A contabilidade de caixa e de competência tem vantagens e desvantagens, mas depois de escolher um método contábil, é fundamental usá-lo de forma consistente. Então, como você determina qual método de contabilidade é melhor para sua empresa? Se você estiver vinculado ao método contábil que escolher, deverá tomar a melhor decisão possível. Este guia fornece uma visão geral de cada método contábil de regime de caixa, as diferenças entre contabilidade de caixa e contabilidade de competência e um exemplo de contabilidade de caixa.
O que é contabilidade de caixa (CA)?
A contabilidade de caixa é um método de contabilidade no qual os recebimentos de pagamento são registrados no período em que são recebidos e as despesas são registradas no período em que são pagas. Em outras palavras, quando o dinheiro é recebido ou pago, as receitas e despesas são registradas.
A contabilidade de caixa, também conhecida como contabilidade de caixa, difere da contabilidade de competência, pois reconhece a receita quando a receita é obtida e registra as despesas quando os passivos são incorridos, independentemente de quando o dinheiro é recebido ou pago.
Quem usa a contabilidade de caixa?
A contabilidade de caixa é usada por muitos profissionais autônomos e proprietários de pequenas empresas. Qual é o motivo? É o método contábil mais básico. A contabilidade de caixa também fornece um instantâneo rápido de quanto dinheiro a empresa tem disponível. Essa é uma métrica crítica para qualquer negócio.
Embora a contabilidade em regime de caixa seja apropriada para muitas empresas menores e mais jovens, ela não é apropriada para todos. A maioria das pequenas empresas que carregam estoque precisa usar a contabilidade de competência para rastrear as alterações de estoque. A maioria das empresas que fornecem crédito também precisará usar a contabilidade de exercício.
Exemplo de contabilidade de caixa
Suponha que a Empresa A receba $ 10,000 pela venda de dez computadores para a Empresa B em 2 de novembro e registre a venda como tendo ocorrido em 2 de novembro. entregue em 5 de novembro.
Em contraste, de acordo com o regime de competência, a Empresa A teria registrado a venda de US$ 10,000 em 5 de outubro, mesmo que nenhum dinheiro tenha mudado de mãos.
Da mesma forma, na contabilidade de caixa, as despesas são registradas quando são pagas e não quando incorridas. De acordo com CA, se a Empresa C contratar a Empresa D para controle de pragas em 15 de janeiro, mas não pagar a fatura pelo serviço concluído até 15 de fevereiro, a despesa não será reconhecida até 15 de fevereiro. os livros em 15 de janeiro, data em que foi incorrido.
Vantagens e desvantagens da contabilidade de caixa
Diferentes métodos contábeis atraem empresas diferentes por diferentes motivos. Então, aqui estão as vantagens e desvantagens do método contábil:
Vantagens
A contabilidade baseada em caixa tem inúmeras vantagens para as pequenas empresas.
# 1. A simplicidade de uso:
O CA é famoso por sua facilidade de uso, tornando-o ideal para pequenas empresas e proprietários individuais que podem lidar com sua contabilidade com apenas uma caneta e um caderno.
#2. Projeções de fluxo de caixa aprimoradas:
Como todo o sistema de relatórios contábeis e financeiros é baseado no fluxo de caixa, a CA pode fornecer uma imagem mais precisa. Sistemas complexos baseados em competência freqüentemente perdem essa clareza.
#3. Benefícios fiscais:
Você pode tirar proveito de incentivos fiscais significativos cronometrando suas transações se registrar apenas receitas e despesas comerciais quando o dinheiro mudar de mãos. Acelere as despesas ou diminua as receitas para reduzir temporariamente suas obrigações fiscais.
Desvantagens
A CA tem algumas desvantagens óbvias que a tornam inadequada para determinados negócios.
#1. Relatórios imprecisos e enganosos:
Um empresário pode mostrar lucro por não pagar as contas por algum tempo, mesmo que essas despesas tenham sido incorridas. Isso torna o sistema vulnerável a abusos e torna preferível o rastreamento pessoal em vez de uma avaliação feita por um investidor ou banco.
#2. Controle de inventário:
O estoque é tratado como uma despesa na CA. Não é considerado um ativo até que seja vendido por dinheiro. Isso pode distorcer seus números, principalmente para empresas com capital investido em estoque ou aquelas que mantêm estoque por longos períodos. Com algumas exceções, o IRS proíbe as empresas que mantêm os estoques de usar o método de contabilidade de caixa.
Contabilidade de caixa versus contabilidade de competência
A principal distinção entre regime de competência e regime de caixa é o tempo de reconhecimento de receitas e despesas. O método de caixa reconhece receitas e despesas imediatamente, enquanto o método de competência se concentra nas receitas e despesas antecipadas.
Contabilidade de Acréscimo
A receita é contabilizada quando é auferida por esse método. Em contraste com o método de contabilidade de caixa, o método de competência registra a receita quando um produto ou serviço é entregue a um cliente com expectativa de pagamento futuro. Em outras palavras, o dinheiro é contabilizado antes de recebê-lo. Da mesma forma, os custos de bens e serviços são registrados antes que qualquer dinheiro seja pago.
Contabilidade de base de caixa
A receita é relatada na demonstração do resultado somente quando o dinheiro é recebido por esse método. As despesas são registradas somente quando o dinheiro é pago. Pequenas empresas ou indivíduos normalmente usam dinheiro como forma de pagamento.
Distinção Importante
A distinção entre caixa e contabilidade de exercício está na base na qual as vendas e compras são registradas em suas contas. A CA registra apenas as receitas e despesas quando o dinheiro é trocado, enquanto a contabilidade de competência registra as receitas quando são ganhas e as despesas quando são faturadas (mas não pagas).
Analisaremos os dois métodos em profundidade e veremos como eles afetam seus negócios.
#1. Método de acumulação
O regime de competência registra contas a receber e a pagar e, como resultado, pode fornecer uma imagem mais precisa da lucratividade de uma empresa, principalmente ao longo do tempo.
Por exemplo, as vendas de uma empresa no trimestre atual podem não ser registradas usando o método de caixa. A receita está prevista para o próximo trimestre. Um investidor pode acreditar que a empresa não é lucrativa quando, na verdade, é lucrativa.
O regime de competência não considera o fluxo de caixa. Uma empresa pode parecer lucrativa no longo prazo, mas pode ter uma escassez significativa de caixa no curto prazo.
Outra desvantagem do método de competência é que pode ser mais difícil de usar porque requer contabilização de itens como receita não auferida e despesas pagas antecipadamente. Também pode exigir a contratação de pessoal adicional.
O método de acumulação é normalmente exigido para empresas que arquivam demonstrações financeiras auditadas e é aceito de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) (FASB) do Financial Accounting Standards Board.
#2. Método de base de caixa
A principal vantagem do método de caixa é a sua simplicidade - contabiliza apenas o dinheiro pago ou recebido. Também é mais simples acompanhar o fluxo de caixa de uma empresa. É vantajoso para empresas individuais e pequenas empresas, porque é improvável que seja necessário contratar pessoal adicional (e, portanto, incorrer em custos adicionais).
No entanto, o método de regime de caixa pode exagerar a saúde de uma empresa rica em caixa. Isso porque não registra contas a pagar que possam exceder o caixa da empresa e o fluxo de receita atual.
Como resultado, um investidor pode concluir que a empresa é lucrativa quando, na verdade, a empresa está passando por dificuldades financeiras. GAAP não permite o método de caixa.
Exemplo de contabilidade de competência versus contabilidade de regime de caixa
Suponha que você possui uma empresa que vende máquinas. Sob o método de caixa, se você vender $ 5,000 em máquinas, o valor não será registrado nos livros até que o cliente lhe entregue o dinheiro ou você receba o cheque.
Os US$ 5,000 são registrados como receita no dia em que a venda foi feita pelo regime de competência, mesmo que você receba o dinheiro alguns dias, semanas ou até meses depois.
O mesmo vale para as despesas. Pelo método de caixa, se a empresa receber uma conta de eletricidade de $ 1,700, o valor não é registrado até que a conta seja paga. Os $ 1,700, por outro lado, são registrados como despesa no dia em que a empresa recebe a conta pelo regime de competência.
Quem usa a contabilidade de caixa?
Os dois métodos de relatório financeiro são caixa e contabilidade de exercício. A CA é usada por indivíduos, pequenas empresas e empresas individuais para registrar receitas e despesas quando o dinheiro é trocado. A contabilidade de exercício sustenta que os créditos e débitos existem mesmo quando não ocorre nenhuma transação monetária.
Quais são os exemplos de contas de caixa?
Uma empresa cobra de um cliente $ 10,000 em 15 de outubro por serviços prestados e recebe o pagamento em 15 de novembro. A data de recebimento do caixa, que é 15 de novembro, é usada para registrar uma venda. Da mesma forma, em 10 de julho, a empresa recebe uma fatura de $ 500 de um fornecedor e paga a conta em 10 de agosto.
Configure o software de contabilidade correto para sua empresa.
Embora o método de contabilidade de caixa seja mais direto, ele pode limitar sua capacidade de tomar decisões de negócios mais preditivas. À medida que sua empresa cresce, pode ser necessário considerar a mudança de caixa para competência. Antes de fazer qualquer alteração, pondere as vantagens e desvantagens de cada método tendo em mente o seu negócio específico. Lembre-se de que o software de contabilidade on-line pode ajudar a estabelecer seu método de contabilidade preferido.
Certas empresas só podem usar contabilidade de caixa
O método contábil de competência é exigido para empresas de capital aberto. No entanto, a maioria das pequenas empresas pode manter seus livros em caixa ou em regime de competência. Se uma empresa for uma das seguintes, o Internal Revenue Service (IRS) pode obrigá-la a usar o regime de competência para fins fiscais:
Uma corporação, excluindo corporações S, ou uma parceria com uma corporação como sócia, excluindo corporações S, com receitas brutas anuais médias de mais de US$ 25,000,000 nos três anos fiscais anteriores após a indexação pela inflação.
Um paraíso fiscal
A menos que seja necessário usar a contabilidade de competência, sua empresa provavelmente usa a contabilidade de caixa.
Perguntas Frequentes
Como calcular a contabilidade de caixa?
Some todos esses valores no último dia de um período contábil para calcular a quantidade de caixa que sua empresa possui no final desse período. Se você tiver moeda estrangeira, os valores devem ser convertidos em dólares americanos na data do seu extrato de caixa.
Por que o dinheiro é importante na contabilidade?
A força vital de uma empresa é dinheiro; ela deve gerar caixa suficiente de suas operações para cobrir suas despesas e, ao mesmo tempo, ter sobras suficientes para reembolsar os investidores e expandir os negócios. Embora os ganhos de uma empresa possam ser manipulados, seu fluxo de caixa fornece informações sobre sua verdadeira saúde.
O dinheiro é um ativo ou um passivo?
Em poucas palavras, o dinheiro é um ativo circulante e o primeiro item do balanço patrimonial de uma empresa. O dinheiro é o ativo mais líquido e pode ser facilmente usado para comprar outros ativos.
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Referências
