Als het gaat om het verbeteren van uw bedrijfsvoering, is procesverbetering (PI) een essentieel hulpmiddel. Het helpt ervoor te zorgen dat taken efficiënt worden voltooid en dat klanttevredenheid en waarde op het hoogste niveau zijn. Maar wat is procesverbetering precies, wat zijn de verschillende soorten benaderingen en waar moet u rekening mee houden bij de implementatie ervan? Dit artikel onderzoekt de definitie, typen en methodologie van continue procesverbetering en geeft u de belangrijkste overwegingen waarmee u rekening moet houden bij het verbeteren van uw processen.
Wat is procesverbetering?
Procesverbetering is de praktijk van het analyseren van bestaande processen binnen een organisatie en het aanbrengen van wijzigingen die bedoeld zijn om de prestaties, efficiëntie of betrouwbaarheid van die processen te verbeteren. Het omvat het bestuderen en strategiseren van hoe het proces ten goede kan worden veranderd. Dit kan het opnieuw ontwerpen van een proces zijn om de efficiëntie te verhogen, de kwaliteit van de output van een proces te verbeteren of andere wijzigingen aan te brengen om het proces te verbeteren.
Procesverbetering kan verschillende namen hebben, waaronder business process improvement (BPI), business process management (BPM), business process re-engineering en continuous improvement process (CIP), om er maar een paar te noemen. Bovendien zijn ze, ongeacht de naam, allemaal gericht op het elimineren van fouten, het verminderen van afval, het stimuleren van de productie en het verbeteren van de efficiëntie.
De voordelen van procesverbetering
Het implementeren van een procesverbeteringsmethodiek als onderdeel van uw algehele managementsysteem biedt u een manier om problemen in uw processen te identificeren en aan te pakken.
Uw klantervaring, interne productie of andere zakelijke doelstellingen kunnen lijden onder deze moeilijkheden. De tijd van uw team en het geld van uw bedrijf kunnen beide worden verspild door gebroken of ineffectieve processen. U kunt ervoor zorgen dat u altijd op zoek bent naar problemen en deze oplost door een PI-techniek toe te passen.
Bovendien, proces re-engineering, bedrijfsprocesbeheer en voortdurende verbeteringsprocessen zijn enkele van de namen die PI kan gebruiken.
Wat zijn de soorten procesverbeteringen?
Bedrijven gebruiken PI-benaderingen om interne workflows te verbeteren, wat de klantenservice en productkwaliteit verbetert, factureringscycli verkort en levertijden versnelt. PI-projecten zijn onderverdeeld in de volgende typen op basis van hun doelstellingen:
#1. Kosten besparen
Het reorganiseren van belangrijke bedrijfsprocessen is een manier om een proces te stroomlijnen. Bovendien helpt het bij het identificeren van procesredundanties die tot stijgende kosten leiden. Door herstructurering worden onnodige taken verwijderd, waardoor de beschikbare middelen optimaal kunnen worden gebruikt.
#2. Communicatie verbeteren
Het tot stand brengen van een duidelijke communicatiestroom gedurende het hele proces is een ander doel van procesverbeteringen. Procesautomatisering vermindert het aantal e-mailuitwisselingen en interactie-contactpunten tussen medewerkers en afdelingen, in tegenstelling tot handmatig afgehandelde processen waarvoor veel e-mailcommunicatie nodig is. Gespecialiseerde software waarmee medewerkers belangrijke informatie kunnen zien en uitwisselen, kan de communicatie stroomlijnen. Dit programma kan de afstemming tussen afdelingen en de transparantie aanzienlijk verbeteren.
#3. De procesvisualisatie
Met behulp van procesmapping kunt u visualiseren hoe dingen werken. Procesmodellen kunnen audits aanzienlijk verbeteren, knelpunten identificeren zodra deze zich voordoen en veranderingen vergemakkelijken.
Verbetering van bedrijfsprocessen
Business Process Improvement (BPI) is een voortdurende inspanning om de prestaties van bedrijfsprocessen te optimaliseren en te verbeteren, kansen te identificeren en te implementeren en het proces gemakkelijker te onderhouden en te beheren te maken. BPI richt zich op bedrijfsprocessen en heeft tot doel processen effectiever en efficiënter te maken. Veelvoorkomende voorbeelden van PI zijn echter het stroomlijnen van productieprocedures en -activiteiten, het introduceren van just-in-time voorraadstrategieën en het elimineren van papierwerk. Methoden voor het verbeteren van bedrijfsprocessen variëren van organisatie tot organisatie, maar omvatten meestal benchmarking, continue procesverbetering, verandermanagement, totaal kwaliteitsbeheer en lean PI.
Wat zijn de vijf belangrijkste elementen van procesverbetering?
Procesverbetering, ook wel bekend als bedrijfsprocesbeheer en bedrijfsprocesverbetering, omvat het identificeren, analyseren en verbeteren van workflows.
Het minimaliseren van fouten, het verminderen van verspilling, het verbeteren van de productiviteit en het vereenvoudigen van de interne en externe processen van een bedrijf zijn de belangrijkste doelstellingen van PI.
#1. Proces in kaart brengen:
Dit omvat het creëren van een visuele weergave van de activiteiten en processen van een entiteit. Het is een methode voor het verzamelen en documenteren van gerelateerde taken, activiteiten en verantwoordelijkheden om de prestaties te verbeteren. Process mapping kan mogelijke verbetermogelijkheden blootleggen door standaardisatie en knelpunten aan het licht te brengen. Het kan ook mogelijke redundanties en inefficiënties identificeren.
#2. Analyseren:
Dit omvat het beoordelen van het huidige proces om gebieden voor verbetering, inefficiënties of potentiële kansen te identificeren. Dit kan worden gedaan met behulp van gegevensgestuurde of kwalitatieve maatregelen als informatiebronnen. Voordat u tijd steekt in het herontwerpen of verbeteren van een proces, is het belangrijk om te weten hoe het werkt.
#3. Herontwerp:
Hier breng je wijzigingen of hervormingen aan in het bestaande proces om meer efficiëntie te creëren of geïdentificeerde problemen op te lossen. Het gaat om meer dan alleen het maken van kleine aanpassingen, maar om het veranderen van kerncomponenten van het proces om grootschalige verbeteringen aan te brengen.
#4. Monitor:
Hierbij worden de resultaten van de wijzigingen in het proces gemonitord om te beoordelen hoe succesvol het nieuwe procesontwerp is. Dit wordt gedaan door feedback of gegevens te verzamelen om metingen zoals duur, kosten en effectiviteit te bekijken.
#5. Optimaliseren:
Dit is de laatste stap in de procesverbeteringscyclus. Dit houdt in dat de verzamelde gegevens en feedback van monitoring worden gebruikt om verdere wijzigingen en aanpassingen door te voeren. Met andere woorden, dit kan worden gedaan om de efficiëntie en effectiviteit van het proces verder te verbeteren, en om ervoor te zorgen dat de aangebrachte verbeteringen aan het proces blijvend zijn.
Technieken voor procesverbetering
Procesverbeteringstechnieken zijn de strategieën of methodologie die een organisatie gebruikt om het probleem of de problemen in een proces te identificeren, te bepalen hoe ze moeten worden opgelost en te beoordelen of de verbeteringen succesvol of niet succesvol waren. Elke methode voldoet aan een specifieke eis. De cultuur van het bedrijf, leunen op PI-strategieën of het in kaart brengen van procesworkflows kunnen de belangrijkste prioriteiten van een organisatie zijn.
Hoewel ze allemaal hetzelfde resultaat nastreven, is elke manier van procesverbetering het beste voor een andere behoefte. Anderen concentreren zich op het in de juiste positie brengen van de cultuur van uw bedrijf voor PI, terwijl andere raamwerken de nadruk leggen op lean-for-PI-strategieën. Bedrijven kunnen procesworkflows visualiseren met behulp van een methodologie voor procesverbetering.
#1. Kaizen:
Kaizen moedigt continue verbetering aan met een focus op agile benaderingen en neigt naar procesverbetering. Om een werkplek te creëren waar fouten niet worden bestraft maar juist worden vermeden, richt Kaizen zich op het verbeteren van kwaliteit, productiviteit en efficiëntie via kleine veranderingen in de dagelijkse activiteiten of organisatiecultuur.
#2. 5S:
De vijf belangrijkste stappen van het 5S-model zijn sorteren, rechtzetten, glans, standaardiseren en ondersteunen. Het is een onderdeel van Kaizen en Lean voor PI. De 5S-benadering kan de zaak standaardiseren en helpen om beter te worden.
#3. PDCA:
Plan, do, check en act, of PDCA, is ook een onderdeel van de Kaizen-methodologie voor procesverbetering. Wanneer organisaties processen identificeren die verbetering behoeven, worden ze effectiever. Bovendien moet u, om een probleem op te lossen, het eerst identificeren (plannen), een oplossing ontwikkelen en toepassen (doen), de doeltreffendheid van de oplossing beoordelen aan de hand van gegevens (controleren), de resultaten vastleggen (handelen) en, als het plan is geslaagd, voer het uit.
#4. Zes Sigma
Met behulp van de populaire Six Sigma-methodiek voor procesverbetering worden medewerkers gepromoveerd via rangen die worden aangeduid met karatebanden. Je begint met een groene gordel en gaat via leren door naar een zwarte gordel. Om PI op te splitsen in discrete stappen, omvat Six Sigma twee benaderingen. DMAIC (definiëren, meten, analyseren, verbeteren en controleren) en DMADV (definiëren, meten, analyseren, ontwerpen en verifiëren) zijn enkele van deze stappen.
#5. Analyse van oorzaak en gevolg
Oorzaak-en-gevolganalyse is een andere Six Sigma-techniek. Het omvat het gebruik van een diagrambenadering om problemen de eerste keer aan te pakken door het probleem te identificeren, obstakels te lokaliseren en vast te stellen waarom het proces niet functioneert.
#6. SIPOC-analyse
SIPOC-analyse, een diagramindeling die behoort tot de Six Sigma-methodologie, vindt plaats tijdens de DMAIC- of DMADV-fase "meting". Voorafgaand aan het begin helpt SIPOC organisaties bij het definiëren en opzetten van procesverbeteringsprojecten en bij het identificeren van behoeften en essentiële componenten.
#7. Value Stream Mapping of VSM
De waarde van een product, proces of dienst voor de organisatie kan worden bepaald met behulp van VSM, waarmee organisaties de indrukken van klanten van bedrijfsprocessen grafisch kunnen weergeven. Net als bij andere methoden voor procesverbetering, legt het een sterke nadruk op het verminderen van verspilling, duplicatie en zo slank mogelijk zijn.
#8. TQM, oftewel totaal kwaliteitsmanagement
TQM helpt organisaties bij het implementeren van continue PI in de hele organisatie met een focus op het bevorderen van succes op de lange termijn via klanttevredenheid. Door een cultuur aan te moedigen waarin mensen niet bang zijn om fouten te maken en gemotiveerd worden door een gemeenschappelijk bedrijfsdoel, stelt deze methodologie werknemers in staat.
#9. kanban:
Kanban is een techniek voor het visualiseren van processtromen die bedrijfsdivisies, leiderschap en personeel verenigt in het nastreven van PI. Lean for Process Improvement is een aanvullende methodiek voor PI die is opgenomen en wordt aangemoedigd.
#10. Procedure in kaart brengen
Procesmapping is een ander soort workflowvisualisatie die bedrijven helpt bij het creëren van een strategie voor procesverbetering. Het is ook bekend als een functioneel stroomschema, procesmodel en processtroomschema. Uiteindelijk is het opstellen van een stroomdiagram wat belangrijke details geeft over de workflow van een proces van begin tot eind.
#11. Continue procesverbetering (CPI)
Voortdurende procesverbetering is een voortdurende inspanning, zoals in een fabricageproces, om operaties en procedures voortdurend te evalueren en te verbeteren om de productie en efficiëntie te optimaliseren. Bovendien is het een zeer effectieve manier om in de loop van de tijd stapsgewijze verbeteringen aan te brengen, van het elimineren van verkwistende activiteiten tot het verfijnen van de output. CPI kan helpen bij het identificeren en elimineren van variabiliteit binnen een productieproces, het verhogen van de klanttevredenheid en leiden tot kostenbesparingen.
De vijf stappen die in de meeste programma's voor continue verbetering worden gebruikt, zijn:
- Definieer het proces: identificeer mogelijke verbeterpunten.
- Meet de performance van het proces: door data te verzamelen en trends te analyseren.
- Analyseer het proces: zoek naar mogelijkheden om te verbeteren.
- Oplossingen implementeren: technieken voor continue verbetering toepassen.
- Bewaken en wijzigen: bekijk de resultaten en pas het proces zo nodig aan.
Gebruik deze vijf stappen in een lus om ervoor te zorgen dat u altijd beter wordt. Met een goed geïmplementeerd programma kunnen organisaties beschikken over een krachtige tool om in de loop van de tijd tastbare en significante verbeteringen te realiseren.
Wat zijn voorbeelden van procesverbeteringen?
Het effectiever maken van processen is het primaire doel van PI. Hier zijn een paar voorbeelden:
Voorbeelden van procesverbetering
Om afval te verminderen: Deze categorie omvat alle procesverbeteringen die gericht zijn op het verminderen van verspilling van inspanning, tijd, middelen en energie. Een timmerman kan de juiste spijkers in de riem slaan om zoektijd te besparen.
Stappen elimineren: herhalende of overbodige stappen uit het proces verwijderen Een voorbeeld is het schrappen van drie vragen uit een hypotheekaanvraag die geen echte relatie hebben met variaties in risico of compliance.
Voor plannen: omvat het toevoegen of verwijderen van stappen uit een proces. Een verkoopteam kan bijvoorbeeld besluiten om te voorkomen dat verkoopteams plannen moeten maken voor elke account, omdat hun werk van slechte kwaliteit is en de verkoop niet verbetert.
Via herstructurering: De hiërarchie of structuur van de organisatie veranderen om de procesefficiëntie te verbeteren Neem bijvoorbeeld een bank met een vloeiende IT-afdeling waar de ontwikkelaars die de code bouwen constant verantwoordelijk zijn voor het in gebruik houden ervan.
Door analyse van de hoofdoorzaak: Bij deze techniek wordt gezocht naar de oorzaak van het probleem. Een softwareproduct dat bijvoorbeeld niet effectief is en stress toevoegt aan elke klantontmoeting, is de schuld van slechte klantenservice, niet van werknemers of training.
Door te prioriteren: In een productielijn waar elke werknemer zich ervan bewust is dat veiligheid belangrijk is, zou de lijn bijvoorbeeld stoppen als er een veiligheidsprobleem zou zijn.
Door processen te trekken: Deze aanpak stelt de vraag in staat om het aanbod aan te trekken om verspilling te verminderen. Een autofabrikant begint bijvoorbeeld pas aan uw auto als u een bestelling plaatst.
Wat is workflow versus procesverbetering?
Workflow is de reeks stappen die een project uitvoeren, terwijl procesverbetering de zorgvuldige analyse van die stappen en hun efficiëntie is om processen efficiënter en effectiever te maken. Procesverbetering wordt gezien als een holistische benadering voor het verbeteren van workflows met als doel een betere klantenservice, output van hogere kwaliteit en snellere doorlooptijden te bieden. Workflow richt zich echter op het organiseren van de stroom van documenten en taken binnen een enkel proces. Het komt meestal met een diagram dat elke stap laat zien en de richting waarin het gaat. Procesverbetering richt zich daarentegen op een brede kijk op workflows, op zoek naar mogelijkheden om processen te automatiseren of te stroomlijnen zodat ze efficiënter en kosteneffectiever worden.
Wat is de sleutel tot procesverbetering?
De sleutel tot procesverbetering is het begrijpen van het huidige proces en vervolgens het identificeren van verbeterpunten. Dit omvat het analyseren van gegevens, het verkrijgen van feedback van belanghebbenden en het in kaart brengen van het proces om de meest efficiënte manier te bepalen om het te verbeteren. Uiteindelijk gaat het erom ervoor te zorgen dat eventuele wijzigingen effectief en efficiënt zijn en voldoen aan de behoeften van de klant.
Wat is het doel van procesverbetering?
Procesverbetering is een term die wordt gebruikt om de activiteiten en strategieën te beschrijven die worden gebruikt om een machine, systeem of proces efficiënter, kosteneffectiever en betrouwbaarder te maken. Het primaire doel is om afval te verminderen, de doorvoer te maximaliseren en de klanttevredenheid te verbeteren. Om dit doel te bereiken, is het noodzakelijk om de planning te verbeteren, te reorganiseren, te automatiseren en best practices te gebruiken. Deze activiteiten kunnen een bedrijf helpen tijd en geld te besparen, risico's te verkleinen en de loyaliteit van klanten te vergroten.
Hoe begin je met procesverbetering?
Een manier om uw weg naar verbetering te beginnen, is om van tevoren bepaalde richtlijnen vast te stellen. Dit omvat het bepalen van wat u zult verbeteren, hoe u zult verbeteren en hoe u uw successen (of zelfs eventuele fouten) zult meten, en het analyseren van uw resultaten als een resultaat van het resultaat deze wijzigingen die u hebt aangebracht.
Wat zijn de stappen voor procesverbetering?
De basisstappen voor het verbeteren van de situatie zijn het bepalen van het probleem, het analyseren van de uitdaging en het verbeteren van de situatie. De specifieke stappen in het proces zijn gebaseerd op de methodologie van de verbetering. Een populaire methode is PDCA, waarvan de stappen zijn onderverdeeld in Plan, Do, Check en Act.
Zie ook BEDRIJFSPROCES IN MAPPING: Een definitieve gids
Conclusie
Procesverbetering is een continu proces waarbij organisaties regelmatig hun activiteiten moeten beoordelen en verbeterpunten moeten identificeren. Organisaties moeten ervoor zorgen dat hun strategieën voor procesverbetering continu en systematisch zijn om ervoor te zorgen dat de doelstellingen van deze activiteiten worden bereikt.
Veelgestelde vragen over procesverbetering
Wat is de enige methodologie voor procesverbetering?
Met de hulp van de geliefde Six Sigma-methodiek voor procesverbetering, worden werknemers gepromoveerd via rangen die worden aangeduid met karatebanden.
Wat is continue procesverbetering?
Voortdurende procesverbetering is een voortdurende inspanning, zoals in een fabricageproces, om operaties en procedures voortdurend te evalueren en te verbeteren om de productie en efficiëntie te optimaliseren.
Gerelateerde artikelen
- BESTE WONINGVERBETERINGSLENING IN 2023
- HUURDERSVERBETERING: wat het is, voorbeelden en alles wat u moet weten
- BESTE CREDITCARD VOOR HUISVERBETERING: Beste creditcard voor woningverbetering voor huiseigenaren
- Financiering van huisverbeteringen: opties voor het financieren van huisverbeteringen
- VERBETERPLAN: wat het is, voorbeeld en gids
