Как владелец малого бизнеса, работающий над отслеживанием запасов, вы знаете, что неожиданные всплески и затишья в клиентском спросе, проблемы в цепочке поставок и неправильно классифицированные продукты могут сделать отслеживание запасов огромной проблемой. Тем не менее, это неприятность, с которой вам не придется иметь дело при ведении вашего бизнеса. Чтобы успешно поддерживать и расширять свой бизнес, вы должны иметь возможность беспрепятственно и последовательно проверять свои запасы, чтобы знать, что продается, а что нет, и когда можно изменить заказ. Здесь мы рассмотрим основы проверки запасов и управления ими, включая некоторые программы, которые вы можете использовать для своего бизнеса.
Что такое инвентаризация в бизнесе?
Инвентаризация — это практика обеспечения того, чтобы все вещи на складе или в магазине учитывались и находились в правильном количестве. Это помогает организациям отслеживать хранящиеся продукты, оценивать уровень запасов и минимизировать потери из-за кражи или отходов. Инвентаризация — это необходимый шаг для обеспечения эффективной работы вашего бизнеса; в конце концов, если вы не знаете, что у вас есть, вы не сможете дать клиентам то, что им нужно. Инвентаризация включает в себя методическую оценку имеющихся товаров, подтверждение точности счетов и заказов на поставку и пополнение полок по мере необходимости. В двух словах, это секрет эффективного управления запасами!
Как сделать инвентаризацию бизнеса
Конкретный способ проверки вашего инвентаря будет различаться в зависимости от размера вашего бизнеса, продуктов, которые вы продаете, вашего бюджета и множества других соображений. Тем не менее, вот некоторые меры высокого уровня, которые может предпринять каждая компания:
№1. Назначьте ответственного за управление запасами.
Если ваша компания управляет большим объемом запасов различных продуктов (особенно скоропортящихся), вы можете нанять менеджера по запасам на полный рабочий день. Если физические запасы являются второстепенным компонентом вашей организации, отслеживание запасов может быть делегировано менеджеру в дополнение к его другим обязанностям.
№ 2. Выберите систему управления запасами.
В зависимости от количества и сложности вашего инвентаря вы можете управлять им с помощью электронной таблицы (или, в некоторых случаях, блокнота). Однако в большинстве случаев программное обеспечение для управления запасами сэкономит организациям время и деньги, предоставляя более точные данные об отслеживании запасов.
№3. Определите, как часто вам нужно будет проводить инвентаризацию.
Если вы используете программное обеспечение для управления запасами, ваша программа будет выполнять большую часть ежедневного и еженедельного мониторинга запасов и держать вас в курсе событий с помощью информационных панелей. Менеджеры по инвентаризации могут отслеживать эти информационные панели ежедневно и по мере необходимости, чтобы убедиться, что все в порядке, а также готовить отчеты для обмена с другими заинтересованными сторонами.
Если вы управляете запасами вручную, вам следует регулярно или хотя бы раз в месяц проверять уровни запасов, чтобы не допустить нехватки, избытка или истечения сроков годности товаров для бизнеса. Вам также нужно будет отслеживать, когда поступают новые запасы и когда запасы уходят, чтобы вручную обновлять уровни запасов в электронной таблице.
№ 4. Установите оборудование для отслеживания запасов.
Независимо от того, используете ли вы программное обеспечение или нет, устройства для отслеживания запасов (сканеры штрих-кодов, сканеры QR-кодов, RFID-сканеры и т. д.) могут облегчить утомительную работу по отслеживанию запасов.
Если у вас нет программного обеспечения для управления запасами, вы все равно можете использовать сканеры штрих-кода для улучшения отслеживания запасов. Вместо синхронизации с вашим программным обеспечением для инвентаризации сканер штрих-кода просто доставляет строку данных на компьютер или мобильное устройство, к которому он подключен, эффективно превращая ваш сканер в устройство ввода. Этот метод не так эффективен, как использование программного обеспечения для управления запасами, которое обнаруживает отсканированные данные и автоматически обновляет информацию о запасах, но он значительно более эффективен и точен, чем ввод строк данных в электронную таблицу вручную.
№ 5. Регулярно проверяйте отслеживание запасов.
К сожалению, управление запасами — это не бизнес по принципу «установил и забыл». Крайне важно регулярно (ежемесячно или ежеквартально) встряхивать вашу систему мониторинга запасов, чтобы устранить неэффективность, перепроверить точность и определить области для улучшения.
Вот несколько моментов, которые следует учитывать при проведении аудита отслеживания запасов:
- Физически подсчитайте свой инвентарь (электронные сканеры могут быть весьма полезными здесь). Убедитесь, что итоговые значения совпадают с данными в вашей электронной таблице или системе управления запасами. Чтобы устранить расхождения, вызванные устаревшей информацией, делайте это, когда запасы заморожены (например, в нерабочее время или в выходные дни).
- Подсчет циклов должен проводиться регулярно. Циклическая инвентаризация сравнима с полной инвентаризацией, за исключением того, что она выполняется для части вашего инвентаря, чтобы свести к минимуму сбои. Большинство фирм проводят подсчет циклов целенаправленно, выбирая, например, подразделы с высокой стоимостью или высокой текучестью кадров.
- Сравните инвентарные номера с финансовыми данными. Если ваша статистика инвентаризации не соответствует вашей финансовой отчетности, например, в отношении доходов от проданных вещей, вам следует изучить ее подробнее.
Что такое управление запасами?
Процесс заказа, хранения, использования и продажи запасов компании называется управлением запасами. Это включает в себя управление сырьем, компонентами и готовой продукцией, а также складирование и переработку таких товаров. Существуют различные формы управления запасами, каждая из которых имеет свои преимущества и недостатки в зависимости от потребностей бизнеса.
Преимущества управления запасами
Одним из наиболее значительных активов компании являются ее товарно-материальные запасы. Вводимые ресурсы и конечная продукция компании являются основой ее деятельности в розничной торговле, производстве, сфере общественного питания и других отраслях, требующих больших запасов. Отсутствие инвентаря, когда и где это необходимо, может иметь катастрофические последствия.
В то же время запасы можно считать пассивом (но не в бухгалтерском смысле). Огромные запасы уязвимы для порчи, кражи, повреждения или изменения спроса. Инвентарь должен быть застрахован, и если он не будет продан вовремя, он может быть продан с убытком или просто уничтожен.
По этим причинам управление запасами имеет решающее значение для предприятий любого размера. Знание того, когда пополнять запасы, сколько покупать или производить, сколько платить, когда продавать и по какой цене, может стать сложным соображением. Малые предприятия часто ведут инвентарные записи вручную и используют формулы электронных таблиц (Excel) для определения точек и сумм повторного заказа. Более крупные компании будут использовать программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия (ERP). Ведущие организации широко используют узкоспециализированные приложения «программное обеспечение как услуга» (SaaS).
Методы управления запасами
Корпорация будет использовать различные стратегии управления запасами в зависимости от вида изучаемого бизнеса или продукта. Производство точно в срок (JIT), планирование потребности в материалах (MRP), экономичный объем заказа (EOQ) и продажа запасов в днях (DSI) — вот некоторые из этих стратегий управления. Есть и другие, но это четыре наиболее распространенных подхода к анализу запасов.
№1. Управление JIT (точно в срок)
В 1960-х и 1970-х годах этот производственный подход был разработан в Японии. Toyota Motor (TM) внесла наибольший вклад в его рост. Поддерживая только запасы, необходимые для производства и продажи продукции, корпорации могут сэкономить значительные суммы денег и сократить количество отходов. Этот метод экономит деньги на хранении и страховании, а также расходы на утилизацию или сброс избыточных запасов.
Управление запасами JIT может быть опасным. Если спрос неожиданно возрастет, производитель может быть не в состоянии приобрести запасы, необходимые для удовлетворения этого спроса, что нанесет ущерб его репутации среди клиентов и приведет к переходу бизнеса к конкурентам. Даже небольшие задержки могут быть неприятными; если жизненно важный вклад не поступает «как раз вовремя», может возникнуть узкое место.
№ 2. MRP (планирование потребности в материалах).
Этот метод управления запасами зависит от прогноза продаж, а это означает, что производители должны вести точные записи о продажах, чтобы точно прогнозировать потребности в запасах и своевременно сообщать об этих потребностях поставщикам материалов. Производитель лыж, например, может использовать систему инвентаризации MRP, чтобы обеспечить наличие на складе таких материалов, как пластик, стекловолокно, дерево и алюминий, исходя из ожидаемых заказов. Неспособность производителя выполнять заказы возникает из-за неспособности эффективно оценивать доходы и планировать приобретение запасов.
№3. EOQ (Экономичный объем заказа)
Эта модель используется в управлении запасами для расчета количества единиц, которое компания должна добавить к своим запасам с каждым пакетным заказом, чтобы снизить общие затраты на запасы при условии устойчивого потребительского спроса. В модели затраты на запасы включают расходы на хранение и настройку.
Модель EOQ направлена на то, чтобы обеспечить заказ соответствующего количества запасов на партию, чтобы компании не приходилось размещать заказы слишком часто и не было избыточных запасов в наличии. Предполагается, что существует компромисс между затратами на содержание запасов и затратами на их настройку, и что общие затраты на запасы уменьшаются, когда снижаются как затраты на установку, так и затраты на хранение.
4. Дни продажи запасов (DSI)
Этот финансовый коэффициент показывает среднее количество дней, которое требуется компании для преобразования своих запасов, включая продукты незавершенного производства, в продажи. DSI также известен как средний возраст запасов, количество дней в обращении (DIO), количество дней в запасах (DII), количество дней продаж в запасах или количество дней запасов.
Статистика отражает, сколько дней продержится текущий запас запасов компании, указывая на ликвидность запасов. Более низкий DSI, как правило, желателен, поскольку он предполагает более короткое время для ликвидации запасов, хотя средний DSI варьируется в зависимости от отрасли.
Программное обеспечение для управления запасами доступно для малого бизнеса
№1. Инвентарь Зохо
Zoho Inventory предлагает множество функций. Для начала Zoho предоставляет довольно полный бесплатный план, который позволяет клиентам принимать заказы на товары, которых нет в наличии, настраивать прямую доставку и обрабатывать мультивалютные транзакции. Это позволяет небольшим фирмам поддерживать порядок своих запасов, не беспокоясь об ограниченных расходах.
Однако, если вы решите увеличить свой план, вы получите дополнительные функции. Вы можете управлять несколькими складами, вести серийные номера и партии и подключать к своей учетной записи различные магазины Shopify. Вы также получите удобные сторонние интеграции, например, с Amazon и его службой Fulfilled By Amazon (FBA).
Однако считается, что Zoho лучше всего подходит для малых и средних организаций. Хотя его планы включают в себя различные ограничения заказов, в том числе недавно запущенный план Elite (за 239 долларов в месяц, выставляется счет ежегодно), который позволяет делать неограниченные заказы, именно другие функции позволяют Zoho обслуживать малый и средний бизнес. В элитном плане нет ограничений на заказы, этикетки доставки или отслеживание. Это отличный план для предприятий среднего размера, которые занимаются доставкой и электронной коммерцией, с пятью магазинами Shopify и 15 складами.
Если у вас небольшой бизнес и вам не нужно выполнять сотни заказов в месяц, Zoho Inventory — отличное решение. Вы также можете продолжить работу с Zoho, когда будете готовы расти.
№ 2. Приток Инвентарь
InFlow Inventory — отличная система управления запасами для малых предприятий с ограниченным бюджетом. Программное обеспечение невероятно простое в использовании, многие функции отслеживания запасов автоматизированы. У него даже есть превосходное мобильное приложение для сканирования штрих-кода и информирования ваших торговых агентов и менеджера по запасам об уровне запасов.
Несмотря на то, что это упрощает управление запасами, inFlow ограничивает количество заказов, которые вы можете обрабатывать каждый месяц, прежде чем вам будут платить дополнительно. Самый дорогой план, например, включает 10,000 XNUMX заказов на продажу каждый месяц.
№3. Ордоро
Когда вы манипулируете различными каналами продаж, трудно применять соответствующие стратегии управления запасами. К счастью, Ordoro упрощает многоканальные продажи. Вы можете установить основные товары в своей системе инвентаризации с помощью Ordoro, что позволит вам обновлять описания, фотографии, брендинг и многое другое во всех (или части) ваших каналах продаж на досуге.
В Ordoro также есть инструменты управления поставщиками, которые упрощают прямую поставку. Например, вы можете назначить поставщиков для определенных продуктов в вашем каталоге. Затем, если покупателю нужны определенные вещи, Ordoro может автоматически направить заказ соответствующему поставщику, устранив посредника (вас), повысив эффективность цепочки поставок и гарантируя, что ваши потребители получат свои товары как можно скорее.
Ordoro также позволяет использовать нетипичные стратегии управления запасами. Например, вы можете целенаправленно перепродать свои товары или ограничить количество доступных товаров, видимых вашим клиентам, что создает ощущение дефицита и побуждает ваших потенциальных покупателей завершить покупку. Наконец, это позволяет вам получать более высокую прибыль и избегать хранения дорогостоящих излишков товаров.
№4. Cin7
Большинство решений для планирования ресурсов предприятия (ERP) включают модули для каждой части вашей организации (например, бухгалтерского учета, точек продаж, инвентаризации и доставки), и вы платите за каждый модуль, добавляемый в ваш план. Эти расходы накапливаются, делая ERP-системы непомерно дорогими для всех, кроме самых крупных предприятий.
Cin7 ломает шаблоны, включая встроенные модули как часть вашего плана. Cin7 включает в себя функции электронной коммерции B2B, производственные функции и даже платежный сайт в дополнение к полностью интегрированной POS-системе. Это в дополнение к функциям сканирования штрих-кода, отслеживания запасов и выполнения заказов, которые вы ожидаете от системы управления запасами.
Cin7 также обеспечивает расширенное прогнозирование спроса и многоканальные возможности, включая пятиминутную межканальную синхронизацию. Это гарантирует, что у вас есть динамическая система инвентаризации, которая всегда актуальна, что позволяет без усилий добиться надлежащего управления запасами.
№ 5. Upserve
Upserve предлагает динамическое решение для инвентаризации для удовлетворения конкретных потребностей ресторанов. Программное обеспечение, в частности, больше ориентировано на отслеживание срока годности и уникальные требования цепочки поставок (такие как транспортировка в охлажденном состоянии), чем другие программные решения для управления запасами.
Да, Upserve стоит дорого, но предлагает все, что вам может понадобиться, в рамках одной подписки. Вы можете обрабатывать онлайн-заказы, POS-услуги и управление трудовыми ресурсами из разных мест. Upserve даже предоставляет информацию и инструменты, которые помогут вам более эффективно управлять своим бизнесом.
Кроме того, Upserve предлагает возможности, специально предназначенные для закусочных. Например, вы можете использовать программное обеспечение для инвентаризации Upserve для создания рецептов продуктов, которые вы продаете, адаптируя каждый рецепт к точным ингредиентам и требуемым количествам. Когда вы продаете это блюдо, Upserve может автоматически вычесть количество использованных предметов из уровня вашего инвентаря. Вы также можете использовать эту возможность для определения цен на меню и выявления пищевых отходов.
Что такое 80/20 запасов?
Согласно правилу 80/20, 80% результатов исходят из 20% усилий, потребителей или других единиц измерения. Применительно к запасам правило гласит, что 80% доходов компании приходится на 20% ее товаров.
Как часто проверяется инвентарь?
В зависимости от размера склада и требований организации периодические пересчеты могут проводиться каждые два месяца или каждые три недели. Это обеспечит большую осведомленность, чем годовые или сезонные возможности, но также потребует больше времени и усилий. Рабочие должны убедиться, что инвентаризация проводится последовательно между подсчетами.
Каковы три основных метода инвентаризации?
Методологии оценки запасов включают FIFO (первым пришел, первым ушел), LIFO (последним пришел, первым ушел) и WAC (средневзвешенная стоимость).
В заключение
Управление запасами является критически важным компонентом бизнес-операций. Управление запасами зависит от типа бизнеса и типа продаваемых товаров. Не может быть идеального вида управления запасами, потому что каждый из них имеет свои преимущества и недостатки. Однако использование наиболее подходящей формы метода управления запасами может иметь большое значение.
Статьи по теме
- ЧТО ТАКОЕ ПЛАН СЧЕТОВ: определение, типы, примеры и руководство
- КОМПАНИИ ПО УПРАВЛЕНИЮ ЗАПАСАМИ: Лучшие поставщики услуг и программного обеспечения 2023
- КОРПОРАТИВНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ: все, что вам нужно знать о EAS
- УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ: что это такое, виды и преимущества
Рекомендации
