WAT IS EEN KOSTENRAPPORT? Typen, belang en hoe u er een kunt maken

Als financieel manager bij een groeiend bedrijf bevindt u zich wellicht in een uitdagende situatie als het gaat om het bijhouden van uw uitgaven. Een onkostendeclaratie is een essentieel document dat ik essentieel vind voor het specificeren en categoriseren van uitgaven die werknemers namens de organisatie maken. Het is een waardevol hulpmiddel voor het volgen van bedrijfsuitgaven, het aanvragen van terugbetalingen en het faciliteren van belastinggerelateerde processen. Het begrijpen van het belang van onkostendeclaraties en hoe u deze kunt maken, is van cruciaal belang voor efficiënt financieel beheer binnen een bedrijf. Ik weet zeker dat u meer informatie wilt over de onkostendeclaraties, de voorbeelden ervan, het formaat en de sjabloon voor onkostendeclaraties, die u kunt bekijken. Hiermee kunt u uw bedrijfs- en projectuitgaven bijhouden en uw belastingaangifte organiseren.

Belangrijkste punten

Een onkostendeclaratie is een essentieel document voor het specificeren en categoriseren van uitgaven die werknemers namens de organisatie maken. Het is een waardevol hulpmiddel voor het volgen van bedrijfsuitgaven, het aanvragen van terugbetalingen en het faciliteren van belastinggerelateerde processen.

Een sjabloon voor onkostendeclaraties is een vooraf ontworpen indeling waarmee werknemers hun uitgaven duidelijk en consistent kunnen organiseren en presenteren. Het bevat doorgaans secties voor de datum, de beschrijving van de uitgaven, de categorie, het bedrag en eventuele aanvullende opmerkingen.

Een voorbeeld van een onkostendeclaratie kan een document zijn waarin alle uitgaven worden vermeld die tijdens een zakenreis zijn gemaakt, inclusief reiskosten, accommodatie, maaltijden en andere gerelateerde kosten. Het rapport bevat doorgaans datums, beschrijvingen van de kosten, bedragen en ontvangstbewijzen ter verificatie.

Het onkostendeclaratieformaat organiseert details, waaronder datum, type, beschrijving en bedrag. Het bevat ook secties voor werknemersinformatie, rapportageperiode, totale uitgaven en goedkeuringshandtekeningen. De tijdelijke aanduidingen kunnen worden aangepast aan specifieke vereisten.

Onkostenrapporten helpen bij het bijhouden van bedrijfsuitgaven en worden meestal maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks gegenereerd. Maandelijkse en driemaandelijkse onkostendeclaraties zijn essentieel voor het monitoren van alle aankopen van het bedrijf binnen die periode.

Wat is een onkostendeclaratie

Van een onkostendeclaratie vraagt een werknemer een vergoeding aan voor bedrijfsuitgaven die hij met eigen geld heeft betaald. Deze uitgaven worden op papier of in een formeel documentrapport geschreven. Ze zijn geordend op categorieën, zoals kantoorbenodigdheden, maaltijden of kilometers. Deze werknemers moeten worden gespecificeerd voor meerdere entiteiten om samen met hun kosten te worden vermeld. Dit helpt om meer details in het auditproces te geven voor eenvoudige goedkeuring dan het vermelden van de gemaakte kosten. Meestal wordt bij elke gespecificeerde aankoop ook een uitgavenstaat ingediend met de bijbehorende betalingsbewijzen.

Onkostenrapportsjabloon

Een sjabloon voor onkostendeclaraties is een eenvoudige manier om uw uitgaven bij te houden. Maar naarmate de uitgaven van uw organisatie toenemen, zult u willen overstappen op software voor het bijhouden van uitgaven, waarmee u tijd bespaart.

Een gratis Excel-onkostenrekeningsjabloon is verkrijgbaar bij Microsoft Office.
Dit kilometerlogboek voor Excel kan u helpen bij het bijhouden en vergoeden van uw kilometers.
Uw reiskosten worden bijgehouden en opgeteld met behulp van dit eenvoudige, afdrukbare onkostenrekeningsjabloon.
Een eenvoudig te gebruiken Word- en PDF-declaratiesjabloon

Onkostenrapportsjabloon Downloaden

Sjabloon voor onkostendeclaraties downloaden

download nu

Voorbeeld van een onkostendeclaratie

Een onkostendeclaratie is een document waarin alle uitgaven worden vermeld die tijdens een zakenreis zijn gemaakt, inclusief reiskosten, accommodatie, maaltijden en andere gerelateerde kosten. Het rapport bevat doorgaans data, beschrijvingen van uitgaven, bedragen en ontvangstbewijzen ter verificatie.

Onkostennota

Naam van de werknemer: Johnson
Afdeling: Verkoop
Verslagperiode: januari 2024

Datum	Uitgavenoort	Omschrijving	Hoeveelheid
01/05/24	Reizen	Retourvlucht naar New York	$350.00
01/06/24	Accommodatie	Hotelverblijf voor een klantbijeenkomst	$200.00
01/10/24	Kant-en-klaar	Diner met klanten	$75.00
01/15/24	Vervoer	Taxikosten naar de luchthaven	$30.00
01/20/24	Onderdelen	Kantoorbenodigdheden voor presentatie	$50.00
01/25/24	Diversen	Parkeerkosten	$20.00

Totale kosten: $ 725.00

Goedkeuring:

Ik verklaar dat de bovenstaande uitgaven juist zijn en zijn gemaakt tijdens bedrijfsactiviteiten.

De handtekening van de werknemer: ________________________
Datum: _______________

Goedkeuring door Beheerder:

Ik keur de hierboven genoemde uitgaven goed.

Handtekening manager: ______________________________________
Datum: _______________

Bekijk ons artikel over SLECHTE SCHULDKOSTEN - Definitie, schatting en berekening

Lees nu

In dit voorbeeld heeft Johnson, een verkoopmedewerker, de onkostennota voor januari 2024 ingevuld. Hij heeft verschillende uitgaven vermeld die zijn gemaakt tijdens zakelijke activiteiten, waaronder reizen, accommodatie, maaltijden, transport, benodigdheden en diverse uitgaven. De totale kosten bedragen € 725.00. Johnson heeft het rapport ondertekend om de juistheid ervan te bevestigen, en voor terugbetaling is ook de goedkeuring van zijn manager vereist.

Formaat onkostendeclaraties

Hier is een basisformaat voor een uitgavenrapport:

Onkostennota

Werknemers informatie:

Naam: [naam medewerker]
Afdeling: [Afdelingsnaam]
Werknemer-ID: [Werknemer-ID]
Rapportageperiode: [Begindatum] tot [Einddatum]

Onkostengegevens:

Datum	Uitgavenoort	Omschrijving	Hoeveelheid
[MM/DD/JJ]	[Onkostensoort 1]	[Beschrijving van de kosten]	$ XX, XX
[MM/DD/JJ]	[Onkostensoort 2]	[Beschrijving van de kosten]	$ XX, XX
[MM/DD/JJ]	[Onkostensoort 3]	[Beschrijving van de kosten]	$ XX, XX
[MM/DD/JJ]	[Onkostensoort 4]	[Beschrijving van de kosten]	$ XX, XX
[MM/DD/JJ]	[Onkostensoort 5]	[Beschrijving van de kosten]	$ XX, XX
[MM/DD/JJ]	[Onkostensoort 6]	[Beschrijving van de kosten]	$ XX, XX
[MM/DD/JJ]	[Onkostensoort 7]	[Beschrijving van de kosten]	$ XX, XX
[MM/DD/JJ]	[Onkostensoort 8]	[Beschrijving van de kosten]	$ XX, XX
[MM/DD/JJ]	[Onkostensoort 9]	[Beschrijving van de kosten]	$ XX, XX
[MM/DD/JJ]	[Onkostensoort 10]	[Beschrijving van de kosten]	$ XX, XX

Totale uitgaven: $[Totaalbedrag]

Ontvangsten bijgevoegd: [Ja/Nee]

Goedkeuring:

Ik verklaar dat de hierboven genoemde kosten juist zijn en zijn gemaakt tijdens bedrijfsactiviteiten.

De handtekening van de werknemer: ________________________
Datum: _______________

Goedkeuring door Beheerder:

Ik keur de hierboven genoemde uitgaven goed.

Handtekening manager: ______________________________________
Datum: _______________

Dit formaat maakt een duidelijke organisatie van onkostendetails mogelijk, inclusief datum, type, beschrijving en bedrag. Het bevat ook secties voor werknemersinformatie, rapportageperiode, totale uitgaven en goedkeuringshandtekeningen. Pas de tijdelijke aanduidingen indien nodig aan om aan uw specifieke vereisten te voldoen.

Hoe maak je een onkostendeclaratie

Als u boekhoudsoftware voor kleine bedrijven gebruikt, zoals QuickBooks Online, Xero of FreshBooks, weet u waarschijnlijk dat u in deze en vergelijkbare systemen geen onkostendeclaratie kunt maken of invullen. In plaats daarvan werken de meeste boekhoudsoftwarepakketten voor kleine bedrijven samen met apps van derden die zijn ontworpen om de uitgaven te controleren en onkostenrekeningen te produceren. U kunt ook een Microsoft Excel-sjabloon of gratis online sjablonen gebruiken.

Afhankelijk van uw bedrijf, de boekhoudsoftware die u gebruikt en hoe geautomatiseerd u het proces wilt laten verlopen, zijn er verschillende manieren om een onkostenrekening op te stellen of in te vullen. Ongeacht de tools die je gebruikt, het belangrijkste is dat je er een maakt.

Hoe maak je een onkostendeclaratie Downloaden

Hoe maak je een onkostendeclaratie

download nu

Wie stelt een onkostendeclaratie op?

Het bedrijfsbeleid en de aard van het bedrijf bepalen of u in aanmerking komt voor het indienen van onkostendeclaraties. Vaak is het uitsluitend voorbehouden aan managers; In bepaalde scenario's kunnen personen die gemachtigd zijn om geld uit te geven voor goedgekeurde zakelijke behoeften en om terugbetaling te verzoeken, echter ook rapporten indienen. Af en toe is er een bepaling waarbij iedereen een rapport kan indienen, maar hiervoor is goedkeuring door een manager nodig.

Lees ook MANAGEMENT ACCOUNTING: een uitgebreide gids

Lees nu

Hoe moeten uitgaven worden gerapporteerd?

Uitgaven moeten op de volgende manieren worden gerapporteerd:

De datum van de onkostentransactie.
De ontvanger of leverancier van de betaling.
Een papieren betalingsbewijs of digitaal bewijs van de betaling.
Koppeling van de uitgave aan een specifieke klant of project.
Het volledige betalingsbedrag, inclusief belastingen en andere bijbehorende kosten.

In sommige gevallen krijgen werknemers vooraf een bepaald bedrag ter dekking van de zakelijke kosten. In die gevallen worden in de uitgavenrapporten de uitgaven bijgehouden die zijn gedaan ten opzichte van het voorschot. De afdeling Financiën zou het terugbetaalde bedrag nog steeds als beroepskosten registreren, maar er zou geen terugbetaling plaatsvinden. In plaats daarvan zou het financiële team de totale kosten aftrekken van het voorschot van de werknemer.

Wat is het verschil tussen een factuur en een onkostendeclaratie?

In het grote geheel van zakelijke transacties is een factuur een bericht dat een bedrijf naar zijn gewaardeerde klanten stuurt, waarbij hij hen beleefd aanspoort om de rekening te betalen voor de waardevolle diensten of goederen die ze hebben ontvangen. Omgekeerd is een uitgavenrapport een bescheiden pleidooi van een werknemer aan zijn hogere leidinggevenden, waarbij hij vriendelijk om terugbetaling vraagt nadat hij de kosten heeft gedragen die hij heeft gemaakt terwijl hij het bedrijf vertegenwoordigde. Terwijl facturen zich richten op het vragen om geld van klanten, richten uitgavenrapporten zich op het vragen om geld terug te vragen aan de werkgever, zodat de financiële boeken in evenwicht blijven en iedereen krijgt waar hij recht op heeft.

Hoe vaak worden onkostendeclaraties gedaan?

Onkostenrapporten helpen de bedrijfsuitgaven bij te houden en worden meestal gegenereerd maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks. Maandelijkse en driemaandelijkse uitgavenrapporten zijn essentieel voor het volgen van alle aankopen van het bedrijf binnen die periode.

Belang van onkostendeclaratie

Credit: persfoto

Dit zijn de voordelen van uitgavenrapporten:

#1. Het bijhouden van uitgaven

Met onkostenrapporten kunnen bedrijven hun uitgaven nauwkeurig controleren en volgen. Door alle uitgaven van werknemers te documenteren, of het nu gaat om reizen, bevoorrading of andere bedrijfsgerelateerde doeleinden, kunnen bedrijven inzicht krijgen in hun uitgavenpatronen en gebieden identificeren waar de kosten kunnen worden geoptimaliseerd of verlaagd.

#2. Budget controle

Met onkostendeclaraties kunnen bedrijven controle houden over hun budgetten. Door uitgaven vast te leggen en te categoriseren, kunnen bedrijven de werkelijke uitgaven vergelijken met de gebudgetteerde bedragen, waardoor ze discrepanties kunnen identificeren en corrigerende maatregelen kunnen nemen om ervoor te zorgen dat de financiële doelstellingen worden gehaald.

#3. Terugbetaling

Onkostendeclaraties vormen de basis voor het vergoeden van bedrijfsgerelateerde uitgaven die werknemers uit eigen zak hebben betaald. Door gedetailleerde uitgavenrapporten in te dienen, kunnen werknemers ervoor zorgen dat ze accuraat en snel worden vergoed, wat het moreel en de motivatie ten goede komt.

#4. Naleving en audit

Onkostendeclaraties zijn van cruciaal belang bij het waarborgen van de naleving van het bedrijfsbeleid en de wettelijke vereisten. Bedrijven kunnen transparantie en verantwoordelijkheid tonen in hun financiële activiteiten door de uitgaven grondig en nauwkeurig te documenteren. Bovendien bieden uitgavenrapporten een spoor van documentatie dat tijdens audits kan worden gebruikt om de legitimiteit van uitgaven te verifiëren en naleving van de regelgeving te garanderen.

#5. Belastingdoeleinden

Krediet: rawpixel

Onkostendeclaraties zijn waardevol voor belastinggerelateerde doeleinden. Bedrijven kunnen bepaalde kosten van hun belastingaftrek aftrekken belastbaar inkomen, waardoor hun belastingplicht wordt verlaagd. Door gedetailleerde en nauwkeurige uitgavenrapporten bij te houden, kunnen bedrijven hun belastingaftrek ondersteunen en het risico op audits of boetes van de belastingdienst minimaliseren.

Wat is het proces voor onkostendeclaraties?

Hoe u een onkostenrekening voor uw kleine onderneming kunt opstellen

Stel een beleid op.
Bouw een sjabloon voor het bijhouden van onkosten.
Bewaar bonnetjes op een aparte plek.
Controleer uw uitgaven twee keer.
Tel je uitgaven en ontvangsten bij elkaar op.
Snel rapporten goedkeuren en terugbetalingen afhandelen.
5 best practices voor onkostendeclaraties in uw bedrijf.

Wat is een dagelijkse onkostennota?

Werknemers kunnen hun uitgaven aan het eind van de dag bijhouden met behulp van een formulier voor de dagelijkse onkostenrekening. Of u nu leiding geeft aan een klein team of een groot kantoor, met een formulier voor de dagelijkse onkostenrekening op uw website kunt u tijd en geld besparen.

Hoe noem je een onkostendeclaratie?

Een onkostendeclaratie beschrijft de kosten die verband houden met het runnen van een bedrijf. Een klein bedrijf kan een personeelskostenrekening aanvragen om hen te compenseren voor bedrijfsgerelateerde uitgaven zoals benzine of voedsel.