Controlar os gastos com compras é uma tarefa difícil. O cenário competitivo está em constante evolução e o risco de fornecedores terceirizados está se tornando mais comum. Obter o melhor preço – ou a melhor experiência – nem sempre significa obter o menor preço. Como você pode garantir que receberá as coisas que sua empresa exige pelo preço adequado, sem perder qualidade ou expor sua empresa a responsabilidades? O sourcing estratégico é a resposta. Este método abrangente auxilia as empresas a evitar os problemas de precificação de preços baixos, ao mesmo tempo em que percebe os benefícios da parceria com fornecedores escolhidos.
Este post lhe dará o conhecimento necessário para adotar um processo de gerenciamento de sourcing estratégico em suas compras.
O que é aquisição?
Para entender como funciona o sourcing estratégico, você precisa estar familiarizado com o processo de aquisição e o conceito de sourcing em geral.
Aquisição e compras são sinônimos, e as responsabilidades corporativas desse departamento evoluíram ao longo do tempo. Ainda na década de 1980, os departamentos de compras eram considerados apenas como “colocadores de pedidos”, com uma tarefa relativamente simples que não exigia muito planejamento estratégico. De forma alguma foi um processo cerebral.
A aquisição começou com a emissão de ordens de compra sem se preocupar em atingir os objetivos da empresa. A técnica de compra agora é descrita como uma função orientada a transações e um subconjunto da aquisição.
Aquisição é considerada uma função de gerenciamento corporativo que envolve uma série de questões, incluindo:
- Escolhendo potenciais fornecedores
- Contratos e acordos de pagamento são negociados.
- Aplicação de obrigações de conformidade regulatória
- Execução de contrato
É a palavra guarda-chuva para os dois principais elementos do processo de aquisição, compra e abastecimento.
O que é Sourcing?
O sourcing se enquadra na aquisição, assim como a compra. Este é o processo de encontrar uma “fonte” para seus produtos e serviços. Uma estratégia de sourcing direta implica localizar o fornecedor de itens com melhor custo-benefício. É realizado em uma variedade de domínios e para uma variedade de propósitos comerciais. O gerenciamento da cadeia de suprimentos é uma das formas mais prevalentes de sourcing.
O que é Fornecimento Estratégico?
O sourcing estratégico é um tipo de sourcing que envolve o emprego de várias táticas ao fornecer itens ou serviços. As estratégias são escolhidas dependendo das circunstâncias em tempo real de cada aquisição e são determinadas por critérios como valor de gasto, risco de categoria e caráter do mercado de fornecimento.
Entre as várias táticas de sourcing estão crowdsourcing, terceirização, global sourcing e sourcing nacional de baixo custo.
Por que o sourcing estratégico é importante?
O sourcing estratégico permite que as empresas descubram fornecedores que atendem aos padrões, ao mesmo tempo em que representam pouco risco com o menor custo possível. As empresas também podem criar perfis abrangentes de fornecedores em potencial e compará-los conforme necessário.
Os fornecedores são vistos como parceiros valiosos no fornecimento estratégico. Ele auxilia as empresas a manter relacionamentos de longo prazo com fornecedores.
Este método permite que as empresas reúnam seu poder de compra. As empresas podem, assim, garantir um menor custo de propriedade e restringir os elementos de risco em sua cadeia de suprimentos, tornando-a mais sustentável.
Quais são os benefícios do sourcing estratégico?
#1. Maior economia
Maiores reduções de custo são o benefício prático imediato do sourcing estratégico.
#2. Mudança de fontes e metas de negócios
Quando as estratégias/atividades de sourcing de uma organização estão alinhadas com suas metas e objetivos organizacionais, o desempenho dos negócios e os recursos de mitigação de riscos melhoram.
#3. Melhoria do Fornecedor
Quando uma empresa consegue identificar seus fornecedores de alto valor, ela obtém instantaneamente reduções de custos significativas, mantendo a qualidade do produto ou serviço.
#4. Relacionamentos de Fornecedores de Longo Prazo
Este método auxilia as empresas no desenvolvimento de relacionamentos comerciais de longo prazo com seus fornecedores. Um relacionamento de longo prazo não apenas economiza tempo e recursos, mas também leva a um melhor desempenho do fornecedor.
Melhores práticas para sourcing estratégico
- Use eventos eRFX e eAuctions – O sourcing permite que os compradores automatizem e padronizem a criação, distribuição, coleta e armazenamento de eventos de sourcing, resultando em melhor eficiência quando comparado ao gerenciamento manual de eventos.
- Use software de gestão de contratos – O software de gerenciamento de contratos pode ajudá-lo a gerenciar qualquer número de contratos, mesclando detalhes de fornecedores preferenciais de eventos de eSourcing com o uso de campos personalizados para capturar dados específicos do contrato. Os contratos com fornecedores podem continuar no próximo ano se você não tiver as ferramentas de gerenciamento necessárias, prendendo-o a preços e condições de serviço abaixo do padrão.
- Acompanhe os gastos e economize – Em vez de depender de planilhas para medir e relatar economias, um sistema de rastreamento de economia pode ajudá-lo a simplesmente produzir projeções de economia e papéis de rastreamento, além de fornecer relatórios que demonstram seus resultados e valor.
Como são as etapas do processo de sourcing estratégico?
Etapa 1: criar o perfil da categoria
Defina a categoria de gastos e suas commodities. Qual é a quantidade atual em uso? Quem são os usuários e onde eles podem ser encontrados? Quais processos são empregados e quem está envolvido na cadeia de suprimentos?
Passo 2: Analisar o mercado fornecedor para identificar possíveis fornecedores globais e locais.
Examine os componentes de custo do produto ou serviço e o mercado do fornecedor em busca de riscos e possibilidades. Variáveis como os principais preços de matéria-prima, mão de obra e transporte devem ser precificados, bem como os elementos de custo dos fornecedores.
Passo #3: Crie uma estratégia
O próximo passo é decidir onde você vai comprar, reduzindo riscos e custos. Fornecedores alternativos e competitividade de mercado devem ser avaliados com as partes interessadas a bordo.
Passo #4: Determinar o processo de sourcing
Em seguida, a empresa deve elaborar uma estratégia de sourcing. O processo mais comum para a obtenção de propostas é uma Solicitação de Proposta, que incluiria especificações do produto/serviço, critérios de entrega e serviço, detalhamento de preços e parâmetros jurídicos e financeiros.
Passo #5: Negociar e selecionar fornecedores
À medida que as discussões começam e as propostas viáveis são escolhidas, os fornecedores solicitarão explicações e mais informações conforme necessário. Realize várias rodadas de conversas com seus fornecedores antes de escolhê-los de acordo com o processo de aprovação de sua empresa.
Passo #6: Implementar e integrar
Informar os fornecedores de sucesso e incluí-los no processo de implementação. Melhorias nas especificações ou processos, bem como mudanças nas necessidades de entrega ou serviço, farão parte do seu plano de fornecimento.
Etapa # 7: Benchmarking e acompanhamento de resultados
A fase final é o início de um ciclo contínuo que começa com o benchmarking do estado atual da mercadoria ou categoria, monitorando os resultados e garantindo que o valor total seja obtido. A empresa então retorna ao Passo 1 para reavaliar o mercado de abastecimento e reiniciar o processo.
Qual é a diferença entre sourcing estratégico e sourcing?
A principal distinção entre sourcing estratégico e regular é que o sourcing estratégico evoluiu para um processo dinâmico, enquanto o sourcing geral permaneceu simples. Considera apenas os preços dos fornecedores. A ideia é encontrar algo com o menor custo total de propriedade.
O custo é simplesmente um elemento da equação no sourcing estratégico. É um componente de uma hierarquia de necessidades corporativas. Uma equipe de sourcing leva em consideração vários fatores diferentes que podem impactar sua conexão com a “fonte”, ou seja, fornecedor. Isso inclui a garantia de fatores como:
- Qualidade
- Supply
- e eficaz
- Inovação
- Conformidade com os regulamentos
Nada disso deve ser entregue apenas por uma questão de custo. Esse é o processo conceitual geral que sustenta o sourcing estratégico.
Aquisição vs. Fornecimento Estratégico
Aquisição não é o mesmo que sourcing estratégico. As operações de aquisição consistem em transações táticas do dia-a-dia, como a emissão de ordens de compra para fornecedores. O sourcing estratégico, por outro lado, abrange uma ampla gama de atividades de sourcing, como:
- Expansão do fornecedor
- Pensamento estratégico
- Negociação de contratos
- Modelos de terceirização
- Infraestrutura para gerenciamento da cadeia de suprimentos
Nuances da Terminologia de Aquisição
O jargão de aquisição pode ser desconcertante. É difícil entender as sutilezas da convenção de nomenclatura. Existem diferenças significativas entre os termos “aquisição” e “sourcing”.
Por exemplo, a maioria das empresas considera a compra estratégica e não tática. Considerando que o sourcing é considerado um processo demorado. Essa distinção é enfatizada pelo fato de que os KPIs (indicadores-chave de desempenho) para uma atividade de aquisição são muito diferentes daqueles para sourcing.
Essas distinções também se aplicam a outras terminologias relacionadas a compras, como “fornecimento estratégico” e “gestão da cadeia de suprimentos”, que, embora se refiram a lugares ao longo do mesmo continuum de processo, nunca devem ser usadas de forma intercambiável. As técnicas, dinâmicas e implementações diferem significativamente.
Todas essas atividades são tarefas corporativas interconectadas relacionadas à rede de fornecedores existentes e potenciais de uma empresa.
Gestão da Cadeia de Suprimentos e Sourcing Estratégico
A aquisição e o gerenciamento da cadeia de suprimentos estão intrinsecamente ligados, assim como o sourcing estratégico. Enquanto a aquisição é o processo de obtenção dos produtos e serviços necessários para uma empresa, o gerenciamento da cadeia de suprimentos é a administração da infraestrutura e dos serviços necessários para obter esses itens. Uma cadeia de suprimentos inclui todos (internos ou externos) envolvidos em colocar um produto ou serviço nas mãos de um consumidor.
Em geral, a palavra “cadeia de suprimentos” refere-se à fase pós-contratual do processo de aquisição. Isso abrange questões logísticas, bem como questões pertencentes a todos os fornecedores, do Nível 1 ao Nível 3.
Enquanto o procurement se preocupa com todas as análises pré-contratuais e discussões com fornecedores antes do início do contrato, o gerenciamento da cadeia de suprimentos se preocupa com o que acontece DEPOIS da assinatura do contrato.
Então, você pode ver como eles estão ligados, mas não são os mesmos?
Os especialistas em compras estão considerando o sourcing estratégico para otimizar as decisões de gerenciamento da cadeia de suprimentos a fim de obter uma vantagem competitiva.
Um objetivo importante do sourcing estratégico é melhorar o relacionamento comprador-fornecedor. A ideia é usar esses encontros para entender melhor as capacidades genuínas de um fornecedor e o que ele pode oferecer à sua empresa. Uma organização consegue isso combinando e complementando os recursos principais com vários parceiros da cadeia de suprimentos.
A transição das grandes empresas para o sourcing estratégico tem sido um agente de mudança fundamental na gestão de grandes frotas da cadeia de abastecimento. Necessita de uma transformação em áreas como:
- Fornecimento de veículos
- Discussões contratuais
- Escolhendo um fornecedor
- Acordos de nível de serviço (SLAs)
- Avaliações de fornecedores de frota
- Ajustando o gerenciamento da cadeia de suprimentos
Compreender bem esses processos ajudará a função de compras e o gerenciamento de frota a alcançar um objetivo comum. Isso é compra arbitrária e habitual por partes interessadas e operações de campo. Promove a inovação necessária para obter o melhor valor dos ativos.
Quando o Sourcing Estratégico é Benéfico?
Embora o sourcing estratégico tenha muitas vantagens, ele não é apropriado para todos os projetos de aquisição. Afinal, é um processo sofisticado e, às vezes, demorado. Algumas tarefas simplesmente não exigem esse nível de detalhe. Como resultado, é fundamental encontrar um equilíbrio entre o valor do item que está sendo adquirido e o comprometimento de tempo necessário para concluir um projeto de sourcing estratégico.
O sourcing estratégico é apropriado para os seguintes projetos:
- Alto valor, devidamente definido e crítico para a empresa
- Altamente especializado e complexo
- As apostas são altas e isso faz parte de um projeto de reestruturação organizacional.
Situações envolvendo sourcing estratégico incluem o seguinte:
- Seleção de software de gerenciamento de relacionamento com o cliente
- Avaliação de serviços financeiros ou benefícios a funcionários
- Escolhendo um arquiteto para um novo projeto de construção
Cenários que se prestam melhor a métodos alternativos de aquisição
Devido ao nível de detalhe e ao tempo necessário para o sourcing estratégico, algumas circunstâncias simplesmente não serão adequadas para o processo. Aqui estão alguns desses casos.
- Encontrar uma solução de gerenciamento de projetos para um único departamento é um exemplo de aquisição de baixo valor e baixo risco.
- Reunir lances para atender aos requisitos da política quando já existe uma forte preferência por um provedor específico
- Experimente uma luz RFP para uma compra transacional normal de material de escritório.
- Considere uma solicitação de informações (RFI) enquanto reúne ideias, preços e prepara uma compra futura.
- Usando uma solicitação de qualificações (RFQ) para encontrar o melhor especialista para consultar em um esforço de marketing.
- Obtendo o melhor negócio em uma transação simples – Considere uma solicitação de cotação (RFQ).
Quem participa do processo de aquisição estratégica?
Uma variedade de funcionários e departamentos dentro de sua empresa estarão envolvidos em suas iniciativas de sourcing estratégico. Normalmente, o departamento de compras possui e gerencia o processo. Para promover a especialização nessa área, muitas empresas desenvolveram recentemente cargos de gerente de sourcing estratégico.
Como na maioria dos projetos de aquisição, outras partes estarão inevitavelmente envolvidas. Por exemplo, no caso de um projeto de aquisição de CRM, as partes interessadas de vendas, marketing e operações estariam envolvidas. Além disso, as áreas jurídica, financeira e de tecnologia da informação estão frequentemente envolvidas.
Por fim, praticamente todo esforço de sourcing estratégico exigirá aprovação e avaliação executiva.
Fornecimento Estratégico: Como Fazer a Transição
Uma iniciativa de aquisição de cada vez, o sourcing estratégico é implementado. Pode parecer uma mudança significativa no início, mas os elementos do processo parecerão familiares. De fato, o sourcing estratégico e a aquisição tradicional compartilham vários princípios.
Você progredirá no ciclo de sourcing estratégico à medida que encontrar compras ou relacionamentos atuais com fornecedores que sejam adequados para a abordagem, começando com a análise de gastos, depois a seleção de fornecedores e, por fim, o envolvimento contínuo.
Ferramentas de Fornecimento Estratégico
O software de sourcing estratégico é essencial para empresas que priorizam a economia de compras. Esses sistemas, geralmente baseados em nuvem e colaborativos, são projetados para centralizar e automatizar o fornecimento estratégico, aumentando a eficiência e a eficácia.
Os recursos do software de sourcing estratégico podem incluir:
- Gestão de Projetos
- Rastreando suas economias
- Distribuição e avaliação de RFP digital
- Repositório de modelos de RFP
- Coleta e análise de dados
- Colaboração interna e externa
- Gestão de relacionamento com fornecedores
- Gestão das categorias
- Mercado para fornecedores
Conclusão
Por fim, sourcing estratégico é o processo de coleta de informações, colaboração com os melhores fornecedores e garantia de valor e eficiência de aquisição contínua. Ele vai além de simples compras transacionais e se concentra no quadro geral – como ajudar a empresa a atingir seus objetivos.
Da mesma forma, as alianças de fornecedores formadas como consequência do sourcing estratégico ajudam a superar os obstáculos à medida que surgem, aumentando os resultados e reduzindo os custos.
As complexidades do sourcing estratégico irão, é claro, diferir de uma empresa para outra. A base e os objetivos do processo, no entanto, permanecem inalterados. Felizmente, você pode começar seus esforços de sourcing estratégico com um projeto por vez.
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Referências
