Apesar de existirem muitas outras possibilidades, o e-mail ainda é considerado o meio de comunicação mais confiável e oficial. O e-mail está disponível para todos, ao contrário dos programas de bate-papo e sites de mídia social. Como resultado, o e-mail se tornou um dos métodos de comunicação empresarial mais populares. O leitor pode entender o que você está tentando transmitir e as informações de que precisa para responder em um e-mail bem escrito e com uma estrutura clara. Embora a escrita de e-mail seja uma arte, com bastante esforço, ela pode ser dominada. A seguir, algumas das melhores orientações sobre como escrever um e-mail formal, um e-mail oficial, um e-mail para um profissional e um e-mail de demissão - aqueles que o destinatário não perde no meio da multidão.:
Como escrever um e-mail
Gostaria de aprender a escrever um e-mail? Você precisa de orientação sobre onde colocar o quê e por quê? Aqui, abordaremos tudo o que você precisa saber sobre como escrever um e-mail de maneira eficaz, seja para enviar seu primeiro e-mail ou apenas para revisar o que você já sabe. Entender como escrever um e-mail básico, seja ele formal ou informal, é fácil e ajudará você a criar e-mails mais complexos, porque todos os e-mails que você escrever terão a mesma estrutura e exigirão que você gerencie cada um desses componentes.
- Para, CC, BCC
- Anexos
- Linha de assunto
- Saudação
- Corpo
- cancelar assinar
Para entender melhor o que constitui um e-mail de sucesso, examinaremos profundamente cada um desses componentes.
#1. Para, CC, BCC
Você deve inserir os endereços de e-mail das pessoas que deseja contatar nessas áreas, localizadas na parte superior do seu e-mail. Cada um serve a um propósito específico:
| TO | O(s) endereço(s) de e-mail do seu contato principal devem ser adicionados aqui. |
| CC | Se você deseja que alguém veja a mensagem, mas não precisa de uma resposta, use isso em conjunto com “Para” e endereços de e-mail neste campo. |
| BCC | Se você deseja enviar um e-mail para várias pessoas, mas precisa manter seus endereços de e-mail confidenciais, use isso em conjunto com “Para”. |
#2. Anexos
A função de anexo de e-mail permite que os remetentes incluam arquivos suplementares nos quais os destinatários podem clicar para baixar ou ver em linha. No entanto, a maioria dos tipos de arquivo permite que você carregue texto, fotos, vídeos, áudio e GIFs. Lembre-se de que geralmente há limites para o tamanho dos arquivos que você pode transferir.
#3. Linha de assunto
A linha de assunto do seu e-mail, que resume sua finalidade e conteúdo, é crucial. Infelizmente, eles são frequentemente desconsiderados, o que é lamentável, pois ajudam o destinatário a entender o conteúdo do seu e-mail e evitam que ele seja excluído.
#4. Saudações
Seu e-mail deve sempre começar com uma saudação. É crucial aprender a escrever uma introdução e saudação de e-mail, pois permite que você seja cortês e informe o destinatário sobre o objetivo da mensagem.
Uma saudação formal é necessária para e-mails formais, como aqueles usados para pedidos de emprego ou correspondência de vendas. Uma recepção mais relaxada é frequentemente aceitável em e-mails privados ou interações entre colegas de trabalho próximos.
# 5. Corpo
Obviamente, o aspecto mais crucial de um e-mail é seu conteúdo. O corpo de e-mail ideal deve ser conciso, bem organizado, direcionado e servir a um propósito específico.
Lembre-se de que os leitores perderão o interesse e a atenção se o seu e-mail não for breve e direto ao ponto, e que os elementos de narrativa não são incentivados nos e-mails.
Sempre comece seu e-mail com uma declaração clara sobre o assunto e organize seu material para que seja fácil de encontrar.
#6. cancelar assinar
Certificar-se de usar o fechamento certo para o destinatário pretendido é tão crucial quanto garantir que seus e-mails sejam iniciados corretamente. Eles saberão quando o e-mail for enviado e concluído como resultado.
Faça um fechamento especial para cada correspondência e, quando estiver em dúvida sobre como assinar, prefira a formalidade
Como escrever um e-mail formal
Talvez você não consiga escrever um e-mail profissional de forma eficaz se estiver acostumado a enviar e-mails informais para amigos e parentes. Muitas pessoas acham difícil escrever um e-mail formal.
Para escrever um e-mail formal, deve-se usar linguagem formal e uma estrutura predeterminada para iniciar ou continuar uma discussão sobre um assunto sério ou significativo. Para mostrar respeito, as pessoas também escrevem e-mails formais enquanto se comunicam com estranhos. Por padrão, as configurações e comunicações corporativas usam e-mails formais para garantir que as mensagens dos funcionários reflitam com precisão sua empresa. Se você deseja escrever um e-mail formal que pareça profissional, siga estas etapas:
#1. Certifique-se de que seu endereço de e-mail esteja correto
Escreva um endereço de e-mail comercial sempre que enviar um e-mail formal. Seu local de trabalho ou estudo pode gerar um endereço de e-mail profissional para você, ou você pode criar um endereço de e-mail pessoal com alguns outros símbolos, números e elementos do seu nome. Especialmente se eles não o conhecerem, o destinatário pode relutar em abrir e-mails de remetentes desconhecidos ou pouco profissionais. Um endereço de e-mail especializado melhora o impacto de sua correspondência.
#2. Inclua uma Linha de Tópico.
o que você escreve A linha de assunto do seu e-mail formal deixa claro sobre o que é a mensagem. Deve ser escrito no caso do título e ser o mais breve possível para parecer profissional. Se incluir seu nome na linha de assunto ajudar o destinatário a classificar ou responder ao e-mail, sinta-se à vontade para fazê-lo.
#3. Formalize sua introdução.
No corpo do seu e-mail, você deve começar com uma saudação educada. Após o título ou honorífico, inclua o sobrenome do destinatário. As saudações formais abaixo podem ser usadas:
Querido
Olá
saudações
Se o nome do destinatário não for óbvio, indique “a quem possa interessar”
# 4 Apresente-se
Se você nunca falou com o destinatário antes, apresente-se na primeira linha. Descreva como você se relaciona ou é relevante para o destinatário depois de se apresentar. Um empresário gostaria de saber se você é um cliente em potencial ou funcionário de outra empresa, assim como um professor pode querer saber se você é aluno ou membro do corpo docente. Termine sua introdução com uma frase sucinta que resuma sua motivação para escrever.
#5. Explique o que você está tentando dizer.
Mais detalhes sobre seus objetivos de escrita são fornecidos no próximo parágrafo. Seja mais específico sobre quem você é e o que deseja realizar em seu e-mail. Esta parte deve conter quaisquer detalhes administrativos relevantes para a sua comunicação, como um prazo. Deve haver apenas um ou dois parágrafos nesta área.
#6. Termine com um agradecimento.
Em sua declaração final, você agradece ao leitor por ler e entender seu ponto. Conclui anotando a conversa subseqüente que você planeja ter com o receptor. Você pode decidir se deseja aguardar a resposta ou marcar uma reunião cara a cara. Antes de assinar seu nome e, se for o caso, incluir as informações de contato de sua empresa, use um fechamento profissional. Exemplos de fechamentos formais adequados incluem o seguinte:
- Saudações
- Melhores
- Sinceramente
- Seu
- Respeitosamente
- Com respeito
#7. Envie seu e-mail após revisá-lo em busca de erros.
Lembre-se de reler cuidadosamente seu e-mail antes de enviá-lo. Não deve haver erros de ortografia ou gramática em sua escrita. Use uma ferramenta de revisão on-line gratuita para digitalizar sua redação e garantir que ela seja precisa. Você se beneficia ao corrigir possíveis mal-entendidos ou apresentações estranhas, bem como quaisquer problemas técnicos. Você pode conseguir a reação que deseja empregando uma mensagem bem escrita.
Como escrever um e-mail para um profissional
Um e-mail profissional bem escrito transmite ao destinatário uma mensagem cortês, explícita, condensada e acionável. Desenvolver sua capacidade de escrever e-mails que sigam todas essas diretrizes pode levar algum tempo. Ao interagir em um ambiente formal, é essencial saber como escrever um e-mail profissional claro e adequado. Saber como escrever um e-mail profissional pode:
- Economizar tempo.
- dar esclarecimentos
- Mostrar competência
- Constrói a reputação de uma pessoa ou empresa
As etapas a seguir são diretrizes sobre como escrever um e-mail para um profissional
#1. Faça uso de um endereço de e-mail profissional.
Escreva um endereço de e-mail profissional para comunicações relacionadas a negócios ou assuntos oficiais. Mesmo que seu empregador lhe dê um, você ainda deve escrever um endereço de e-mail profissional se estiver entrando em contato com alguém antes de ingressar na organização. O formato usual para isso é simplesmente seu nome em [o domínio]. Como uma ilustração
- seunomecompleto@dominio
- Nome.sobrenome@dominio
- Inicial do meio do primeiro nome.sobrenome@dominio
#2. Crie uma linha de assunto breve e informativa.
Esta frase concisa encapsula os principais elementos do seu e-mail ou conexão. Quando você escreve um e-mail profissional, é essencial incluir uma linha de assunto para que o público do destinatário saiba o que esperar e possa encontrar rapidamente a mensagem novamente, se necessário. Em seus próximos e-mails comerciais, pense em utilizar uma das seguintes linhas de assunto:
- Não devem ser usados mais de 60 caracteres.
- Em uma frase, defina claramente o objetivo do e-mail.
- Comece mencionando o destinatário pelo nome.
#3. Envie ao destinatário uma saudação oficial
A saudação em um e-mail normalmente começa na primeira linha. Esta mensagem de boas-vindas deve ser preparada em tom formal para caber no e-mail que você está enviando. Dependendo do seu relacionamento com a pessoa, sua saudação pode mudar.
- Ao escrever para alguém que você não conhece ou com quem tem um relacionamento comercial formal, como um gerente de contratação ou um novo cliente, você pode começar sua carta com “Caro”.
- Você pode se apresentar dizendo “Olá” ou “Oi” a um gerente ou colega de trabalho com quem você se dá bem no trabalho.
Exemplos
- Olá Sr Greg,
- Olá Alfred,
- Caro Dr. Smith
- Caros colegas,
Se você estiver ciente dos pronomes de gênero escolhidos pelo destinatário, é educado tratá-lo como “Sr.” ou "sra." e use o sobrenome ao escrever e-mails comerciais. Use o nome completo do destinatário se não tiver certeza sobre os pronomes de gênero.
#4. Crie o corpo do e-mail.
É aqui que você comunicará toda a sua mensagem, assim como o corpo de uma carta que você pode escrever. Não importa o quão breve e direto seja, seu e-mail precisa de uma frase de chamariz e uma declaração final. Como um exemplo,
Foi muito bom você ter vindo à demonstração do novo produto desta tarde. Você pode mostrar à sua equipe todo o vídeo fazendo com que eles assistam à amostra fornecida. Caso você tenha alguma dúvida, me avise.
#5. Os e-mails devem ter uma assinatura e uma assinatura final.
Sua assinatura deve conter seu nome, cargo e quaisquer outros detalhes pertinentes aos seus chats. Na maioria dos aplicativos de e-mail, você pode configurar uma assinatura predefinida para mostrar no final de cada e-mail enviado.
As palavras finais incluem
- Obrigado,
- melhor,
- Sinceramente
- Rega
- Atenciosamente,
Um exemplo de como encerrar um e-mail é fornecido abaixo:
Sinceramente
Jiana Smith, gerente de marketing, Pedro Company, LTD.
#6. Verifique se há imprecisões em seu e-mail.
Profissionalismo e atenção aos detalhes são exibidos em um e-mail impecável. Reserve um momento para revisar seu e-mail quanto a erros de sintaxe, gramaticais e ortográficos antes de enviá-lo. Verifique se todos os arquivos e anexos que você mencionou em seu e-mail também foram incluídos.
Depois de terminar de editar seu e-mail da perspectiva do destinatário, leia-o novamente. Ao fazer isso, você poderá corrigir quaisquer erros cometidos ao escrever ou revisar em um estágio anterior.
Peça ao seu supervisor imediato ou a um colega de trabalho confiável para examinar todos os e-mails cruciais que você está enviando para as principais partes interessadas antes de enviá-los.
#7. Preste atenção aos campos do destinatário.
Verifique os campos de destinatário em seu e-mail para certificar-se de que você está enviando para a pessoa certa, a(s) pessoa(s) ou o(s) grupo(s). Além disso, certifique-se de colocar os endereços de e-mail na posição correta. Lembrar:
Até:
endereço de e-mail do indivíduo ou grupo para quem sua mensagem será enviada.
CC:
significa uma “cópia carbono”. Qualquer endereço inserido aqui receberá o mesmo e-mail sem uma mensagem personalizada.
BCC:
Semelhante a “CC”, o(s) endereço(s) de e-mail neste campo está(ão) oculto(s).
#8. Envie seu e-mail de acordo com o cronograma.
Ocasionalmente, você pode enviar um e-mail antes ou depois do trabalho. Ao agendar seus e-mails, você pode gerenciar seu tempo com mais eficiência e garantir que eles sejam enviados em um horário conveniente para o destinatário. Todo programa de e-mail tem um recurso de agendamento.
#9. Lembre-se de acompanhar.
Não menos importante, considerando que a maioria das pessoas recebe vários e-mails todos os dias, é provável que eles ignorem ou se esqueçam de responder à sua carta. Se o destinatário não responder após dois dias úteis, considere enviar um e-mail de acompanhamento atencioso.
Como escrever um e-mail de demissão
Mesmo que possa parecer desafiador escrever e enviar um e-mail de demissão, com o modelo correto, pode ser simples. Normalmente, é aconselhável escrever um e-mail de demissão quando quiser deixar o emprego, pois isso lhe dá a chance de expressar gratidão ao seu empregador pela oportunidade. Um e-mail de demissão é uma ótima maneira de manter contato com sua antiga empresa, o que é crucial se você deseja obter referências no futuro.
É fácil escrever um e-mail de demissão, e isso pode até ser terapêutico. Você pode usá-lo para se despedir de seu atual empregador e dar início à próxima etapa de sua carreira.
Um e-mail de demissão é aquele que você escreve para seu empregador atual, alertando-o de que está deixando determinado emprego.
Use as instruções abaixo para ajudá-lo a escrever uma carta de demissão por e-mail:
#1. Selecione uma linha de assunto relevante.
você pode escrever sua carta de demissão por e-mail selecionando uma linha de assunto adequada que indique claramente sua mensagem. Isso é significativo, pois um leitor de e-mail pode ler apenas a linha de assunto. Leve em consideração o uso de uma linha de assunto que diga "Aviso de renúncia" ou "Resignação a partir de [data]".
#2. Comece com uma saudação profissional.
Definir um tom profissional para o resto do e-mail com uma saudação formal ajudaria. Adicione uma saudação como “Caro”, o título do seu supervisor e seu sobrenome depois disso. Pense em incluir uma frase simples desejando o bem a todos. Você pode dizer frases como “Espero que você esteja bem” ou “Espero que esteja tendo um bom dia”, por exemplo.
#3. Dê ao seu e-mail um propósito claro.
Na frase seguinte, certifique-se de deixar claro o objetivo do e-mail. Mencione o trabalho que você está deixando. Por exemplo, você poderia dizer: “O objetivo deste e-mail é informá-lo sobre minha renúncia formal como designer gráfico”. Isso permite que um empregador em potencial entenda rapidamente sua mensagem e responda adequadamente.
#4. Pense em declarar o motivo da sua partida
Se isso faz você se sentir melhor, você pode dar um motivo para sua demissão. Digamos, por exemplo, que você precisa seguir em frente porque sua carreira mudou. É importante evitar entrar em muitos detalhes e fazer sua explicação para sair, como sua saúde, positiva e sucinta. Você não tem obrigação de notificar seu empregador sobre sua intenção de demitir-se; sua decisão de fazê-lo depende inteiramente de você.
#5. Data do fim do seu emprego
Mencione o dia em que você trabalhou pela última vez em seu e-mail. Dê ao seu empregador o máximo de antecedência possível sobre sua demissão. Isso pode ajudá-lo a manter boas relações comerciais com seu antigo empregador. Muitas empresas exigem que os funcionários avisem com pelo menos duas semanas de antecedência antes de deixarem seus cargos. Consulte as diretrizes da empresa para garantir que você está cumprindo os requisitos de demissão. Um empregador estará em uma posição melhor para compreender seu cronograma e tomar as providências necessárias como resultado.
#6. Descreva como você é grato pela chance.
Use esta oportunidade para expressar sua gratidão à empresa pelo tempo que você passou trabalhando lá em seu e-mail. Se você fizer isso, poderá manter um bom relacionamento com eles e causar uma boa impressão. Agradeça brevemente ao destinatário por seu tempo no trabalho para fechar seu e-mail.
Você também pode falar sobre as coisas que aprendeu ao desempenhar o papel e as melhores partes de trabalhar com a organização. Diga, por exemplo: “Quero agradecer a oportunidade de trabalhar como auxiliar de enfermagem, pois aprendi muitas habilidades valiosas no atendimento ao paciente e tratamento médico durante meu emprego”.
#7. Ofereça assistência para a transição
Você pode reconhecer a tensão que sua ausência pode causar nos negócios e se oferecer para ajudar no que puder. Considere sugerir um candidato interno para assumir seu cargo ou se voluntariar para orientar o novo contratado antes de deixar a empresa e iniciar sua nova carreira. Isso pode demonstrar a um potencial empregador que você ainda está preocupado com seus negócios e seu sucesso.
#8. Procure por erros de digitação em seu e-mail.
escrever um e-mail de demissão sem erros é essencial. Certifique-se de que seu e-mail esteja livre de erros em relação à ortografia e pontuação. Além disso, certifique-se de escrever o e-mail em um tom confiante e apropriado. Antes de enviar o e-mail para sua organização, peça a um amigo ou familiar que o leia e verifique sua validade. Ao ler seu e-mail em voz alta ou utilizar uma ferramenta de escrita digital, você pode verificar possíveis erros.
Como você começa a escrever um e-mail?
Em um e-mail formal, você deve começar com uma saudação e o nome e cargo do destinatário.
Quais são as 5 etapas para escrever um e-mail?
- Especifique seu tópico.
- Considere o Destinatário
- Faça listas
- Desenvolva sua chamada para ação.
- Crie sua linha de assunto.
Como faço para enviar um e-mail do meu celular?
- O aplicativo Android para Gmail deve ser aberto.
- Aperte o botão de composição.
- Escolha um destinatário.
- Para facilitar a referência e clareza, escolha um assunto de e-mail.
- Junte sua mensagem.
- Para enviar a mensagem, toque no ícone de um avião de papel.
Qual é o formato de escrita de e-mail?
- A linha de assunto
- Saudação
- Corpo,
- Linha de fechamento
- Assinatura.
Quais são os 7 CS da escrita de e-mail?
Eles são:
- Clareza
- Correção
- Concisão
- Courtesy
- Concretude
- Consideração
- completude.
Como faço para escrever um e-mail no Gmail?
- Abra o Gmail.
- clique em escrever
- Digite o endereço de e-mail da outra pessoa.
- Digite um assunto.
- escrever uma mensagem via e-mail
- Se necessário, formate o texto do seu e-mail.
- se desejar, forneça um arquivo.
- Clique em “Enviar”.
Referências
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