Quando você é proprietário de uma pequena empresa, receber o pagamento em dia é uma prioridade. Se você não definir as condições de pagamento corretas com seus clientes, isso pode levar a pagamentos atrasados, fluxo de caixa ruim e estresse desnecessário em seus negócios. Felizmente, existem etapas simples que você pode seguir para melhorar seus métodos de cobrança. Este artigo examinará as condições de pagamento, seus tipos, exemplos, importância e como usá-los em seu negócio.
O que são Condições de Pagamento?
Quando você envia uma fatura a um cliente, as condições de pagamento informam o que você espera dele no futuro. Eles permitem que seus clientes saibam como você prefere ser pago e quando eles precisam pagar. As condições de pagamento também podem incluir as consequências de um pagamento inadimplente ou atrasado. Para que seus clientes saibam o que esperar, é importante definir condições de pagamento claras. Quanto mais fáceis de entender, mais fácil será para seus clientes pagarem em dia.
Por que as condições de pagamento são importantes?
As condições de pagamento são importantes para entender quanto dinheiro uma empresa pode ter disponível para projetos futuros, como expansão, reforma, novas linhas de produtos ou campanhas publicitárias. Esses termos podem especificar pagamentos de parcelas regulares, que podem ajudar a equilibrar o capital necessário para despesas diárias e mensais. Se os proprietários de empresas entenderem seu fluxo de caixa mensal, poderão se sentir menos estressados com pagamentos e receitas.
Quem determina as condições de pagamento?
Normalmente, o proprietário da empresa ou chefe de contabilidade define as condições de pagamento para os clientes antes de qualquer negócio ser feito. Isso é feito para que os clientes possam entender claramente e seguir as condições de pagamento. Ao estimar os custos de construção e recursos, o proprietário de uma empresa também pode decidir sobre as condições de pagamento antes de abrir suas portas.
Exemplos de condições de pagamento
Normalmente, as condições de pagamento são listadas como uma abreviação em uma fatura. Aqui estão alguns dos exemplos mais comuns de condições de pagamento com os quais você deve estar familiarizado.
- 1MD: isso representa um crédito de pagamento para um mês inteiro de suprimentos.
- PIA: esta abreviação significa “pagamento antecipado”, o que significa que o pagamento deve ser feito integralmente antes da entrega dos bens ou serviços.
- CIA: essa abreviação significa “dinheiro adiantado”, o que significa que todo o pagamento deve ser feito em dinheiro antes da entrega dos bens ou serviços.
- Após o recebimento: Assim que o cliente receber a fatura, o pagamento é esperado.
- Net 7: significa que o pagamento deve ser feito no prazo de sete dias.
- Net 21: O pagamento deve ser feito no prazo de 21 dias após o recebimento.
- Net 30: O pagamento deve ser feito no prazo de 30 dias a partir da data da fatura. Net 60, Net 90 e outras variações também são usadas ocasionalmente.
- Fim do Mês (EOM): O pagamento vence no final do mês em que a fatura foi recebida.
- 15 IMF: O dia 15 do mês seguinte à data da fatura é o vencimento do pagamento.
- 2/10 Líquido 30: o pagamento vence em 30 dias, mas os clientes podem obter um desconto de 2% se pagarem em 10 dias.
- BACALHAU: significa “dinheiro na entrega”, o que significa que os bens ou serviços devem ser pagos em dinheiro no momento da entrega.
Leia também: Melhores métodos de pagamento online para pequenas empresas em 2023
- CND: esta abreviação significa “cash next delivery”, o que significa que o pagamento deve ser feito antes da próxima entrega. Para entregas recorrentes, esse prazo de pagamento é normalmente reservado.
- CBS: essa abreviação significa “dinheiro antes do envio”, o que significa que o saldo deve ser pago antes do produto ser enviado ao cliente.
- CWO: essa abreviação significa “dinheiro com pedido”, o que significa que o cliente deve pagar a fatura integralmente antes que as mercadorias sejam produzidas e enviadas.
- desconto de acumulação: um desconto oferecido em um pedido grande.
Exemplo de como funcionam as condições de pagamento
Vejamos um exemplo para entender porque as condições de pagamento são tão importantes para as finanças da sua empresa:
Suponha que você está prestes a abrir uma nova loja. Você deve investir $ 5,000 em equipamentos. Recentemente, você recebeu um grande pedido de um cliente e enviou uma fatura de US$ 7,000. Além disso, você antecipa que o cliente pagará a fatura até o final do mês.
No entanto, o cliente não paga a tempo. Como resultado, você não pode comprar o novo equipamento necessário. Agora você está pagando o aluguel de sua loja, mesmo que não esteja fazendo nenhum negócio lá. Como resultado do atraso no pagamento, você começa a perder dinheiro.
Este exemplo demonstra a importância de pagamentos de faturas pontuais. Elaborar uma fatura concisa e fácil de entender ajudará muito a garantir que você receba o pagamento no prazo. Como resultado, você pode manter as operações comerciais e atingir seus objetivos de crescimento.
Quais são os tipos de condições de pagamento?
Às vezes, as empresas concordam em desviar-se de seus termos de pagamento padrão e dividir ou combinar pagamentos. Os tipos mais comuns de acordos estão listados abaixo.
#1. Pagamentos divididos
Se sua empresa lida regularmente com serviços caros, itens de luxo ou vendas de grandes ingressos, você deve oferecer opções de pagamento fracionado nos termos e condições da fatura. Seu fluxo de caixa é o ativo mais valioso da sua empresa. Solicitar o pagamento integral de serviços ou itens caros pode afastar os clientes.
#2. Dinheiro antes das remessas (CBS) e dinheiro antes da entrega (CBD)
O envio de produtos pode ser um negócio arriscado, especialmente se você entregá-los em longas distâncias. Seus produtos podem ser danificados ou perdidos durante o transporte. Se você não se precaver e o cliente não pagar, sua empresa pode ter prejuízo líquido.
#3. Carta de Crédito (LOC)
Os clientes apreciam as empresas que lhes dão crédito. Isso é especialmente comum no setor business-to-business, onde você pode ter compras recorrentes dos mesmos clientes a cada poucas semanas/meses. Mas como oferecer esse privilégio a clientes com os quais nunca trabalhou antes e com quem não tem experiência profissional?
#4. Depósito rotativo (RD)
RD é outro método de pagamento comum no setor B2B. Se você tiver alguma dúvida sobre a confiabilidade de um cliente, poderá monitorar seus pagamentos solicitando que ele forneça um recibo de depósito, que funciona como um cartão seguro pré-pago que ele pode usar para fazer compras com você.
#5. 50% adiantado
Alguns clientes podem se preocupar em solicitar um pagamento adiantado de 50%, mas isso facilita muito os projetos de longo prazo. Você pode cobrir os custos associados sem gastar dinheiro do seu próprio bolso se receber uma parte do preço total antecipadamente.
#6. NET 30 e NET 60
Para clientes e novos negócios, ver “Net 30” ou “Net 60” em um modelo de fatura pode ser desconcertante. Na verdade, isso significa que seus clientes têm até 30 ou 60 dias após o recebimento da fatura para efetuar o pagamento. Para evitar confusão e possíveis pagamentos atrasados, substitua esses termos por “30 dias” e “60 dias” em suas faturas. No entanto, ainda recomendamos incluir uma data de vencimento específica.
# 7 Descontos
Se você deseja que seus clientes paguem mais rapidamente, considere a implementação de um sistema de descontos. Por exemplo, você pode dar aos clientes um desconto de 1% se pagarem integralmente em até 7 dias a partir da data de recebimento ou um desconto de 2% se pagarem no dia seguinte. Isso vai economizar um pouco de dinheiro e você um pouco de cabelo grisalho.
Como usar os termos de pagamento
Você pode controlar como e quando seus clientes pagam usando as condições de pagamento. Esses termos estabelecem expectativas de pagamento desde o início, evitando confusões mais tarde.
A seguir, algumas dicas sobre como aproveitar as condições de pagamento:
- Solicitar pagamento antecipado. Você pode querer solicitar o pagamento adiantado em algumas circunstâncias. Para prestadores de serviços que desejam garantir o pagamento antes de iniciar a obra, essa pode ser uma boa opção.
- Faça uma solicitação de depósito. Considere solicitar um depósito se precisar de pagamento antecipado não for viável. Para projetos maiores, por exemplo, solicitar um sinal de 50% é uma boa opção.
- Criar retentores mensais. Você pode configurar um retentor mensal para clientes com quem trabalha regularmente. Você concorda com um valor de pagamento mensal definido.
- Definir os termos da fatura. Você precisará decidir sobre os termos da fatura se trabalhar para clientes intermitentemente. Você pode, por exemplo, definir as condições da fatura a serem vencidas no recebimento ou pode escolher as condições de pagamento Net 90. Tudo depende do que for melhor para você e seu cliente.
Como configurar condições efetivas de pagamento
Se você está tendo dificuldade em fazer com que seus clientes paguem suas faturas em dia, talvez seja necessário implementar condições de pagamento mais eficazes. Aqui estão sete sugestões para melhorar as condições de pagamento de seus clientes.
#1. Faça uso de software de contabilidade.
Para começar, usar um software de contabilidade pode ajudá-lo a simplificar seu processo de faturamento e finanças. Com o software de contabilidade certo, você pode enviar faturas mais rapidamente e com menos erros.
#2. Indique claramente suas condições de pagamento.
Antes de começar a trabalhar com um novo cliente, certifique-se de que ele entenda e concorde com seus termos de pagamento. Explique verbalmente os termos ao seu cliente e inclua uma explicação por escrito no contrato que você enviar. Isso ajudará a esclarecer qualquer confusão sobre quanto os clientes devem a você e quando o pagamento é devido.
#3. Seja gentil.
Quer um truque simples para fazer com que seus clientes paguem mais rápido? Seja cortês ao faturar seus clientes e inclua as palavras “por favor” e “obrigado” em algum lugar da fatura.
#4. Forneça várias opções de pagamento.
Você já tentou fazer uma compra em uma loja apenas para descobrir que a loja só aceita dinheiro? Considere como você se sentiu quando percebeu isso – você ficou irritado e frustrado com a inconveniência?
#5. Defina condições de pagamento mais curtas.
Encurtar a data de vencimento é uma das maneiras mais eficazes de fazer com que seus clientes paguem mais cedo. Pode parecer óbvio, mas se você der aos seus clientes um longo período de tempo para pagar, eles geralmente aceitarão.
#6. Seja adaptável.
Obviamente, você deseja que seus clientes paguem em dia, mas também precisa entender que às vezes você está trabalhando com outra empresa e essa empresa pode estar lidando com seus próprios problemas de fluxo de caixa. Algumas empresas simplesmente não podem acomodar os termos de pagamento Net 14 ou mesmo Net 30 e apreciarão condições mais flexíveis.
#7. Forneça um desconto para pagamento à vista.
Considere fornecer um desconto de pagamento antecipado para seus clientes. Seus termos padrão, por exemplo, podem ser Net 30, mas os clientes recebem um desconto de 2% se pagarem a fatura em sete dias.
Como você escreve os termos e condições de pagamento?
Escreva os termos e condições de pagamento da seguinte forma:
#1. Escreva a introdução
Destaque o nome do seu serviço ou produto na parte superior do documento de termos e condições. Isso é comparável ao primeiro passo para aprender a redigir um contrato comercial. No topo de seus termos e condições e acima dos detalhes do contrato, incluindo todas as afiliadas, nomes comerciais, subsidiárias e empresas controladoras.
#2. Descreva os termos e condições.
Escreva os termos e condições em linguagem simples. Os termos e condições simples de suas propostas e do site devem abordar todas as questões legais, garantindo que você não seja responsável.
#3. Crie uma declaração agradecendo aos clientes por seus negócios.
Inclua uma declaração de reconhecimento de atendimento ao cliente em seus termos e condições para garantir sua validade. Por exemplo, o abaixo-assinado concorda com os termos e condições aqui estabelecidos.
#4. Liste o proprietário legal
Inclua informações sobre as tarefas e ações pelas quais você não é responsável para limitar sua responsabilidade. Faça uma lista de ações proibidas para que o usuário final esteja ciente delas.
#5. Estabelecer política privada
Outro componente de seus termos e condições claros é sua política de privacidade. Esta seção especifica como você pretende lidar com informações confidenciais do cliente. Inclua informações sobre como optar por não vender ou compartilhar suas informações.
#6. Adicione as assinaturas de ambas as partes e a data
Uma data e espaço para assinaturas de ambas as partes devem ser incluídos no final dos termos e condições.
Importância das condições de pagamento
A capacidade de prever o fluxo de caixa, assumir novos projetos e investir em novas oportunidades será facilitada por termos de pagamento claramente definidos.
De acordo com um estudo do US Bank, se você for negligente demais com as condições de pagamento ou não acompanhar os clientes que têm saldos pendentes, o fluxo de caixa da sua empresa poderá ser prejudicado.
Quais são as condições de pagamento padrão?
Net 10, net 15, net 30, net 60 e net 90 são formas comuns (também escritas como net 10 days, etc.). Por exemplo, prazos de pagamento padrão de 30 dias podem ser designados como 30 dias líquidos ou 30 dias líquidos, indicando que o vencimento do valor da fatura é 30 dias após a entrega dos bens ou serviços.
Como você decide as condições de pagamento para os clientes?
Ao escolher suas condições de pagamento, tenha em mente o seguinte:
- Investigue o histórico de crédito de cada cliente (faça um relatório de crédito comercial, se puder).
- Ajuste as condições de pagamento com base no valor da fatura.
- Inclua termos e taxas claros em todos os contratos e faturas para evitar mal-entendidos sobre quando você deve esperar o pagamento.
Quais são as melhores condições de pagamento?
Principais condições de pagamento e faturamento:
- Pagamento na hora do serviço.
- Devido após o recebimento.
- Deposito requerido.
- Recorrente.
- Um depósito de 50% é necessário.
- Pagamento na entrega (COD)
- Faturamento de faturas.
Qual é o prazo de pagamento mais seguro?
Notas de crédito
Se ambas as partes estiverem dispostas, este pode ser um dos métodos de pagamento mais seguros para ambas as partes.
Quais são as condições de pagamento mensal?
As condições de pagamento especificam como, quando e como seus clientes ou clientes pagam sua empresa. Normalmente, os pagamentos de faturas estão sujeitos a condições de pagamento. Eles são um acordo que estabelece suas expectativas de pagamento, incluindo quando o cliente deve pagar a você e as penalidades por pagamentos atrasados.
Conclusão
Uma etapa essencial na contabilidade empresarial é a configuração de um processo de faturamento com condições de pagamento específicas. As condições de pagamento definem expectativas para seus clientes e priorizam seus pagamentos, resultando em relacionamentos mais profissionais e produtivos com os clientes.
Artigos Relacionados
- TERMOS DE PAGAMENTO NET 30: Significado, exemplos e razões pelas quais você deve usá-los ou não
- NOTA FISCAL: Definição, Como Gravar e Softwares Livres
- O que é adiantamento e como calculá-lo?
- COMO CRIAR UMA FATURA: Melhor guia para criar uma fatura padrão
- Financiamento de fatura: definição, tipos, prós e contras
Referências
