Een van de meest populaire methoden voor tekstuele communicatie, zowel binnen als buiten het kantoor, is e-mail. Een hoffelijke, duidelijke, beknopte en bruikbare boodschap wordt bezorgd aan de ontvanger van een goed geschreven professionele e-mail. Het kan enige moeite kosten om bekwaam te worden in het schrijven van e-mails die aan al deze normen voldoen. In dit artikel zullen we ontdekken hoe je een professioneel e-mailadres schrijft voor een baan, wie een professionele schrijver is en wat professionele e-mailcommunicatie is.
Hoe schrijf je een professionele e-mail
Een e-mail geschreven in een professionele situatie, zoals tussen collega's, een manager en een werknemer, een student en hun professor, of een sollicitant en een rekruteringsmanager, wordt een professionele e-mail genoemd. Professionele e-mails hebben een duidelijke, nuttige boodschap.
Een professionele e-mail kan op verschillende manieren worden geschreven. Het kan een bedankbrief zijn, een ontslagbrief aan uw bedrijf of een begeleidende brief die met een cv voor een sollicitatie wordt meegestuurd. Wat de reden voor uw e-mail ook is, u moet deze professioneel schrijven om uw kansen op succes te vergroten.
8 tips voor het maken van een professionele e-mail
Wat het onderwerp van uw e-mail ook is, het kan worden onderverdeeld in dezelfde fundamentele onderdelen. Het is misschien niet altijd nodig om al deze componenten te gebruiken, maar u moet er altijd goed over nadenken.
#1. Zorg ervoor dat de onderwerpregel het onderwerp bevat.
De onderwerpregel van uw e-mail is het eerste dat uw ontvanger ziet wanneer ze deze in hun inbox openen. De onderwerpregel van een marketing-e-mail kan bepalen of de ontvanger deze opent of verwijdert. Je onderwerpregel moet beknopt, meeslepend en relevant zijn.
Wees zo specifiek mogelijk in de onderwerpregel van uw e-mail. De ontvanger weet op deze manier wat hij van uw e-mail kan verwachten. De ontvanger zal een beknopte onderwerpregel waarderen die het voor hen gemakkelijker maakt om uw e-mail te lezen en te beantwoorden; het is hier niet nodig om fantasierijk of clickbait te zijn.
#2. Spreek de geadresseerde correct aan
De beste methode om de ontvanger van een zakelijke e-mail aan te spreken, is met 'Beste', hun voor- of achternaam en de juiste eretitel. Als je het niet zeker weet, gebruik dan hun voornaam of hun voor- en achternaam als eretitel.
In plaats van 'Hallo' of 'Hallo' kunt u de e-mail beginnen met de naam van de ontvanger. Dit geldt meestal alleen voor mensen met wie je al een relatie hebt, zoals een collega of een manager.
#3. Blijf geconcentreerd
Een zakelijke e-mail mag slechts één onderwerp behandelen. Dit kan een vraag, een vraag, een antwoord of een uitleg zijn. De hoofdtekst van de e-mail moet zich concentreren op dit onderwerp, wat het ook mag zijn. Houd uw e-mail kort, maar vergeet geen belangrijke details. Afkorting hiervoor is "alleen zo lang als nodig is."
#4. Vergeet niet af te melden.
Voeg een geschikte aftekening en uw handtekening toe na het opstellen van de slotregel van de e-mail, die een oproep tot actie of een actieve taak moet bevatten. Alle details die de ontvanger nodig heeft om op de juiste manier contact met u op te nemen, zoals uw titel, telefoonnummer en toestelnummer en e-mailadres, moeten in een professionele handtekening worden opgenomen. Hoewel we ons ervan bewust zijn dat iemand simpelweg op beantwoorden klikt om te antwoorden, voorkomt het verstrekken van uw e-mailadres enige onduidelijkheid over hoe u contact met u kunt opnemen.
# 5. Proeflezen
Controleer uw e-mail op fouten voordat u deze verzendt. Controleer het snel om er zeker van te zijn dat er geen typefouten, spelfouten of grammaticale fouten zijn. E-mailfouten kunnen je hele bericht verpesten en je een onprofessionele uitstraling geven.
#6. Vermijd het gebruik van een nonchalante toon.
Dit houdt meestal in dat het gebruik van emoji wordt vermeden.
Bij het schrijven van een e-mail moet een professionele toon worden gebruikt. Blijf uit de buurt van elke taal die terloops genoeg klinkt om in een sms-bericht te staan, inclusief jargon en spreektaal. Vermijd ook het gebruik van clichés als "gewoon terugcirkelen" bij het maken van een follow-up.
#7. Let op je taalgebruik
Houd er rekening mee dat iedereen uw e-mail kan doorsturen naar iemand anders. Vergelijkbaar met hoe iedereen uw e-mail kan afdrukken, screenshots maken of downloaden. Als u geen schriftelijke vastlegging van een gesprek wilt, zeg dit dan niet in een e-mail, want e-mails zijn schriftelijke vastleggingen van gesprekken.
#8. Wees specifiek in uw instructies
Ga er nooit vanuit dat de ontvanger op de hoogte is van de locatie van een bepaald bestand of de referenties die u hebt gebruikt om uw argumenten in een recent essay te onderbouwen. Zorg ervoor dat uw ontvanger alles begrijpt wat u zegt, en bied waar nodig links aan zodat ze het snel kunnen vinden.
Hoe schrijf je een professionele e-mail voor een baan
Meer dan 7 seconden (ongeveer evenveel tijd als het strikken van je veters) om je bericht te scannen.
Onderscheidend zijn is essentieel voor succes. Professioneel zijn is dezelfde benadering die u moet gebruiken in alle vervolgmails voor sollicitaties; dit betekent niet dat je probeert slim of schandalig te zijn.
Wat is er nodig om een professionele e-mail voor een baan te schrijven?
Laten we eerst een vacature-e-mailadres definiëren. Het dient als een voertuig om ze te presenteren, in plaats van een begeleidende brief of cv.
De recruiter neemt niet eens de moeite om je cv te bestuderen of je sollicitatiebrief te openen als je er niet veel tijd aan besteedt of als deze niet klopt. Laat u dat niet zijn, want als ze te maken hebben met 250 reacties, zoeken ze actief naar een rechtvaardiging om aanvragen af te wijzen.
Hoewel elke recruiter een unieke sollicitatieprocedure heeft, moet je altijd een paar zeer typische onderdelen opnemen, zoals:
#1. Voorblad
Uw begeleidende brief is een formeel onderdeel van het sollicitatieproces waarin u uzelf identificeert, uw kwalificaties schetst, uitlegt waarom u solliciteert naar de functie en de waarde bespreekt die u voor het bedrijf kunt toevoegen.
We leiden je niet door het proces van het schrijven van een sollicitatiebrief. Maar begin met de ongelooflijke online bronnen die beschikbaar zijn.
Uw sollicitatiebrief kan als Word- of PDF-bestand worden bijgevoegd. Gebruik een bestand dat kan worden gedownload, afgedrukt en gedeeld; gebruik geen clouddiensten zoals Google Docs.
#2. cv (cv)
Je cv is een kans om je prestaties te laten zien, het verhaal van je professionele carrière te vertellen en een snel overzicht te geven van je vaardigheden. Nogmaals, we gaan niet in detail in op het schrijven van een aantrekkelijk cv, maar we raden wel aan om een duidelijke, begrijpelijke structuur aan te houden.
Maak een document dat kan worden gedownload, afgedrukt en gedeeld in plaats van ingewikkelde bestandstypen te gebruiken.
#3. Werkvoorbeelden (optioneel)
Show, don't tell, zoals de professionals adviseren. U kunt uw capaciteiten en eerdere prestaties benadrukken in uw sollicitatie-e-mail. In uw e-mail kunt u linken naar uw website of sociale netwerkaccounts, een portfolio bijvoegen of foto's of video's toevoegen.
Hier zijn enkele tips van ons: geef voorbeelden en beschrijf het effect. Wat maakt het uit of je posterontwerp mooi is? Maar als dezelfde poster de verkoop met 50% verhoogde, dan is de situatie anders.
Het tweede advies is om een beperkt aantal voorbeelden te gebruiken - drie is een geweldig aantal. Te veel mensen lijken hopeloos.
Ten derde, verspreid alleen originele inhoud. Maak uw rol in teams of organisaties waarmee u hebt gewerkt duidelijk. Geef nooit de creatie van iemand anders door als de jouwe.
Professioneel e-mailadres
Het meest elementaire aspect van uw internetidentiteit is uw e-mailadres. Hiermee kunt u met iedereen e-mails verzenden en ontvangen, accounts op verschillende websites of mobiele applicaties instellen, u abonneren op e-mailnieuwsbrieven van fascinerende bronnen, belangrijke meldingen accepteren, sollicitaties indienen en meer.
U hebt een zakelijk e-mailadres nodig, of u nu op zoek bent naar een baan, een bedrijf wilt runnen of uw netwerk wilt uitbreiden.
Een solide professioneel e-mailadres geeft een positieve indruk zonder op te vallen als een doorn in het oog op een cv of visitekaartje. Hoewel er geen wettelijk verbod is op het gebruik van uw e-mailadres van de middelbare school, zal het vrijwel zeker in uw nadeel werken en u onaantrekkelijk maken voor recruiters en rekruteringsmanagers.
Tips om een professioneel e-mailadres aan te maken
Hoewel het niet moeilijk is om een professioneel e-mailadres aan te maken, zijn er een paar factoren waarmee u rekening moet houden:
- Houd het kort – Vermijd het gebruik van een lang e-mailadres voor uw zakelijke correspondentie. Gebruik een meer gedenkwaardige, kortere versie als uw naam lang is, zoals in mijn geval.
- Maak het uitspreekbaar – Mogelijk moet u uw e-mailadres op een bepaald moment aan iemand voorlezen, hetzij persoonlijk of via de telefoon, dus u moet ervoor zorgen dat het zo gemakkelijk mogelijk is om uit te spreken. Mijn achternaam is voor niemand te begrijpen, dus ik heb het afgekort tot "DRK" op een van mijn e-mailaccounts.
- Vermijd het gebruik van accenten of diakritische tekens in uw e-mailadres, zelfs als uw volledige naam er op andere plaatsen mee is gespeld.
Professioneel e-mailadresformaat
Uiteraard [e-mail beveiligd] is het meest traditionele en aanbevolen formaat voor een zakelijk e-mailadres. Er zijn echter enkele andere manieren om een zakelijk e-mailadres te verkrijgen, waaronder:
- [e-mail beveiligd]
- [e-mail beveiligd]
- [e-mail beveiligd]
- [e-mail beveiligd]
- [e-mail beveiligd]
- [e-mail beveiligd]
Hoewel een punt nu vaker wordt gebruikt, kunt u ook een onderstrepingsteken gebruiken om de namen te scheiden. Als de gelegenheid erom vraagt, kunt u numerieke tekens gebruiken in uw professionele e-mailadres, hoewel het over het algemeen beter is om ze te vermijden. Op sommige websites wordt het ook aangeraden om uw stad, carrière of vaardigheden in uw e-mailadres op te nemen. Dit is niet iets wat wij goedkeuren en wordt over het algemeen afgeraden. Uw vaardigheden zullen zich in de loop van de tijd ontwikkelen en uw professionele carrière kan u naar verschillende locaties leiden, dus e-mailadressen zoals [e-mail beveiligd] en [e-mail beveiligd] wordt snel onaantrekkelijk.
Professionele e-mailschrijver
Iemand die gespecialiseerd is in het schrijven van gepolijste en succesvolle e-mails voor verschillende doeleinden, staat bekend als een professionele e-mailschrijver. Ze zijn bekwaam in het aanpassen van hun berichtgeving aan bepaalde doelgroepen en doelstellingen en hebben uitstekende schrijfvaardigheid.
Een professionele e-mailschrijver is bedreven in het professioneel organiseren van e-mails en is zich bewust van de waarde van korte en duidelijke communicatie. Ze begrijpen hoe ze hun punt met succes kunnen overbrengen door het gebruik van de juiste grammatica, interpunctie en toon.
Professionele e-mailschrijvers houden bij het opstellen rekening met het doel, de doelgroep en het beoogde resultaat van de e-mail. Om verschillende redenen, zoals sollicitaties, bedrijfsvragen, klantcommunicatie, verkoop en marketing, klantenservice en meer, kunnen ze e-mails schrijven.
Ze streven ernaar e-mails te produceren die boeiend, interessant en van hoog kaliber zijn. Bovendien kunnen ze verantwoordelijk zijn voor het bewerken en proeflezen van e-mails om ervoor te zorgen dat ze foutloos zijn en de beoogde inhoud nauwkeurig weergeven.
Over het algemeen helpt een professionele e-mailschrijver mensen en bedrijven om efficiënt via e-mail te communiceren, hun professionele imago te versterken en de kans te vergroten dat ze erin slagen hun doelen te bereiken.
Professionele e-mailcommunicatie
Het schrijven en verzenden van e-mails op een respectvolle, beknopte en geschikte manier voor een formele of zakelijke context staat bekend als professionele e-mailcommunicatie. Om uw boodschap goed over te brengen en professionaliteit te behouden, moet u nauwkeurige grammatica, interpunctie en professionele taal gebruiken.
Hieronder volgen enkele essentiële kenmerken van professionele e-mailcommunicatie:
#1. Beknopt en duidelijk
Stuur beknopte, goed gerichte e-mails. Vermijd bij het communiceren dubbelzinnigheid en vreemde details door eenvoudige, ondubbelzinnige taal te gebruiken.
#2. Juiste opmaak
Zorg voor een professionele e-mailtoon tijdens communicatie door een duidelijke onderwerpregel, opening, alinea's en afsluiting te gebruiken. Maak uw e-mail logisch en gemakkelijk leesbaar door indien nodig alinea's of opsommingstekens te gebruiken.
#3. Discrete en beleefde stem
Houd de toon van uw e-mail te allen tijde beleefd en respectvol. Om professionaliteit en respect over te brengen, gebruikt u formele begroetingen en groeten zoals "Geachte heer/mevrouw." of "Hallo [naam ontvanger]", evenals beleefd taalgebruik.
#4. Passende woordenschat en taal
Gebruik zakelijk passende terminologie die professioneel is. Gebruik geen jargon, jargon of te gewone taal. Houd rekening met culturele variaties en pas uw formulering aan de behoeften van de ontvanger aan.
#5. Professionele e-mailhandtekening en adres
Gebruik een formeel e-mailadres dat uw naam of een sterk gelijkende variant daarvan bevat. Sluit uw e-mail af met een professionele handtekening die uw volledige naam, functietitel (indien van toepassing), contactgegevens en eventuele relevante links of extra informatie bevat.
#6. Snelle en passende reacties
Beantwoord elke e-mail zo snel mogelijk, bevestig de ontvangst en los eventuele vragen of problemen op zodra ze zich voordoen. Houd uw communicatie professioneel en voorkom onnodige vertragingen.
Houd er rekening mee dat uw professionaliteit, aandacht voor detail en respect voor andere mensen worden weerspiegeld in uw professionele e-mailcorrespondentie. U kunt efficiënte en deskundige e-mailinteracties genereren in verschillende zakelijke scenario's door u aan deze regels te houden.
Wat zijn de vijf regels voor e-mailetiquette?
- Spreek daarom uw ontvanger aan. Zorg ervoor dat de naam van de ontvanger en de bijbehorende titel twee, drie keer correct zijn gespeld.
- Gebruik passende openings- en slotopmerkingen.
- Voer het juiste formaat in.
- Vermijd het gebruik van ALLES IN HOOFDLETTERS.
- Consolideer enorme bestanden.
Wat is een goede openingszin voor een e-mail?
Goedendag, [Naam ontvanger] Ik hoop dat het goed met je gaat en dat je mijn e-mail leest. Ik hoop dat je dag tot nu toe goed is verlopen, [Naam ontvanger] Goede [morgen/middag/avond]. Om mij voor te stellen als [uw functie] bij [uw bedrijfsnaam], mijn naam is [uw naam]. Ik stuur je een e-mail vanwege [e-mailonderwerp].
Wat zijn de vier basisonderdelen van een professionele e-mail?
- De onderwerpregel, misschien wel het belangrijkste deel van de e-mail, bepaalt of deze wordt gelezen of verwijderd.
- De groet
- Het middelste gedeelte
- De conclusie
Samengevat
Het schrijven van een winnende e-mail kan moeilijk zijn, maar als je het advies in dit artikel als leidraad gebruikt, ben je al een heel eind op weg. Ook al worden niet alle e-mails beantwoord, het opvolgen van uw prospects zal uw investeringsrendement verhogen.
Om op te vallen in de inbox van uw ontvangers, moet u eraan denken om elk onderdeel van uw zakelijke e-mails dubbel te controleren, ze kort te houden en wat persoonlijke details toe te voegen. Voordat u uw e-mails verzendt, moet u ze proeflezen en vervolgens drie tot vijf dagen wachten voordat u vervolgberichten verzendt.
Gerelateerde artikelen
- GRAPPIGE E-MAIL AANMELDINGEN: 27+ grappige e-mailaanmeldingen om te proberen
- COVER LETTER E-MAIL: voorbeeld, formaten en hoe te schrijven
- Hoe een e-mail in Outlook terug te roepen (gedetailleerde gids)
- BERICHT AAN INHURENDE MANAGER: Voorbeelden en gids voor het e-mailen van een wervingsmanager
- AFWEZIG E-MAIL: de beste manieren om een afwezigheidsbericht en voorbeelden te schrijven
Referenties
