Quando se trata de melhorar suas operações de negócios, a melhoria de processos (PI) é uma ferramenta essencial. Isso ajuda a garantir que as tarefas sejam concluídas com eficiência e que a satisfação e o valor do cliente estejam nos níveis mais altos. Mas o que exatamente é a melhoria de processos, quais são os diferentes tipos de abordagens e o que você deve considerar ao implementá-la? Este artigo explorará a definição, os tipos e a metodologia de melhoria contínua de processos e fornecerá as principais considerações que você deve fazer ao melhorar seus processos.
O que é melhoria de processos?
A melhoria do processo é a prática de analisar os processos existentes dentro de uma organização e fazer modificações destinadas a melhorar o desempenho, a eficiência ou a confiabilidade desses processos. Envolve estudar e criar estratégias para mudar o processo para melhor. Isso pode incluir redesenhar um processo para aumentar a eficiência, melhorar a qualidade da saída de um processo ou fazer qualquer outra alteração destinada a tornar o processo melhor.
A melhoria de processos pode ter vários nomes, incluindo melhoria de processos de negócios (BPI), gerenciamento de processos de negócios (BPM), reengenharia de processos de negócios e processo de melhoria contínua (CIP), para mencionar alguns. Além disso, independentemente do nome, todos visam eliminar erros, reduzir o desperdício, aumentar a produção e melhorar a eficiência.
Os Benefícios da Melhoria de Processos
A implementação de uma metodologia de melhoria de processos como parte de seu sistema geral de gerenciamento fornece uma maneira de identificar e abordar dificuldades em seus processos.
A experiência do cliente, a produção interna ou outros objetivos de negócios podem estar sofrendo como resultado dessas dificuldades. O tempo de sua equipe e o dinheiro de sua empresa podem ser desperdiçados por processos quebrados ou ineficazes. Você pode ter certeza de que está sempre procurando por problemas e corrigindo-os implementando uma técnica de PI.
Além disso, Reengenharia de processos, gerenciamento de processos de negócios e processos de melhoria contínua são alguns dos nomes que o PI pode usar.
Quais são os tipos de melhorias de processo?
As empresas usam abordagens PI para aprimorar os fluxos de trabalho internos, o que aprimora o atendimento ao cliente e a qualidade do produto, reduz os ciclos de cobrança e acelera os prazos de entrega. Os projetos PI são divididos nos seguintes tipos com base em seus objetivos:
#1. Corte de custos
A reorganização dos principais processos de negócios é uma maneira de agilizar um processo. Além disso, auxilia na identificação de redundâncias de processos que levam ao aumento de despesas. Por meio da reestruturação, tarefas desnecessárias são removidas, permitindo o melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.
#2. Melhorando a Comunicação
Estabelecer um fluxo de comunicação claro ao longo do processo é outro objetivo das melhorias de processo. A automação de processos reduz o número de trocas de e-mail e pontos de contato de interação entre funcionários e departamentos, em contraste com os processos manuais que precisam de muitas rodadas de comunicação por e-mail. Um software especializado que permite que a equipe veja e troque informações importantes pode agilizar a comunicação. Este programa pode melhorar significativamente o alinhamento interdepartamental e a transparência.
#3. A visualização do processo
Usando o mapeamento de processos, você pode visualizar como as coisas funcionam. Os modelos de processo podem melhorar consideravelmente as auditorias, identificar gargalos à medida que aparecem e facilitar as mudanças.
Melhoria do Processo de Negócios
A melhoria do processo de negócios (BPI) é um esforço contínuo para otimizar e melhorar o desempenho dos processos de negócios, identificar e implementar oportunidades e tornar o processo mais fácil de manter e gerenciar. O BPI centra-se nos processos de negócio e visa tornar os processos mais eficazes e eficientes. No entanto, exemplos comuns de PI incluem simplificar procedimentos e operações de produção, introduzir estratégias de estoque just-in-time e eliminar a papelada. Os métodos de melhoria de processos de negócios variam de organização para organização, mas geralmente incluem benchmarking, melhoria contínua de processos, gerenciamento de mudanças, gerenciamento de qualidade total e IP enxuto.
Quais são os cinco elementos-chave da melhoria de processos?
A melhoria de processos, também conhecida como gerenciamento de processos de negócios e melhoria de processos de negócios, envolve identificar, analisar e melhorar os fluxos de trabalho.
Minimizar erros, reduzir o desperdício, melhorar a produtividade e simplificar os processos internos e externos de uma empresa são os principais objetivos do PI.
#1. Processo de mapeamento:
Isso envolve a criação de uma representação visual das operações e processos de uma entidade. É um método de coletar e documentar tarefas, atividades e responsabilidades relacionadas para melhorar o desempenho. O mapeamento de processos pode revelar possíveis oportunidades de melhoria, revelando padronizações e gargalos. Também pode identificar possíveis redundâncias e ineficiências.
#2. Analisar:
Isso envolve avaliar o processo atual para identificar áreas de melhoria, ineficiências ou oportunidades potenciais. Isso pode ser feito usando medidas qualitativas ou baseadas em dados como fontes de informação. Antes de dedicar algum tempo para redesenhar ou melhorar um processo, é importante saber como ele funciona.
#3. Redesenhar:
É aqui que você faz alterações ou reformas no processo existente para criar maior eficiência ou eliminar quaisquer problemas identificados. É mais do que apenas fazer pequenos ajustes, mas envolve alterar os componentes principais do processo para fazer melhorias em grande escala.
#4. Monitor:
Isso envolve o monitoramento dos resultados das mudanças feitas no processo, a fim de avaliar o sucesso do novo design do processo. Isso é feito coletando feedback ou dados para ver medidas como duração, custo e eficácia.
#5. Otimizar:
Esta é a etapa final do ciclo de melhoria do processo. Isso envolve usar os dados coletados e o feedback do monitoramento para fazer mais alterações e ajustes. Em outras palavras, isso pode ser feito para melhorar ainda mais a eficiência e eficácia do processo, bem como garantir que as melhorias feitas no processo durem.
Técnicas de Melhoria de Processos
Técnicas de melhoria de processo são as estratégias ou metodologia que uma organização usa para identificar o(s) problema(s) em um processo, determinar como resolvê-los e avaliar se as melhorias foram bem-sucedidas ou malsucedidas. Cada método satisfaz um requisito distinto. A cultura da empresa, as estratégias enxutas de PI ou o mapeamento dos fluxos de trabalho dos processos podem ser as principais prioridades de uma organização.
Mesmo que todas visem o mesmo resultado, cada forma de melhoria de processo é a melhor para uma necessidade diferente. Outros se concentram em colocar a cultura de sua empresa na posição adequada para PI, enquanto outras estruturas enfatizam estratégias lean-for-PI. As empresas podem visualizar os fluxos de trabalho do processo com o uso de uma metodologia para melhoria de processos.
#1. Kaizen:
Kaizen incentiva a melhoria contínua com foco em abordagens ágeis e se inclina para a melhoria do processo. A fim de criar um local de trabalho onde os erros não são punidos, mas trabalhados para evitar, o Kaizen se concentra na melhoria da qualidade, produtividade e eficiência por meio de pequenas mudanças nas operações diárias ou na cultura organizacional.
#2. 5S:
As cinco etapas principais do modelo 5S são classificar, endireitar, polir, padronizar e sustentar. É um componente de Kaizen e Lean para PI. A abordagem 5S pode padronizar o processo e ajudá-lo a se tornar mais consistente.
#3. PDCA:
Planejar, fazer, verificar e agir, ou PDCA, também é um componente da Metodologia Kaizen para Melhoria de Processos. Quando as organizações identificam processos que precisam de melhorias, isso os torna mais eficazes. Além disso, para resolver um problema, você deve primeiro identificá-lo (planejar), desenvolver e aplicar uma solução (fazer), avaliar a eficácia da solução usando dados (verificar), registrar os resultados (agir) e, se o plano for sucesso, execute-o.
#4. Seis Sigma
Com a ajuda da popular metodologia Seis Sigma para melhoria de processos, os funcionários são promovidos por meio de categorias indicadas por cintos de karatê. Você começa com faixa verde e avança para faixa preta por meio do aprendizado. Para dividir o PI em etapas discretas, o Seis Sigma envolve duas abordagens. DMAIC (definir, medir, analisar, melhorar e controlar) e DMADV (definir, medir, analisar, projetar e verificar) são algumas dessas etapas.
#5. Análise de causa e efeito
A análise de causa e efeito é outra técnica Seis Sigma. Envolve a utilização de uma abordagem de diagramação para abordar problemas pela primeira vez, identificando o problema, localizando obstáculos e determinando por que o processo não está funcionando.
#6. análise SIPOC
A análise SIPOC, um formato de diagrama que pertence à metodologia Seis Sigma, ocorre durante o estágio de “medição” DMAIC ou DMADV. Antes de começar, o SIPOC auxilia as organizações na definição e estabelecimento de projetos de melhoria de processos, bem como na identificação de necessidades e componentes essenciais.
#7. Mapeamento do Fluxo de Valor, ou VSM
O valor de um produto, processo ou serviço para a organização pode ser determinado com o uso do VSM, que permite que as organizações representem graficamente as impressões dos clientes sobre os processos de negócios. Semelhante a outras metodologias de melhoria de processos, ela coloca uma forte ênfase na redução de desperdícios, duplicações e em ser o mais enxuto possível.
#8. TQM, ou gestão da qualidade total
O TQM auxilia as organizações na implementação contínua de PI em toda a organização, com foco na promoção do sucesso de longo prazo por meio da satisfação do cliente. Ao incentivar uma cultura em que as pessoas não têm medo de cometer erros e são motivadas por um objetivo comercial comum, essa metodologia capacita os funcionários.
#9. Kanban:
Kanban é uma técnica para visualizar fluxos de processo que une divisões de negócios, liderança e equipe na busca de PI. Lean for Process Improvement é uma metodologia adicional para PI incluída e incentivada.
#10. Mapeamento de procedimentos
O mapeamento de processos é outro tipo de visualização de fluxo de trabalho que auxilia as empresas na criação de uma estratégia para melhoria de processos. Também é conhecido como fluxograma funcional, modelo de processo e fluxograma de processo. No final, a construção de um diagrama de fluxo é o que fornece detalhes importantes sobre o fluxo de trabalho de um processo do começo ao fim.
#11. Melhoria Contínua de Processos (CPI)
A melhoria contínua do processo é um esforço contínuo, como em um processo de fabricação, para avaliar e melhorar continuamente as operações e procedimentos para otimizar a produção e a eficiência. Além disso, é uma maneira altamente eficaz de fazer melhorias incrementais ao longo do tempo, desde a eliminação de atividades desnecessárias até o refinamento da produção. O CPI pode ajudar a identificar e eliminar a variabilidade dentro de um processo de produção, aumentar a satisfação do cliente e levar a eficiências de custo.
As cinco etapas usadas na maioria dos programas de melhoria contínua são:
- Defina o processo: identifique áreas potenciais de melhoria.
- Medir o desempenho do processo: coletando dados e analisando tendências.
- Analise o processo: procure oportunidades de melhoria.
- Implementar soluções: aplicar técnicas de melhoria contínua.
- Monitore e modifique: revise os resultados e ajuste o processo conforme necessário.
Use essas cinco etapas em um loop para garantir que você esteja sempre melhorando. Com um programa bem implementado, as organizações podem ter uma ferramenta poderosa para alcançar melhorias tangíveis e significativas ao longo do tempo.
Quais são exemplos de melhorias de processo?
Tornar os processos mais eficazes é o principal objetivo do PI. Aqui estão algumas instâncias:
Exemplos de Melhoria de Processo
Para reduzir o desperdício: Esta categoria inclui todas as melhorias de processo que se concentram na redução do desperdício de esforço, tempo, recursos e energia. Um carpinteiro pode colocar os pregos apropriados no cinto para economizar tempo procurando por eles.
Para eliminar etapas: removendo etapas repetitivas ou redundantes do processo Um exemplo seria a eliminação de três questões de um pedido de hipoteca que não têm nenhuma relação real com as variações no risco ou conformidade.
Para planejamento: envolve adicionar ou excluir etapas de um processo. Por exemplo, uma equipe de vendas pode decidir eliminar a necessidade de as equipes de vendas criarem planos para cada conta, pois seu trabalho é de baixa qualidade e não melhora as vendas.
Através da reestruturação: Mudando a hierarquia ou estrutura da organização para melhorar a eficiência do processo Como exemplo, considere um banco com um departamento de TI fluido, onde os desenvolvedores que constroem o código estão constantemente encarregados de mantê-lo em uso.
Por análise de causa raiz: Nesta técnica, busca-se a causa raiz do problema. Por exemplo, um produto de software que é ineficaz e adiciona estresse a cada encontro com o cliente é o culpado pelo mau atendimento ao cliente, não pelos funcionários ou treinamento.
Ao priorizar: Por exemplo, em uma linha de produção onde cada trabalhador está ciente de que a segurança é importante, a linha pararia se houvesse uma preocupação de segurança percebida.
Puxando processos: Essa abordagem permite que a demanda atraia a oferta para reduzir o desperdício. Por exemplo, um fabricante de veículos não começará a trabalhar em seu automóvel até que você faça um pedido.
O que é fluxo de trabalho versus melhoria de processo?
O fluxo de trabalho é a série de etapas que realizam um projeto, enquanto a melhoria de processos é a análise cuidadosa dessas etapas e sua eficiência para tornar os processos mais eficientes e eficazes. A melhoria do processo é vista como uma abordagem holística para melhorar os fluxos de trabalho com o objetivo de fornecer melhor atendimento ao cliente, resultados de maior qualidade e tempos de entrega mais rápidos. No entanto, o fluxo de trabalho se concentra na organização do fluxo de documentos e tarefas em um único processo. Geralmente vem com um diagrama que mostra cada passo e a direção em que ele segue. Por outro lado, a melhoria de processos se concentra em uma visão ampla dos fluxos de trabalho, buscando oportunidades para automatizar ou agilizar os processos para que se tornem mais eficientes e econômicos.
Qual é a chave para a melhoria do processo?
A chave para a melhoria do processo é entender o processo atual e, em seguida, identificar as áreas de melhoria. Isso envolve analisar dados, obter feedback das partes interessadas e mapear o processo para determinar a maneira mais eficiente de melhorá-lo. Em última análise, a chave é garantir que quaisquer alterações sejam eficazes, eficientes e atendam às necessidades do cliente.
Qual é o propósito da melhoria de processos?
Melhoria de processo é um termo usado para descrever as atividades e estratégias usadas para tornar uma máquina, sistema ou processo mais eficiente, econômico e confiável. Seu objetivo principal é reduzir o desperdício, maximizar o rendimento e melhorar a satisfação do cliente. Para atingir esse objetivo, é necessário aprimorar o planejamento, reorganizar, automatizar e utilizar as melhores práticas. Essas atividades podem ajudar uma empresa a economizar tempo e dinheiro, reduzir riscos e aumentar a fidelidade do cliente.
Como você começa com a melhoria de processos?
Uma maneira de começar seu caminho para a melhoria do processo é definir certas diretrizes com antecedência. Isso inclui determinar o que você vai melhorar, como você vai melhorar e como você vai medir seus sucessos (ou até mesmo qualquer coisa), e analisar seus resultados como resultado das mudanças que você implementa d.
Quais são as etapas para melhoria de processos?
As etapas básicas para a melhoria do processo são identificar, analisar o desafio e implementar. As etapas específicas do processo dependem da metodologia. Uma metodologia popular é o PDCA, cujas etapas são divididas em Planejar, Fazer, Verificar e Agir.
Veja também MAPEAMENTO DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS: Um Guia Definitivo
Conclusão
A melhoria de processos é um processo contínuo que exige que as organizações avaliem regularmente suas operações e identifiquem áreas de melhoria. As organizações devem garantir que suas estratégias de melhoria de processos sejam contínuas e sistemáticas, a fim de garantir que os objetivos dessas atividades sejam alcançados.
Perguntas frequentes sobre melhoria de processos
Qual é a Metodologia para Melhoria de Processos?
Com a ajuda do querido Metodologia Six Sigma para melhoria de processos, os funcionários são promovidos por meio de categorias indicadas por cintos de caratê.
O que é Melhoria Contínua de Processos?
A melhoria contínua do processo é um esforço contínuo, como em um processo de fabricação, para avaliar e melhorar continuamente as operações e procedimentos para otimizar a produção e a eficiência.
Artigos Relacionados
- MELHOR EMPRÉSTIMO PARA MELHORIA DE CASA EM 2023
- MELHORIA DE LOCATÁRIOS: O que é, exemplos e tudo o que você deve saber
- MELHOR CARTÃO DE CRÉDITO PARA MELHORIA DA CASA: Melhor cartão de crédito para reforma da casa para proprietários
- Financiamento de melhorias residenciais: opções para o financiamento de melhorias residenciais
- PLANO DE MELHORIA: O que é, Amostra e Guia
