Um projeto é mais bem-sucedido quando é bem planejado e gerenciado. Praticar o gerenciamento de projetos e aplicar medidas de mitigação de gerenciamento de projetos testadas e comprovadas pode ser benéfico. Mesmo os programas mais bem desenvolvidos, no entanto, conterão perigos.
A maior estratégia para evitar os riscos do projeto é enfrentá-los de frente. O planejamento proativo para esses eventos desconhecidos com a ajuda de um plano de gerenciamento de riscos ajudará você a direcionar sua equipe de projeto para águas calmas, em vez de ser pego no meio de uma tempestade imprevista.
Você pode ter experimentado os efeitos de riscos imprevistos em projetos anteriores se nunca tiver construído um plano de gerenciamento de riscos. Saiba mais sobre o gerenciamento de riscos do projeto e siga estas seis etapas simples para criar seu próprio plano de gerenciamento de riscos.
O que é Risco de Projeto?
Qualquer problema prospectivo que possa comprometer a execução efetiva de suas iniciativas é chamado de risco do projeto. Variáveis internas ou externas podem causar riscos. Um importante fornecedor fechando as portas, por exemplo, e um importante membro da equipe saindo de sua empresa são ambos riscos do projeto.
O que é Gerenciamento de Riscos de Projetos?
O gerenciamento de riscos do projeto é o processo de descobrir, avaliar e responder a perigos imprevistos que podem prejudicar os objetivos e o progresso do projeto.
Expresso de forma simples, o gerenciamento de riscos do projeto é o processo de redução dos perigos do projeto que já ocorreram, estão ocorrendo atualmente ou devem ocorrer no futuro. Ele se concentra na redução de riscos, identificando as principais causas dos problemas e reduzindo, se não eliminando totalmente, seu impacto.
Qual é o objetivo do gerenciamento de riscos do projeto?
Identificar e gerenciar riscos é um elemento importante do seu trabalho como gerente de projeto. Ele ajuda na priorização de seus esforços de gerenciamento de projetos. Se uma avaliação de risco revelar que o impacto de um perigo específico será grave, você deve tomar as precauções necessárias para evitar ou reduzir essa ameaça o mais rápido possível.
Existem vários riscos a serem considerados em qualquer projeto, mas os mais importantes são aqueles relacionados ao cronograma, custo, qualidade, tecnologia e recursos do projeto.
- Risco de cronograma: Há uma chance de que o projeto não seja concluído a tempo.
- Risco de custo: Há uma chance de que o custo final do projeto ultrapasse o orçamento.
- Risco de qualidade: Há uma chance de que a qualidade do projeto fique aquém das expectativas.
- Risco técnico: É possível que a tecnologia de projeto escolhida não funcione conforme o esperado.
- Risco de Recursos: Há uma chance de que os membros da equipe não tenham tempo ou experiência suficiente para realizar o projeto.
Exemplos de tipos comuns de risco de gerenciamento de projetos
Vamos examinar alguns dos tipos mais comuns de riscos de projeto que você pode enfrentar. Também demos exemplos para ajudar a destacar as preocupações
- Riscos individuais do projeto: São eventos de risco que, se ocorrerem, podem impactar na qualidade, custo, tempo e/ou escopo de um projeto. Por exemplo, não ter recursos adequados para um trabalho e ter que lidar com licenças médicas ou folgas dos funcionários durante a alta temporada são dois exemplos.
- Riscos gerais do projeto: Esses são os efeitos da incerteza em todo o projeto. O risco geral do projeto é a soma de todos os riscos individuais e outras fontes de incerteza do projeto. Desastres naturais, conflitos e mudanças nas políticas governamentais são exemplos dessas incertezas.
- Riscos de variabilidade: Esses riscos estão relacionados a mudanças ou imprecisões na demanda, oferta, qualidade, precificação e assim por diante, que podem ter impacto no resultado do projeto. Os exemplos incluem mudar o fornecedor de um componente crítico do produto e ajustar os preços das matérias-primas.
- Riscos de ambiguidade: Esses riscos surgem da falta de clareza nos requisitos do projeto, o que pode levar a más interpretações ou erros. Coleta incorreta de requisitos de clientes e interpretações variadas do escopo do projeto entre os membros da equipe são dois exemplos.
Etapas para o gerenciamento de riscos do projeto
Identificar, planejar e monitorar possíveis riscos é importante para o gerenciamento de riscos do projeto. Nem tudo vai dar errado, e nada pode dar errado. No entanto, a avaliação proativa de riscos e o gerenciamento de incidentes podem ajudá-lo a se preparar e ajustar prontamente seu curso. Isso garante que você atenda a todos os objetivos do projeto dentro do cronograma e do orçamento.
Aqui estão seis etapas para ajudá-lo a criar um plano de gerenciamento de riscos do projeto se você estiver apenas começando com o gerenciamento de riscos.
#1. Identificar
Crie um plano de gerenciamento de riscos do projeto compilando uma lista de todos os possíveis eventos de risco do projeto para identificar perigos. Um evento de risco é qualquer coisa que potencialmente tenha um impacto no cronograma, no orçamento ou no sucesso do seu projeto.
Existem várias abordagens para iniciar o processo de identificação de riscos, incluindo:
- Realizar entrevistas com as partes interessadas do projeto. A melhor estratégia para avaliar os riscos do projeto é consultar as partes interessadas, líderes e especialistas no assunto. Se eles já trabalharam em projetos comparáveis antes, pergunte-lhes quais perigos eles encontraram e como você pode evitá-los. Mesmo que eles não tenham trabalhado em projetos semelhantes antes, verifique com as principais partes interessadas do projeto para garantir que você não esteja negligenciando nenhum risco crítico do projeto.
- Com sua equipe de projeto, faça um brainstorm de perigos potenciais. Sua equipe de projeto é com quem você trabalhará diariamente neste projeto. Antes de iniciar seu projeto, pergunte a eles quais perigos potenciais eles percebem e considere fazer uma sessão de brainstorming para descobrir os principais perigos para seu projeto.
- Confirme e documente suas suposições. De acordo com o Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), as suposições são qualquer coisa sobre o projeto que você acredita que será verdade, mas não há garantia de que seja verdade. Você pode estar baseando as decisões do projeto em suposições, mesmo sem perceber. No entanto, ao não documentar e testar suas suposições, você se expõe ao risco do projeto. Se suas suposições estiverem incorretas, os alicerces de seu projeto podem ficar instáveis, comprometendo o sucesso do projeto.
- Examine suas listas de verificação. Verifique se sua equipe ou departamento criou uma lista de riscos típicos. Se ainda não o fizeram, comece a documentar um para garantir o sucesso em iniciativas futuras.
- Faça uma matriz de avaliação de risco. A gravidade de um risco é classificada em quatro categorias: catastrófico, crucial, marginal e menor. Isso ajuda a determinar quais perigos potenciais devem ser tratados primeiro.
Leia também: Avaliação de Riscos: Guia Definitivo para o Processo de Avaliação de Riscos
Coloque eventos de risco importantes em um modelo de registro de risco conforme você os identifica. Um registro de risco, como o nome indica, é um inventário dedicado de todos os perigos do seu projeto. Seu registro de riscos deve fornecer respostas para as seguintes perguntas sobre as ameaças conhecidas que você identificou:
- Qual é a probabilidade de ocorrência desse risco?
- Qual a probabilidade de ocorrência?
- Quais são as consequências e a gravidade se o risco ocorrer?
- Qual é o nosso plano de gerenciamento de riscos?
- Qual é o nível de prioridade dada a possibilidade e impacto?
- Quem é o responsável por este risco?
Não se preocupe se você não conseguir descobrir tudo de imediato - parte disso virá em etapas posteriores.
#2. Analisar
Analise a probabilidade, a gravidade e o plano de resposta para cada risco que você identificou. Considere conduzir sua análise de risco com sua equipe de projeto ou principais interessados, dependendo da complexidade dos perigos de seu projeto.
Considere como o risco pode afetar os objetivos do seu projeto ao determinar sua gravidade. Isso causará um atraso em seu cronograma, prejudicará seu orçamento ou diminuirá o efeito das entregas de seu projeto? Então, para cada risco, desenvolva um plano de resposta. Seu plano de resposta não é necessariamente um item de ação imediata; em vez disso, descreve o que sua equipe fará para girar rapidamente e lidar com o risco.
#3. Prioritizar
Para priorizar seus riscos, considere o seguinte: com base em seu registro e análise de riscos, quais perigos são mais prováveis de ocorrer e representam a maior ameaça ao sucesso de seu projeto? Os riscos mais críticos a serem gerenciados são aqueles com alta probabilidade de ocorrência e alta gravidade. Você deve monitorar e responder a todas as ameaças potenciais, mas essas são as que você deve focar mais e verificar com mais regularidade.
#4. Atribuir
Esta é uma etapa opcional, mas altamente recomendada. Mesmo que seus riscos ainda não tenham ocorrido, atribuir um responsável pelo risco desde o início ajudará os membros de sua equipe a se prepararem. Esse indivíduo não deve apenas monitorar o risco, mas também servir como pessoa focal para estabelecer um plano de mitigação de risco.
#5. Monitor
Seu projeto começou neste momento. Espero que você esteja dentro do cronograma para atingir os objetivos finais do seu projeto. No entanto, você deve continuar verificando continuamente seus riscos para evitar surpresas desagradáveis. Para realizar isso:
- Envie atualizações de progresso regulares para garantir que sua equipe de projeto e as partes interessadas estejam na mesma página. Lembre-se de que o gerenciamento de riscos deve ser proativo e não reativo.
- Entre em contato com seus gerentes de risco individuais de forma assíncrona. Cada “proprietário” do risco deve ficar atento às bandeiras vermelhas em seu evento de risco. Entre em contato com eles com frequência como gerente de projeto ou líder de equipe para garantir que tudo esteja indo bem.
- Verifique seu registro de risco para quaisquer modificações. Se a probabilidade do risco mudar ou o plano de risco for revisado, a mudança deve ser anotada em seu registro de risco. Seu plano de gerenciamento de riscos, como a maioria dos aspectos do gerenciamento de projetos, deve ser um documento dinâmico que sua equipe usa para se manter no caminho certo.
A colaboração também é crítica para a avaliação de riscos. Com muita frequência, surgem problemas potenciais ou novos perigos que um membro da equipe estava ciente, mas não se sentiu autorizado a levantar imediatamente. Certifique-se de cultivar uma cultura de trabalho em equipe, transparência e honestidade.
#6. Responder
Se um risco se torna realidade a qualquer momento, é hora de agir. Você deve ter um excelente plano de gerenciamento de riscos com seu registro de riscos e plano de gerenciamento de riscos.
Lembre-se de que o gerenciamento de riscos não trata da prevenção de riscos, embora possa ajudar. Em vez disso, o gerenciamento de riscos do projeto é o processo de antecipar os perigos e ter um plano sólido para que você não seja pego de surpresa.
Leia também: MATRIX MANAGEMENT: Definição e Como Funciona
Estratégias de Gestão e Redução de Riscos de Projetos
Embora seja impossível remover totalmente o risco, os gerentes de projeto podem se esforçar para gerenciar projetos com eficiência enquanto reduzem o risco. Aqui estão quatro dicas para você começar:
#1. Faça um plano de gerenciamento de riscos.
Qualquer pessoa com experiência em gerenciamento de projetos entende a importância de um plano de projeto sólido para o sucesso do empreendimento. Muitos planos auxiliares, como o plano de gerenciamento de riscos, são freqüentemente incluídos neste plano.
Seu plano de gerenciamento de riscos, de acordo com Emerson, deve delinear sua abordagem para detectar e priorizar riscos, sua tolerância a riscos, como sua equipe responderá a riscos, como você comunicará riscos e assim por diante. Leva tempo e esforço para criar tal plano, mas investir na fase de planejamento geralmente compensa desenvolvendo um roteiro que orientará sua equipe durante a fase de execução do projeto.
#2. Manter um registo de riscos atualizado.
Seu registro de riscos, que pode ser emparelhado ou independente de seu plano de gerenciamento de riscos, é uma lista de todas as ocorrências de riscos potenciais que podem afetar seu projeto. Este documento irá ajudá-lo a ficar por dentro de qualquer preocupação, mas é fundamental que você o mantenha atualizado para que você sempre tenha um instantâneo preciso para consultar.
Use seu registro de riscos para anotar quais eventos de risco ocorreram, como sua equipe respondeu e quais riscos adicionais surgiram e você não conseguiu detectar no início. Você, os membros de sua equipe e outras partes interessadas importantes sempre terão uma visão clara do status do projeto se você mantiver este documento atualizado e garantir que ele esteja integrado a outras entregas de planejamento.
#3. Reconhecer o evento de risco.
Um erro comum na gestão de riscos é que as pessoas considerem o risco em termos de resultados prospectivos, em vez do próprio evento de risco. As pessoas, por exemplo, podem ver “perder o prazo” como um risco para o projeto. Embora perder o prazo seja claramente um risco para o projeto, é o impacto que é a verdadeira preocupação.
Considere o risco no seguinte formato: X pode fazer com que Y ocorra, resultando em impacto Z. Isso o ajudará a entender a origem do risco, o evento de risco e como lidar com ele.
#4. Seja proativo em vez de reativo.
Às vezes, os gerentes de projeto podem cometer o erro de adotar uma abordagem reativa em vez de proativa para o gerenciamento de riscos. É sempre crucial poder reagir rapidamente quando ocorre um incidente imprevisto, mas também é necessário dar um passo para trás e examinar seu projeto de uma perspectiva proativa.
Investir tempo nos estágios iniciais do processo de gerenciamento de riscos e entender completamente cada risco permite que você planeje tomar medidas preventivas que diminuam a probabilidade de ocorrência do evento de risco, em vez de tentar responder depois que ele já ocorreu.
#5. Melhore suas habilidades de gerenciamento de projetos.
Acima de tudo, gerenciar projetos e riscos associados com sucesso requer uma base sólida de habilidades de gerenciamento de projetos. Além de praticar, manter-se atualizado com as tendências do setor e participar de conferências e workshops, obter um certificado ou pós-graduação em gerenciamento de projetos é um dos melhores métodos para aprimorar essas habilidades.
Aqueles que têm a oportunidade de supervisionar um projeto, mas carecem de treinamento formal, podem se beneficiar muito com a educação em gerenciamento de projetos; no entanto, aqueles que atualmente trabalham na indústria também podem se beneficiar com o aperfeiçoamento de seu ofício.
Conclusão
Lembre-se de que uma estratégia de gerenciamento de riscos bem planejada levará ao sucesso de seus projetos.
O gerenciamento oportuno de riscos contribui para o sucesso do projeto, detectando e minimizando possíveis riscos antes que eles se tornem problemas. Você pode evitar erros típicos e atrasos dispendiosos que podem levar ao fracasso do projeto adotando uma abordagem proativa ao gerenciamento de riscos. Retorne ao processo de gerenciamento de riscos durante todo o ciclo de vida do projeto para garantir que seu projeto seja um sucesso. Saúde!
O objetivo do gerenciamento de riscos do projeto
A implementação de um plano de gerenciamento de riscos pode ajudar sua equipe a se preparar para situações inesperadas. No entanto, nem todo projeto exige um plano de gerenciamento de riscos abrangente. Se o seu projeto for simples, você pode precisar apenas de uma reunião rápida com os membros de sua equipe para fazer um brainstorming e lidar com possíveis riscos.
Esses projetos têm escopo mínimo, não exigem muito tempo dos membros da equipe ou recursos externos (como financiamento ou largura de banda) e podem ser processos que você já realizou com sucesso.
Um plano de gerenciamento de riscos do projeto seria benéfico se você estivesse trabalhando em um esforço complexo que envolvesse um grande número de partes interessadas multifuncionais do projeto e recursos críticos. Essas são iniciativas nas quais você pode estar dedicando uma quantidade considerável de tempo e largura de banda dos membros da equipe ou fazendo um grande investimento financeiro. Um plano de gerenciamento de riscos garantirá que o projeto permaneça dentro de seu escopo e, eventualmente, seja bem-sucedido.
- Avaliação de Riscos: Guia Definitivo para o Processo de Avaliação de Riscos
- COMO ENTRAR NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS: Definição, guia e requisitos
- RISCOS DE MERCADO: Melhores práticas e guia fácil com exemplos
- Planejamento de Projetos: Um Guia para Técnicas de Planejamento de Projetos
Referências
