A principal responsabilidade de um gerente de projetos é supervisionar todas as etapas dos projetos de uma empresa e garantir sua conclusão efetiva. Eles criam documentação para informar as partes interessadas, direcionar os membros da equipe e estabelecer a duração de um projeto. Eles também podem desenvolver planos de gerenciamento de mudanças para acomodar mudanças nas operações e cronogramas do projeto.
Este artigo define o processo de controle de mudanças, examina por que ele é importante no gerenciamento de projetos, explica como implementá-lo e fornece conselhos de gerenciamento.
O que é o Controle de Mudanças no Gerenciamento de Projetos?
O controle de alterações é um processo que detecta, registra e aprova quaisquer alterações essenciais que ocorram em um projeto para evitar interrupções desnecessárias.
Os esforços de mudança em escala, como a transformação digital, exigem a cooperação total de várias organizações e equipes, apresentando obstáculos adicionais para os gerentes de projeto. Esses tipos de esforços exigem métodos de controle rigorosos e sistemáticos.
Uma das principais funções do gerenciamento de mudanças é minimizar mudanças não aprovadas, o que ajuda a reduzir erros. Além disso, os gerentes de projeto podem fazer melhor uso dos recursos disponíveis adotando um processo de controle de mudanças planejado e integrado.
Os benefícios do processo de controle de mudanças
Um processo eficiente de controle de mudanças no gerenciamento de projetos pode ser bastante valioso para sua empresa. As empresas podem aumentar a produtividade da equipe usando um processo de gerenciamento de mudança de ponta e promovendo o trabalho em equipe colaborativo e a comunicação de mudança. Aqui está uma lista das vantagens do processo de gerenciamento de mudanças.
- Os gerentes de projeto aprenderão sobre a necessidade de mudança durante a fase de planejamento da mudança e terão tempo para considerar o melhor curso de ação.
- Reduzir o risco associado a cada modificação;
- Recursos superiores de redução de custos e mitigação de riscos;
- Fazer ajustes leva menos tempo;
- As alterações podem ser feitas com menos influência no cronograma do projeto porque as solicitações serão consideradas e gerenciadas de acordo com o cronograma do projeto.
Quais são os diferentes tipos de controle de alterações?
O gerenciamento de mudanças é dividido em duas categorias:
- Mudanças inesperadas
- mudanças de trabalho
Mudanças inesperadas exigem ação rápida. Por exemplo, uma mudança imprevista é quando um produto é retirado do mercado devido a uma dificuldade inevitável.
As modificações planejadas, por outro lado, são realizadas com preparação minuciosa, análise de risco e cumprimento de um cronograma estrito. Uma mudança planejada tem o objetivo específico de preparar a organização ou uma equipe específica dentro da organização para novas metas ou objetivos. Mudanças na cultura da empresa, estrutura interna, processos ou qualquer outra característica são exemplos disso.
Elementos Chave do Processo de Controle de Mudanças
#1. Pedidos de mudança
Se você deseja atualizar algo sobre seu projeto, você deve enviar uma solicitação de alteração. Este documento resume as modificações propostas, bem como sua justificativa principal. As solicitações de mudança podem ser enviadas por qualquer pessoa envolvida em um projeto, seja interna ou externamente.
#2. Painel de controle de mudança
O objetivo de um conselho de controle de mudanças é revisar e decidir sobre as mudanças propostas para um projeto em intervalos regulares. Se a solicitação de alteração for autorizada, um pedido de alteração poderá ser gerado.
#3. Mudança de pedido
Se o conselho de controle de mudanças aprovar a modificação solicitada, o conselho e os clientes ou partes interessadas afetados devem assinar um pedido de mudança. Os termos originalmente mencionados no contrato serão modificados, e ambas as partes concordam com essas revisões.
#4. Alteração de registro
Um changelog é uma ferramenta usada no gerenciamento de mudanças para manter o controle de quaisquer alterações feitas no plano ou contrato de um projeto. Um log de alterações bem definido deve estar acessível a todos os gerentes de projeto.
As etapas do processo de controle de mudanças
Um fluxo típico do processo de gerenciamento de mudanças consiste em cinco etapas. Confira abaixo as fases do processo de gerenciamento de mudanças para criar e implementar com eficiência o plano de ação adequado.
Passo #1: Identificando a necessidade de mudança
Qualquer parte interessada pode fazer uma mudança identificando a necessidade da mudança e explicando-a em um formulário de solicitação de mudança do projeto. Um formulário de solicitação de mudança iniciado por qualquer membro da equipe deve incluir as seguintes informações:
- O título do projeto
- Data
- Descrição do pedido
- Requerido por
- Alterar o proprietário
- Os efeitos da mudança
- Prazo
- Prioridade
- Comentários
Passo 2. Avalie a solicitação de mudança
Como gerente de projeto, você deve recusar ou cancelar quaisquer solicitações de modificação que não sejam legítimas.
Em seguida, você deve determinar quais recursos serão necessários para fazer a análise da solicitação de mudança.
Em seguida, avalie imediatamente os resultados prováveis e altere o formulário de solicitação conforme necessário.
Os pedidos de revisão rejeitados devem ser suspensos por enquanto.
Etapa 3. Analise a solicitação de mudança
Atribua a solicitação de modificação a um funcionário qualificado para avaliação.
Esta análise deve ser repetida com a alteração diferida considerada.
Passo 4. Executar a Solicitação de Mudança
- Determine o risco e a complexidade da mudança antes de aprová-la.
- Antes da aprovação final, avalie o impacto da mudança.
- Analisar os Impactos da Mudança e enviar um pedido de revisão às autoridades competentes.
Passo #5: Fechar a Solicitação de Mudança
- Práticas e procedimentos para gerenciamento de projetos devem ser revistos.
- É fundamental manter todos atualizados sobre os desenvolvimentos.
- Verifique o status da solicitação de alteração regularmente.
- Mantenha um registro do resultado da solicitação de mudança.
- Pare a solicitação de alteração.
Diferentes Fatores de Processo de Controle de Mudança
Existem seis partes principais para os vários aspectos de um processo de controle de mudanças do projeto. Alinhamento de Liderança, Comunicação, Engajamento das Partes Interessadas, Impacto da Mudança, Prontidão, Treinamento e Design Organizacional são exemplos disso.
#1. Coordenação de Liderança
O alinhamento da liderança não deve ser difícil. O patrocinador do projeto geralmente fornece o resumo original e discute os benefícios, então eles já devem estar a bordo. Manter os funcionários entusiasmados e envolvidos com o projeto, no entanto, pode ser difícil se eles estiverem sob muita pressão e suas prioridades mudarem constantemente.
Os gerentes de projeto freqüentemente assumem que outros executivos seniores envolvidos no projeto têm os mesmos pontos de vista do patrocinador do projeto ou concordam com os objetivos do projeto. Se não estiverem, é fundamental contar com a ajuda deles, porque os membros da equipe sênior terão um impacto sobre outras partes interessadas.
#2. Análise das Partes Interessadas
É fundamental fazer uma análise das partes interessadas no início de um projeto. Ele permite localizar e aprender sobre as partes interessadas do projeto, agrupá-las e criar planos de engajamento para cada grupo.
O envolvimento das partes interessadas é um componente crítico da mudança e deve ser mantido durante todo o projeto e mesmo depois para fazer com que a mudança permaneça. Os grupos de partes interessadas e os planos para envolvê-los devem ser revisados e atualizados em vários estágios ao longo do projeto.
# 3. Comunicação
O aspecto mais crítico é a comunicação. Um gerente de projeto deve determinar quais canais de comunicação estão acessíveis e, em seguida, tomar as medidas necessárias para usá-los. Você quer despertar o interesse das pessoas em seu projeto. As pessoas inventarão suas próprias verdades se não puderem se comunicar umas com as outras. Então, se você quer dizer algo, diga. Declare se você tem ou não algum conhecimento novo.
#4. Impacto e prontidão da mudança
O impacto e a prontidão da mudança são um aspecto crítico do processo de gerenciamento de mudanças. É determinado por quanto a mudança afeta as partes interessadas e como elas parecem estar preparadas para fazer o ajuste. As atividades de prontidão, como uma lista de verificação de prontidão e um sistema de rastreamento de status de prontidão, fornecem informações sobre a capacidade do grupo de implementar a mudança e reduzir os riscos de entrega.
Como gerente de projeto, você deve garantir que as organizações encarregadas de implementar as modificações possam responder com precisão às suas perguntas de prontidão. Se eles disserem que estão prontos, mas não estiverem, você terá problemas com a entrega mais tarde. Quando os níveis de prontidão projetados não forem atendidos, planos de mudança devem ser empregados para limitar os danos do projeto.
#5. Treinamento e Aderência à Estrutura Organizacional
O treinamento é necessário para auxiliar na adoção e integração onde lacunas de conhecimento foram identificadas. Isso pode ser de natureza tecnológica e comportamental. A forma ideal de treinamento será individual, em grupos, por meio de programas “treine o treinador”, guias de treinamento ou em um ambiente remoto ou controlado, dependendo do tipo de mudança e do número de indivíduos envolvidos.
As empresas ou equipes afetadas pela mudança podem precisar construir novas estruturas organizacionais ou fazer alterações nas existentes para acomodar a transição. As análises “as is” e “to be” devem ser concluídas, bem como os procedimentos associados e descrições de cargos.
O Organization Design pode não fazer parte do projeto, mas é necessário para o seu funcionamento. Isso significa que o trabalho de design deve ocorrer simultaneamente com a atividade principal do projeto e quaisquer ajustes devem ser feitos antes ou mesmo durante a data de entrega do projeto.
Como implementar o controle integrado de mudanças no gerenciamento de projetos
#1. Crie um sistema de gerenciamento de mudanças:
Defina o que constitui e o que não constitui uma solicitação de mudança. Por exemplo, adicionar uma etapa extra a uma fase do projeto que não levará muito tempo e não interferirá em seu cronograma não exigirá uma solicitação de modificação, mas adicionar uma etapa extra que interferirá no prazo, sim. Determine o processo de envio, aprovação e atualização de solicitações.
#2. Crie procedimentos de gerenciamento de mudanças:
Designe um líder para esse processo que se comunicará com as partes interessadas, supervisionará o progresso e manterá todos atualizados. Eles também responderão a solicitações de modificação com respostas predefinidas para manter o andamento do processo. Inclua um detalhamento de como a mudança proposta influenciaria o orçamento, o cronograma, os riscos, as partes interessadas, os consumidores e os membros da equipe.
#3. Anote o impacto de possíveis mudanças:
Use um gráfico para mapear a área afetada pela solicitação de mudança. Incluindo o dinheiro, o cronograma, os recursos e a qualidade. Em seguida, defina a modificação, bem como quaisquer dúvidas preliminares que você ou os membros da equipe possam ter sobre ela. Depois disso, calcule o impacto usando KPIs para cada região. Por exemplo, se o orçamento for afetado, calcule a consequência provável usando o dinheiro que seria perdido ou ganho se a alteração fosse aceita.
Se ainda não o fez, faça uma lista de todas as tarefas relacionadas ao projeto. Verifique a solicitação de modificação na lista de tarefas para ver se há algum conflito. Você pode até descobrir sobreposições significativas, o que permitiria que você combinasse ou talvez eliminasse alguns de seus encargos atuais se a mudança fosse implementada.
#4. Rascunhos de modelos:
Ao automatizar seu processo de gerenciamento de mudanças, você economizará tempo comunicando cada nova fase. Se mais de uma pessoa supervisionar o processo, isso também ajudará outros membros da equipe a seguir um protocolo consistente. Crie um modelo de admissão, processamento, aprovação e próximas ações.
Ferramentas para Processo de Controle de Mudanças
Os gerentes de projeto precisam de acesso a ferramentas de controle de mudanças para estabelecer um plano eficaz de gerenciamento de mudanças. Você deve procurar as seguintes ferramentas em seu software de controle de alterações, dependendo da natureza do fluxo de trabalho do seu projeto.
#1. Mapas de Processo / Fluxogramas
Fluxogramas e mapas de processos são excelentes ferramentas para o mapeamento da gestão de mudanças. Ele permite que todas as partes interessadas, internas ou externas ao projeto, obtenham uma compreensão abrangente do processo.
Um fluxograma é simples de construir e manter. Um fluxograma permite que os gerentes de projeto mapeiem o estado atual do processo organizacional, atualizem o ciclo de gerenciamento de mudanças e adicionem ou removam solicitações de mudanças com base na aprovação do conselho de controle de mudanças.
#2. A Avaliação ADKAR
A sigla ADAKAR significa Consciência, Desejo, Conhecimento, Habilidade e Reforço. No gerenciamento de mudanças, a análise ADKAR é usada como uma técnica de treinamento para garantir que todos os participantes do projeto acreditem e apoiem a mudança. Denota um conjunto de objetivos para líderes de equipe. Os planos destinam-se a realizar as melhorias previamente acordadas. Os gerentes de produto podem atingir esses objetivos
- Sensibilização,
- Reavivar a vontade de participação dos funcionários,
- Fornecendo o conhecimento necessário,
- Aumentando a capacidade,
- Fazendo os ajustes ficarem.
#3. Análise de Campos de Força
Como gerente de projeto, usar uma análise de barreiras e auxiliares ou análise de campo de força pode ajudá-lo a tomar melhores decisões. É uma técnica valiosa para entender por que as partes interessadas apóiam ou se opõem a uma ideia de mudança.
#4. Mapa da Cultura
Uma ferramenta de mapa cultural costuma ser usada para descrever como as regras, os valores e o comportamento dos funcionários da empresa influenciam a cultura da empresa. Ele permite que os gerentes de produto localizem informações críticas para as iniciativas de mudança. Um mapa de cultura pode ajudá-lo como gerente de projeto a identificar os facilitadores positivos em sua equipe. Como resultado, é mais fácil atribuir a responsabilidade à pessoa apropriada, garantindo que o projeto enfrente o menor risco possível.
Além dessas, os gerentes de projeto podem usar uma variedade de outras ferramentas para melhorar o gerenciamento de mudanças.
Modelos de Processo de Controle de Mudança 2023
Quando se trata de executar mudanças corretamente, os Modelos de Processo de Controle de Mudanças são muito importantes. Dependendo da natureza das mudanças, as equipes de gerenciamento de projetos podem empregar uma variedade de modelos de controle de mudanças. Vamos dar uma olhada em alguns modelos populares de controle de alterações.
#1. Alterar modelo de proposta
Mesmo que a alteração já tenha sido aceita, um modelo de proposta de alteração o ajudará a determinar o “porquê” por trás da alteração. Depois de preencher este modelo, você poderá explicar por que a mudança é importante e ajudar outras pessoas a fazer o mesmo.
Componentes importantes:
- Mudanças propostas
- A razão por trás da mudança
- Resultados esperados
- estimativa de tempo
- Custos estimados
- Quaisquer outras considerações
#2. Alterar modelo de plano de comunicação
Uma estratégia de comunicação é um componente essencial de qualquer plano. As pessoas afetadas por uma mudança são responsáveis por seu sucesso, portanto, desenvolver um plano para comunicar a mudança é fundamental. Um modelo de plano de comunicação de mudança ajudará na execução da estratégia.
Elementos a considerar:
- Modelo de Gestão de Mudanças
- Líder de mudança
- Eventos relacionados à comunicação
- Data de comunicação
- Público
- Método de comunicação
#3. Formulário de Análise de Mudança
Cada fase no processo de gerenciamento de mudanças é composta por várias etapas menores. Os gerentes de projeto devem examinar minuciosamente cada um desses processos. Um modelo de análise de mudança auxilia no monitoramento e implementação eficazes de mudanças.
Elementos a considerar:
- Modelo de Gestão de Mudanças
- Data de análise
- Problemas encontrados
- Sucessos
- Etapas necessárias
Melhores práticas para o processo de controle de mudanças
#1. Usar software de gerenciamento de projetos.
Usar software de gerenciamento de projetos e controle de alterações para garantir que seus procedimentos de controle de alterações sejam executados sem problemas é um método maravilhoso para garantir que seus processos de controle de alterações funcionem com sucesso.
O software criado expressamente para gerenciamento de projetos pode fornecer vários benefícios, como comunicação aprimorada, agendamento no prazo e maior utilização dos recursos disponíveis. Através do uso de ferramentas de software colaborativas, os membros da equipe podem entender melhor suas funções e os objetivos gerais da equipe. A seguir estão alguns exemplos de software que auxiliam o trabalho colaborativo:
- Trello
- Projeto Microsoft
- Campo Livre
- Colméia
- Asana
#2. Reconheça os perigos potenciais
O risco de gerenciamento de projetos pode ser definido como qualquer coisa que possa impedir o projeto de atingir seus objetivos. Os gerentes de projeto examinam rotineiramente os possíveis riscos do projeto durante o processo de gerenciamento de mudanças. Só então eles serão capazes de desenvolver estratégias eficazes de gerenciamento de mudanças que terão o mínimo de impacto negativo nos negócios.
A identificação, avaliação e mitigação de riscos são componentes críticos do gerenciamento de mudanças eficaz. A criação de um sistema eficiente de gerenciamento de mudanças permite que as empresas antecipem e superem facilmente possíveis obstáculos.
#3. Faça um Plano de Controle de Mudanças.
Ao adicionar alterações a um projeto, um plano de controle de alterações bem pensado pode aumentar a produção e diminuir o tempo perdido. Isso se deve ao fato de que ter uma boa abordagem de gerenciamento pode ajudar um gerente de projeto a antecipar problemas, criar alternativas e se preparar para eventuais eventualidades. Com esses planos, estabelecer uma grande mudança em uma organização pode ajudar no corte de custos e na programação, garantindo, ao mesmo tempo, nenhuma influência negativa sobre outros elementos operacionais.
#4. Faça uso de um Formulário de Solicitação de Mudança, bem como de um Registro de Mudanças.
Um formulário de solicitação padronizado simplifica o processo de rastreamento, análise e implementação de solicitações de mudança. Ao fornecer aos membros da equipe uma estrutura consistente a seguir ao solicitar uma mudança, os Modelos de controle de mudança podem garantir um processo de controle de mudança eficaz. Ele também auxilia os gerentes de projeto a acompanhar as solicitações de mudança e as mudanças anteriores.
Qual é a distinção entre gerenciamento de mudanças e controle de mudanças?
Após uma transição organizacional, o gerenciamento de mudanças é um processo de análise, ajuste e adaptação a novos padrões. O controle de mudanças, por outro lado, é um subconjunto do gerenciamento de mudanças que origina, analisa, gerencia e gera um roteiro ou plano de implementação de mudanças.
Como você lida com o gerenciamento de mudanças em um projeto?
Para gerenciar com eficácia o controle de alterações em um projeto, os gerentes de projeto podem usar um modelo de controle de alterações e manter um olhar atento sobre o log de alterações.
Quais são os três objetivos principais do gerenciamento de mudanças?
Um processo de gerenciamento de mudanças tem três objetivos principais:
- Analisar o processo e implementar medidas corretivas e preventivas para evitar a repetição de problemas em um projeto.
- Certifique-se de que todas as solicitações de mudança estejam de acordo com o plano de gerenciamento do projeto.
- Processar solicitações de mudança de acordo com a orientação fornecida pelas autoridades autorizadas.
Como um documento de controle de mudanças deve ser escrito?
Os gerentes de projeto devem redigir um documento de processo de controle de mudança eficaz.
- Explique por que o ajuste foi feito.
- Crie uma equipe de gerenciamento de mudanças identificando várias partes interessadas. Esclarecer as vantagens específicas da modificação.
- Defina metas definidas para a equipe de gerenciamento de projetos atingir para concluir o projeto.
Conclusão
O gerenciamento de mudanças aprimora o trabalho em equipe, aumenta a produtividade dos funcionários e permite que as equipes enfrentem os desafios com muito mais rapidez. Ao ler o texto, você obterá alguns conhecimentos importantes sobre vários aspectos do processo de gerenciamento de mudanças.
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Referências
