Como você pode convencer todos em sua equipe a perceber algo da mesma maneira quando eles têm uma variedade de personalidades e pontos de vista diferentes? Além disso, como você faz com que toda a sua equipe execute consistentemente uma tarefa ou um processo da mesma maneira? Os mapas de processos de negócios são uma estrutura projetada para realizar exatamente isso: apresentar graficamente um processo para que todos possam entendê-lo e segui-lo da mesma maneira. Cobrimos questões básicas e avançadas de mapeamento de processos de negócios neste tutorial, incluindo software, histórico, certificação, metodologia, exemplos e vantagens.
O que é Mapeamento de Processos de Negócios?
Uma representação visual dos processos de trabalho é chamada de mapeamento de processos de negócios. Os mapas de processos, que podem ser representados como fluxogramas ou por símbolos de notação e modelagem de processos de negócios (BPMN), ilustram as relações entre os estágios necessários para concluir um produto ou serviço.
Os mapas de processos de negócios estão preocupados com as operações de negócios, propósito, padrões de sucesso, funções e deveres, e quando e onde processos distintos ocorrerão. Eles são um componente do gerenciamento de processos de negócios (BPM). O mapeamento de processos de negócios incentiva a transparência para todas as partes interessadas, especialmente aquelas interessadas em conformidade, bem como para aqueles que trabalham dentro da organização.
A modelagem de processos de negócios e o mapeamento de processos de negócios são frequentemente confundidos. Quando os especialistas modelam processos de negócios, eles estão mais preocupados com a forma como os procedimentos são executados e quem (ou qual departamento) os executa.
História do Mapeamento de Processos de Negócios
A Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (ASME) foi pioneira no mapeamento de processos de negócios em 1921. Os mapas de processos de negócios foram então adotados por engenheiros e instalações de produção e se desenvolveram nos programas de software que usamos hoje.
Primeiros passos para encontrar a melhor maneira de fazer o trabalho”, Frank e Lillian Gilbreth apresentaram o fluxograma de processo em uma apresentação intitulada “Gráficos de processo em 1921. A Purdue University possui um arquivo desses materiais se você estiver interessado em aprender mais. Para garantir consistência nesse tipo de gráfico, a ASME criou um sistema de símbolos em 1947.
Por que você precisa de mapeamento de processos de negócios?
Um componente crucial da gestão de uma empresa de sucesso é o mapeamento de processos de negócios. Os funcionários são deixados para especular e errar em relação às melhores práticas em sua organização sem uma representação visual de como os processos previsíveis operam lá. Cada departamento e pessoa é deixado para desenvolver sua própria sequência e atribuição se um processo de negócios não for totalmente definido por meio do mapeamento. Quando os proprietários do trabalho não são especificados, isso causa confusão, turbulência e culpa.
Software de mapeamento de processos de negócios
Você sabe, como as coisas mudaram, também mudou a necessidade de criar mapas de processos. Existem aplicativos e softwares que simplificam significativamente o processo. Veremos as ferramentas e o software disponíveis nas linhas a seguir.
Um aplicativo on-line ou baseado em nuvem chamado software de mapeamento de processos de negócios permite que os usuários representem graficamente as etapas necessárias para executar um determinado processo de negócios por meio de tabelas e gráficos. Um fluxograma de procedimentos operacionais padrão, descrições de tarefas e todas as atividades relacionadas ao processo, como entrada/saída, são exibidos no mapa.
Por que um software de mapeamento de processos de negócios é tão importante?
O principal objetivo de qualquer software de mapeamento de processos de negócios é tornar os indivíduos, organizações ou empresas mais eficazes na maneira como realizam seus negócios diários. Essas tecnologias extraordinárias possibilitam que o gerenciamento monitore efetivamente os fluxos de trabalho para obter uma compreensão completa de toda a organização e suas várias operações.
As ferramentas de mapeamento de processos também auxiliam na decomposição da complexidade ou complicação dos processos de negócios e melhoram a compreensão dos fluxos de processos. Os usuários podem especificar as etapas para a melhoria do processo graças a isso.
Como você precisa entender os processos antes de tomar qualquer ação para aprimorá-los, o software de mapeamento de processos de negócios pode ser uma ferramenta muito útil para sua empresa. Essas ferramentas de mapeamento de processos são feitas para ajudá-lo a entender a essência de qualquer processo, que é o objetivo delas.
Aqui está uma lista de alguns dos melhores softwares de mapeamento de processos de negócios, escolhidos por seu enorme volume de avaliações favoráveis e altos níveis de satisfação do cliente.
Principais programas de software de mapeamento de processos de negócios:
#1. Promapp
O Promapp é um aplicativo de mapeamento de processos fácil de usar que promove a melhoria de processos simplificando bastante o processo de mapeamento de processos. Esta fantástica plataforma online torna simples para os usuários desenvolver, modificar e compartilhar processos de RH. Ele possibilita o gerenciamento de riscos, o controle de qualidade e a continuidade dos negócios.
#2. Desenhar.io
Fluxogramas de processo e outros tipos de diagramas podem ser feitos usando o aplicativo de mapeamento de processo simples Draw.io. Também pode produzir visualizações elaboradas como o diagrama SIPOC.
#3. SmartDrawName
Os usuários do SmartDraw podem facilmente produzir diagramas e gráficos com aparência profissional. Devido ao seu design incrivelmente intuitivo, é fácil de usar e oferece uma ampla gama de funções e funcionalidades.
#4. Microsoft Excel
Microsoft Excel é um nome familiar para quase todos. É sem dúvida uma das planilhas mais usadas e apreciadas em uso hoje. No entanto, muitas pessoas não sabem que o Excel, o programa incluído no pacote do Microsoft Office, inclui vários recursos que você pode usar para criar mapas de processos.
#5. Processo CWA e Suíte QM
Este software de mapeamento de processos pode ser usado para gerenciamento de fluxo de trabalho, gerenciamento de qualidade e gerenciamento de processos de negócios. Essa tecnologia inovadora pode ser usada para modelagem direta, otimização e disseminação de documentos e processos.
#6. Gráfico Lucid
Esta ferramenta foi desenvolvida especificamente para ajudar a gerar mapas de processos de negócios. Por isso, possui inúmeras ferramentas e funcionalidades que facilitam o mapeamento de processos. Como ilustração, o LucidChart inclui uma tonelada de modelos que qualquer pessoa pode usar para construir qualquer tipo de mapa de processo, incluindo SIPOC, BPMN2, fluxo de valor e outros.
#7. Microsoft Visio
A Microsoft tem um programa específico chamado Visio que é usado para criar mapas de processos de negócios. No entanto, os usuários também gostarão dos inúmeros recursos e funcionalidades adicionais que vêm com este aplicativo útil. O melhor software de mapeamento de processos de negócios disponível hoje, o Microsoft Visio, também é uma das ferramentas mais caras desta lista.
Exemplos de mapeamento de processos de negócios
O principal objetivo dos mapas de processos é explicar como um processo opera. Você pode melhorar a compreensão de seus funcionários sobre certas funções de negócios selecionando e implementando o mapa de processo apropriado. Vejamos alguns símbolos populares usados no mapeamento de processos de negócios antes de entrarmos em nossos exemplos.
#1. Atividade/Processo:
Uma etapa ou uma ação dentro de um processo é representada por uma atividade ou processo. Muitas vezes é representado por um retângulo.
#2. Fluxo
Normalmente, a forma do fluxo é uma linha com uma seta em uma extremidade. Um fluxo mostra ao espectador a ordem em que as etapas de um processo são executadas.
#3. Evento
Um processo começa, modifica ou termina devido a um evento. Erros, mensagens, cancelamentos e links são alguns exemplos de ocorrências que você gostaria de tornar visíveis. Dependendo do tipo de evento, os eventos são simbolizados por um círculo que inclui símbolos adicionais.
#4. Decisão
A forma de decisão em forma de diamante denota que uma decisão é necessária para que o processo prossiga. Pode ser uma simples escolha de sim ou não, ou pode ser uma decisão mais complicada com uma gama de opções, como uma declaração de caso em um programa de computador.
Exemplos de mapeamento de processos de negócios frequentemente contêm as formas acima.
Exemplos de mapeamento de processos
#1. Balcão de atendimento
Para reduzir custos e fornecer serviços eficazes, várias empresas automatizaram parte de seus procedimentos de service desk. As solicitações devem ser priorizadas e encaminhadas para as pessoas certas de acordo com os fluxos de trabalho.
#2. Recrutamento
Tradicionalmente, o recrutamento tem sido um esforço de RH demorado e trabalhoso. Os recrutadores estão usando cada vez mais a automação de processos robóticos (RPA) e outras ferramentas de automação para examinar os aplicativos dos candidatos e categorizá-los de acordo com suas credenciais.
#3. Compras
Os fluxos de trabalho do processo de aquisição podem ser complicados. Solicitações e aprovações manuais podem causar longos atrasos e falta de transparência. Uma solicitação enviada ao departamento de compras inicia um fluxo de trabalho de compras. A equipe de compras pesquisará fornecedores em potencial, obterá propostas e escolherá uma.
#4. Integração do cliente
Uma experiência de onboarding positiva é essencial para reter clientes. Devido a um aumento nos pontos de contato do cliente, os processos de integração tornaram-se mais complicados. Isso é especialmente verdadeiro em setores como o bancário, que são fortemente regulamentados.
Certificação em Mapeamento de Processos de Negócios
O aprendizado de novas habilidades pode ser facilitado pela aquisição de uma certificação de mapeamento de processos de negócios. Essas habilidades podem ajudá-lo a fortalecer seu currículo e garantir um emprego de nível superior. Os gerentes de projeto podem expandir seus conhecimentos e produtividade enquanto aprendem sobre maneiras de aprimorar as práticas de negócios.
Aqui está uma lista de várias certificações que estão disponíveis se o mapeamento de processos de negócios for algo em que você esteja interessado:
#1. certificação ITIL
Não há pré-requisitos para o Information Library Foundations Certification (ITIL), apenas uma pontuação de aprovação no exame. Ele também possui exames práticos e não tem data de validade. Além disso, oferece exemplos de situações reais para ajudá-lo a compreender como as habilidades ensinadas por esta certificação podem ser usadas no local de trabalho.
#2. CMA
A certificação Certified Management Accountant é fornecida pela Association of Accountants and Financial Professionals in Business. Após o ensino médio, exige mais de dois anos de estudo ou treinamento, mais de dois anos de experiência profissional e aprovação em um exame oral ou escrito. Após um ano, esta certificação torna-se inválida.
#3. Gestão da mudança organizacional: Certificação APMG CM Practitioner
Gestão de mudanças organizacionais: a certificação APMG CM Practitioner está disponível através da Learning Tree. Apenas a aprovação no exame oral ou escrito é necessária para obter esta certificação, que é válida por toda a vida. Você pode obter conhecimentos úteis no curso que podem ser usados na organização de operações de negócios implementando o gerenciamento de mudanças.
#4. Certificado Global Business Services (CertGBS)
O Certificate in Global Business Services é uma certificação oferecida pela ACCA. Esta certificação simplesmente precisa que você termine os cursos. Além disso, esta certificação é perpétua.
#5. CITP
Um profissional de tecnologia da informação pode obter uma certificação do American Institute of CPAs (AIPA). Após o ensino médio, exige mais de dois anos de estudo ou treinamento, mais de dois anos de experiência profissional e aprovação em um exame oral ou escrito. O período de certificação de três anos já passou.
Metodologia de Mapeamento de Processos de Negócios
A metodologia de mapeamento de processos de negócios vem em uma variedade de formas. Uma longa lista pode incluir, cada um com sua força especial: gráficos de Gantt, diagramas UML, notação de modelagem de processos de negócios, fluxogramas, diagramas de fluxo de dados, diagramas de atividade de função, definição integrada para modelagem de função, redes de Petri, métodos orientados a objetos, técnica de fluxo de trabalho e modelos de simulação.
A metodologia de mapeamento de processos de negócios inclui o seguinte:
#1. Métodos de fluxo de trabalho
Fluxos de trabalho são coleções de tarefas executadas por indivíduos dentro de uma organização ou por programas de software. Esses procedimentos vão além da simples modelagem. Eles também oferecem suporte à análise e melhoria de processos. Coleta de informações, modelagem de processos de negócios, modelagem de fluxo de trabalho, implementação, verificação e execução são alguns dos estágios de um fluxo de trabalho.
#2. Notação de Modelagem de Processos de Negócios (BPMN)
O método preferido pelos profissionais de processo é o BPMN. É uma linguagem padronizada excelente para circunstâncias em que você deve se aprofundar nos processos para lidar com erros e exceções. Embora seja bastante comum, usar essa estratégia se você não for um analista de negócios pode sair pela culatra.
#3. Diagramas de fluxo de dados
Os diagramas de fluxo de dados, também chamados de abordagem de Yourdon, mostram como as informações se movem de um local para outro. Eles mostram como o processo interage com o mundo externo e as conexões com vários tipos de armazenamento de dados.
#4. Diagramas de Linguagem de Modelo Unificado (UML)
Os diagramas UML são ideais para mapear o desenvolvimento de software. A UML divide os diagramas em duas categorias: diagramas comportamentais e diagramas estruturais. A UML não é apropriada para projetar fluxos de trabalho de processo, pois é considerada uma ferramenta de mapeamento especializada para setores específicos.
#5. Diagramas SIPOC
Mapas de processo de alto nível são outro nome para diagramas SIPOC. Eles transmitem um processo visualmente sem entrar em muita profundidade. O processo é dividido nas seguintes divisões em um diagrama SIPOC: fornecedores, entrada, processo, saída e clientes.
Etapas no mapeamento de processos de negócios
Para começar a mapear seu processo de negócios, decida qual processo precisa ser mapeado. Altere o processo conforme necessário reunindo e analisando dados sobre o procedimento atual. Fique de olho em maneiras de tornar o processo melhor.
Executando o Mapeamento de Processos de Negócios
Os processos que você decidir mapear no mapeamento de processos de negócios afetarão a utilidade de seus mapas. Ao levar em consideração como eles afetarão seus clientes e toda a sua estratégia de negócios, você pode garantir que seus mapas de processos de negócios tenham o maior impacto possível.
Abaixo, fornecemos três técnicas para escolher os melhores processos para mapear:
#1. Organize suas operações de acordo com como elas afetam seus clientes:
Esses são processos fundamentais, úteis e direcionadores. Seus clientes são diretamente impactados por procedimentos centrais, que refletem o propósito do negócio. Os processos utilizados na gestão de negócios são referidos como processos de habilitação. Os processos utilizados no planejamento e administração do negócio são referidos como processos orientadores.
#2. Vincule seu processo e deveres à sua estratégia geral:
Encontrar os objetivos estratégicos da sua organização é o primeiro passo para fazer isso. Depois de concluído, você pode usá-lo como base para criar uma arquitetura de processo para seus processos atuais. Ao fazer isso, você está decidindo quais processos são mais importantes para alcançar a estratégia do seu negócio, como desenvolvê-los de forma a mantê-los mais alinhados com ela e como definir um cronograma de melhorias para o futuro.
#3. Melhoria forçada:
Trata-se mais de reagir por necessidade do que de uma estratégia premeditada. Um esforço de melhoria de processo pode ser compelido, por exemplo, por uma auditoria falha ou por uma diretiva de gerenciamento. Os processos necessários nesta situação são identificados e mapeados.
Quais são os seis métodos principais para criar mapas de processos de negócios?
Existem seis maneiras principais de criar mapas de processo:
- Por meio de entrevistas de funcionários individuais ou em pequenos grupos.
- Por meio de oficinas de descoberta guiada.
- Analisando a documentação existente.
- Análise e desenho de negócios.
- Observando diretamente o trabalho.
- Importando mapas de processos já existentes.
Quais são as cinco etapas básicas para criar um mapa de processo?
Criando um mapa de processo:
- Escolha um processo ou problema para mapear.
- Liste as atividades realizadas.
- As etapas devem ser listadas por escrito.
- Usando símbolos do mapeamento de processos, crie um fluxograma.
- Termine o mapa do processo e distribua-o.
- Examine o mapa para identificar possíveis áreas de melhoria.
Qual é a diferença entre um fluxo de trabalho e um mapa de processo?
Um fluxo de trabalho consiste nas etapas recorrentes necessárias para concluir uma tarefa. Todos os componentes necessários para completar uma meta organizacional mais significativa são referidos como um processo. A visão comum é que os processos se referem a resultados mais abrangentes, enquanto os fluxos de trabalho respondem por detalhes minuciosos até metas de pequena escala.
Quais são os diferentes tipos de mapas de processos?
Existem seis tipos diferentes de mapas de processos:
- Fluxograma básico.
- Mapa do fluxo de valor.
- Mapa da cadeia de valor.
- Mapa multifuncional.
- Detalhe do mapa do processo.
- SIPOC.
Quais são os três benefícios de criar um mapa de processo?
As vantagens do mapeamento de processos:
- Para compreender melhor um processo.
- Considere como um processo pode ser melhorado.
- Mostre aos outros as etapas de um processo.
- Aumente a comunicação entre os participantes de um mesmo processo.
Conclusão
O mapeamento de processos de negócios tornou-se mais do que apenas um processo simples com gráficos atraentes. Mas se não for feito corretamente ou com seriedade, pode levar a problemas e problemas que você preferiria não ter.
O mapeamento de processos é significativo porque permite não apenas identificar, mas também reparar coisas quebradas e preencher lacunas críticas. Usar o equipamento e o software apropriados é o método melhor e mais simples de fazer isso.
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Referências
