É difícil manter a segurança dos dados quando centenas e milhares de documentos são compartilhados, revisados e marcados regularmente. Quando um documento passa por várias mãos, as chances de uma violação de segurança de dados aumentam, principalmente devido a erro humano e sistemas de segurança cibernética fracos. Em última análise, isso coloca desafios para os departamentos jurídicos e de conformidade em uma organização.
O emprego de salas de dados virtuais é uma das maneiras mais eficazes de resolver problemas de conformidade. Isso ocorre principalmente porque os provedores certificados de salas de dados virtuais cumprem rigorosamente os padrões internacionais e locais de proteção de dados e segurança cibernética.
A discussão de hoje é sobre como o software de data room online ajuda no seu processo de conformidade. Aqui está uma breve introdução ao software de data room.
O que é software de sala de dados?
O software de data room, também conhecido como data room eletrônica, é um repositório de dados online certificado para armazenar e gerenciar documentos jurídicos, financeiros e corporativos. Se as salas de dados virtuais forem definidas em termos mais amplos, elas são uma mistura de várias tecnologias que abordam três áreas principais de negócios.
#1. Armazenamento de dados
Todos os serviços de data room virtual são essencialmente repositórios de documentos onde todos os tipos de profissionais e empresas podem armazenar seus dados para uso temporário ou permanente. No entanto, o software de data room não é apenas sobre armazenamento de dados - a tecnologia oferece uma solução completa de gerenciamento de dados. Dito isso, você pode compartilhar documentos com outros usuários na sala de dados, organizar os dados de acordo com suas necessidades e ter controle total sobre o fluxo de dados em os dados room.
#2. Colaboração on-line
Os repositórios de dados online geralmente não oferecem ferramentas de colaboração online, mas uma sala de dados virtual sim. Um software de data room eletrônico de ponta possui várias ferramentas de colaboração, incluindo mensageiros de bate-papo, ferramentas de conferência de áudio e vídeo, anotações públicas ou privadas, bate-papos em grupo, módulos de perguntas e respostas, documentos compartilhados e pesquisas ao vivo.
#3. Gestão de Projetos e Negociação
Uma grande porcentagem do uso de data room virtual vem da negociação. Corporações, organizações e outras empresas usam regularmente software de data room online para atividades como litígios, captação de recursos, negócios imobiliários, due diligence, ofertas públicas iniciais, parcerias estratégicas e fusões e aquisições.
5 dicas para uma conformidade bem-sucedida
#1. Defina o que armazenar, reter e por quanto tempo
Saber o que armazenar, por quanto tempo reter e como armazenar dados é o primeiro grande desafio para as empresas. Isso porque armazenar dados desnecessariamente pode ser um fardo, e um pequeno erro pode ser muito caro.
A maneira mais eficaz de resolver esse problema é buscar aconselhamento jurídico enquanto desenvolve uma política de retenção de dados formal e defensável para dados digitais e em papel. Certifique-se de que a política aborda que tipo de dados devem ser armazenados e por quanto tempo. Pode parecer muito simples, mas pode reduzir as chances de auditorias malsucedidas e divulgação inadvertida de dados confidenciais.
As salas de dados virtuais não apenas ajudam no gerenciamento de dados digitais, mas também minimizam a necessidade de documentos em papel.
#2. Incorpore soluções digitais em sua política de gerenciamento de dados
Se você ainda está aderindo à documentação em papel, já está exposto a riscos. Documentos em papel são fáceis de roubar e são mais vulneráveis a desastres naturais. Além disso, se você mantiver um backup digital, estará adicionando mais despesas aos seus lucros.
Nesse caso, o uso de soluções digitais como salas de dados virtuais em seu sistema de gerenciamento de dados pode ajudá-lo a superar dois grandes desafios:
- Elimine ou minimize a necessidade de documentos em papel.
- Reduza as despesas desnecessárias incorridas no backup de dados.
Isso porque os VDRs são facilmente acessíveis a partir de seus telefones celulares ou outros dispositivos portáteis e os fornecedores de data room mantêm um backup de todos os seus dados gratuitamente.
#3. Desenvolva uma segurança de dados do início ao fim
A segurança de dados é um componente integral e um requisito regulatório, especialmente para organizações públicas e instituições financeiras que lidam com dados confidenciais de clientes. Um sistema de segurança de dados do início ao fim é necessário para a conformidade. Dito isso, o processo de proteção de dados deve começar a partir do registro de dados e deve passar pelo compartilhamento de dados até a disposição.
O software de data room ajuda você a manter os mais altos níveis de segurança do início ao fim. Por exemplo, você pode impedir que hackers acessem o data room por meio de autorização multifatorial e controlar o fluxo de dados com a ajuda do controle de acesso a documentos. Além disso, as salas de dados oferecem várias medidas de segurança de documentos, acesso e infraestrutura. Os mais importantes incluem criptografia de ponta a ponta, exibição de cerca, redação, permissões granulares, marcas d'água digitais e muito mais.
#4. Acompanhe as novas regulamentações e políticas
As práticas de negócios estão evoluindo, assim como as políticas regulatórias e de conformidade. Se você não estiver acompanhando as mudanças na dinâmica da conformidade, poderá acabar enfrentando consequências adversas.
É aqui que as salas de dados virtuais são as melhores por causa de sua estrita conformidade com os padrões internos e locais de segurança cibernética e gerenciamento de dados. Os mais comuns incluem ISO 27081, ISO 27001, FINRA, GDPR, SOC2 e muito mais.
#5. Preparar checklist de due diligence sempre que necessário
Preparar um checklist de due diligence é muito importante nos casos de fusões, aquisições, auditorias, captação de recursos ou ofertas públicas iniciais. Seja auditoria (obrigatório para empresas públicas) ou due diligence legal ou financeira, uma lista de verificação de due diligence garante que você não pule nada e facilite as coisas para auditores ou equipes jurídicas.
Alguns dos melhores provedores de data room para due diligence oferecem listas de verificação de due diligence prontas. Eles podem ser ajustados de acordo com suas necessidades específicas ou usados como estão. As empresas que oferecem listas de verificação de due diligence prontas para uso incluem iDeals, DealRoom, Merrill Data site e muitas outras.
Palavras finais
Adotar soluções de gerenciamento de dados de ponta, desenvolver um mecanismo de segurança de dados do início ao fim e acompanhar as mudanças regulatórias pode facilitar a conformidade regulatória. Uma sala de dados virtual pode ajudá-lo em todos os procedimentos mencionados acima. Basta seguir nossas dicas para implementar com sucesso o software de data room virtual e colher os benefícios dessa tecnologia para o seu processo de conformidade!
