GERENCIAMENTO DE TEMPO: Habilidades e dicas sobre gerenciamento de tempo eficaz

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O que é gerenciamento de tempo?
Por que a gestão do tempo é importante?
Benefícios da gestão eficaz do tempo
Dicas para melhorar o gerenciamento do tempo no local de trabalho
Consequências da má gestão do tempo
Conclusão
1. Artigos Relacionados
2. Referências

Ouvimos muito o termo “gestão do tempo” em nosso dia a dia, mas poucas pessoas entendem o que significa ou como administrar seu tempo adequadamente.
Passamos pelo menos de seis a nove horas todos os dias dormindo e mais algumas horas preparando e comendo as refeições. Adicione três a quatro horas de tempo de deslocamento, atrasos no trânsito e outras pequenas surpresas. Temos apenas 10 a 12 horas por dia, muitas vezes menos, para terminar nosso trabalho, estudar, administrar um hobby, cuidar de nós mesmos, socializar e passar tempo com nossas famílias. Eventos e eventos especiais são um assunto totalmente diferente.
Se quisermos lidar com uma agenda lotada em um curto espaço de tempo sem ficar excessivamente sobrecarregados, devemos estabelecer habilidades eficazes de gerenciamento de tempo. Neste post, você aprenderá o que é gerenciamento de tempo e como usá-lo para aproveitar ao máximo o seu dia.

O que é gerenciamento de tempo?

O gerenciamento de tempo é o processo de planejar e gerenciar quanto tempo você dedica a atividades, tarefas ou projetos específicos para aumentar a produtividade, a eficiência e o sucesso. É uma habilidade crucial que permite que as pessoas aproveitem ao máximo seu dia e alcancem seus objetivos no tempo limitado de que dispõem.

A gestão do tempo não se trata apenas de acumular tantas atividades em um dia ou aproveitar ao máximo cada minuto do seu tempo. Também não se trata de ser excessivamente rigoroso ou inflexível com sua programação, ou comprometer sua saúde e bem-estar para realizar mais.
Não existe uma resposta única para o gerenciamento do tempo. O que funciona para uma pessoa pode não funcionar para outra, portanto, é vital estabelecer uma técnica de gerenciamento de tempo que atenda às suas necessidades e circunstâncias individuais.

Além disso, lembre-se de que podem ocorrer interrupções e imprevistos e que você deve ser flexível e adaptável para lidar com essas mudanças.
“Não podemos controlar mais nada, a menos que possamos administrar o tempo.” – Peter F. Drucker
Esta observação de Peter Drucker, o pai do pensamento de gerenciamento de tempo, destaca a importância do gerenciamento de tempo como uma habilidade essencial para o sucesso em todas as áreas da vida. Se não administrarmos nosso tempo com eficiência, será difícil alcançarmos nossos objetivos e administrarmos outros elementos-chave de nossas vidas, como trabalho, relacionamentos e saúde.

Por que a gestão do tempo é importante?

Uma boa gestão do tempo é fundamental por vários motivos.
Uma boa gestão do tempo pode ajudá-lo a tomar melhores decisões sobre como gastar seu tempo, quais tarefas priorizar e quando concluí-las.

A capacidade de gerenciar o tempo com eficiência também pode ajudá-lo a aumentar a produtividade, permitindo que você alcance mais em menos tempo. Você pode diminuir o estresse gerenciando bem o seu tempo e evitando a procrastinação, a perda de prazos e as pressas de última hora. De acordo com uma pesquisa da TimeWatch,[2] 91% dos entrevistados achavam que uma melhor gestão do tempo reduziria o estresse no local de trabalho e aumentaria a produtividade, enquanto 86% achavam que melhoraria o foco na tarefa.

Além disso, o gerenciamento eficiente do tempo ajuda a alcançar seus objetivos, alocando tempo suficiente para trabalhar neles regularmente. Estabelecer prioridades claras e focar nas tarefas mais críticas permitirá que você progrida em direção aos seus objetivos e os cumpra no prazo.

Outra característica significativa do gerenciamento de tempo é que ele ajuda você a estabelecer um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Definir prioridades e administrar seu tempo adequadamente ajudará você a equilibrar suas obrigações pessoais e profissionais e a criar um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
Como resultado, aprender habilidades de gerenciamento de tempo pode ajudá-lo a aumentar sua eficácia, melhorar sua qualidade de vida e obter mais sucesso em todas as áreas de sua vida.

Benefícios da gestão eficaz do tempo

A gestão eficaz do tempo é crucial. O gerenciamento eficaz do tempo leva a maior eficiência e produção, menos estresse e maior sucesso na vida. Aqui estão alguns benefícios de uma excelente gestão do tempo:

#1. Redução do estresse

Criar e cumprir um cronograma de tarefas ajuda a diminuir a ansiedade. Você pode ver que está fazendo um progresso visível ao riscar as tarefas da sua lista de “coisas a fazer”. Isso evita que você fique estressado sobre se está ou não fazendo as coisas.

#2. Mais tempo

Você tem mais tempo para se concentrar em suas atividades regulares devido ao bom gerenciamento do tempo. Indivíduos que conseguem administrar seu tempo com eficiência gostam de ter mais tempo para se dedicar a hobbies ou outros passatempos pessoais.

#3. Possibilidades adicionais

A gestão do tempo resulta em mais oportunidades e menos tempo desperdiçado em atividades menores. Os empregadores valorizam candidatos com fortes habilidades de gerenciamento de tempo. Qualquer empresa se beneficiaria muito com a capacidade de priorizar e agendar o trabalho.

#4. Capacidade de atingir objetivos

As pessoas que praticam um forte gerenciamento de tempo estão mais bem equipadas para atingir metas e objetivos em menos tempo.

Dicas para melhorar o gerenciamento do tempo no local de trabalho

O gerenciamento do tempo é o uso consciente e o controle do próprio tempo para aumentar a produção. Resumindo, faça mais em menos tempo. Aqui estão algumas dicas sobre gerenciamento de tempo eficaz no local de trabalho:

#1. Entenda como você gasta seu tempo.

Se sua produtividade for medida pela produção em um determinado período, o tempo perdido pode ser igual ao dinheiro perdido. Assim como fazer um orçamento, você precisa rastrear no que realmente está gastando seu tempo para identificar áreas ou hábitos que o impedem de atingir seus objetivos.
Comece com uma verificação de tempo. Ferramentas de controle de tempo como o RescueTime podem dizer, com base nas categorias que você configura, quantas horas você é produtivo em um dia versus quanto tempo você gasta em atividades não relacionadas ao trabalho, como redes sociais ou compras.

#2. Mantenha uma programação diária

Vá além de “Tenho oito horas para completar XYZ”. Defina uma programação diária com blocos de tempo para várias tarefas. A chave do sucesso é a consistência.
Faça cronogramas realistas. Os seres humanos superestimam sua capacidade de concluir tarefas, uma tendência conhecida como “falácia do planejamento”, que normalmente leva a previsões de entrega excessivamente otimistas. Crie buffers de tempo entre os trabalhos para que, mesmo que uma tarefa exceda o tempo alocado, o cronograma geral permaneça intacto.

#3. Dê toda a sua atenção.

Evite acessar sites não relacionados ao trabalho (ou fazer o que não deveria) durante o horário de trabalho. Feche todas as guias do navegador marcadas como "para mais tarde". Desligue o telefone ou coloque-o em algum lugar seguro até a hora de uma pausa programada. Mais uma vez, a autodisciplina é sua maior amiga nessa situação.

#4. Estabeleça prioridades

As listas de tarefas podem salvar sua produtividade. No entanto, se você não tomar cuidado, eles podem ficar tão grandes e avassaladores que você não sabe por onde começar. A Eisenhower Matrix é uma técnica que pode ajudá-lo a selecionar o que priorizar com base na importância e na urgência. Com esta matriz de escolha, você pode dividir sua lista em:

Faça o seguinte imediatamente: Tarefas críticas com prazos definidos ou aquelas que você adiou por tanto tempo que já estão atrasadas
Planejar com antecedência: Projetos críticos sem prazos definidos
Delegar: Atividades que podem ser feitas por outra pessoa devem ser delegadas.
Excluir: Tarefas que podem ser removidas, pois não são vitais para seus objetivos ou missão.

#5. Comece com a tarefa mais difícil.

As distrações acontecem com todos, seja um telefonema, um favor de um colega de trabalho ou aquela montanha de pratos sujos. O dia se foi antes que você perceba. É hora de “comer aquele sapo”.
A estratégia de produtividade Eat That Frog, desenvolvida pelo guru da liderança Brian Tracy, é eficaz para pessoas que atrasam ou têm dificuldade em ignorar as distrações. Sugere começar com a tarefa maior, mais difícil e mais importante - aquela que você está mais inclinado a deixar para depois. Depois de “comer aquele sapo”, você pode passar para outras coisas.

#6. Faça operações comparáveis em lotes

Lote, também conhecido como processamento em lote, é o processo de agrupar trabalhos comparáveis para que possam ser concluídos ao mesmo tempo. Classifique-os por objetivo ou propósito.
Como uma ilustração:

Terças e quintas-feiras são reservadas para reuniões com clientes.
Responder a emails exclusivamente entre as 10 e as 11 horas
Crie e distribua relatórios logo pela manhã.

#7. Estabeleça restrições de tempo apropriadas

De acordo com a lei de Parkinson, “o trabalho se expande para ocupar o tempo dado para terminá-lo”.
Se você tiver um dia inteiro para fazer dois trabalhos que não devem levar mais de três horas, provavelmente passará o dia inteiro nessas duas tarefas. Se você se der uma janela curta, quase certamente cumprirá o prazo mais cedo.

#8. Aprenda a dizer não

Temos um limite de energia em um dia, e ela diminui com o passar das horas. Conheça seus limites e esteja disposto a dizer não para evitar esforços medíocres. Entenda suas próprias vantagens e desvantagens. Concentre-se naquilo em que você é forte e, se possível, delegue o que os outros podem fazer melhor e mais rápido.

#9. Evite multitarefas

A evidência sobre a multitarefa é clara: ela reduz a produtividade e pode até ser mortal. A American Psychological Association define malabarismo mental como “custos de mudança” que reduzem a produtividade. Embora a alternância de tarefas leve apenas alguns segundos para cada troca, ela aumenta se você realizar várias tarefas com frequência. Suas chances de errar também aumentam.

#10. manter a organização

Se algum dos itens a seguir ocorreu com você, você pode exigir uma reformulação organizacional:

Você está atrasado para uma reunião que está liderando.
Você esqueceu de imprimir um relatório que seu chefe exigia para uma apresentação.
Você teve que pedir seu nome de usuário ou senha ao TI mais de uma vez.

A boa notícia é que organizar é um talento que pode ser dominado. Comece com os fundamentos.
Mantenha uma estação de trabalho limpa. De acordo com a National Geographic, psicólogos e neurocientistas vincularam as consequências da desordem à cognição, saúde mental e comportamento. A desordem visual pode aumentar os níveis de tensão e ansiedade, produzindo uma resposta de luta ou fuga. Para melhorar a tomada de decisões, jogue fora todos os papéis que podem ser reciclados ou triturados. Remova itens desnecessários e coloque as ferramentas diárias de fácil acesso.

#11. Organize seus arquivos de PC e unidades compartilhadas.

A importância da nomenclatura de arquivos na organização de ativos digitais não pode ser exagerada. Crie um sistema que permita que você e seus colegas localizem coisas de maneira rápida e fácil.

#12. Faça uso de um calendário.

Organize sua agenda de acordo com categorias de vida como “pessoal”, “profissional” e “compromisso”. O código de cores pode ajudá-lo a distinguir facilmente entre categorias ou entre itens urgentes e não urgentes.

#13. Fazer uso de ferramentas de gerenciamento de tempo

Use esses recursos de produtividade e ferramentas de automação para aumentar a produtividade:

Slack para centralizar as comunicações da equipe e organizá-las por canal. Não haverá mais vasculhando inúmeros tópicos de e-mail para obter detalhes do projeto.
Dropbox ou OneDrive para armazenamento, compartilhamento e backup de arquivos. Os membros qualificados da equipe têm acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, a arquivos baseados em nuvem.
Para acompanhar as programações diárias, semanais e mensais, use Google Calendar e Microsoft Calendar. Conecte-os ao Slack para receber alertas e lembretes automáticos em canais relevantes.
Para projetos e diagramas, use Canva ou Lucidchart. Eles auxiliam até mesmo os designers mais inexperientes na criação de modelos com aparência profissional.

Consequências da má gestão do tempo

Considere também as repercussões da má administração do tempo.

#1. Fluxo de trabalho ineficaz

A baixa eficiência resulta de uma falha em planejar com antecedência e cumprir as metas. Por exemplo, se houver várias atividades significativas a serem executadas, um plano eficaz seria concluir as tarefas relacionadas simultaneamente ou sequencialmente. No entanto, se você não planejar com antecedência, poderá precisar pular para frente e para trás ou retroceder em sua tarefa. Isso equivale a uma diminuição da eficiência e da produção.

#2. Perda de tempo

A gestão inadequada do tempo resulta em perda de tempo. Por exemplo, conversar com amigos nas redes sociais enquanto trabalha em uma tarefa é uma distração e uma perda de tempo.

#3. falha de controle

Você perde o controle de sua vida quando não sabe qual é a próxima tarefa. Isso pode levar ao aumento do estresse e da preocupação.

#4. Baixa qualidade de trabalho

A má gestão do tempo geralmente resulta em resultados de qualidade inferior. Por exemplo, apressar-se para fazer as coisas no último minuto freqüentemente degrada a qualidade.

#5. Uma má reputação

Se os clientes ou seu empregador não puderem confiar em você para terminar as coisas no prazo, suas expectativas e percepções sobre você serão prejudicadas. Se um cliente não puder confiar em você para concluir uma tarefa no prazo, ele provavelmente fará negócios em outro lugar.

Conclusão

A gestão do tempo é uma habilidade crucial que pode ser aprendida para aumentar a produtividade e atingir metas.
Você será capaz de gastar seu tempo com mais eficiência, priorizar suas responsabilidades e, finalmente, realizar mais em menos tempo se desenvolver as habilidades de gerenciamento de tempo descritas acima. Finalmente, você pode minimizar o estresse, melhorar seu equilíbrio entre vida profissional e pessoal e viver uma existência mais gratificante.