Todo mundo já experimentou a terrível sensação de ver uma quantia considerável de dinheiro retirada de seus contracheques para o Tio Sam. Calcular os impostos sobre a folha de pagamento dos funcionários geralmente inspira o mesmo nível de entusiasmo para as empresas que gerenciam a folha de pagamento manualmente. Os empregadores devem estar cientes dos muitos impostos a serem retidos, para quais devem contribuir ou pagar integralmente com sua própria renda e os cálculos fundamentais, mesmo se terceirizarem o dever crucial para um provedor de folha de pagamento ou usarem um sistema automatizado de folha de pagamento. Nesta postagem, discutiremos como calcular manualmente os impostos sobre a folha de pagamento em locais como Califórnia e Flórida nos EUA.
Como calcular os impostos sobre a folha de pagamento
Folha de pagamento é o salário que um empregador deve aos trabalhadores por um tempo predeterminado ou em um dia específico. Assim, fica a cargo do departamento de contabilidade ou de recursos humanos de uma empresa. As folhas de pagamento para pequenas empresas podem ser gerenciadas diretamente pelo proprietário ou por um colega.
A folha de pagamento está sendo cada vez mais terceirizada para empresas especializadas que gerenciam o processamento de contracheques, benefícios de funcionários, seguros e obrigações contábeis, incluindo retenção de impostos. Essas soluções incluem documentação relacionada à folha de pagamento em formato digital, bem como outros serviços habilitados para tecnologia de ponta necessários para as economias de gig e terceirização. Eles também pagam os funcionários de forma mais rápida e conveniente.
A lista de funcionários de uma empresa e a remuneração devida a cada um também pode ser chamada de folha de pagamento. A folha de pagamento é uma despesa significativa para a maioria das empresas e quase sempre é dedutível, o que significa que o custo pode ser subtraído da receita bruta para reduzir a receita tributável. Horas extras, auxílio-doença e outros fatores também podem fazer com que a folha de pagamento varie de um período de pagamento para outro.
O que são impostos sobre a folha de pagamento?
O Seguro Social, que deduz 6.2% do seu salário até $ 132,900, está incluído nos impostos sobre a folha de pagamento. O Medicare é financiado em parte por impostos sobre a folha de pagamento, que deduzem 1.45% de sua renda. Os impostos sobre os salários também são pagos pelos empregadores. Sua empresa contribui com 1.45% de sua receita para o Medicare e paga 6.2% de sua receita, dando ao governo um total de 12.4% de seus ganhos.
Como calcular os impostos sobre a folha de pagamento
Sua empresa e as regras em sua área determinarão como você deve calcular os impostos sobre a folha de pagamento. No entanto, QuickBooks ofereceu alguns princípios gerais abaixo. Calcular a remuneração bruta de seus funcionários é o primeiro passo.
#1. Calcule o salário bruto de seus funcionários
Usando a taxa de pagamento do funcionário e seus períodos de pagamento planejados, você pode calcular sua remuneração bruta. A maioria das empresas paga aos funcionários semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. As horas trabalhadas durante o período de pagamento multiplicadas pela taxa de pagamento por hora resultarão na remuneração bruta de um trabalhador por hora. A equação fica assim:
Taxa horária x total de horas trabalhadas no período de pagamento = salário bruto
#2. Retirar deduções antes dos impostos
Você deve contabilizar as deduções após calcular a remuneração bruta. Pode haver outras deduções antes dos impostos além dessas deduções fiscais. As deduções antes dos impostos consistem em:
- Planos de aposentadoria, incluindo 401(k)s
- Planos de seguro saúde
- Contribuições para contas de gastos flexíveis (FSA) ou contas de poupança de saúde (HSA)
- Certas apólices de seguro de vida
#3. Deduzir impostos (FICA, desemprego e imposto de renda)
O saldo da sua remuneração é tributado após as deduções antes dos impostos. 7.65% é a alíquota do FICA, que consiste em 6.2% para os impostos da Previdência Social e 1.45% para o Medicare.
O W-4 do seu funcionário e quaisquer regulamentos federais, estaduais ou locais aplicáveis determinarão as outras taxas de imposto. Os impostos federais de desemprego são pagos pelos empregadores, embora não correspondam às deduções do imposto de renda. Você também pode descobrir quanto imposto de renda federal seus funcionários devem usando o Assistente de Retenção de Renda fornecido pelo IRS.
#4. Quaisquer deduções voluntárias devem ser retiradas dos salários restantes
Estes podem consistir em:
- Doações de Roth para 401(k)s
- Planos de seguro de vida
- Planos de seguro de invalidez de longo prazo
- Penhoras de salários
- taxas sindicais
O valor que sobra após impostos e outras retenções é o que o funcionário recebe como salário líquido.
Como calcular manualmente os impostos sobre a folha de pagamento
Pagar aos funcionários seus salários após impostos manualmente, em vez de automaticamente, envolve fazer os cálculos manualmente. A folha de pagamento manual ainda é uma escolha comum porque é menos dispendiosa e bastante simples para qualquer pessoa com experiência financeira, embora muitas organizações utilizem software de folha de pagamento para agilizar sua folha de pagamento.
Procedimentos para calcular manualmente os impostos sobre a folha de pagamento:
#1. Um formulário W-4 deve ser preenchido por cada funcionário.
O status de um funcionário é verificado em um formulário W-4 pelo IRS, o que permite que seu empregador retenha o valor apropriado do imposto de renda federal de seu contracheque. Se você reside no exterior, seu governo federal sem dúvida exige que um formulário comparável seja preenchido quando um novo funcionário for contratado. Por favor, envie este formulário o mais rápido possível.
#2. Verifique se sua empresa possui um EIN e está registrada.
Para que sua empresa possa legalmente contratar funcionários e reter impostos, você deve se registrar no governo. Você receberá um número após o registro, geralmente conhecido como Employer Identification Number (EIN). Quando um funcionário entrega a declaração de imposto de renda no final do ano, esse número permite que o fisco identifique para quem ele trabalha. Você pode solicitar um EIN online em IRS.gov se ainda não tiver um.
#3. Selecione um ciclo de pagamento.
Os empregadores são pagos por certas empresas no final de cada semana, enquanto os funcionários de outras empresas são pagos a cada duas semanas ou no final de cada mês. Escolha o que faz mais sentido para sua empresa, mas esteja ciente de que as leis trabalhistas locais podem impor cronogramas de pagamento rígidos.
#4. Crie um sistema para rastrear a compensação.
Você precisa de um mecanismo para controlar as horas trabalhadas, as férias tiradas, etc., para que sua folha de pagamento seja precisa na conclusão de cada período de pagamento. A maioria das organizações realiza isso eletronicamente usando um software de controle de tempo, que também permite que os funcionários entrem e saiam dos turnos. Você simplesmente precisa certificar-se de registrar qualquer folga não remunerada que seus funcionários tirem dentro de um período de pagamento, se receberem um salário definido.
#5. Calcular folha de pagamento manualmente.
Calcule os ganhos de cada funcionário para o período de pagamento (taxa de pagamento multiplicada pelo número de horas trabalhadas) e subtraia quaisquer impostos estaduais ou federais devidos desse total. Você também pode deduzir quaisquer taxas que os funcionários pagam para se filiar a um sindicato ou a um plano de saúde em grupo. A remuneração líquida do empregado é o saldo.
#6. Execute a folha de pagamento manualmente.
A melhor maneira de manter uma força de trabalho feliz é garantir que todos recebam seus contracheques dentro do prazo. Certifique-se de que seus cálculos de folha de pagamento foram concluídos a tempo de pagar a todos na mesma data, quer você pague seus funcionários usando depósito direto ou imprimindo cheques e distribuindo-os. A maioria das pessoas que gerencia a folha de pagamento insere manualmente o salário bruto, o salário líquido e os descontos de cada funcionário em uma planilha. Isso torna simples manter registros e verificar números antes de executar a folha de pagamento.
#7. Faça pagamentos de impostos.
Portanto, você é obrigado a pagar ao governo todos os impostos retidos de seus contracheques. Os impostos podem ser pagos anualmente, trimestralmente ou mensalmente. Os empregadores devem agora enviar seus pagamentos de impostos usando o Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais (EFTPS). Para efetuar pagamentos recorrentes, você também pode cadastrar sua empresa e vincular-se ao seu banco no site da EFTPS.
Como calcular os impostos sobre a folha de pagamento na Califórnia
Se você trabalha como empregado, seu empregador normalmente é obrigado a deduzir vários impostos de sua renda, incluindo retenções de impostos federais, previdência social e impostos do Medicare. Além disso, na Califórnia, você pode optar por fazer voluntariamente deduções de seu salário, como aposentadoria, assistência médica ou outros custos. Existem quatro estados sobre como calcular os impostos sobre a folha de pagamento na Califórnia:
#1. Imposto de renda pessoal da Califórnia (PIT)
O PIT é um imposto sobre a renda de cidadãos e não residentes da Califórnia recebidos no estado. O California Franchise Tax Board (FTB) e a PTI colaboram para administrar esse programa para o governador. Eles também gerenciam relatórios, cobrança e execução de retenções salariais do PIT. Com base no Certificado de Provisão de Retenção do Funcionário (Formulário W-4 ou DE 4) registrado em sua empresa, o PIT da Califórnia também é retido dos salários dos funcionários. Não há, portanto, salário máximo tributável. O Formulário W-4 ou DE 4 do funcionário é usado para determinar a taxa de retenção. O imposto também não tem limite superior.
#2. Imposto de Treinamento de Emprego (ETT)
O ETT é um imposto pago pelo empregador que fornece financiamento para treinamento de funcionários em áreas específicas para aumentar a competitividade das empresas da Califórnia. Financiamento ETT…
- Incentivar um mercado de trabalho forte.
- Ajude os empregadores a fazer investimentos em uma equipe experiente e eficiente.
- Melhorar as habilidades daqueles que entregam ou geram bens e serviços.
#3. Imposto Estadual de Seguro de Invalidez (SDI)
O programa SDI, portanto, oferece aos trabalhadores pagamentos de benefícios temporários por doenças, acidentes ou gravidez não relacionados ao trabalho. Os benefícios de licença familiar remunerada (PFL) também são oferecidos por meio do imposto SDI. O PFL é um componente do SDI e oferece benefícios para aqueles que não podem trabalhar devido a:
- Cuide de um membro da família que está gravemente doente.
- Conheça uma nova criança.
- Participe de um evento de qualificação porque um parente está servindo nas forças armadas.
O SDI é descontado do contracheque dos funcionários. Os empregadores também deduzem uma parte do pagamento do SDI a uma determinada taxa.
#4. Imposto de Seguro Desemprego (UI)
Um programa nacional executado pelo Departamento do Trabalho dos EUA sob a Lei de Seguridade Social inclui o programa UI. As pessoas que estão desempregadas sem culpa própria recebem benefícios provisórios.
O empregador cobre os benefícios do seguro desemprego. Os empregadores sujeitos à tributação devem pagar uma porcentagem dos primeiros $ 7,000 em salários dados a cada funcionário por ano. O valor dos salários tributáveis, bem como a tabela de taxas do SD, são decididos anualmente. 3.4% (034) é pago por novos empregadores por um período de dois a três anos. Todo mês de dezembro, notificamos os empregadores sobre sua nova tarifa. A alíquota mais alta do imposto de renda variável de 6.2% multiplicada por US$ 7,000 resulta em um imposto máximo de US$ 434 por funcionário por ano.
Formas reembolsáveis de financiamento do seguro-desemprego estão disponíveis para o governo e algumas organizações sem fins lucrativos. Eles, portanto, devolvem todos os benefícios dados aos seus ex-trabalhadores ao UI Fund integralmente, dólar por dólar.
Outros impostos relacionados à Califórnia são:
Contribuições do empregador
A maioria dos empregadores paga os impostos do UI com base em sua taxa de UI e são empresas com classificação fiscal. Os empregadores em organizações públicas e sem fins lucrativos que selecionam uma forma alternativa também são chamados de empregadores reembolsáveis. Os empregadores nas escolas têm a opção de participar do School Employees Fund, uma estratégia única de financiamento reembolsável.
Salário
Os salários são o valor financeiro razoável dos benefícios não monetários, como alimentação e acomodação, sejam eles fornecidos em cheque ou dinheiro como compensação pelos serviços pessoais de um funcionário. Todos os quatro impostos sobre a folha de pagamento são normalmente aplicados aos salários. No entanto, os impostos sobre a folha de pagamento e a retenção do PIT não são necessários para todos os empregos.
Como calcular os impostos sobre a folha de pagamento na Flórida
A Flórida é conhecida por suas praias, jacarés, aposentados e falta de imposto de renda pessoal. Além disso, os governos locais freqüentemente cobram impostos sobre a propriedade, apesar do fato de que o estado como um todo não o faz. Como resultado, de acordo com a pesquisa mais recente da Tax Foundation, a Flórida teve a 11ª menor carga tributária estadual e local do país em 2023. Um dos nove estados que não calcula impostos sobre a folha de pagamento e imposto de renda é a Flórida. Os benefícios da Previdência Social, pensões e outras receitas de aposentadoria são isentos de impostos para aposentados, e a Flórida não tem impostos sobre patrimônio ou herança. Então, como as estradas e escolas da Flórida são pagas? As vendas e o uso de impostos, bem como os impostos sobre o rendimento das pessoas colectivas, são as suas principais fontes de receitas.
Imposto sobre vendas e taxas de imposto sobre vendas
A menos que a venda seja isenta de impostos, a Flórida cobra um imposto sobre vendas e uso de 6%. Entre os produtos isentos de imposto sobre vendas e uso estão os medicamentos e a maioria dos gêneros alimentícios.
IRC
Todas as empresas com operações ou renda no estado da Flórida estão, portanto, sujeitas a um imposto. As empresas começarão a pagar uma taxa de imposto de 5.5% em 2023.
A Flórida usa a receita tributável federal da empresa como ponto de partida para calcular os impostos corporativos antes de permitir quaisquer vantagens fiscais aplicáveis. Os exemplos incluem salários dados a funcionários e descontos de impostos sobre investimentos na Flórida.
Imposto Predial e Isenções
A Flórida não tem um imposto sobre propriedade imobiliária, mas os condados individuais podem. Além disso, os condados da Flórida oferecem isenções para proprietários qualificados que podem reduzir sua carga anual de impostos sobre a propriedade. Pessoas idosas e deficientes, veteranos e militares ativos, socorristas deficientes e outros podem se beneficiar disso.
O que é o suporte de imposto federal?
Para 2022 e 2023, existem sete faixas de imposto de renda federal: 10%, 12%, 22%, 24%, 32%, 35% e 37%.
Qual é a taxa de imposto federal para alguém que ganha US $ 60,000 por ano?
Mesmo que $ 60,000 esteja dentro da faixa de 22% de imposto, apenas a renda que estiver dentro da faixa da faixa está sujeita à taxa de 22%. 10% dos primeiros $ 10,275 são tributados.
Quanto imposto federal deve ser retido em $ 99,000?
Se você ganha $ 99,000 por ano e reside na região de Nova York, EUA, você deve $ 27,765 em impostos. Seu salário líquido anual será de $ 5,936 ou $ 71,235 de acordo.
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Referências
