Организации всех размеров должны одновременно работать с несколькими контрактами, каждый из которых находится в отдельной точке жизненного цикла контракта. Ведущее программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов снижает риски, повышает производительность и максимизирует стоимость контракта. Но что такое управление жизненным циклом контракта? Каковы лучшие компании-разработчики программного обеспечения для управления жизненным циклом контрактов? Читай дальше что бы узнать!
Что такое управление жизненным циклом контракта?
Управление жизненным циклом контракта — от первоначального написания до окончательного исполнения и постконтрактного управления — представляет собой процесс управления каждым этапом жизненного цикла контракта. Это включает в себя отслеживание всех заинтересованных сторон соглашения, контроль договорных обязательств и обеспечение соблюдения применимых законов и правил.
CLM помогает организациям максимизировать стоимость своих коммерческих контрактов, избегая при этом риска несоблюдения или невыполнения контрактных обязательств.
Основные этапы процесса управления жизненным циклом контракта
Конкретные процессы для процесса управления контрактом могут различаться в зависимости от типа контракта и отрасли, однако существует несколько шагов, которые необходимы для каждого жизненного цикла контракта. Давайте подробнее рассмотрим их, чтобы увидеть, как работает процесс:
№1. Запросы
Этот первый этап жизненного цикла позволяет заинтересованным сторонам бизнеса получать критически важную информацию о новом контракте, пересмотре, продлении и т. д. Стадия запроса, несомненно, задает тон того, будет ли контракт обработан эффективно или с задержками.
№ 2. Авторинг
В этом процессе, также известном как этап написания контракта, стороны контракта объединяют стандартные пункты контракта, ключевые даты контракта, информацию о контрагенте по контракту и другие соответствующие данные в письменной копии контракта.
№3. Переговоры
Стороны согласовывают параметры, разработанные на предыдущем этапе, на этапе переговоров по контракту. После взаимного обмена информацией и уточнения достигнутые условия дают представление об ожиданиях всех заинтересованных сторон.
№ 4. Одобрения
Проверка проводится всеми сторонами. Параметры указываются для выполнения стандартов соответствия, договорных обязательств, этапов и специальных условий контракта. Доступная и актуальная запись поправок к контракту необходима для правильной процедуры утверждения контракта. В результате контрольный журнал программного обеспечения для управления контрактами имеет решающее значение для эффективного управления жизненным циклом контрактов.
№ 5. Подписи
Контракт считается ратифицированным, когда его подписывает старший сотрудник или орган с высоким уровнем допуска. Платформы, обеспечивающие дальновидные и удобные функции программного обеспечения для электронной подписи, упрощают подписание контрактов по одному или сразу, в офисе или в пути, в условиях все более мобильной среды, где собственноручные подписи отнимают много времени и неэффективны. .
№ 6. Обязательства
Все договариваются о своих ролях, вехах, критических датах, результатах и платежных окнах.
№ 7. Согласие
Согласовано, что будут соблюдаться общие и отраслевые договорные нормы, стандарты, руководящие принципы и практика, в дополнение к тем, которые упомянуты в договоре. Надлежащее управление соблюдением требований снижает штрафы за просрочку платежа, судебные иски и узкие места, а также закладывает основу для будущих контрактов.
№8. Продления
На этом этапе решение о продлении или расторжении существующего контракта принимается управленческой командой.
Выбор должен основываться на изучении прошлой деятельности обеих сторон, а также их способности выполнить все договорные обязательства в будущем. Если принято решение о продлении контракта, все необходимые изменения должны быть согласованы в это время, чтобы убедиться, что обе стороны довольны новыми условиями.
Если, с другой стороны, выбрано увольнение, должны быть приняты меры для обеспечения выполнения всех оставшихся обязанностей, а также любые соответствующие финансовые меры.
Преимущества управления жизненным циклом контракта
Легко понять, почему управление жизненным циклом контракта становится все более важным в современном деловом мире. Вот некоторые из преимуществ, которые CLM может предложить вашей компании, начиная от улучшения контрактных процессов и заканчивая повышением прозрачности.
№1. Упрощенные процедуры закупок
Организации могут использовать эффективную систему CLM для автоматизации и оптимизации трудоемких ручных операций с контрактами, таких как создание документов, проверка, утверждение, исполнение и архивирование. Автоматизация этих операций снижает документооборот и устраняет ошибки, которые могут возникнуть при ручной обработке документов.
Оптимизация процесса также экономит время покупателей и продавцов, позволяя им быстро анализировать предложения, утверждать контракты и выполнять их.
Кроме того, оцифровывая контрактные процессы, компания может лучше отслеживать все действия, связанные с закупками, обеспечивая большую прозрачность операций и гарантируя соблюдение законов и правил.
№ 2. Повышенное соответствие
Предварительно утвержденные шаблоны, положения, уведомления об истечении срока действия/продлении, автоматизированные контрольные журналы, настраиваемые возможности создания отчетов и другие элементы включены в системы CLM для обеспечения соответствия законодательным и нормативным требованиям.
Это позволяет фирмам оставаться на высоте своих контрактов на протяжении всего их жизненного цикла, снижая риск несоблюдения или штрафов из-за несоблюдения сроков или забытых правил.
Кроме того, решения CLM позволяют контролировать доступ, ограничивая круг лиц, имеющих доступ к определенным контрактам и содержащейся в них информации, что является критически важным компонентом в обеспечении безопасного управления данными.
№3. Меры по сокращению расходов
Компании могут минимизировать свои общие затраты, используя оптимизированный и скоординированный подход к управлению контрактами. Они могут сэкономить деньги, легко определяя, где они недорасходуют и перерасходуют.
Кроме того, используя автоматизированные процессы, такие как регулярные уведомления о датах истечения срока действия и продления, организации могут избежать дорогостоящих ошибок, таких как просроченные платежи, недостающие счета или пропущенные сроки.
Наконец, технологии автоматизации контрактов помогают управленческим командам вести переговоры с поставщиками о лучших условиях, предлагая основанную на данных информацию о текущих рыночных ценах на определенные товары и услуги. Это позволяет им договариваться о более выгодных затратах поставщиков, что может привести к значительной экономии средств по всем направлениям.
№ 4. Улучшенные переговоры
Программное обеспечение CLM предоставляет переговорным группам доступ в режиме реального времени к ценам и условиям от их поставщиков для каждого конкретного обсуждаемого продукта или услуги. Эта прозрачность позволяет покупателям более точно оценивать стоимость и принимать более обоснованные решения во время переговоров.
Инструменты автоматизации, такие как автоматические запросы на маршрутизацию предложений, также помогают обеспечить информирование всех участников соглашения об изменениях во время переговоров, что позволяет оперативно и надлежащим образом реагировать на них.
Это может помочь всем сторонам, участвующим в соглашении, быть довольными своими переговорами, что приведет к заключению лучших контрактов для всех.
№ 5. Повышенная видимость
Управление жизненным циклом контракта позволяет предприятиям лучше понять весь контрактный процесс и сопутствующие данные от начала до конца. Это дает группам по закупкам всестороннее представление о своих контрактах и позволяет им лучше отслеживать этапы каждого контракта.
Повышенная наглядность повышает прозрачность между сторонами, позволяя улучшить общение и сотрудничество на протяжении всего процесса заключения контракта.
Кроме того, он устраняет ручные процессы, предоставляя обновления в режиме реального времени об изменениях или развитии контрактов, позволяя организациям оперативно реагировать на любые обстоятельства, которые могут возникнуть во время переговоров или реализации.
Лучшие компании-разработчики программного обеспечения для управления жизненным циклом контрактов
CLM означает программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов, которое помогает организациям автоматизировать создание, согласование и подписание контрактов. Он также может помочь в хранении и управлении подписанными контрактами. В результате организации могут сэкономить время и деньги за счет автоматизации процедур, связанных с контрактами. Мы рассмотрели ведущих компаний-разработчиков программного обеспечения для управления жизненным циклом контрактов, чтобы найти лучшие решения для управления контрактами. Они следующие:
№ 1. ПандаДок
PandaDoc — это недорогое комплексное решение, которое включает в себя мощную платформу для управления контрактами и документами. Кроме того, PandaDoc, основанная в 2011 году, использует простое программное обеспечение, чтобы помочь вам управлять всем жизненным циклом ваших контрактов. Это многофункциональное недорогое программное обеспечение выделяется из толпы, что делает его лучшим решением для компаний любого размера.
№ 2. ДокуСигн
DocuSign предоставляет малым предприятиям недорогие решения для управления контрактами, начиная от электронных подписей и заканчивая полноценной системой CLM.
Следовательно, DocuSign был запущен в 2003 году как стартап электронной подписи, но приобретение SpringCM в 2018 году предоставило компании возможности CLM. Кроме того, DocuSign часто используется предприятиями, поскольку его легко использовать для всех сторон. По нашей оценке, планы DocuSign по электронной подписи оптимальны для небольших фирм, хотя для операций с большим количеством контрактов доступны комплексные решения.
№3. Конкорд
Concord позволяет компаниям распространять неограниченное количество документов с полной поддержкой адаптации и возможностями корпоративного уровня. Кроме того, Concord является лучшей альтернативой для крупных предприятий из-за его бесконечной емкости и важных интеграций.
На первый взгляд Concord идентичен Gmail. Вы можете настроить его за считанные минуты и получить полную помощь по адаптации со всеми программами. Вы можете работать с любым программным обеспечением, которое вам нравится, будь то панель управления Concord или Google Drive.
№ 4. вне закона
Outlaw, новичок в организации, был создан в 2017 году. Этот Outlaw — лучшее решение, которое мы нашли для ваших потребностей в отчетности, благодаря его надежной панели инструментов и аналитике с помощью ИИ. Кроме того, Outlaw подходит для большинства организаций, а его неограниченное облачное хранилище, контракты и электронные подписи избавляют от необходимости беспокоиться об объеме.
Сколько стоит программное обеспечение для управления контрактами?
Большая часть программного обеспечения для управления контрактами доступна на ежемесячной или годовой основе, со скидками, доступными для ежегодных платежей, большого объема контрактов или большого количества пользователей. Поскольку вы можете загрузить свое собственное соглашение или использовать общий шаблон, а затем отправить его по электронной почте для электронной подписи, бесплатные и недорогие планы идеально подходят для небольших фирм с обычными контрактами.
Платные варианты с базовыми инструментами управления контрактами начинаются с 25 долларов США на пользователя в месяц. С другой стороны, более дешевые планы часто не имеют расширенных настроек, отчетов или вариантов брендинга. С другой стороны, технология искусственного интеллекта, автоматизация и полная настройка будут стоить вам до 125 долларов на пользователя в месяц.
Каковы общие черты программного обеспечения для управления контрактами?
Хотя функции программного обеспечения CLM различаются, почти все решения помогают владельцам бизнеса на протяжении всего жизненного цикла документа. Ниже приведены наиболее востребованные функции программного обеспечения для управления контрактами:
- Пользовательские или умные поля: Для своих контрактов вы можете использовать стандартные поля или добавлять настраиваемые поля для сбора соответствующей информации о вашем клиенте.
- Автоматизированный процесс утверждения: Программное обеспечение корпоративного уровня позволяет настраивать процессы таким образом, чтобы ваша статья направлялась соответствующим лицам для утверждения без потери времени.
- Автоматические оповещения: От уведомлений об изменении контракта по электронной почте до оповещений об основных этапах — автоматические напоминания информируют всех на протяжении всего процесса.
- красная черта: это процесс, посредством которого все стороны вносят поправки в контракты, отслеживая любые изменения. Это также характерная черта дискуссий в цифровом формате, поскольку документы передаются сторонам и от сторон, с разрешенными или запрещенными изменениями.
- электронной подписи: Многие CLM включают собственные средства электронной подписи, что означает, что они встроены в программное обеспечение. Другие компании включают стороннюю функцию электронной подписи в свое программное обеспечение.
- Возможности оптического распознавания символов: это возможность текстового или голосового поиска, позволяющая быстро находить контракты, положения или клиентские данные в хранилище.
- Аудиторские следы: если по вашему контракту ведутся судебные разбирательства, определенное программное обеспечение CLM отслеживает все версии, обсуждения и изменения, чтобы обеспечить четкий контрольный журнал.
Каковы 4 этапа жизненного цикла контракта?
Управление контрактами делится на два этапа: до подписания (создание, согласование/совместная работа и рассмотрение/утверждение) и после подписания (администрирование/выполнение, продление/прекращение действия и отчетность/отслеживание).
Каковы компоненты управления жизненным циклом контракта?
Управление жизненным циклом контрактов (CLM) автоматизирует и упрощает операции с контрактами на критических этапах. К числу этих этапов относятся инициация, разработка, процесс и рабочий процесс, согласование и утверждение, выполнение, текущее управление и соответствие (внутри репозитория), а также продление контракта.
Каковы 4 столпа CLM?
Централизованные репозитории, шаблоны и библиотеки предложений — это четыре столпа соблюдения контракта. Контрольные показатели исполнения контракта, которые четко определены. Последовательные рабочие процессы.
Что такое модель жизненного цикла контракта?
Концепция «жизненного цикла» используется для описания пути контракта. Начинается с запросов и заканчивается, когда они полностью удовлетворены – возможностью продления. Запросы, авторизация, переговоры, утверждения, подписи, обязательства, соответствие и продление — это восемь общих шагов.
Каковы 5 ключевых этапов жизненного цикла контрактов?
Пять этапов жизненного цикла контракта следующие:
- Создание договора и авторизация
- Сотрудничество и переговоры по контракту
- Заключение и исполнение контракта.
- Административный договор.
- Закрытие или продление контракта.
Каковы шесть 6 этапов управления контрактами?
Шесть этапов жизненного цикла контракта выглядят следующим образом:
- Создание контракта.
- Переговоры и сотрудничество.
- Обзор и одобрение.
- Администрация и исполнение.
- Постоянное управление и обновление.
- Отчетность и отслеживание.
Что такое рабочий процесс CLM?
Рабочий процесс CLM относится ко всем шагам, которые организация предпринимает для создания и законного исполнения контракта. Рабочие процессы могут быть созданы для каждого этапа процесса, от идеи и авторства до переговоров и утверждений и, наконец, выполнения, возобновления или прекращения.
Каковы 3 столпа дизайна?
Эти три столпа — люди, процедуры и инфраструктура — применимы как к компаниям, которые уже работают в сфере проектирования и строительства, так и к тем, которые только начинают.
Заключение
В заключение, управление жизненным циклом контракта является важным инструментом для компаний всех размеров и отраслей. CLM может сэкономить время, деньги и ресурсы, а также снизить риски, связанные с ручными контрактами, за счет автоматизации обработки контрактов и повышения прозрачности процесса заключения контрактов.
CLM может помочь обеспечить соответствие отраслевым стандартам и предоставить важную информацию о контрактных данных в дополнение к оптимизации операций.
Предприятия могут повысить эффективность своих управление контрактами операции, получая при этом лучший контроль над своими соглашениями с правильной реализацией и поддержкой от надежного поставщика.
Статьи по теме
- Основные преимущества использования управления жизненным циклом контрактов для малого бизнеса
- УПРАВЛЕНИЕ КОНТРАКТОМ: что это такое, процесс и жизненный цикл
- ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ КОНТАКТАМИ: 17+ лучших программных инструментов для управления контактами в 2023 году
- Жизненный цикл проекта: смысл, этапы и почему это важно
Рекомендации
