O gerenciamento de viagens e despesas é uma tarefa significativa, quer você tenha 50 pessoas viajando a negócios ou 5,000. Os gerentes financeiros em todo o mundo enfrentam dificuldades para coletar e relatar com precisão todas as despesas relacionadas a viagens. Felizmente, as coisas melhoraram nos últimos anos. Relatórios de despesas em papel, processos manuais de reembolso e aprovações de ida e volta não são mais necessários com as tecnologias atuais. Veremos a gestão de viagens e despesas neste guia. Destacamos os sintomas de que seus processos podem estar desatualizados, bem como as soluções disponíveis para auxiliá-lo na melhoria de seus processos.
Gestão de Despesas de Viagens
O objetivo do gerenciamento de viagens e despesas (T&E) é compilar todos os custos diretos associados a viagens de negócios para que possam ser deduzidos da receita tributável. Voos, acomodação e transporte público para viagens de negócios são normalmente reembolsados integralmente na maioria dos países. Se o custo das refeições é totalmente reembolsável ou não, varia de país para país. Seja para um evento, uma viagem de negócios ou um jantar de cliente em sua própria cidade, nos Estados Unidos, o custo com alimentação e bebidas é parcialmente dedutível. Em contraste, no Reino Unido, todas as despesas relacionadas com comida e bebida são totalmente dedutíveis. Embora os regulamentos locais possam variar, é importante que as empresas mantenham registros cuidadosos de todas as despesas dedutíveis de impostos. Relatórios financeiros e dedução de taxas são apenas dois dos muitos usos do software T&E. Melhores decisões fiscais podem ser tomadas com informações completas à mão.
Além disso, a administração das despesas de viagens e despesas (T&E) envolve o processamento e o registro para deduções fiscais. A jurisdição na qual a empresa está sediada afeta a definição legal do que constitui despesas dedutíveis de impostos. Além disso, para que essas compras se qualifiquem como uma dedução fiscal legítima, elas devem estar relacionadas a negócios. A organização tributária de cada nação também determina os procedimentos específicos de relatório de despesas. Para maximizar e reduzir sua responsabilidade fiscal, você deve divulgar todas as despesas relevantes, independentemente de onde esteja.
Os custos típicos de viagens de negócios são os seguintes:
- Hospedagem: hospedagem, hotéis
- Transporte: companhia aérea, trem, ônibus, carro alugado e preços da gasolina
- Restaurantes, apresentações e eventos
- As diárias são valores específicos do país para viagens, hospedagem e refeições.
- Eletrônicos e outros equipamentos necessários: smartphones, tablets e computadores
- Às vezes, os funcionários cobrem suas próprias despesas comerciais do próprio bolso antes de enviar um relatório de despesas ao empregador para reembolso.
Software de gerenciamento de despesas de viagem
Você pode gerenciar e acompanhar as despesas de viagens da sua empresa com a ajuda do software de gerenciamento de viagens e despesas, que é uma solução abrangente. As empresas que enviam funcionários em viagens de negócios devem usar o software de gerenciamento T&E, que pode ser usado para gerenciar viagens de pessoal, reservar viagens e criar relatórios de despesas. O software para gerenciamento de viagens e despesas corporativas pode ser útil para vários tipos de negócios. É essencial ter certeza de que você tem uma compreensão completa de suas despesas de viagem de negócios e suporte ao cliente experiente em caso de problemas. Além disso, ajuda a otimizar seu processo de cobrança e reserva de viagens de acordo com a política de viagens de sua empresa.
#1. TravelPerk
Uma ferramenta de alto nível para gerenciar viagens corporativas, o TravelPerk torna simples para os clientes planejar e reservar viagens em grupo. Muitos softwares de gerenciamento de despesas conhecidos, incluindo Rydoo e Circula, são integrados ao sistema. Isso garante que você tenha tudo o que precisa em uma plataforma única e fácil de usar.
As principais vantagens do TravelPerk incluem:
- Acesso a vários perfis de usuário para reserva de viagens
- Para não funcionários que devem organizar e gerenciar suas viagens de trabalho, perfis de hóspedes
- Cumprimento das diretrizes corporativas ao apresentar opções de reserva
- Integrações de terceiros com programas conhecidos como BambooHR, Payhawk e Expensify
- Excelente atendimento ao cliente disponível 15 horas por dia com tempo de resposta de XNUMX segundos
- Insights e relatórios avançados para uma análise completa das despesas
- Soluções rápidas de recuperação de IVA — use a calculadora de recuperação de IVA da TravelPerk para determinar quanto você pode economizar.
A TravelPerk também fornece uma solução de viagem flexível, FlexiPerk, para ajudar as organizações a reduzir despesas desnecessárias com viagens. As empresas que cancelam com até duas horas de antecedência podem obter pelo menos 80% de seu dinheiro de volta com o FlexiPerk. Geralmente, as empresas também podem usar o GreenPerk, a opção de compensação de carbono da TravelPerk, para ficar de olho em suas metas de sustentabilidade. As empresas podem reservar viagens de negócios ecológicas e apoiar iniciativas ecológicas escolhidas a dedo pela equipe TravelPerk Sustainability.
#2. Arquivo
O Fyle é um software de gerenciamento de despesas que ajuda empresas e pessoas a gerenciar despesas e reembolsos com mais eficiência. Além disso, o Fyle interage com o TravelPerk para fornecer relatórios de despesas de viagem ininterruptos, além de integrações de dados contábeis e pessoais. Ele fornece controle e visibilidade abrangentes sobre os procedimentos de T&E para os gerentes financeiros.
As principais vantagens do Fyle são as seguintes:
- Gerencie recibos e detalhes de viagens de negócios com facilidade.
- Usando um painel central, você pode salvar ou enviar relatórios de gastos digitais.
- Defina políticas de reembolso de despesas de viagens de negócios para garantir a conformidade com viagens.
- O software de administração de cartão de crédito está disponível para monitoramento e processamento de cartões de crédito da empresa.
A Fyle não pode auxiliar no planejamento de viagens corporativas, mas sua combinação com a TravelPerk fornece aos gerentes de viagens um único local para lidar com todas as operações de viagens corporativas. Quaisquer excursões reservadas usando o Travelperk serão criadas como despesas no Fyle, com as faturas anexadas.
As duas soluções funcionam em conjunto para fornecer a você uma visão completa dos gastos com sua viagem.
#3. SAP Concordo
O SAP Concur é um software de gerenciamento de viagens e despesas tudo em um. Ele ajuda na automação de suas operações de trabalho para uma experiência de gerenciamento de viagens mais direta. Está disponível em hotéis, passagens aéreas e táxis.
A seguir estão as principais vantagens do SAP Concur:
- Controlar sua gestão de viagens e despesas pode ajudá-lo a economizar dinheiro em geral.
- Melhore sua conformidade e ajude na mitigação de riscos
- Implementações simples de soluções em nuvem
- Uma solução de escalabilidade para negócios em expansão
- Para aqueles que procuram recursos de aplicativos móveis, este site é voltado para dispositivos móveis.
O SAP Concur, assim como o TravelPerk, fornece uma solução abrangente para o gerenciamento de viagens e despesas da empresa.
#4. Banco de viagens
De fato, o TravelBank é outro software que combina gestão de gastos e viagens. Significativamente, o TravelBank oferece uma variedade de produtos para ajudá-lo a simplificar sua gestão de viagens e despesas.
A seguir estão as principais vantagens do TravelBank:
- Design simples e um método rápido de reembolso de despesas
- Criar e implementar regulamentos e subsídios de viagem do consumidor.
- O atendimento ao cliente está disponível XNUMX horas por dia para o pessoal que viaja.
- Importe transações de cartões de crédito pessoais e corporativos e bancos para uma gestão de gastos eficiente.
#5. Despesa Zoho
O Zoho Expense é considerado uma das melhores ferramentas de gerenciamento de despesas para empresas. Ele fornece a organizações de todos os portes soluções de gerenciamento de gastos e viagens corporativas. É uma escolha excelente para empresas em desenvolvimento que requerem soluções de gerenciamento de despesas simples e escaláveis.
De acordo com o Zoho Expense, suas principais vantagens são as seguintes:
- As viagens corporativas são simplificadas com relatórios de despesas automatizados para cada viagem.
- As notificações são usadas para notificar os membros da equipe sobre atualizações e alterações.
- Percepção de custos em tempo real para uma imagem atualizada de todos os dados de despesas Análise que pode identificar os ajustes necessários para uma melhor gestão de viagens e despesas
- Embora o Zoho Expense tenha um vasto conjunto de recursos, existem várias áreas em que os clientes estão insatisfeitos, como atendimento ao cliente e capacidade de estoque.
#6. Certificado de Embolso
O Emburse Certify é um programa de gerenciamento de despesas que permite reservar viagens diretamente da plataforma ou integrando-se a outro sistema de gerenciamento de viagens. Basicamente, o Emburse Certify permite que você entregue relatórios de despesas, gerencie contas a pagar e gerencie faturas em uma única plataforma.
De acordo com a Emburse Certify, suas principais vantagens são as seguintes:
- Fluxos de trabalho para gerenciamento de custos de funcionários que são eficientes, confiáveis e ricos em dados
- Aderência à política por meio de controles de política integrados
- Automatize seu processo de contas a pagar e tenha uma visão dos gastos da sua empresa.
#7. Rampa
Ramp é uma tecnologia de automação financeira e gerenciamento de custos que ajuda as empresas a reduzir gastos desnecessários e simplificar pagamentos e reembolsos. Eles também oferecem cartões corporativos reais e virtuais com limites de crédito para gastos em trânsito de acordo com as políticas da sua organização.
A seguir, os destaques da Rampa:
- A automação contábil, quando combinada com uma solução contábil, elimina procedimentos contábeis demorados e trabalhosos.
- A permissão de gastos e os cartões pré-pagos com orçamentos personalizados são simples de configurar.
- Correspondência de recibos impulsionada por IA que aprende com envios de recibos anteriores
- Cartões com a marca da sua empresa para dar um toque pessoal
Sistema de Gestão de Despesas de Viagens
Um sistema de gerenciamento de despesas de viagem é um aplicativo de software que ajuda as empresas a rastrear e gerenciar as despesas de viagem dos funcionários. Ele pode automatizar o processo de relatório de despesas, tornando mais fácil para os funcionários enviarem suas despesas e para os gerentes aprová-las. O sistema também pode ajudar as empresas a controlar seus custos de viagem, fornecendo informações sobre onde e como os funcionários estão gastando dinheiro.
Algumas vantagens de usar um Sistema de Gestão de Despesas de Viagens
- Maior eficiência: O sistema pode automatizar o processo de relatório de despesas, tornando mais fácil para os funcionários enviarem suas despesas e para os gerentes aprová-las.
- Custos reduzidos: o sistema pode ajudar as empresas a controlar seus custos de viagem, fornecendo informações sobre onde e como os funcionários estão gastando dinheiro.
- Conformidade aprimorada: O sistema pode ajudar as empresas a cumprir as políticas e regulamentos de viagens.
- Maior satisfação dos funcionários: Os funcionários podem economizar tempo e complicações usando o sistema para enviar suas despesas.
Algumas das características de um Sistema de Gerenciamento de Despesas de Viagens incluem:
#1. Rastreamento de despesas:
O sistema pode rastrear despesas como passagem aérea, hotel, aluguel de carro, refeições e entretenimento. O rastreamento de despesas é o processo de registro e monitoramento de todas as suas despesas. Isso pode ser feito manualmente ou com a ajuda de um programa de software. Há muitos benefícios no rastreamento de despesas, incluindo:
- Melhor planejamento financeiro
- Aumento das deduções fiscais
- redução do stress
- Melhor orçamento
O rastreamento de despesas pode dar muito trabalho, mas vale a pena a longo prazo.
# 2. Relatório de Despesas:
O sistema pode automatizar o processo de relatório de despesas, tornando mais fácil para os funcionários enviarem suas despesas e para os gerentes aprová-las.
#3. Aprovação de Despesas:
O sistema pode permitir que os gerentes aprovem ou rejeitem despesas.
Pedido de Aprovação de Despesas
Nome do empregado: Nome
Departamento: Seu departamento
Data: Data de hoje
Descrição da despesa:
Estou solicitando aprovação para as seguintes despesas incorridas no curso do meu trabalho para Sua empresa:
- Item 1 - $Valor
- Item 2 - $Valor
- Item 3 - $Valor
Total: $Valor Total
Anexei recibos de todas as despesas.
Obrigado por sua consideração.
Atenciosamente,
Nome
# 4. Reconciliação de Despesas:
O sistema pode reconciliar despesas de forma idêntica com extratos de cartão de crédito corporativo. A reconciliação de despesas é o processo de comparação de dois conjuntos de dados para identificar quaisquer discrepâncias. Isso pode ser feito para diversos fins, como garantir que todas as despesas tenham sido registradas com precisão, identificar atividades fraudulentas ou rastrear variações orçamentárias. Existem algumas maneiras diferentes de executar a reconciliação de despesas. Um método comum é comparar o livro razão geral da empresa com os relatórios de despesas enviados pelos funcionários. Outro método é comparar os extratos bancários da empresa com as faturas dos fornecedores.
A reconciliação de despesas é um processo importante que pode ajudar as empresas a garantir precisão financeira, identificar fraudes e rastrear variações orçamentárias. Seguindo as etapas descritas acima, as empresas podem garantir que seus dados de despesas sejam precisos e confiáveis.
Se procura uma forma de melhorar a forma como a sua empresa gere as despesas de viagem, um Sistema de Gestão de Despesas de Viagens é uma boa opção a considerar.
O que é Contabilidade de Despesas de Viagem?
As despesas de viagem incluem alimentação, transporte, hospedagem, deslocamento e outros serviços. O funcionário é responsável por manter os recibos e outros documentos que demonstrem uma despesa específica declarada.
Como você gerencia as despesas de viagem?
Gerenciamento de despesas: economize dinheiro como um profissional.
- Planeje com antecedência.
- Reserve voos com paradas ou mudanças de avião.
- Use um aplicativo que monitore seus hábitos de consumo e o ajude a manter seu orçamento.
- Ao planejar sua viagem, tenha em mente o ano inteiro.
- Em vez de passagem aérea de ida e volta, compre duas passagens só de ida.
- Prepare um jantar para o avião.
O que é o processo de viagens e despesas?
O gerenciamento de viagens e despesas, ou T&E, é o processo de acompanhar todos os custos relacionados a viagens para que possam ser baixados e o dinheiro economizado não precise ser tributado. Na maioria dos países, todos os custos de viagens de trabalho, como voos, hotéis e transporte terrestre, são cobertos.
O que é o processo de gerenciamento de despesas?
Um sistema de procedimentos que ajuda as empresas a simplificar seus gastos é conhecido como processo de gerenciamento de despesas. É o processo sequencial pelo qual os funcionários registram solicitações de reembolso e contabilizam os gastos comerciais.
O que faz um gerente de viagens e despesas?
Crie, gerencie e administre uma Política Global de Viagens e Despesas que leve em conta as peculiaridades culturais e geográficas, bem como a cooperação multifuncional conforme necessário. Responsabilidades do administrador dos sistemas Travel & Expense (Expensify, Concur e Navan), incluindo manutenção, configuração e atualizações do sistema.
O que é uma ferramenta de gerenciamento de despesas?
O software de gerenciamento de despesas é um tipo de aplicativo que automatiza grande parte do processo de recebimento a reembolso. As empresas também podem usar esse software para gerenciar reservas de viagens, automatizar o envio de relatórios de despesas, agilizar aprovações, agilizar reembolsos e, evidentemente, rastrear reivindicações de custos em tempo real.
Por que o gerenciamento de despesas é importante?
Gerenciamento de despesas auxilia principalmente no rastreamento de gastos de funcionários por categoria e na verificação de compras por motivos corporativos permitidos (em vez de gastos pessoais). Designou comparativamente a melhor despesa para um determinado tempo e a melhor precificação. Ele trabalha duro, ao contrário, para manter as limitações de gastos dos funcionários sob controle e evita pagamentos duplicados e fraudulentos.
Qual é o melhor software para Despesas?
- Despesa Concorrente SAP. 4.1. 247 avaliações.
- Webexpenses Controle de Despesas.
- Expense.
- Despesa Zoho.
- Plataforma Coupa BSM.
- Navan.
- Embolsar Certificado
- Ponto de Despesa
Por que as empresas precisam de gerenciamento de despesas?
O gerenciamento de despesas auxilia no rastreamento das despesas dos funcionários por categoria e na verificação de compras por motivos corporativos permitidos (em vez de gastos pessoais). No entanto, designou o melhor gasto para um determinado momento e a melhor precificação. Ele trabalha duro para manter as limitações de gastos dos funcionários sob controle e evita pagamentos duplicados e fraudulentos.
ponto de partida
As empresas devem incorporar o gerenciamento de despesas de viagem porque isso pode ajudá-las a economizar dinheiro, melhorar a eficiência e reduzir a fraude. As despesas de viagem podem ser um custo significativo para as empresas, e o gerenciamento de despesas de viagem pode ajudar a reduzir esses custos, simplificando o processo de envio e aprovação de despesas. Além disso, o gerenciamento de despesas de viagem pode ajudar a melhorar a eficiência, tornando mais fácil para os funcionários rastrear suas despesas e para os gerentes aprová-las. Por fim, o gerenciamento de despesas de viagem pode ajudar a reduzir a fraude, tornando mais difícil para os funcionários enviarem despesas fraudulentas. No geral, o gerenciamento de despesas de viagem é uma ferramenta valiosa que pode ajudar as empresas a economizar dinheiro, melhorar a eficiência e reduzir a fraude.
Artigos relacionados
- GESTÃO DO TERRITÓRIO: Definição, ferramentas e por que é importante
- NEGÓCIOS ADMINISTRATIVOS: Significado, Gestão, Diferença, Sócio e Salário
- AS MELHORES COMPANHIAS DE SEGURO MÉDICO DE VIAGEM NOS EUA
Referências
