Isso é algo que quase todo mundo já experimentou. Seu coração bate forte quando você entra em um novo escritório, sem saber o que está por vir. Seria um fórum aberto para ideias ou um lugar onde os e-mails fossem respondidos mais rapidamente do que murmúrios? A política de portas abertas para a cultura do local de trabalho, a rede oculta de atitudes, práticas e formas de comunicação que definem as nossas relações uns com os outros, é a chave para a solução.
Física e metaforicamente, isso é comparado à porta do seu gerente estar sempre aberta. Você pode entrar a qualquer momento com uma preocupação, uma pergunta ou simplesmente uma ideia maluca. Esse é o potencial de uma política de portas abertas, e acredite quando digo que ela tem o poder de transformar verdadeiramente.
Até agora, tive vários empregos ao longo dos anos, e cada um tinha sua própria cultura e estilo de comunicação. Nos últimos anos, aprendi com minhas experiências como a comunicação aberta é crucial para a criação de um ambiente de trabalho produtivo e feliz. Agora, sente-se e aprenda sobre minha experiência navegando na cultura do trabalho e os efeitos significativos de ter uma política de portas abertas.
Compreendendo a cultura do local de trabalho
Agora vamos desconstruí-lo. Ter mesas bonitas na sala de descanso não é a única coisa que contribui para a cultura do local de trabalho, embora sejam convidativas. Em vez disso, uma política de portas abertas serve de base para tudo o que realizamos no trabalho. Tem um impacto na nossa capacidade de interagir e comunicar, bem como no nosso envolvimento e produtividade geral.
Você já trabalhou onde as informações pareciam viajar mais devagar do que uma preguiça em férias? Ou talvez um lugar onde as ideias estivessem enterradas sob camadas de burocracia? Por outro lado, a comunicação aberta, a abertura, a confiança e o sentido de comunidade são componentes críticos de uma cultura positiva no local de trabalho. Com isso, os colaboradores são incentivados a se expressar e contribuir para o sucesso da empresa.
Principais lições
- Políticas de portas abertas criar um espaço seguro para os funcionários expressarem preocupações, ideias e sugestões, promovendo uma cultura de comunicação aberta, confiança e transparência.
- Pode levar a vários resultados positivos, incluindo:
- Canais de comunicação aprimorados: A informação flui livremente e o feedback é incentivado.
- Maior moral e engajamento dos funcionários: Os funcionários se sentem valorizados e capacitados.
- Relacionamentos e colaboração fortalecidos: O trabalho em equipe e a comunicação entre departamentos prosperam.
- Maior transparência organizacional: Os processos de tomada de decisão tornam-se mais claros, criando confiança e responsabilização.
O que é a Política de Portas Abertas?
O que constitui exatamente uma política de portas abertas? É um esforço firme que promove a comunicação aberta e honesta entre funcionários e gestão. A parte literal pode incluir manter aberta a porta do escritório do gerente, mas vai muito além disso. Trata-se de criar um ambiente seguro no qual os colaboradores possam expressar os seus problemas, ideias e propostas, sabendo que serão ouvidos e reconhecidos.
Qual é o propósito? Transparência, construção de confiança e, em última análise, aumento do envolvimento e da produtividade da força de trabalho. Além disso, uma política eficaz de portas abertas tem três componentes essenciais:
- Acessibilidade: Os gestores devem ser facilmente acessíveis aos seus colaboradores, seja através de horários abertos, reuniões agendadas ou mesmo plataformas virtuais para equipes remotas.
- Abertura: Os líderes devem estar abertos a qualquer forma de comunicação, boa ou ruim. Portanto, criar um ambiente livre de julgamentos é fundamental para encorajar feedback honesto.
- Acção: Uma política de portas abertas envolve mais do que apenas falar. Deve haver um procedimento claro para lidar com reclamações e dar seguimento a sugestões.
Exemplos de políticas de portas abertas
Muitas organizações de todos os setores têm uma política de portas abertas para seus funcionários. Aqui estão alguns exemplos proeminentes de empresas que adotam uma política de portas abertas para melhorar a abertura, a comunicação e a eficiência.
#1. IBM
Durante vários anos, uma enorme empresa tecnológica que opera em mais de 170 países manteve uma política de portas abertas. Ele permite que os funcionários comuniquem preocupações à gestão de nível superior. A IBM também permite que os funcionários se comuniquem discretamente e forneçam relatórios por telefone, e-mail ou até mesmo correio tradicional para maior proteção.
Em um estudo sobre um IBM subsidiária em França, os investigadores descobriram que quanto mais a política de portas abertas é transmitida aos funcionários, mais confiantes estes se sentem na política, o que é um exemplo que qualquer local de trabalho deve considerar ao estabelecer as suas políticas de portas abertas.
#2. HP
A HP, outra grande empresa de tecnologia, tem uma cultura que incentiva os funcionários a expressarem os problemas o mais rápido possível para promover a comunicação aberta em toda a organização. Como parte dos seus objetivos, a HP afirma que todos os funcionários devem manter uma comunicação aberta diariamente.
Lá, os funcionários podem levantar quaisquer questões dentro de sua cadeia de comando antes de levá-las ao escritório de Ética e Conformidade. Como resultado disso, os funcionários podem se sentir seguros ao fornecer ou solicitar críticas sem medo de punição da gerência ou dos colegas de trabalho.
# 3. Keka
Keka é uma empresa de software de folha de pagamento de RH que tem prazer em fazer com que seus funcionários se sintam confortáveis, inspirados e felizes em seus empregos. Portanto, não surpreende que o grupo tenha uma política de portas abertas.
A filosofia da Keka aproveita as portas abertas, tanto física quanto metaforicamente, para permitir que as equipes se comuniquem regularmente, seja pessoalmente ou digitalmente. A política desta empresa aplica-se a todos os níveis e departamentos, para que qualquer pessoa possa expressar as suas reclamações a qualquer parte apropriada.
Além disso, a política descreve claramente os objectivos e limites da política, incluindo que tipos de tópicos são considerados relevantes para discussão e como conduzir a discussão mais bem sucedida para resolver rapidamente as dificuldades.
#4. Universidade de São Luís
As políticas de portas abertas também são enfatizadas nas instituições de ensino superior. Na Universidade de Saint Louis, a política de portas abertas destina-se a estabelecer um processo de resolução de conflitos mais informal que complemente outros procedimentos para avaliações e reclamações dos funcionários.
De acordo com a política, os funcionários podem buscar assistência com dúvidas, comentários ou preocupações encaminhando-os ao seu supervisor imediato. Isto significa que se os funcionários não obtiverem assistência, a política os orienta a usar a Política de Reclamações de Pessoal, mais formal.
#5. Aliança de informações de saúde, Inc.
A Health Information Alliance, Inc. opera uma política de portas abertas para incentivar um ambiente de trabalho positivo. Esta política de portas abertas identifica “questões de portas abertas” específicas, tais como “acções disciplinares, atribuições de trabalho, compreensão ou aplicação de políticas e procedimentos, transferências e promoções sem supervisão, ou outras questões de emprego”. Outras dificuldades, como avaliações e conflitos pessoais, poderiam estar mais presentes.
Esta é uma política híbrida de portas abertas que segue uma cadeia de comando tradicional, sendo o funcionário incentivado a comunicar primeiro com o seu supervisor direto. Além disso, se tiverem uma reclamação sobre o seu supervisor, poderão levá-la ao gerente do supervisor.
Apesar de ser um método mais informal de abordar questões, esta política enfatiza a importância de documentar minuciosamente as questões abertas para melhor resolver cada reclamação.
Superando desafios na implementação de uma política de portas abertas no local de trabalho
É claro que sempre há contratempos durante a implementação de uma transformação no local de trabalho. A seguir estão alguns obstáculos que uma política de portas abertas pode apresentar, juntamente com conselhos sobre como superá-los:
A. Resistência à mudança
Para ser honesto, algumas pessoas se contentam com as coisas como elas são. Os gestores e o pessoal habituados a uma abordagem mais convencional e de cima para baixo podem opor-se à implementação de uma política de portas abertas.
Para resolver isso, é importante ter o apoio da liderança e comunicar-se com clareza. Enfatize as vantagens da política e incentive as pessoas a participar. Além disso, sessões de treinamento gerencial e de pessoal podem ajudar a definir expectativas e reduzir medos.
B. Mantendo a confidencialidade das informações
Se os trabalhadores temerem que a informação seja divulgada, poderão relutar em expressar preocupações sérias.
A solução? : Definir claramente as políticas de confidencialidade e os canais através dos quais as reclamações serão tratadas. Se você quiser ainda mais conforto, pense em fornecer métodos anônimos de feedback. Adicionar um sistema de caixa de sugestões para abrir o horário de funcionamento é uma opção adicional. Isso é para que possa oferecer uma opção anônima para funcionários que se sentem desconfortáveis em falar cara a cara.
C. Garantindo certa justiça e consistência
Se a porta de um gerente estiver firmemente fechada e a de outro estiver aberta, o que aconteceria? A desconfiança cresce a partir da inconsistência. A resposta é definir as diretrizes e requisitos para cada gerente. Além disso, avaliações e verificações regulares podem garantir uma execução uniforme em todos os lugares.
Melhores práticas sobre como configurar uma política de portas abertas no local de trabalho
Implementar uma política de portas abertas não precisa ser difícil. Também não significa que a porta do seu escritório esteja aberta o tempo todo para dúvidas e comentários dos funcionários. Agora vamos ao que interessa. Para garantir que sua política elimine a lacuna entre funcionários e gestão, siga estas práticas recomendadas:
#1. Adicione-o ao Manual do Funcionário
Para tornar a sua política de portas abertas juridicamente vinculativa, adicione-a ao manual da empresa para que os funcionários possam acessá-la a qualquer momento. Isto também aumenta a responsabilidade dos supervisores em seguir a política.
#2. Comunicar metas
Se sua equipe não estiver familiarizada com uma política de portas abertas, você deverá explicar o que é, como funciona e como será implementada em sua equipe.
Algumas empresas, por exemplo, têm uma política de portas abertas muito literal, o que significa que os funcionários podem entrar e falar com a gestão sempre que a porta estiver aberta. Para tanto, discuta como funciona a política de portas abertas para que os funcionários tenham confiança em utilizá-la, se necessário.
#3. Definir limites
Ter linhas de comunicação abertas e diretas com a gestão é benéfico, mas sem limitações. Isso ocorre porque pode levar à perda de produtividade. Estabeleça limites apropriados para você e sua equipe.
Os funcionários podem aparecer para conversar sobre problemas a qualquer momento ou devem enviar um e-mail para você agendar uma reunião? Como alternativa, você pode definir os horários ideais do dia ou da semana para os funcionários visitarem seu escritório, em vez de ficar aberto o tempo todo, o que pode impedi-lo de realizar seu trabalho.
Além disso, considere estabelecer limites para tópicos de debate. Os funcionários devem se sentir seguros ao abordar a gerência caso discordem de outro funcionário, mas isso não deve se tornar um fórum para colegas de equipe fofocarem uns sobre os outros ou criticarem colegas de trabalho.
#4. Ouça ativamente os funcionários
Se um funcionário abordar você com um problema ou uma ideia, certifique-se de ouvi-lo ativamente. Caso contrário, pode parecer que você não se importa. Isso significa que você não deve digitar ou enviar e-mails enquanto eles tentam se comunicar com você. Em vez disso, mantenha contato visual, faça perguntas esclarecedoras e conclua a conversa com um resumo do que foi abordado.
#5. Resolva as preocupações imediatamente
Alguns locais de trabalho afirmam ter uma política de portas abertas, mas quando os funcionários expressam problemas, nada é feito. Em outras palavras, siga sua política de portas abertas, resolvendo os problemas assim que um funcionário os trouxer para você.
#6. Prepare um plano de gestão de conflitos
Se um membro da equipe apresentar um desafio a um gerente por meio da política de portas abertas, ter um plano de gestão de conflitos pode ajudar todos os envolvidos a lidar com o problema de maneira adequada. Aqui estão algumas dicas para preparar esse tipo de plano:
- Pense em treinar gestores para ouvir atentamente ambos os lados de uma discussão e mediar para encontrar uma solução
- Ajude os membros da equipe a compreender a abordagem adequada para mencionar conflitos e as maneiras mais eficazes de discutir seus desafios
- Desenvolva um protocolo para cenários de escalonamento que envolvam a contratação de gerentes de nível superior ou oficiais de recursos humanos para garantir resoluções rápidas e satisfatórias para os desafios
#7. Garantindo a adesão da liderança
Mesmo que a sua organização tenha uma política de portas abertas bem pensada, ela não será eficaz se os seus líderes e gestores não souberem como ou forem incapazes de lidar com ela de forma eficaz. Isso ocorre porque terá uma influência prejudicial no moral do gestor e na confiança dos funcionários.
Em vez disso, obtenha a adesão da sua equipe de liderança organizando uma sessão de treinamento de processo separada. Destaque sua importância e como isso beneficiará eles e suas equipes. Orientar a gestão sobre:
- Como adotar uma abordagem empática em relação ao feedback e às ideias dos funcionários
- Definir limites e expectativas para ajudá-los a proteger seu tempo e manter a produtividade
- Lidar com situações específicas, especialmente as delicadas, como conflitos e reclamações de assédio
As pessoas e as habilidades de liderança não são naturais para todos. É por isso que alguns gestores podem necessitar de formação adicional em competências interpessoais para melhorar as suas capacidades de escuta, inteligência emocional e acessibilidade geral.
Resumindo, a implementação de uma política de portas abertas começa no topo. Os líderes devem dar o exemplo, demonstrando o seu compromisso com a abertura e a comunicação aberta em tudo o que fazem. Como resultado, quando os funcionários veem os seus líderes praticando o que ensinam, ficam mais inclinados a apoiar a mudança cultural.
Estudos de caso de empresas com políticas eficazes de portas abertas
Vamos examinar mais detalhadamente o cenário global de implementações eficazes de políticas de portas abertas no local de trabalho.
#1. Zappos: Construindo uma Cultura de Transparência por meio de Comunicação Aberta
Zappos, loja de calçados online, é conhecida por sua cultura empresarial diferenciada, que prioriza a transparência e a comunicação aberta. A sua política é uma componente chave desta visão do mundo. É assim que funciona.
A. Estrutura da Holacracia
A Zappos opera um sistema holocrático, o que significa que todos os funcionários têm voz ativa na tomada de decisões. Isto é totalmente consistente com o conceito de portas abertas, já que qualquer pessoa pode abordar qualquer outra pessoa na empresa com perguntas ou preocupações.
B. Reunião Geral Semanal
Toda semana, a Zappos organiza reuniões gerais nas quais os funcionários têm a oportunidade de fazer perguntas sobre tudo, desde estratégia corporativa até operações cotidianas. Isso incentiva a transparência e mantém todos atualizados.
C. Gestão “Teal”.
Os gerentes da Zappos são conhecidos como “Teal” e atuam como mentores, em vez de supervisores típicos. Isso incentiva um ambiente colaborativo no qual a comunicação aberta prospera.
O efeito: a política de portas abertas e a ênfase na abertura da Zappos resultaram numa força de trabalho altamente engajada e motivada. Seus colaboradores se sentem respeitados e incentivados a contribuir, resultando em uma cultura empresarial que valoriza a inovação e a atenção ao cliente.
#2. Netflix: liberdade e responsabilidade com uma cultura de feedback aberto
A Netflix é outra empresa conhecida por sua abordagem única à cultura do local de trabalho. A sua política baseia-se nos princípios de “transparência radical” e capacitação dos funcionários.
A. Feedback ponto a ponto
Em vez das avaliações de desempenho típicas, a Netflix incentiva os funcionários a fornecer feedback positivo uns aos outros ao longo do ano. Essa comunicação aberta incentiva o aprendizado e o progresso constantes.
B. Férias ilimitadas
A Netflix confia em seus funcionários para gerenciar seu próprio tempo e cargas de trabalho. Isto aumenta a flexibilidade ao mesmo tempo que elimina hierarquias supérfluas, permitindo um contacto mais aberto com os gestores.
C. Teologia do “Contexto, não do Controle”
Os gerentes fornecem contexto e direção, ao mesmo tempo que permitem que os funcionários façam seus julgamentos. Isto, por sua vez, promove um sentimento de propriedade e elimina barreiras à comunicação livre.
Os efeitos: Como resultado da filosofia da Netflix e da ênfase no feedback, a sua força de trabalho tornou-se altamente produtiva e autodirigida. Os trabalhadores têm a liberdade de assumir o seu trabalho e de discutir facilmente problemas e soluções com os seus supervisores.
#3. HubSpot: Construindo confiança por meio de acessibilidade e comunicação aberta
HubSpot, um Inbound Marketing e estabelecimento de software de vendas, valoriza a comunicação aberta e o bem-estar dos funcionários. A sua política demonstra esse compromisso.
A. Design de escritório aberto
O espaço de trabalho físico da HubSpot incentiva o acesso simples. Os funcionários se sentem mais à vontade para abordar qualquer pessoa com dúvidas em escritórios abertos, onde os chefes são facilmente acessíveis.
B. As sessões “Pergunte-me qualquer coisa”
A HubSpot costuma oferecer eventos “Ask Me Anything” nos quais os funcionários podem enviar perguntas anônimas à liderança sobre qualquer assunto. Isso proporciona um ambiente confortável para discussões abertas e promove a confiança entre os funcionários e a liderança.
C. Incentivo ao Código Cultural
A HubSpot possui um código de cultura empresarial claro que valoriza a comunicação aberta e a transparência. Este código é reforçado através de programas de formação e comunicação contínua, garantindo que todos conheçam o significado da política de portas abertas.
Impacto: a política de portas abertas da HubSpot criou um ambiente de confiança e colaboração. Os funcionários se sentem confortáveis em compartilhar seus problemas e sugestões, resultando em um local de trabalho mais engajado e criativo.
Estes são apenas alguns exemplos de como as empresas utilizaram eficazmente políticas de portas abertas para alterar as suas culturas no local de trabalho. Isto implica que, ao promover uma comunicação aberta, estabelecer confiança e capacitar as pessoas, também pode ajudar a sua equipa a atingir todo o seu potencial e a criar um ambiente de trabalho dinâmico.
O impacto da implementação de uma política de portas abertas em um local de trabalho
Certa vez, trabalhei para uma empresa que adotava uma política de portas abertas. No início, houve alguma hesitação. Meu chefe ouviria? No entanto, a cultura mudou gradualmente. Os funcionários começaram a aparecer com perguntas e os supervisores solicitaram ativamente informações. Qual foi o resultado? O moral disparou, a produtividade aumentou e até recebemos um prêmio. Agora, vamos ao que interessa: o impacto real de uma política de portas abertas. Veja como isso também pode mudar sua cultura de trabalho:
#1. Os canais de comunicação estão amplamente abertos
Lembra daquele escritório com seu estilo de comunicação preguiçoso? Uma política de portas abertas amplia essa janela. Os funcionários se sentem mais à vontade para abordar a gestão com dúvidas e preocupações, o que resulta em um fluxo de informações mais eficiente. Imagine um futuro onde as atualizações do projeto não sejam apenas suposições e o feedback seja fornecido rapidamente. Esse é o apelo da comunicação livre.
#2. Melhorando o moral e o envolvimento
Sejamos honestos, sentir-se valorizado no trabalho é uma sensação muito boa. Da mesma forma, uma política de portas abertas comunica aos funcionários que as suas opiniões são valorizadas. Gera um sentimento de confiança e transparência ao tornar os líderes acessíveis e as escolhas não feitas numa caixa escura.
#3. Construindo conexões, não barreiras
Às vezes, as arquiteturas hierárquicas podem formar barreiras invisíveis entre as equipes. Uma política de portas abertas elimina estas fronteiras, promovendo a colaboração e a comunicação entre departamentos. Pense em um designer entrando com confiança no escritório de um engenheiro para apresentar um conceito, ou em um vendedor passando pelo marketing para discutir a proposta de um novo cliente. De repente, o trabalho em equipe é tranquilo.
#4. Transparência: trazendo luz ao porquê
Sejamos honestos: quando somos mantidos no escuro sobre as decisões da empresa, isso gera irritação e suspeita. Assim, uma política de portas abertas promove a transparência nos processos de tomada de decisão. Além disso, os Líderes podem esclarecer o “porquê” por trás de decisões específicas, criando compreensão e adesão entre os seus colaboradores.
Nº 5: Aumentando Satisfação do empregado
Os funcionários que se comunicam com sua gestão podem ficar mais satisfeitos com seu emprego. Em essência, a satisfação no local de trabalho é fundamental para aumentar o moral, promover o crescimento e reter pessoal de alto valor por longos períodos. Isto porque os Colaboradores que estão satisfeitos com o tratamento que recebem da gestão são mais produtivos e proactivos, e demonstram iniciativa na sua abordagem ao trabalho, o que beneficia o negócio e ajuda a melhorar a qualidade do trabalho que a empresa produz.
#6. Resolver proativamente as dificuldades à medida que elas surgem
A gestão que não está ativamente envolvida nas operações do dia-a-dia responde frequentemente aos problemas depois de estes terem acontecido, o que pode resultar em grandes custos de tempo e financeiros para a empresa. Este tipo de regulamentação reduz esta situação, permitindo que os profissionais seniores tomem consciência dos problemas à medida que estes surgem através do feedback de outros funcionários. Por exemplo, um funcionário iniciante em um departamento financeiro pode descobrir erros no preenchimento de faturas e relatá-los à alta administração, permitindo a resolução proativa do problema, em vez de ocorrer meses depois, durante a época fiscal.
#7. Estabelecendo confiança entre os funcionários
A confiança é um componente essencial do sucesso corporativo, pois influencia a produtividade, a dedicação no local de trabalho e a retenção de funcionários. Mostrar que a empresa permite que os funcionários expressem seus pensamentos e ideias ajuda a desenvolver a confiança ao longo do tempo. Por exemplo, um funcionário que consegue abordar a alta administração sobre um problema no local de trabalho cria fé na capacidade da empresa de resolvê-lo, resultando em maior lealdade e motivação para alcançar resultados.
#8. Orientando funcionários mais novos
Além do treinamento interno e do aprendizado no trabalho, os funcionários mais novos podem aprender com a alta administração. Por exemplo, se uma pessoa tem um problema específico no trabalho que deseja resolver, interagir com um gestor experiente que já trabalhou nessa área pode ajudá-la a desenvolver habilidades. Portanto, as políticas de portas abertas podem proporcionar oportunidades de aprendizagem e encorajar os gestores a partilhar o seu conhecimento de competências técnicas e interpessoais com os funcionários mais novos quando os abordam com questões e desafios.
Qual foi a Política de Portas Abertas?
A política de Portas Abertas foi uma declaração de princípios estabelecida pelos Estados Unidos entre 1899 e 1900. Defendia direitos iguais para todos os países que lidam com a China, bem como o apoio à integridade territorial e administrativa da China.
O que é a Declaração de Política de Portas Abertas?
Uma política de portas abertas é descrita em um manual do funcionário e afirma que a porta do gerente está sempre aberta para qualquer funcionário discutir quaisquer questões que possam surgir.
Como a política de Portas Abertas é relevante hoje?
Promove uma cultura de transparência e comunicação aberta, permitindo que os funcionários se sintam ouvidos e valorizados no local de trabalho.
Qual é a política de portas abertas do Walmart?
Porta Aberta: A política e o processo de Porta Aberta do Walmart permitem que os associados levantem preocupações, compartilhem ideias e façam perguntas sem medo de represálias.
Conclusão
Ao negociar a cultura do seu próprio local de trabalho usando a política de portas abertas, aconselho-o a praticar a transparência e a comunicação aberta. Lembre-se: seja você um líder, um membro da equipe ou um novato no mercado de trabalho, sua voz é importante. Podemos promover uma cultura de confiança, respeito e colaboração no local de trabalho, garantindo que todos se sintam valorizados, ouvidos e capacitados para prosperar. Então vá em frente e abra a porta; você nunca sabe que oportunidades fantásticas o aguardam do outro lado.
Um conselho meu: não tenha medo de ser inovador! Pense em incluir outros aspectos em sua política de portas abertas, como bate-papos virtuais no café, pesquisas de feedback anônimas ou eventos de “almoço marrom”, onde os funcionários podem falar com a liderança em um ambiente descontraído.
No final, ao implementar estas medidas, poderá promover um ambiente em que todos se sintam confortáveis em partilhar as suas opiniões, apresentar as suas ideias e, em última análise, trabalhar em conjunto para alcançar o sucesso!
Referências
- blog.hubspot.com
- www.betterup.com
- www.indeed.com
- bluelionllc. com
