Com o objetivo de agilizar e automatizar o processo source-to-settle, as empresas investem em soluções de gestão de compras. O software de gerenciamento de compras desempenha um papel significativo no controle de custos, gerando economia por meio de acordos de compra negociados com fornecedores. Portanto, neste artigo estão todas as respostas que você precisa sobre gestão de compras.
O que é Gestão de Compras
A gestão de aquisições é a gestão de todos os procedimentos envolvidos na compra de mercadorias, serviços e materiais necessários para operações comerciais eficazes que se enquadram no âmbito da aquisição. Os termos “sourcing”, “compras” e “procurement” podem ser usados de forma intercambiável dependendo do negócio e da indústria para se referir à função de aquisição de suprimentos e gerenciamento do processo, com sourcing sendo considerado mais estratégico e compras e aquisições sendo usados para consulte a função operacional real.
Recursos essenciais de um sistema de gerenciamento de aquisições baseado em nuvem
As empresas precisam de tecnologias ágeis para auxiliá-las a aprimorar seus procedimentos de compras em um mercado cada vez mais complexo e dinâmico. Grupos de compras estratégicas estão cada vez mais adotando conjuntos de software integrados e baseados em nuvem que incluem gerenciamento de fornecedores, sourcing, gerenciamento de contratos, gerenciamento proativo de riscos e recursos transacionais de aquisição para pagamento.
As empresas podem tomar decisões informadas e gerenciar proativamente as tarefas contínuas durante todo o ciclo da origem à liquidação, utilizando uma solução de aquisição abrangente. A seguir está uma lista de componentes de uma solução integrada de gerenciamento de aquisições baseada em nuvem:
#1. Gestão de compras
Antes de iniciar as negociações, a aquisição estratégica primeiro identifica e qualifica fornecedores em potencial. Isso envolve a coleta, análise e rastreamento de dados de fornecedores para garantir que eles cumpram os regulamentos corporativos. Usando perfis de autoatendimento e questionários internos e externos, você pode coletar dados cruciais de qualificação do fornecedor com o software de gerenciamento de compras. Escolha os melhores fornecedores avaliando suas qualificações, considerações de risco e conformidade com as políticas.
Principais recursos em soluções de compras incluem gerenciamento robusto de gastos, abrangendo orçamento, controle de despesas e otimização de custos. Recursos avançados de sourcing facilitam a identificação eficiente de fornecedores, negociação e gerenciamento de contratos. Ferramentas eficazes para fornecedores gerenciam bancos de dados, acompanham o desempenho e promovem a colaboração. A integração perfeita com sistemas ERP, contabilidade, estoque e comércio eletrônico garante um fluxo de dados tranquilo.
As análises fornecem insights sobre processos, desempenho de fornecedores e gastos. Os recursos de conformidade e gerenciamento de riscos garantem a conformidade regulatória e mitigam os riscos dos fornecedores. A acessibilidade móvel permite acesso em qualquer lugar, enquanto as ferramentas de colaboração permitem o envio de propostas e o rastreamento de pedidos. Escalabilidade, flexibilidade, interfaces fáceis de usar e suporte abrangente promovem a adoção e a implementação bem-sucedida.
#2. Abastecimento
A definição manual de especificações e a coleta e análise de cotações de fornecedores podem ser demoradas e propensas a erros. Pode até adiar compras significativas.
Para obter resultados finais, criação de documentos mais inteligentes, compromissos de negociação e seleção de fornecedores, use as melhores práticas de negociação. É simples combinar esforços e produzir documentos de negação mais eficazes devido à colaboração social incorporada. Com o uso de ferramentas de análise de prêmios, você pode avaliar rapidamente as ofertas de fornecedores com base em critérios específicos, como preço, qualidade e valor, permitindo que você faça a escolha ideal de prêmio com base em suas necessidades específicas de negócios.
#3. Administração de contrato
A administração eficaz dos contratos de aquisição é essencial. O gerenciamento manual do processo pode ser demorado. Mas com um sistema de gerenciamento de compras contemporâneo, a autoria assistida que faz uso de bibliotecas de cláusulas pré-aprovadas, modelos padronizados e colaboração social incorporada pode agilizar a criação de contratos.
A implementação de mecanismos robustos de rastreamento e monitoramento de contratos é crucial para manter o controle dos principais marcos, prazos e resultados. A utilização de alertas e lembretes automatizados pode ajudar a resolver proativamente quaisquer problemas potenciais dos termos acordados. Além disso, realizar revisões e auditorias periódicas de contratos para identificar áreas de melhoria e aderir aos padrões legais e regulamentares para gerenciamento de conformidade.
#4. Requisição
Quando a compra não é tratada adequadamente durante o ciclo procure-to-pay, as economias negociadas logo se perdem. Por meio de políticas de negócios, controles e aprovações, o moderno software de gerenciamento de aquisições garante que as economias acordadas sejam implementadas.
Os funcionários podem navegar e comprar produtos e serviços de forma rápida e fácil com uma experiência amigável. Pouco ou nenhum treinamento é necessário. Garantir que os preços e termos negociados sejam aplicados automaticamente por meio de catálogos de fornecedores e fluxos de trabalho de aprovação personalizáveis projetados para limitar gastos e cortar despesas é possibilitado por recursos de pesquisa robustos, formulários inteligentes, listas de compras e experiências de compra personalizadas.
#5. Compras
Ao automatizar processos comuns de aquisição para pagamento, como a elaboração de ordens de compra, você tem mais tempo para procurar outras oportunidades de economia de custos. Você pode agilizar o procedimento enquanto aplica preços negociados e garante a conformidade com as políticas usando uma solução de gerenciamento de aquisições baseada em nuvem. Crie ordens de compra automaticamente a partir de requisições aceitas. Forneça às suas equipes de compras informações sobre exceções, status e ações necessárias. Utilize os recursos sociais embutidos para interagir com seus fornecedores.
#6. Recibos a Efectuar
O processamento manual de faturas de fornecedores leva muito tempo e está sujeito a erros. A utilização de um sistema integrado de gerenciamento de aquisições permite que você economize dinheiro em mão de obra e se beneficie de reduções de pagamento antecipado. Isso inclui um sistema eficaz de gerenciamento de pagamentos que permite aos fornecedores transmitir faturas eletronicamente e que facilita o processamento mais rápido com o uso de digitalização óptica, aprendizado de máquina e correspondência automatizada de pedidos de compra.
Quais etapas compõem o processo de gerenciamento de aquisições
Essas fases essenciais são frequentemente incluídas no processo básico de “procure-to-pay”, que é o procedimento geral de compra que uma empresa segue ao fazer uma compra:
#1. Planejamento e Especificação
Estabeleça o requisito do produto ou serviço, estabeleça as especificações do produto e então planeje — ou preveja — quando e como o produto será pedido ou reordenado com base em fatos e previsões atuais.
#2. Encontrando e Escolhendo Fornecedores
Escolha um fornecedor para atender às suas necessidades de produto, seja em uma lista de fornecedores aprovados ou recomendados com os quais você já trabalha ou procurando novos fornecedores e enviando uma RFx ou solicitação de informações, proposta ou cotação.
#3. Contratação e Negociação
Estabeleça expectativas e expresse claramente os requisitos aos fornecedores antes de iniciar negociações diretas para obter um acordo sobre o melhor preço e condições para os produtos. Depois que todas as condições forem acordadas, preencha e assine o contrato do fornecedor.
Projeto de Gerenciamento de Aquisições
Para que os projetos em uma variedade de indústrias concluam seus objetivos com sucesso, são necessários materiais e recursos externos. O projeto de gerenciamento de aquisições, que envolve a seleção, coordenação e manutenção desses produtos e serviços, é crucial para a execução eficaz do projeto. Você pode atingir os objetivos do seu projeto com mais sucesso se estiver ciente dos procedimentos, vantagens e usos do gerenciamento de aquisições do projeto.
O que é o Projeto de Gerenciamento de Aquisições?
Um projeto de gerenciamento de aquisições é o desenvolvimento e a manutenção de conexões com recursos externos necessários para realizar um projeto. Um gerente de aquisições do projeto interage com os fornecedores para comprar, arrendar ou contratar os bens e serviços necessários para concluir as metas do projeto. Na maioria das vezes, os fornecedores são escolhidos após terem apresentado propostas para colaborar com empresas que procuram seus produtos ou serviços.
O gerenciamento de compras de produtos envolve quatro procedimentos cruciais:
#1. Compras e Planejamento
Uma série de procedimentos chamados de planejamento de compras ajudam as organizações a identificar os recursos necessários para concluir um projeto e o tamanho de seu orçamento. Ao fazer planos de compra, os gerentes de aquisição do projeto frequentemente levam em consideração os seguintes fatores:
- Os materiais e recursos necessários para o projeto,
- Os que já possuem e os que precisam ser adquiridos
- Os requisitos contratuais para compras externas
- Os requisitos de data de entrega
- Os prazos para os principais marcos do projeto
- Os termos e condições legais
- Os padrões de segurança da indústria para os materiais e recursos
#2. Executando uma compra
Os gerentes de aquisição do projeto avaliam as propostas dos fornecedores e escolhem as parcerias com base nas necessidades do projeto após a preparação para a aquisição. Durante esta fase do processo de aquisição, ocorrem frequentemente negociações com fornecedores e todas as partes assinam os contratos que foram alcançados. Nesta fase, os gerentes de aquisições do projeto também podem fazer pagamentos de bens e serviços.
#3. Gerenciamento de compras
Uma vez que os contratos estejam em vigor, o gerenciamento e o controle de aquisições são cruciais para preservar as relações com fornecedores e garantir que os serviços e bens funcionem conforme planejado durante a duração do projeto. O controle de aquisições frequentemente envolve as seguintes atividades:
- Avaliação de relatórios internos de status de rotina
- Exame de contratos de empreiteiros
- Examinar relatórios de progresso e desempenho de fornecedores
- Realização de inspeções e auditorias
- Avaliar ordens de serviço Emitir pagamento adicional conforme necessário
#4. Conclua a Aquisição
Todos os procedimentos relevantes para encerrar uma parceria ou contrato estão incluídos no fechamento da aquisição. Frequentemente, isso envolve a avaliação da obra ou dos serviços entregues, a renegociação de eventuais modificações nas condições do contrato original e a verificação dos pagamentos efetuados e recebidos. Após a conclusão da compra, as organizações também podem apresentar uma isenção formal de responsabilidade. Este contrato atesta o cumprimento pelo fornecedor das disposições do contrato original e o isenta de outras obrigações relacionadas ao projeto.
Vantagens do Gerenciamento de Aquisições do Projeto
Projetos de todos os tamanhos e graus de complexidade podem se beneficiar da adição de gerenciamento de compras por vários motivos, incluindo:
#1. Maior qualidade
O gerenciamento de aquisições do projeto permite que as empresas negociem acordos de serviço detalhados que melhor atendam aos seus requisitos. Pode aumentar a probabilidade de que os produtos e serviços sejam de alto calibre. Um maior grau de garantia de qualidade pode encorajar financiamentos e investimentos futuros, dando às partes interessadas mais garantias sobre o desempenho de um projeto.
#2. Risco reduzido
Ao especificar preços, procedimentos e qualidade de serviço, o processo de criação e negociação de contratos de serviço pode ajudar as organizações a entender melhor suas opções de fornecedores. Isso pode ajudar a diminuir a possibilidade de violação dos termos do contrato, o que poderia causar atrasos ou afetar adversamente o sucesso de um projeto.
#3. Custos gerenciados
As condições de aquisição que foram cuidadosamente negociadas são um método maravilhoso para cortar custos e gerenciar gastos. As organizações podem se beneficiar da gestão de compras se quiserem entender melhor os gastos envolvidos na conclusão de um projeto e escolher bens e serviços de fornecedores que possam atender suas demandas sem ultrapassar seu orçamento.
Os deveres do projeto de gerenciamento de aquisições
Os gerentes de projeto são responsáveis por uma variedade de tarefas durante a aquisição do projeto. Os gerentes de aquisição do projeto geralmente executam as cinco tarefas a seguir, embora possam diferir com base no projeto e em seus objetivos:
#1. Lançamento do Projeto
Durante o início do projeto, um gerente de aquisições do projeto pode iniciar o processo de aquisição. Para falar sobre os objetivos e prazos do projeto, eles frequentemente se comunicam com a gerência, executivos e membros da equipe. Discutir o orçamento, os recursos internos e as altas expectativas também podem fazer parte disso.
#2. Coordenação de Participantes
Os projetos frequentemente envolvem várias partes interessadas, incluindo consultores, executivos, especialistas em responsabilidade, equipes de projeto e proprietários de empresas. Para garantir que todas as partes envolvidas no projeto estejam na mesma página em relação às suas metas e objetivos, o gerente de aquisições do projeto deve coordenar vários grupos e indivíduos. Eles devem conseguir isso identificando todas as partes interessadas significativas e envolvendo-as conforme necessário ao longo do projeto.
#3. Coordenação de Fornecedores
Freqüentemente, vários fornecedores trabalharão no mesmo projeto. Os gerentes de aquisição do projeto devem lidar com eficiência com o trabalho de vários contratados. Um gerente de projeto pode planejar reuniões de grupo ou demonstrações para fornecedores neste momento e, conforme necessário, ajudar os contratados a se comunicarem uns com os outros.
#4. Estratégia de Compra
Um plano de aquisição é crucial para coordenar as expectativas e configurar fluxos de trabalho. Os gerentes de projeto frequentemente elaboram listas e documentos durante a fase de planejamento de aquisições que incluem os materiais e recursos necessários, os cronogramas e marcos e as formas prováveis de entrar em contato com os fornecedores. Além disso, eles podem usar sites de redes na Internet, anúncios classificados e suas redes profissionais para comercializar sua demanda por empreiteiros.
Plano de Gestão de Aquisições
Documentos chamados planos de gerenciamento de aquisições especificam as necessidades de cronograma de um projeto e descrevem as ações necessárias para entrar no contrato final.
A estratégia descreve os métodos pelos quais a organização compradora obterá os produtos e serviços de que necessita, incluindo:
- Descrevendo o que deve ser comprado
- Calculando o preço das compras
- Estabelecimento de um cronograma para novos pedidos
Utilize software de compras para agilizar o fornecimento, a seleção de fornecedores e o gerenciamento de contratos. Estabeleça objetivos claros de aquisição, avalie as capacidades dos fornecedores e negocie condições favoráveis. Implemente mecanismos robustos de rastreamento para monitorar entregas, qualidade e custos. Revise regularmente as métricas de desempenho e ajuste as estratégias conforme necessário para melhoria contínua. Integre a análise de dados para tomada de decisão informada e mitigação de riscos.
Quão importante é um plano de gerenciamento de aquisições
Um processo chamado gerenciamento de aquisições ajuda as empresas a fazer compras de bens e serviços com custo e tempo eficazes.
A direção das atividades de compras da organização é estabelecida por um plano de gerenciamento de compras eficiente, que também garante que elas estejam alinhadas com a estratégia geral de negócios da empresa. Ter um plano de gerenciamento de aquisições em vigor tem várias vantagens. A capacidade de economizar dinheiro para as empresas é sem dúvida o benefício mais significativo. As organizações podem evitar gastar com coisas desnecessárias ou pagar mais do que o necessário pelos itens de que precisam, tendo uma estratégia de compras sólida.
Componentes de um Plano de Gerenciamento de Aquisições
#1. Declaração de Trabalho
O documento que descreve o produto ou serviço a ser adquirido, bem como os objetivos e especificações desse produto ou serviço, é conhecido como declaração de trabalho.
#2. Linha de base para compras
O prazo, os custos e os critérios de desempenho acordados para a aquisição são descritos detalhadamente na linha de base da aquisição.
#3. Critérios de seleção para fontes
Para examinar possíveis fornecedores pré-qualificados e escolher o melhor para o cronograma do projeto, os critérios de seleção de fornecedores são os elementos de gerenciamento de fornecedores que serão aplicados.
Salário da Gestão de Aquisições
O salário médio do gerente de compras nos Estados Unidos é de US$ 123,400; no entanto, a faixa salarial normal é entre $ 110,100 e $ 139,300. As faixas salariais podem variar significativamente, dependendo de uma variedade de aspectos cruciais, incluindo escolaridade, credenciais, talentos complementares e o tempo que você trabalha em um determinado campo. Salary.com ajuda você a determinar sua meta de pagamento precisa, fornecendo mais dados de remuneração on-line e em tempo real do que qualquer outro site.
O que é Gestão de Aquisições?
O método pelo qual uma empresa executa, aprova, monitora e maximiza seus gastos com bens e serviços é conhecido como gerenciamento de aquisições. O principal objetivo de uma equipe de compras é reduzir os custos gerais de compra e agilizar a aquisição de suprimentos e serviços de que uma empresa precisa para gerar produtos.
O que é um Sistema de Gestão de Compras?
Outro nome para o gerenciamento de aquisições é o processo da origem à liquidação. Inclui o gerenciamento das conexões de fornecedores em andamento para o negócio, bem como a avaliação, escolha e redação de acordos contratuais formais.
Qual é o objetivo principal da gestão de compras?
Para que os projetos e procedimentos avancem com sucesso, o gerenciamento de compras garante que todos os bens e serviços sejam adquiridos corretamente. Quando otimizado para economizar dinheiro, tempo e recursos, o procurement pode ser usado como uma vantagem competitiva e não apenas como uma necessidade da empresa.
Quais são as sete etapas do gerenciamento de aquisições?
- Reconhecendo Necessidades
- Pedido de compra
- Requisição de revisão
- Processo de Solicitação
- Avaliação e Contrato
- Order Management
- Aprovações e disputas de faturas
Quais são as quatro principais funções do gerenciamento de aquisições?
Sourcing, negociação, gerenciamento de contratos e gerenciamento de relacionamentos com fornecedores são as quatro funções principais da aquisição. Para serem bem-sucedidas, essas iniciativas precisam de uma compreensão sólida das metas organizacionais, tendências de mercado e capacidades do fornecedor.
Conclusão
Chief Procurement Officer (CPO) e outros cargos de nível executivo em compras tornaram-se mais comuns devido ao impacto da gestão de compras nos resultados, à adoção de novos métodos e ao seu potencial estratégico. De acordo com o LinkedIn Economic Graph Research, a posição tem uma taxa de crescimento de 15% (como uma parcela de todas as contratações de C-suite no ano passado) e está atualmente em 11º lugar na lista de cargos de C-suite com crescimento mais rápido.
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Referências
