в своих делах. Таким образом, вам не придется переворачивать все с ног на голову в поисках важной информации. В этой статье вы найдете советы о том, как правильно подавать документы, а также хорошие идеи о том, как настроить электронные системы подачи документов для вашего малого бизнеса.
Файловые системы для бизнеса
Системы хранения документов развивались с течением времени: от хранения документов в коробках до сложных программ, которые в электронном виде хранят информацию вне поля зрения. Хотя сегодня доступно множество вариантов, все файловые системы имеют одну общую цель: эффективное управление записями. Имея множество доступных файловых систем, очень важно проанализировать качество каждой из них, прежде чем выбрать лучшую. Наиболее распространенные файловые системы просты в настройке и обеспечивают эффективный метод управления файлами.
3 типа файловых систем
№1. Алфавитная подача
Для менее чем 5,000 документов алфавитная система хранения является наиболее популярной файловой системой. Файлы в алфавитном порядке — это метод организации файлов на основе имен отдельных лиц, корпораций, учреждений, агентств, субъектов, тем или географических местоположений в словарном порядке. Этот подход хорошо работает для файлов с именами клиентов или заказчиков. Используйте относительный индекс при регистрации предметов. Указатель представляет собой список названий тем, предназначенный для представления каждой темы в алфавитном порядке. Чтобы определить, под каким названием темы поместить запись, обратитесь к соответствующему указателю.
№ 2. Числовая регистрация
Расположите файлы в последовательном порядке, используя номера непосредственно из записи или предоставленный номер при создании числовой файловой системы. Для извлечения файлов в большинстве систем используется индекс. Числовая система хранения файлов повышает производительность за счет увеличения скорости хранения и размещения файлов. Это также обеспечивает более точную идентификацию и большую конфиденциальность. В отличие от алфавитных файловых систем, он допускает неограниченное расширение и может обрабатывать более 5,000 записей.
№3. Буквенно-цифровой файл
Буквенно-цифровая регистрация предполагает использование как имен, так и номеров. Этот тип файловой системы обычно используется с именами субъектов и номерами. Расположите файлы в алфавитном порядке или по названию темы, а затем по числовой категории. Для буквенно-цифровых файлов требуется относительный индекс. Цифровые коды, присвоенные каждому алфавитному разделу, будут перечислены в указателе.
Настройка электронных систем подачи документов для малого бизнеса
Вот несколько идей по настройке электронных систем подачи документов для вашего малого бизнеса:
№1. Составьте план хранения документов.
Первый шаг – это просто дополнительная подготовка. Вам необходимо установить руководящие принципы и цели, прежде чем вы начнете использовать электронные системы подачи документов для своего малого бизнеса. Вам нужно будет разработать общую стратегию в нескольких областях:
- Создание документа
- Совместное использование документов
№ 2. Выберите лучшую программу для управления файлами.
После того, как вы определились со стратегией оптимизации перехода на цифровые технологии, вы можете подумать о покупке программного обеспечения. Зная свой диапазон бюджета, приблизительные требования к хранилищу и количество пользователей, вы сможете сравнить варианты. Вы также должны убедиться, что ваша программа содержит несколько важных функций:
- Простота использования
- Синхронизация
- Простая интеграция
№3. Составьте план реализации.
Пришло время привести ваш план и программное обеспечение в действие. Вся ваша подготовка должна окупиться, как только вы достигнете этой точки.
- Взаимодействие
- Установите уровни разрешений.
- Создать правила
- Дополните свои системы
№ 4. Организуйте хранение.
Пришло время воплотить в жизнь ваши планы хранения. При загрузке, сохранении и распространении файлов помните о нескольких вещах.
- Поддерживайте свою организацию.
- Создать подпапки
- Соглашения об именах
№ 5. План текущего обслуживания.
Поддерживайте ход процесса после того, как ваша цифровая файловая система будет запущена и запущена. Если оставить в покое и не поддерживать, электронная среда может быстро стать перегруженной, как и физическая.
- Плановые профилактические осмотры
- Архивирование документов
Что следует учитывать при настройке электронных систем подачи документов для малого бизнеса
№1. Ваше финансовое положение
При выборе программного обеспечения для управления документами убедитесь, что оно укладывается в ваш бюджет. К счастью, существуют различные недорогие варианты электронной подачи документов.
№ 2. Кривая обучения
Помимо затрат на систему, очень важно учитывать свои способности, а также техническую подкованность остальных сотрудников вашего офиса, чтобы правильно планировать себя (и свою команду).
№3. Общее количество пользователей
Некоторые системы взимают плату в зависимости от количества пользователей, в то время как другие устанавливают минимальные (или максимальные) пользовательские требования. Прежде чем приобретать программное обеспечение, убедитесь, что вы знаете, сколько людей будет его использовать (или приблизительную оценку).
Как правильно подать документы
Вы когда-нибудь заставляли кого-то ждать, пока вы рылись в своем столе в поисках важного документа? Или вы когда-нибудь боролись за то, чтобы уложиться в срок, потому что потеряли важный компьютерный файл? Вы должны научиться правильно подавать документы, чтобы избежать этих неловких ситуаций.
Независимо от того, работаете ли вы с бумажными документами, электронными файлами или с их комбинацией, очень важно поддерживать их организованность и доступность. Вы сэкономите время на поиске предметов и всегда будете иметь под рукой необходимую информацию, когда она вам понадобится. Вот несколько советов, как правильно подать документы:
№1. Не копите лишние бумаги.
Чтобы правильно подать документы, избегайте привычки сохранять все, что попадется вам на пути. Уделите несколько минут просмотру информации и сохраните файл только в том случае, если он важен для вашей профессиональной деятельности или требуется вашей компании. Слишком много ненужных документов создают беспорядок и затрудняют поиск вещей в будущем.
№ 2. Используйте единое соглашение об именах для ваших файлов и папок.
Разделите основную папку, например, на вложенные папки для клиентов, поставщиков и коллег. Чтобы определить, о чем или о ком эти папки, используйте более короткие имена. Вы даже можете использовать цветовое кодирование, чтобы помочь вам распознавать различные группы папок.
№3. Храните соответствующие документы, независимо от их вида, вместе.
Например, вместо того, чтобы иметь одну папку для презентаций для всех проектов, другую папку для электронных таблиц для всех проектов и т. д., храните отчеты, письма, заметки к презентациям, электронные таблицы и рисунки, относящиеся к конкретному проекту, в одной папке. Таким образом, вы сможете намного быстрее найти документы для конкретного проекта.
№ 4. Различают текущую и завершенную работу.
Некоторые люди предпочитают оставлять текущую работу или представлять ее на своем столе или рабочем столе компьютера до тех пор, пока работа не будет завершена. Затем они перемещают его в соответствующий каталог, где хранятся файлы той же категории после завершения. Переместите файлы, над которыми вы больше не работаете, в папки, в которых регулярно сохраняются выполненные вами работы (например, еженедельно или каждые две недели).
№ 5. Не переполняйте папки.
Если у вас много файлов в одной папке или много подпапок в одной папке, разделите их на более мелкие группы (подпапки или подпапки). Например, вы можете разделить папку под названием «Бизнес-план» на подпапки с метками «BP2021», «BP2022» и «BP2023». Точно так же вы можете разделить папку под названием Delta Traders для клиента на подпапки с названиями «Презентации продаж Delta Traders» и «Контракты Delta Traders». Вместо того, чтобы иметь длинный список файлов, цель состоит в том, чтобы организовать их в логические папки или подпапки.
№ 6. Расположите документы в хронологическом порядке.
Чтобы правильно подать документы, выделите дату документа, выделив ее, добавив в бумажный документ или вставив в заголовок электронного. Это позволяет упорядочивать документы в хронологическом порядке, не открывая каждый по отдельности. В будущем вы сможете найти их с большей легкостью.
№ 7. Преобразование бумажных документов в цифровой формат.
Это удобно, если у вас не так много места для бумажных документов, вы хотите сохранить их, не уничтожая полностью, вам нужно распространять документы в электронном виде или вы хотите сделать хранилище вашей информации более безопасным. (Однако это не подходит для многих типов документов, таких как юридические контракты или документы с оригинальными подписями, поэтому действуйте по своему усмотрению.)
Идеи системы хранения документов для офиса
Идея создания, организации или очистки офисной файловой системы может заставить даже самых смелых из нас спрятаться за списком других, более насущных «задач». Вам больше не нужно скрывать! Эти проверенные временем идеи могут помочь вам получить — и поддерживать — вашу офисную файловую систему в идеальном состоянии.
№1. Цветовое кодирование
Люди использовали цветовое кодирование с тех пор, как офисные документы и офисные файловые системы были обычным явлением несколько десятилетий назад. Идеи цветового кодирования никогда не подводят, и их относительно быстро и легко реализовать, даже если у вас особенно сложная система хранения документов. Цветовое кодирование будет мотивировать вас правильно подшивать документы, быстро находить файлы и делать процесс подачи более приятным.
Эта организационная стратегия идеальна для превращения кучи бумаги в аккуратные пакеты, максимально предсказуемые.
№ 2. Оцифровать
Оцифровывая файлы, вы, по сути, создаете безбумажную файловую систему. После преобразования всех бумажных файлов в цифровой формат многим людям гораздо проще организовать цифровую файловую систему, чем бумажную. Если вы предпочитаете оцифровывать свои файлы, вы должны сначала отсканировать и преобразовать свои старые файлы, что может занять много времени и труда.
№3. Определитесь со сроком годности.
Это может показаться обманом, но сокращение количества сортируемых файлов — один из лучших способов управления офисной системой хранения документов. Отсеивание файлов по содержимому может быть затруднено, так как трудно установить, какие файлы следует сохранить, а какие можно удалить, но удаление файлов по возрасту обеспечивает безопасный, регулируемый метод выбора того, что можно выбросить.
№ 4. Разделяй и властвуй
Если файлы, которые вам нужно упорядочить, относятся только к определенным отделам, назначьте кого-то из каждой из этих групп для организации своих файлов, пока вы создаете общую структуру управления файлами.
Файлы должны быть организованы на стенах.
Вместо того, чтобы использовать картотечный шкаф или полку, повесьте держатели файлов на стены.
№ 5. Сортировать по важности
Любой, кто когда-либо тратил время на поиск файлов, знает желание найти именно то, что вам нужно, а не 100 вещей, которые вам не нужны. Например, чтобы сделать поиск документов более увлекательным для всех, попробуйте структурировать свои офисные файлы в порядке приоритета.
№ 6. Возьмите за привычку устраивать мероприятия на регулярной основе.
Даже самая лучшая офисная файловая система сама по себе не поможет вам организовать работу. Желательно иметь это в виду и планировать выполнять небольшой объем работы еженедельно, чтобы поддерживать порядок в системе. Регулярно прилагая небольшие усилия, вы почувствуете себя гораздо менее обременительным, чем попытка разом очистить годовой объем неправильно обработанных файлов.
№ 7. Различайте текущую и завершенную работу
Эта блестящая идея упрощает весь метод подачи документов. Файлы завершенных проектов по-прежнему можно систематизировать, но их отделение от файлов для продолжения работы сделает обнаружение файлов намного быстрее и эффективнее.
Что такое 5 основных файловых систем?
5 основных файловых систем включают в себя:
- Тема подачи
- Алфавитный регистр
- Цифровая подача
- Географическая подача
- Хронологическая подача
Как создать хорошую файловую систему?
- Создайте единые категории, которые могут легко принимать документы, написанные и сохраненные в различных бумажных и электронных форматах.
- Проведите инвентаризацию записей
- Создайте централизованную файловую систему.
- Отбраковывать файлы каждый год
Как мне организовать систему хранения документов для малого бизнеса?
- Проведите мозговой штурм
- Отсортируйте все ваши текущие документы
- Соберите вклад команды.
- Выберите простую систему заказа
- Последовательно маркируйте все
- Учитывайте цветовое кодирование
- Выберите шкаф, в который вы можете вырасти.
Какая файловая система чаще всего используется в крупных организациях?
Вертикальная файловая система в основном используется в крупных организациях.
Какая система подачи документов наиболее подходит для всех офисов?
Горизонтальная система хранения является наиболее подходящей.
Какая файловая система используется чаще всего?
Наиболее естественным и популярным способом организации файлов является использование алфавитного подхода. Даже для самой простой буквенно-цифровой системы необходимо установить стандарты подачи документов, в том числе письменные процедуры подачи документов, методы перекрестных ссылок и процедуры подачи дублирующихся изменений имени, среди прочего.
Какой самый простой способ организации файлов?
Простейшей формой организации файлов в СУБД является последовательная файловая структура. Эта стратегия эффективна с точки зрения скорости при работе с большими объемами данных, поскольку доступ к данным осуществляется таким образом довольно быстро.
Каковы 2 наиболее распространенных метода подачи документов?
Подход с отдельными листами и коллективный метод являются двумя основными методами подачи. В индивидуально подшитых документах проделываются отверстия перед помещением в стандартный файл. Подшивать и удалять документы из файла довольно просто.
Для чего малый бизнес должен файл?
Заработная плата, деловые расходы, выписки по кредитным картам, банковские выписки, годовые налоговые декларации, квартальные налоговые декларации, инвентаризация, ленты из кассового аппарата, журналы поездок, а также отчеты о продажах и доходах должны быть включены в эти файлы.
Какой способ подачи считается наиболее эффективным?
Многие люди считают, что система хранения данных с терминальными цифрами является наиболее эффективной. После средней единицы и последней единицы чисел в этой системе последняя цифра или группа последних цифр (концевые цифры) служат основной единицей, используемой для регистрации.
В заключение,
Когда вы подготовитесь к внедрению хорошо структурированной системы хранения документов, ваша офисная жизнь станет менее загроможденной. Потребуется некоторое время для обучения переносу файлов в онлайн, но со временем с ним станет легче обращаться и поддерживать его. Идеи по файловой системе, представленные в этом руководстве, дадут вам представление о том, как настроить систему электронной документации даже для вашего малого бизнеса.
Часто задаваемые вопросы о файловых системах для бизнеса
Что такое хорошая файловая система?
Хорошая файловая система должна быть простой и не слишком сложной. В то же время нельзя отказываться от использования файловой системы ради простоты.
Какие существуют современные способы подачи документов?
Современные способы подачи делят на вертикальную и горизонтальную.
Какое приложение лучше всего подходит для хранения документов?
Лучшие приложения для хранения документов включают в себя:
- Google Docs
- Documents To Go
- Быстрый Office Pro
- DropBox
- Офис в Кингстоне
{
«@Context»: «https://schema.org»,
«@Type»: «FAQPage»,
«MainEntity»: [
{
«@Type»: «Вопрос»,
«name»: «Что такое хорошая файловая система?»,
«AcceptAnswer»: {
"@напечатайте ответ",
«текст»: «
Хорошая файловая система должна быть простой и не слишком сложной. В то же время нельзя отказываться от использования файловой системы ради простоты.
}
}
, {
«@Type»: «Вопрос»,
«имя»: «Какие современные методы подачи документов? «,
«AcceptAnswer»: {
"@напечатайте ответ",
«текст»: «
Современные способы подачи делят на вертикальную и горизонтальную.
}
}
, {
«@Type»: «Вопрос»,
«name»: «Какое приложение лучше всего подходит для хранения документов?»,
«AcceptAnswer»: {
"@напечатайте ответ",
«текст»: «
Лучшие приложения для хранения документов включают в себя:
- Google Docs
- Documents To Go
- Быстрый Office Pro
- DropBox
- Офис в Кингстоне
}
}
] }
Статьи по теме
- 2 быстрых способа обновить ваши старые PDF-файлы
- ПОДОХОДНЫЙ НАЛОГ: Обзор, Электронная подача и Калькулятор
- ПРОДАЖА НЕДВИЖИМОСТИ: Пошаговое руководство по процессу продажи
- Автоматизация процесса расчета кредиторской задолженности: что нужно знать перед автоматизацией
- ПРОШЛО: определение, уведомление об аренде, счета (+ бесплатные советы)
Рекомендации
