Um novo CEO ou uma revolução digital são exemplos de mudança organizacional. Quando ocorre uma grande transição – seja com ferramentas, processos ou pessoas – as empresas devem garantir que as operações funcionem sem problemas e que os funcionários aceitem a mudança. As metas de mudança organizacional podem não ser alcançadas se as empresas não estiverem preparadas para possíveis interrupções no processo.
Quando técnicas de gerenciamento de mudanças organizacionais são usadas, as empresas podem navegar mais facilmente por transições complexas. Por exemplo, se os funcionários resistem à mudança, as empresas podem fornecer orientações claras e consistentes para auxiliá-los na adaptação a novos processos e ferramentas. As empresas podem avaliar o progresso e obter feedback ao longo do caminho com um plano de transformação sólido para garantir que os marcos sejam alcançados. Aqui está uma cartilha sobre gerenciamento de mudanças organizacionais e algumas dicas para navegar nele.
O que é Gestão de Mudança Organizacional?
Mudança organizacional refere-se a ações tomadas por uma empresa ou negócio para alterar um componente importante de sua organização, como sua cultura, tecnologias ou infraestrutura subjacentes ou seus processos internos. O gerenciamento de mudanças organizacionais é o processo de orientar a mudança organizacional para uma resolução bem-sucedida. Geralmente consiste em três fases principais: preparação, implementação e acompanhamento.
Quais são as razões para o gerenciamento de mudanças organizacionais?
A mudança organizacional é necessária por muitas razões. Os gerentes freqüentemente encontram os seguintes problemas:
- Nova liderança no topo da empresa ou dentro de seus departamentos
- Mudanças na estrutura da equipe dentro de uma organização
- A aplicação da tecnologia moderna
- Adoção de novos modelos de negócios
- Para garantir uma transição suave, é fundamental ter um processo de gerenciamento de mudança organizacional que possa ser aplicado a vários tipos de mudança.
Tipos de Mudança Organizacional
Mudanças adaptativas são mudanças pequenas e incrementais que as organizações adotam para atender às necessidades que mudam com o tempo. Normalmente, essas mudanças são pequenos ajustes e ajustes que os gerentes ajustam e implementam para executar as estratégias de negócios. A liderança pode adicionar, remover ou modificar processos ao longo do processo.
Uma organização que atualiza seus sistemas operacionais de computador do Windows 8 para o Windows 10 é um exemplo de mudança adaptativa.
A mudança transformacional é maior em escala e escopo do que a mudança adaptativa. Frequentemente envolvem uma mudança simultânea na missão e na estratégia, na estrutura da empresa ou da equipe, nas pessoas e no desempenho organizacional ou nos processos de negócios. Devido ao seu tamanho, essas mudanças geralmente exigem uma quantidade significativa de tempo e esforço para serem implementadas. Embora nem sempre seja o caso, a mudança transformacional é frequentemente buscada em resposta a forças externas, como o surgimento de um novo concorrente disruptivo ou problemas que afetam a cadeia de suprimentos de uma empresa.
A adoção do software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), que todos os departamentos devem aprender e empregar, é um exemplo de mudança transformacional.
Muitas mudanças estarão em algum lugar entre adaptativas e transformacionais no espectro. Como resultado, os gerentes devem entender que o processo de mudança deve ser adaptado aos desafios e demandas únicas de cada situação.
Quão importante é o gerenciamento de mudanças organizacionais?
Para que as empresas tenham sucesso e cresçam, é necessária uma mudança organizacional. A adoção e a aplicação bem-sucedidas da mudança dentro da organização são impulsionadas pelo gerenciamento de mudanças. Ele permite que os funcionários entendam e se comprometam com o turno e trabalhem efetivamente durante ele.
Sem uma gestão de mudança organizacional eficaz, as transições da empresa podem ser imprevisíveis e dispendiosas em termos de tempo e recursos. Eles também podem resultar em menor moral dos funcionários e desenvolvimento de habilidades.
A reação e adaptação de uma empresa à mudança também é uma consideração crítica para as principais partes interessadas, como investidores, fornecedores e possíveis funcionários, ao decidir se deseja trabalhar com ou para uma empresa. Como resultado, a falta de gerenciamento de mudanças eficaz pode resultar no fracasso de uma organização.
Qual é o papel de um gerente no gerenciamento de mudanças organizacionais?
Cada funcionário em uma organização desempenha um papel diferente na assistência à mudança. Embora muitos membros da equipe possam concluir um trabalho altamente detalhado, os executivos de nível sênior com mandato mais longo podem ter objetivos diferentes. Mesmo dentro da gestão, gerentes e líderes têm responsabilidades diferentes.
Por exemplo, os líderes devem ser corajosos ao assumir riscos. Eles devem olhar para o quadro geral e articular mudanças de alto nível para a empresa, explicar por que está ocorrendo e motivar as pessoas a apoiar a transição. Para ser um líder de sucesso, você deve ser perspicaz e saber delegar a responsabilidade pela implementação dos processos de mudança.
Os gerentes estão mais focados no sucesso das transições de negócios. Eles se concentram na implementação da mudança, identificando as etapas discretas que devem ocorrer e sua sequência. Os gerentes também são normalmente responsáveis por alocar recursos, como pessoal, e determinar como o sucesso é medido. Idealmente, os líderes também devem ser gerentes, mas é responsabilidade primária de um gerente saber como projetar, dirigir e moldar os processos de mudança.
Para conseguir isso, você deve possuir um conjunto diversificado de habilidades de gerenciamento, como:
- A comunicação eficaz inclui ouvir ativamente sua equipe e colegas.
- Um nível altamente desenvolvido de inteligência emocional
- Fortes habilidades organizacionais
- Prestando muita atenção
- Capacidade de resolver problemas e tomar decisões
- Delegar sem microgerenciar
Preparação de Gestão de Mudança Organizacional
Para se preparar para a mudança organizacional, é fundamental primeiro definir a mudança organizacional, entender por que ela é crítica e obter o apoio de seus colegas.
Em seguida, desenvolva um roteiro que articule e meça claramente o sucesso, ao mesmo tempo em que explica como o negócio - e seus funcionários, clientes e constituintes - será afetado.
Certifique-se de que o plano de processo esteja alinhado com os objetivos de negócios e descreva a implementação e sustentabilidade da mudança organizacional. Seja adaptável o suficiente para se ajustar de acordo e tome nota de quaisquer desafios potenciais. Certifique-se de comemorar pequenas vitórias ao longo do caminho.
Depois que uma transição organizacional é concluída, o gerenciamento de mudanças não termina. Durante e após o processo, você deve avaliar continuamente os resultados, acompanhar o desempenho em relação às metas, treinar os funcionários em novas metodologias e práticas de negócios e reajustar as metas conforme necessário para aumentar a probabilidade de sucesso.
Estratégias de Gestão de Mudança Organizacional
A mudança organizacional pode ser difícil, exigindo um planejamento cuidadoso e procedimentos bem estabelecidos para obter aceitação e cooperação dos funcionários. Durante uma transição, uma organização pode ter que mudar filosofias e objetivos várias vezes, fazendo com que um conjunto forte e flexível de diretrizes seja essencial para o sucesso.
Gestão de Mudanças
Uma organização deve passar por vários estágios de planejamento para se preparar para mudanças iminentes.
#1. Crie uma equipe de mudança:
As empresas devem identificar os membros da administração que devem estar diretamente envolvidos nas etapas de planejamento do plano de transição. Altos executivos, profissionais de recursos humanos e gerentes de departamentos-chave geralmente são incluídos. Os executivos devem determinar como a equipe funcionará, incluindo a atribuição de tarefas e responsabilidades a determinados membros, agendamento de reuniões e definição de métodos de comunicação. Essa equipe estabelecerá a visão e os objetivos que serão comunicados a toda a organização durante a mudança.
#2. Avalie o impacto:
Quão significativa é a mudança? Quantos departamentos serão afetados e quanto? Quais funções de trabalho precisarão ser atualizadas? Que custos haverá? As empresas devem examinar sua estrutura organizacional atual para ver como ela se sairá com a mudança. Funcionários com características úteis podem precisar ser realocados para funções mais relevantes, e trabalhadores e gerentes com novos conjuntos de habilidades podem precisar ser recrutados.
#3. Faça um cronograma:
Um cronograma de como a transformação será implementada com gerentes e funcionários deve ser desenvolvido pela equipe de mudança. Algumas transições maiores podem precisar ser implementadas em estágios. A equipe também deve estabelecer métricas de sucesso e identificar possíveis obstáculos.
#4. Identifique possíveis problemas com as pessoas:
Os líderes devem prever como os funcionários reagirão às mudanças culturais ou de trabalho, especialmente se as cargas de trabalho aumentarem. A adoção de novas ferramentas e processos pode ser extremamente frustrante e requer amplo suporte gerencial. Demissões entre colegas também podem ter um efeito negativo nos funcionários remanescentes. Para determinar a prontidão da força de trabalho, uma empresa pode precisar usar ferramentas de avaliação, como autoavaliações. Eles também podem precisar configurar recursos de treinamento ou aconselhamento para garantir que os funcionários tenham o apoio psicológico de que precisam para navegar na mudança.
#5. Notifique funcionários importantes:
Depois de estabelecer suas estratégias, a equipe de mudança deve garantir que todos os líderes e gerentes da organização estejam a bordo antes de implementar a mudança. Esses gerentes serão responsáveis por educar os membros da equipe sobre a visão e as expectativas envolvidas no plano de transição e devem estar preparados para fornecer treinamento adicional e suporte moral.
Estratégias para Mudança
Estratégias de gerenciamento de mudanças organizacionais bem desenvolvidas podem resultar em maior eficiência, trabalho em equipe mais forte e melhores resultados financeiros. As empresas devem dedicar tempo para desenvolver as estratégias apropriadas para evitar resultados negativos.
#1. Comunique-se honestamente.
Os líderes devem garantir que os motivos da mudança sejam simples de entender. Um senso de urgência deve ser criado em torno do motivo pelo qual a empresa precisa se transformar, seja para combater os desafios competitivos, atender às necessidades dos clientes em constante mudança ou atualizar para tecnologias modernas que aprimorarão os negócios. As linhas de comunicação devem ser mantidas abertas para que os funcionários possam contribuir. Adoçar as razões para uma mudança e os desafios que virão com ela apenas afasta os trabalhadores e promove a desconfiança.
#2. Envolva a equipe.
Os funcionários devem acreditar que a mudança melhorará a empresa e que eles se beneficiarão com a transição. As empresas podem oferecer programas de treinamento, ferramentas de desenvolvimento pessoal e sistemas de recompensa para ajudar a manter o moral positivo. O feedback dos funcionários deve ser solicitado durante todo o processo para determinar se as estratégias ou cronogramas precisam ser ajustados.
#3. Seja otimista.
Os líderes de iniciativas de mudança podem apelar para as emoções dos funcionários, gerando entusiasmo em alcançar a nova visão corporativa. Os gerentes podem demonstrar empatia ao reconhecer como a ansiedade e a fadiga podem impactar o desempenho, de acordo com o artigo “10 Principles of Workforce Transformation” da Strategy+Business. Quando os funcionários lutam com a mudança, eles precisam de encorajamento positivo e inspiração de seus gerentes. Os líderes devem evitar impor negatividade aos funcionários, expressando sua própria raiva ou dúvidas.
#4. Implemente mudanças revolucionárias.
Embora a mudança organizacional frequentemente seja igual ao progresso, os funcionários se beneficiam de um senso de estabilidade e propósito. Os líderes devem conectar a nova visão transformacional à estratégia de longo prazo da empresa, ao mesmo tempo em que honram a história e os sucessos passados da organização. Quando os funcionários têm uma visão clara de onde a empresa esteve e para onde está indo, eles investem mais na transformação.
#5. Continue assim.
Transformações organizacionais não são alcançadas da noite para o dia. A maioria das transições bem-sucedidas são implementadas gradualmente para manter as operações suaves. Os líderes devem ser persistentes no monitoramento da mudança e na mudança quando ela se desvia dos objetivos. A equipe de transição deve revisitar as metas e cronogramas durante a transição para determinar se ajustes são necessários.
Pesquisas frequentes podem ajudar os líderes a avaliar o comprometimento dos funcionários, e intervenções podem ser necessárias para grupos ou indivíduos que lutam para aceitar a mudança, de acordo com este guia de transformação organizacional do colaborador do CIO, Bart Perkins. Além de serem persistentes na execução dessas etapas, os líderes devem ser pacientes ao permitir que os funcionários tenham o tempo necessário para se ajustarem à mudança.
#6. Utilizar ferramentas e recursos online.
Várias ferramentas podem ser usadas para planejar e implementar mudanças organizacionais.
- Modelo Prosci ADKAR — um modelo para planejar programas de gerenciamento de mudanças
- Creately — uma ferramenta online para criar fluxogramas e outros diagramas de mudança
- gráfico de Gantt — um gráfico de acompanhamento da linha do tempo para programas de mudança
- A bússola da mudança — uma plataforma baseada em nuvem para análise e planejamento de mudanças
- A Loja de Mudanças — uma plataforma de software para rastrear tarefas de gerenciamento de mudanças
- O Processo de 8 Passos de John Kotter para Liderar Mudanças — um guia para liderar a mudança organizacional
Mudanças organizacionais comuns
Falências e reduções de força de trabalho para aquisições e transformações de produtos são apenas alguns exemplos de mudança organizacional. Esses ajustes são necessários tanto para grandes corporações quanto para pequenas empresas, pois todas as organizações devem mudar continuamente suas estratégias para acompanhar as tendências competitivas e as expectativas dos clientes.
De acordo com a Society for Human Resource Management, algumas das mudanças organizacionais mais frequentes incluem mudanças nos processos, mudanças de liderança e reestruturações de empresas. Eles incluem;
#1. Novos processos ou programas, incluindo transformação digital.
Quando as empresas adotam novas tecnologias, como migrar para a nuvem ou implementar um novo sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), os programas de gerenciamento de mudanças organizacionais são frequentemente implementados. Com os escritórios em transição para o trabalho remoto e os varejistas migrando para pedidos e entregas online, a transformação digital está se tornando mais comum. As empresas também podem alterar um processo importante, como a integração de novos clientes.
#2. Novas responsabilidades de trabalho.
Os funcionários podem ser solicitados a mudar de função à medida que as empresas fazem a transição para produtos mais novos ou trabalham para melhorar a eficiência. Algumas reatribuições de cargos são resultado de reduções de custos, demissões, terceirização ou esforços de automação de processos, tornando mais difícil manter a satisfação dos funcionários.
#3. Nova liderança.
Quando uma empresa está passando por dificuldades, a estrutura da alta administração é frequentemente abalada. Quando as operações ficam estagnadas, trazer um novo CEO, presidente, líder de vendas ou gerente de marketing pode ser uma maneira eficaz de implementar novas visões e quebrar o status quo.
#4. Reorganização de departamentos ou unidades de negócio.
As empresas freqüentemente reestruturam unidades de negócios para aumentar a eficiência. Por exemplo, uma grande corporação pode posicionar o departamento de marketing mais próximo dos representantes de vendas para melhorar o envio de mensagens ao cliente. As empresas também podem passar por reestruturações como resultado de mudanças regulatórias que alteram a forma como os processos de negócios podem ocorrer.
#5. Fusões e aquisições societárias.
As empresas fazem aquisições para expandir suas operações ou para atingir determinados objetivos financeiros. Quando duas culturas de negócios se fundem, ajustes devem ser feitos nas estratégias e processos para atingir os novos objetivos corporativos.
#6. Exemplos de Mudança Organizacional
As empresas têm graus variados de sucesso na implementação de mudanças organizacionais. De acordo com uma pesquisa recente da McKinsey & Company, mais de 70% das empresas que estão passando pela transformação digital tiveram um progresso lento ou estagnado durante a transição. Problemas de recursos, estratégias digitais pouco claras, comprometimento insuficiente, culturas desalinhadas e falta de competências essenciais estavam entre os motivos do descarrilamento. Depois de enfrentar os desafios, 36% das organizações conseguiram recuperar o impulso.
Histórias de Sucesso de Gestão de Mudanças Organizacionais
Os artigos a seguir fornecem exemplos de mudanças organizacionais bem-sucedidas:
#1. Desenvolvimento da Amazônia.
Em apenas algumas décadas, a Amazon deixou de ser uma pequena livraria online para se tornar uma potência global de varejo online. A Amazon sempre investiu pesadamente em tecnologia, mantendo-se à frente da concorrência de livrarias maiores, oferecendo ferramentas de vendas online amigáveis ao cliente. Ela expandiu gradualmente suas ofertas online, expandiu-se internacionalmente e ramificou-se em hospedagem na web, eletrônica, robótica e outros campos. A Amazon agora responde por quase metade de todas as vendas de varejo online nos Estados Unidos.
#2. A revolução da Apple.
Em 1997, a Apple estava à beira da falência quando recebeu uma injeção de dinheiro da Microsoft e passou por uma grande reestruturação liderada pelo cofundador Steve Jobs. A Apple reformulou gradualmente sua linha de produtos, criando produtos modernos e desejáveis, como o iMac e o iBook. A empresa desenvolveu uma estratégia de design ágil e pronta para uso que permitiu atender às necessidades dos clientes, e Jobs levou a empresa a um enorme sucesso com o lançamento da Apple Store, iPod, iTunes e iPhone.
#3. Processo de fabricação da Toyota.
O desenvolvimento da Toyota do que hoje é conhecido como a filosofia de manufatura enxuta é uma das histórias de transformação mais conhecidas. A estratégia centrou-se na redução do desperdício nos processos de fabricação, estocando o menor número possível de produtos e girando rapidamente quando melhorias eram necessárias. A Toyota se tornou uma das principais montadoras do mundo como resultado dessa filosofia, e milhares de empresas em todo o mundo adotaram procedimentos operacionais enxutos.
Casos de falha na gestão de mudanças organizacionais
Há também muitos exemplos de mudanças organizacionais que não tiveram sucesso. Essas empresas geralmente falham em considerar os desejos dos clientes, as inovações dos concorrentes e as contribuições dos funcionários ao desenvolver seus planos de desenvolvimento de negócios, resultando em uma visão e estratégia ineficazes.
#1. A Ascensão e Queda do Blockbuster.
O fim da Blockbuster é um exemplo clássico de uma empresa que não consegue acompanhar a concorrência. A empresa criou um modelo de negócios inovador para crescimento rápido no setor de locadoras de filmes, mas estava muito focada na expansão de sua rede de lojas físicas e não conseguiu competir com a Netflix no mercado de filmes digitais e por correspondência.
#2. Falha da Motorola.
Apesar do histórico de inovação e tomada de riscos da Motorola, o advento do smartphone apresentou desafios organizacionais significativos. A empresa falhou em reconhecer uma mudança cultural em como os consumidores queriam usar seus telefones celulares, e discórdia interna entre a administração levou a um declínio acentuado no lançamento de produtos inovadores.
#3. O fim da Sears.
Como muitos outros varejistas físicos, a Sears lutou para acompanhar a concorrência online. Depois de fechar centenas de lojas, a empresa declarou falência. Seu fim foi atribuído em grande parte à relutância da alta administração em investir na atualização de lojas ou na introdução de novas ofertas de produtos, concentrando-se, em vez disso, no corte de custos diante da desaceleração das vendas.
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Referências
