De technologie voor videoconferenties is de afgelopen jaren enorm vooruitgegaan en is een essentieel hulpmiddel geworden voor het verbeteren van de productiviteit van het personeel, de communicatie met klanten en andere zakelijke activiteiten. Bovendien hebben de meeste softwareplatforms voor videoconferenties ingebouwde functies zoals real-time chatten, transcriptie en scherm delen, met als doel de bedrijfscommunicatie te centraliseren en ondernemingen te helpen efficiënter te worden.
Om een idee te krijgen van het terrein, kunt u deze 10 gratis videoconferentieplatforms overwegen die aantonen dat afstand geen belemmering hoeft te zijn voor de prestaties van uw team.
Wat is software voor videoconferenties?
Met ingebouwde functies zoals chatten, scherm delen en opnemen, biedt software voor videoconferenties online communicatie voor audiovergaderingen, videovergaderingen en seminars. Deze toepassingen worden gebruikt om langeafstands- of internationale communicatie mogelijk te maken, de samenwerking te verbeteren en reiskosten te besparen. Werknemers op verschillende niveaus van een organisatie kunnen videoconferentieoplossingen gebruiken om virtuele vergaderingen met collega's, bedrijfspartners of klanten te organiseren of bij te wonen, ongeacht hun fysieke locatie.
Videoconferentieplatforms minimaliseren de behoefte aan persoonlijke deelname aan zowel korte scrums als kritieke vergaderingen, waardoor dagelijkse schema's voor alle betrokken partijen gemakkelijker worden, klantrelaties worden verbeterd en open en consistente communicatie tussen teams wordt onderhouden. Bepaalde oplossingen voor videoconferenties kunnen worden geïntegreerd met marketingautomatisering en CRM-software om essentiële bedrijfsgegevens te synchroniseren met relevante conferenties en gestroomlijnde vervolggesprekken en updates van contactaccounts mogelijk te maken.
- Een product moet online audio- en videocommunicatie bieden tussen twee of meer deelnemers om te worden opgenomen in de categorie Videoconferenties.
- Stel hosts van videoconferenties in staat om vergaderspecificaties te wijzigen en gasten uit te nodigen.
- Bied mogelijkheden zoals het delen van schermen en chatten binnen afzonderlijke conferenties.
- Zorg voor opnamemogelijkheden voor toekomstige presentaties of referenties.
Welke functies van videoconferentieplatforms komen het meest voor?
Hier volgen enkele belangrijke kenmerken van videoconferentieplatforms waarmee gebruikers in realtime verbinding kunnen maken en kunnen samenwerken:
- Videobellen: Videoconferenties Videogesprekken van hoge kwaliteit zijn het op één na beste alternatief voor persoonlijke vergaderingen voor een-op-een- of teambijeenkomsten. Wanneer teams elkaar niet persoonlijk kunnen ontmoeten, verbetert videoconferentie niet alleen de samenwerking, maar voelen ze zich ook meer verbonden.
- Audio-oproepen: Op veel platforms voor videoconferenties kunt u deelnemen aan een videoconferentie met behulp van audio door gewoon in te bellen. Deze oproepen gebruiken VoIP-software en zijn vergelijkbaar met gewone telefoongesprekken of telefoonsystemen. Evenzo bieden de meeste producten deelnemers de mogelijkheid deel te nemen aan een telefonische vergadering met alleen audio of video plus audio.
- opname: Apparaten met deze functionaliteit stellen klanten in staat een video- of audioconferentiegesprek op te nemen om later te bekijken. Sommige producten hosten zelfs de opgenomen video binnen het platform, met de mogelijkheid om deze te downloaden en intern of extern te delen.
- Scherm delen: Met deze functie kunnen deelnemers naast of in plaats van een webcamstream hun scherm laten zien. Software voor het delen van schermen is een uitstekende samenwerkingstool, met name voor externe of hybride teams die regelmatig online vergaderen.
- Documenten delen: Mogelijkheden voor het delen van documenten kunnen af en toe worden opgenomen in een tekstchatfunctie, hoewel dit geen vaste regel is. Met sommige software voor videoconferenties kunt u documenten delen zonder een tekstgesprek te gebruiken.
- planning: Verschillende platforms voor videoconferenties hebben de mogelijkheid om vergaderingen in de app te regelen. Anderen zullen integreren met plannings- of kalendersoftware van derden.
Lees ook: Planningssoftware: de beste opties voor bedrijven
- Tekstchat: Verschillende platforms voor videoconferenties bieden een live tekstchat die deelnemers naast of in plaats van audio kunnen gebruiken. Deze tekstchats kunnen worden opgenomen en op een later tijdstip worden geopend. Peer-to-peer of peer-to-group instant chat buiten videovergaderingen om is ook mogelijk met sommige videoconferentieplatforms.
- presentaties: Hoewel sommige videoconferentieprogramma's kunnen worden geïntegreerd met aanvullende presentatiesoftware om presentaties te hosten, kunnen gebruikers met andere programma's diavoorstellingen maken en presenteren binnen de toepassing.
- Ondertitels en gesloten bijschriften: Sommige programma's voor videoconferenties bevatten ondertiteling en ondertiteling, waardoor videoconferenties niet alleen toegankelijker worden, maar multinationale teams ook in staat worden gesteld om wrijving veroorzaakt door taalhindernissen of culturele verschillen te elimineren. In sommige omstandigheden is live transcriptie mogelijk ook toegankelijk. De ondersteunde talen kunnen echter per product verschillen.
Bijkomende voordelen van platforms voor videoconferenties: presentaties, whiteboarding en handopsteken
Beste platforms voor gratis videoconferenties
- Zoom
- Google Hangouts
- Toetsenblok-vergaderingen
- TrueConf Online
- Skype
- Vrije conferentie
- Levensgrote Go
- Slappe videogesprekken
- Facebook Levende
- YouTube Live
#1. Zoom
Wie moet er gebruik van maken?
Zoom is geweldig voor iedereen die op afstand werkt of teamleden heeft die op afstand werken. Zoom is een andere populaire optie voor virtuele docenten. Het platform voor videoconferenties maakt eenvoudige, eenvoudig op te zetten vergaderingen mogelijk, evenals terugkerende vergaderingen in uw persoonlijke vergaderruimte. Creëer en deel binnen enkele seconden een privévergaderingslink met een persoon of team, en verbind externe teamleden via video.
Top gratis functies:
- Host tot 100 mensen
- Individuele en groepsbijeenkomsten
- Er is geen limiet aan het aantal vergaderingen.
- HD-video en audio
- Een scherm delen
- Vergaderingen die zijn gepland
- Chat privé of in groepen
- Host controles
#2. Google Hangouts
Wie moet er gebruik van maken?
Google Hangouts is een gemakkelijke methode om te communiceren met Google-contacten (of mensen buiten uw netwerk) voor persoonlijke of commerciële doeleinden. Gebruik deze tool voor één-op-één-chats, teamvergaderingen, opgenomen demo's en meer.
Top gratis functies:
- Er zijn 25 videodeelnemers toegestaan.
- Gesprekken via video, audio en messenger
- Opnames van videovergaderingen
- Gebruik Google Agenda om deel te nemen aan gesprekken.
- Een scherm delen
#3. Toetsenblok-vergaderingen
Wie moet er gebruik van maken?
De gratis versie van Dialpad Meetings is perfect voor teams van 10 of minder. De gratis versie beperkt de tijd van uw videochat tot 45 minuten, waardoor het perfect is voor kortere vergaderingen. Omdat het een eindeloos aantal videoconferenties mogelijk maakt, kunt u deze videoconferentieservice gebruiken voor terugkerende vergaderingen, zoals een-op-een of maandelijkse teamdebriefingen.
Top gratis functies:
- Er kunnen maximaal tien personen deelnemen.
- Talloze conferenties
- Opname van HD-audiogesprekken
- Scherm- en documentdeling
- Mobiele applicaties
#4. TrueConf Online
Wie moet er gebruik van maken?
TrueConf biedt een gratis abonnement met maximaal drie deelnemers aan videogesprekken. Deze oplossing is ideaal voor kleine teams of individuen die een eenvoudige tool nodig hebben voor het hosten van videogesprekken of het samenwerken met kleine groepen. Samenwerkingsmogelijkheden zoals remote desktop control zijn gunstig voor ondersteuningsmedewerkers die een klant mogelijk moeten helpen met een probleem.
Top gratis functies:
- Bij teamoproepen kunnen er maximaal drie personen zijn.
- HD-video
- Samenwerkingstools (scherm delen, extern bureaublad bedienen, opgenomen gesprekken, bestandsoverdracht en gedeeld virtueel whiteboard)
#5. Skypen
Wie moet er gebruik van maken?
De gratis versie van Skype is ideaal voor kleine teams van minder dan tien personen. Het is een goed hulpmiddel als u op een eenvoudige manier wilt videochatten vanaf uw computer, telefoon of tablet en kleinere groepsbijeenkomsten of een-op-eengesprekken wilt houden. Skype biedt ook een product genaamd Skype in de klas, dat exclusief is ontwikkeld voor online onderwijs.
Top gratis functies:
- Er kunnen maximaal tien personen deelnemen aan videogesprekken.
- HD-videobellen
- Een scherm delen
- Opnemen van videogesprekken
- Interactieve videochats
- Locatie delen
#6. Gratis conferentie
Wie moet er gebruik van maken?
FreeConference is perfect voor kleinere teams of bijeenkomsten met vijf of minder deelnemers. Een belangrijk voordeel van deze videoconferentieservice is het gebruiksgemak; er zijn geen downloads nodig om het te gaan gebruiken. Bovendien stellen moderatorcontroles de persoon die verantwoordelijk is voor de videoconferentie in staat om de vergadering op schema te houden.
Top gratis functies:
- Het aantal deelnemers aan een online vergadering mag maximaal vijf zijn.
- Een scherm delen
- Delen van documenten
- Moderator aan het roer
- Texting
#7. Levensgroot gaan
Wie moet er gebruik van maken?
Werknemers op afstand, gratis agenten op afstand en mensen die met klanten werken en zelden grotere groepsbijeenkomsten organiseren, kunnen allemaal Lifesize Go gebruiken. Hoewel ze plannen hebben met oplossingen voor grotere teams, heeft de gratis versie veel functionaliteit voor individuen en kleine groepen.
Top gratis functies:
- Er kunnen maximaal 8 deelnemers zijn.
- Voor vergaderingen gelden geen tijdslimieten.
- Een scherm delen
#8. Slappe videochats
Wie moet er gebruik van maken?
Slack-gebruikers kunnen de belfunctie gebruiken door simpelweg /bellen te typen of op het telefoonsymbool te klikken bovenaan een chat met een andere Slack-gebruiker. Als je een teamgenoot een snelle vraag moet stellen, is dit een gemakkelijke methode om ze rechtstreeks vanuit Slack te bellen. Je kunt ook Slacken met maximaal 15 mensen als je een oproep start vanaf een kanaal, zodat de andere gebruikers van het kanaal kunnen deelnemen. Dit product is handig voor teams die op zoek zijn naar een aanvullende oplossing voor videobellen voor kleine teams.
Top gratis functies:
- Er kunnen maximaal 15 personen deelnemen aan groepsgesprekken.
- Individuele oproepen
- Messenger
#9. FacebookLive
Wie moet er gebruik van maken?
Facebook Live is een uitstekende keuze voor bedrijven, influencers of individuen die live demo's, video's of bedrijfscultuur willen delen. Je Facebook-fans kunnen live opmerkingen maken en praten, je kunt een aangepast publiek voor de video kiezen en je kunt uitzendingen van tevoren plannen om anticipatie op te bouwen.
Top gratis functies:
- Tot vier uur programmeren
- Vooruit plannen
- Geïndividualiseerd publiek
#10. YouTubeLive
Wie moet er gebruik van maken?
YouTube Live is, net als Facebook Live, een platform voor het presenteren van een product met live Q&A, het hosten van een instructiesessie om je publiek les te geven terwijl het scherm wordt gedeeld of een whiteboard wordt gebruikt, of het hosten van een live dialoog met leden van je team.
Top gratis functies:
- Er zijn drie instellingen voor streamkwaliteit. (Normale latentie, lage latentie en ultralage latentie)
- Beantwoordt vragen van het publiek in realtime
- Privé live-uitzendingen (mensen hebben alleen toegang met de URL) (mensen hebben alleen toegang met de link)
- Vooruit plannen
- Live geautomatiseerde ondertiteling
- Locatie tags
Wat zijn de voordelen van platforms voor videoconferenties?
#1. Geef minder uit:
Vanwege het vermogen om de kosten van langeafstands- en internationale gesprekken te elimineren, kan software voor videoconferenties een kosteneffectieve oplossing zijn. Voor organisaties betekent dit geen communicatiestoringen voor personeel op afstand, potentiële prospects of externe belanghebbenden, ongeacht de reismogelijkheden. Door werknemers in staat te stellen vergaderingen bij te wonen vanuit het gemak van hun kantoor, kan software voor videoconferenties ook de reiskosten verlagen. Dit kan met name voordelig zijn voor kleine bedrijven die willen uitbreiden zonder hoge reiskosten te maken.
Een ander financieel voordeel van sommige videoconferentieplatforms is de mogelijkheid om traditionele webinarsoftware te vervangen door deze software. Als een bedrijf een webinar of virtueel evenement moet organiseren, maar niet alle toeters en bellen van een standaard webinar-tool nodig heeft, kan het gebruik van software voor videoconferenties aanzienlijke besparingen opleveren. Desalniettemin kunnen besparingen aanzienlijk zijn als een bedrijf kan rondkomen met een gratis abonnement in plaats van een betaald abonnement, aangezien veel toepassingen voor videoconferenties gratis abonnementen bieden (uiteraard met beperkingen).
#2. Haal het meeste uit uw tijd en middelen:
Collega's kunnen elkaar snel ontmoeten voor een korte een-op-een of een last-minute virtuele vergadering organiseren met behulp van videoconferentiesoftware. Anderen kunnen de teamsamenwerking verbeteren door het delen van schermen, het delen van bestanden en het gebruik van samenwerkende whiteboards zonder hun bureau te verlaten of onnodige vergaderruimten te reserveren. Dit kan tijd besparen en vergaderruimten vrijmaken voor mensen die ze nodig hebben.
Teams kunnen op afstand samenwerken dankzij videoconferenties, wat ook het teamwerk verbetert. Werknemers hoeven niet langer in hetzelfde kantoorgebouw te werken, veel alleen in dezelfde staat of hetzelfde land. Oplossingen voor videoconferenties zijn cruciaal voor verbinding en samenwerking in de post-pandemische wereld die verandert in verre en hybride teams. Bovendien stellen deze tools bedrijven in staat om mogelijkheden buiten bepaalde geografische gebieden te verkennen, wat kan helpen bij het werven van talent.
Wie is de doelgroep voor videoconferentieplatforms?
De meeste bedrijven:
Technologieën voor videoconferenties zijn nuttig voor een breed scala aan ondernemingen en sectoren, ongeacht hun grootte. Klantgerichte ondernemingen, zoals advies- en adviesbureaus, advocatenkantoren en andere dienstverleners, kunnen deze tools gebruiken om onnodig reizen te verminderen en samen te werken met klanten dichtbij en ver weg. Groeiende bedrijven gebruiken ook software voor videoconferenties om hun prospects te verbreden en contact te leggen met werknemers, ongeacht de afstand. Zelfs middelgrote en grote bedrijven gebruiken videoconferenties om dagelijks in contact te komen met belanghebbenden en prospects.
zzp'ers:
Er zijn tal van gratis videoconferentieservices beschikbaar, waardoor ze een aantrekkelijk hulpmiddel zijn voor kleine ondernemingen, freelancers en andere zelfstandigen. Gratis versies van videoconferentieservices hebben doorgaans een beperkte capaciteit en zijn ideaal voor individuele gebruikers of kleine teams.
Scholen: om docenten en studenten met elkaar te verbinden, worden videoconferentiefaciliteiten soms geïntegreerd in online leerplatforms of leerbeheersystemen. Deze producten zijn meer toegesneden op de online leeromgeving en bevatten vaak extra samenwerkingsmogelijkheden zoals het delen van bestanden, polling en whiteboarding om met succes een fysieke leerruimte na te bootsen.
Uitdagingen voor videoconferentieplatforms
Hieronder volgen enkele van de problemen die verband houden met platforms voor videoconferenties:
#1. Bel duidelijkheid:
Gesprekskwaliteit is een van de meest voorkomende problemen met platforms voor videoconferenties. Hoewel de software sterk kan zijn, is de kwaliteit van de video of audio sterk afhankelijk van de internetsnelheid van de betrokken personen. Om irritatie te voorkomen, is het essentieel dat klanten toegang hebben tot stabiel internet bij het gebruik van videoconferentiesoftware.
#2. Zorgen over veiligheid:
Kopers moeten het beveiligingsprotocol van een product evalueren, net zoals ze zouden doen met software die wordt gebruikt voor interne en gevoelige communicatie. Terwijl videoconferentiesystemen in het verleden het doelwit waren van beveiligingsinbreuken, hebben providers initiatieven genomen om de beveiliging van vergaderingen te verbeteren, zoals het vereisen van toegangscodes om toegang te krijgen tot een conferentie, het instellen van het gebruik van wachtkamers en het verhogen van administratieve controles.
Software voor videoconferenties kopen
De eerste stap bij het bepalen welk type software voor videoconferenties een koper zou moeten overwegen, is het beoordelen van de algemene behoeften van de organisatie. Gebruikt het bedrijf dit soort software al? Zo ja, wat werkt en wat niet? Is dit de eerste keer dat de organisatie videoconferentieplatforms gebruikt? Als dit het geval is, moeten kopers bepalen hoe ze deze software willen installeren en of hun bestaande systemen al dan niet compatibel zijn. Stel je de volgende situatie voor
- Bedrijfsgrootte: Kopers moeten ervoor zorgen dat de producten die ze overwegen geschikt zijn voor de omvang en behoeften van de organisatie. Bij de aanschaf van software is het van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat het product de schaalbaarheid heeft om zich aan te passen aan veranderende behoeften.
- integraties: Veel bedrijven hebben adaptieve oplossingen nodig die eenvoudig kunnen worden geïntegreerd in een bestaande softwareomgeving. Het is essentieel om te controleren of een nieuw product compatibel is met de apparaten en toepassingen van een bedrijf, zoals agenda's, e-mailsoftware, CRM-software, en projectbeheersoftware, zodat deze door werknemers wordt geaccepteerd en op de juiste manier wordt gebruikt. Kopers moeten er ook voor zorgen dat het nieuwe vergadersysteem compatibel is met bestaande technologie, zoals room systems, mobiele apparaten (iOS en Android), besturingssystemen (pc en Mac) en populaire webbrowsers zoals Safari en Chrome. Dit zal helpen eventuele wrijving te verminderen die consumenten vaak ervaren bij het gebruik van nieuwe technologie.
Hoe software voor videoconferenties te vergelijken
#1. Maak een grote lijst.
Het maken van een voorlopige lijst met items die voldoen aan de brede eisen van de koper, is de eerste stap bij het kiezen van de beste software voor videoconferenties. De volgende fase is om de lijst in te korten door specifieke functies te kiezen die een must-have of behoefte zijn voor de koper. G2.com geeft informatie over de beste software voor videoconferenties, waardoor kopers opties en gebruikersrecensies kunnen filteren om de productlijst te verfijnen tot een meer relevante selectie.
#2. Maak een korte lijst.
Het maken van een kleine lijst met producten is een belangrijke fase in het aankoopproces. Hoewel het moeilijk kan zijn om tussen veel producten te sorteren, kunnen consumenten hulp krijgen door de vergelijkingstool van G2 te gebruiken. Deze functie geeft de gewenste items naast elkaar weer, zodat de klant eenvoudig kan beoordelen welke software de relevante vakjes op de lijst aanvinkt.
#3. Houd demonstraties
Nadat de koper de productlijst heeft verkleind, wordt een demo ingepland. Tijdens demo's kunnen kopers een product en de kenmerken ervan nader bekijken. Het is van cruciaal belang om tot een demo te komen die voorbereid is om er het maximale uit te halen. Kopers moeten een bedrijfsscenario opstellen dat elk product in kwestie grondig zal testen. Kopers moeten ook informeren naar de prijs, de ondersteuning van de leverancier en eventuele problemen met de goederen. Nadat de demo's zijn voltooid, maakt een goede planning het voor de klant gemakkelijk om producten te vergelijken.
Hoe een videoconferentieplatform te kiezen
#1. Kies een selectiecommissie.
Software voor videoconferenties is uiterst nuttig en wordt in veel industrieën vaak gebruikt. Met dat in gedachten zou het een slim beginpunt zijn om drie tot vijf teamleden uit verschillende afdelingen en anciënniteitsniveaus (zoals IT, hoger management en medewerkers) te kiezen om deel uit te maken van het selectieteam. Hoe diverser het selectieteam, hoe beter een bedrijf kan bepalen hoe goed een product aan zijn behoeften voldoet.
#2. Onderhandeling
Zodra het selectieteam zijn softwarekeuzes heeft beperkt, is het tijd om aanpassingsopties, kosten en het vereiste type leveranciersondersteuning te onderzoeken. Zelfs als prijskeuzes op de website van een leverancier worden gepresenteerd, is het nog steeds van vitaal belang om ze aan te pakken. Verschillende softwareleveranciers bieden kortingen en op maat gemaakte prijsalternatieven op basis van de behoeften van de koper.
#3. Laatste beslissing
Zodra een koper een definitieve keuze heeft gemaakt voor een product en klaar is om een aankoop te doen, is het raadzaam om een laatste demo uit te voeren, te informeren naar een proefrun en vast te stellen wat de volgende stappen zijn als het product uiteindelijk niet aan hun verwachtingen voldoet. behoeften. Het is ook van cruciaal belang om het ondersteuningsniveau van de leverancier na implementatie te onderzoeken. Om eenvoud in gebruik en een prettige klantervaring te garanderen, bieden de meeste leveranciers klantenondersteuningsdiensten aan, zoals videochat. Bij het nemen van een definitieve beslissing kunnen deze maatregelen een koper een extra gevoel van veiligheid en vertrouwen geven.
Trends voor videoconferentieplatforms
#1. Geef prioriteit aan beveiliging en privacy.
Bedrijven zullen steeds meer vertrouwen op software voor videoconferenties voor reguliere communicatie naarmate werk op afstand en hybride teams populairder worden. Als gevolg hiervan leggen organisaties meer nadruk op privacy en veiligheid. Na een aantal bekende beveiligingsproblemen in 2020, zoals de iconische FBI-waarschuwing over hackers en het kapen van online vergaderingen, blijven softwareleveranciers aanpassingen ontwikkelen om ervoor te zorgen dat gebruikers beschermd zijn tegen aanvallen van buitenaf. End-to-end encryptie, toegangscodes en multi-factor authenticatie komen steeds vaker voor in videoconferentiesystemen.
#2. Verbeterde gebruikerservaring
Bedrijven maken gebruik van geavanceerde kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning om de audio- en videofunctionaliteit en -kwaliteit te verbeteren, wat van cruciaal belang is gezien het aantal mensen dat vanuit huis werkt en regelmatig op deze tools vertrouwt. Natuurlijke taalverwerking, een subset van AI, kan bijvoorbeeld automatisch onaangename geluiden herkennen, achtergrondgeluid verminderen voor degenen die niet gedempt zijn en de stem van de spreker versterken. Visueel wordt computervisie gebruikt om de achtergrond van de gebruiker te verbergen of een virtuele achtergrond toe te voegen, kleur en belichting aan te passen en zelfs het uiterlijk van de gebruiker te verbeteren. Deze krachtige mogelijkheden verhogen de opties voor HD-videoconferenties.
Conclusie
Overweeg uw echte behoeften voordat u de beste platforms voor videoconferenties kiest. Iemand die bijvoorbeeld met een paar mensen aan de kant wil praten, kan ontdekken dat een gratis alternatief het meest kosteneffectief is en toch alle noodzakelijke fundamentele hulpmiddelen biedt. Maar als u van plan bent videoconferenties te gebruiken voor professionele of zakelijke doeleinden, vooral met een groot aantal mensen en op regelmatige basis, moet u kijken naar duurdere keuzes.
- VIDEOCONFERENCING: Betekenis, soorten en gratis platforms
- CLOUDGEBASEERDE TELEFOONSYSTEMEN VOOR KLEINE BEDRIJVEN in 2023 (bijgewerkt)
- COMMUNICATIECOACH: Effectief communiceren
- WAT IS RINGCENTRAL: Betekenis, Beoordelingen & MVP
- TOP 17+ VIDEOMARKETINGSOFTWARE: 2023 beoordelingen
Referenties
