We weten allemaal hoe belangrijk het is om onze belastinggegevens bij te houden, maar hoe lang moeten we ze bewaren? Dit is een veel voorkomende vraag die veel particulieren, maar ook ondernemers, hebben. De vraag is ingewikkelder dan het op het eerste gezicht lijkt. In deze blog zullen we deze vraag gedetailleerd beantwoorden en u helpen de verschillende regels en voorschriften te begrijpen die bepalen hoe lang u uw belastinggegevens moet bewaren.
Belastinggegevens zijn essentieel voor het indienen van belastingen en het leveren van bewijs van inkomen, inhoudingen en tegoeden. In sommige gevallen moeten de gegevens jarenlang worden bewaard voor belastingaangiftedoeleinden. De Internal Revenue Service (IRS) vereist dat belastingbetalers bepaalde documenten gedurende een minimale tijd bewaren, afhankelijk van het type document. Weten hoe lang u belastinggegevens moet bewaren, is belangrijk om aan de wet te blijven voldoen en boetes te voorkomen.
Hoe lang moet u belastingaangiftes bewaren?
In de meeste situaties moet u de belastingaangifte en eventuele ondersteunende documentatie ten minste drie jaar na de datum van indiening of de vervaldatum van uw belastingaangifte bewaren, afhankelijk van wat zich het eerst voordoet. Hier leest u hoe lang u gegevens moet bewaren, evenals verschillende uitzonderingen op de richtlijn van drie jaar.
Bewaar uw belastingaangifte drie jaar als u:
- Er was geen fraude en al het geld werd geregistreerd.
- Je hebt een tegoed of terugbetaling aangevraagd na het indienen van je retourzending.
Belastinggegevens vier jaar bewaren als:
Je houdt de loonadministratie bij. Bewaar deze gedurende ten minste vier jaar nadat de belasting is verschuldigd of betaald, afhankelijk van wat zich het eerst voordoet.
Belastinggegevens zes jaar bewaren als:
Uw inkomen kan 25% te laag zijn opgegeven. Als dit het geval is, heeft de Belastingdienst de bevoegdheid om uw belastingaangifte van maximaal zes jaar geleden te onderzoeken.
Belastingadministratie zeven jaar bewaren als:
- U heeft een claim ingediend voor een verlies als gevolg van waardeloze effecten (zoals het verliezen van aandelen of obligaties) of een oninbare vordering.
Houd belastinggegevens permanent bij als:
- U heeft onroerend goed gekocht, dus u kunt weergeven hoeveel u er destijds voor hebt uitgegeven.
- U doet geen jaarlijkse belastingaangifte.
- U heeft een valse aangifte gedaan.
Welke belastinggegevens moet ik bijhouden?
U dient alle belastingaangiften en bewijsstukken bij te houden. W-2's, 1099's, het bijhouden van uitgaven, logboeken met kilometerstanden, records die gespecificeerde aftrekkingen aantonen en andere documenten zijn inbegrepen.
Waarom is het belangrijk om belastingaangiften drie jaar te bewaren?
Dit is de reden waarom het bijhouden van belastingaangiften gedurende drie jaar van cruciaal belang is...
De verjaringstermijn van de IRS schrijft voor dat belastingaangiften drie jaar worden bewaard. Als u geen verzoek indient voor een teruggaaf waar u recht op heeft, heeft u normaal gesproken drie jaar vanaf de datum waarop u de oorspronkelijke aangifte hebt ingediend of twee jaar vanaf de datum waarop u de belasting heeft betaald om de claim in te dienen, afhankelijk van wat later is. Evenzo heeft de IRS drie jaar vanaf de indieningsdatum of vervaldatum van de aangifte (afhankelijk van wat later is) om een extra belasting te beoordelen.
Zijn er uitzonderingen op de belastingregistratieregel?
In zeldzame gevallen kan van u worden verlangd dat u uw administratie langer dan drie jaar bewaart. U moet bijvoorbeeld belastingpapieren bijhouden voor pensioenrekeningen zoals IRA's gedurende zeven jaar nadat de rekening volledig is uitgeput. U moet gegevens zeven jaar bewaren als u een claim indient voor verlies van waardeloze effecten of aftrek van oninbaarheid. Bovendien, als u onroerend goed afschrijft, afschrijft of koopt of verkoopt, moet u de eigendomsadministratie bewaren tot het einde van de verjaringstermijn voor het jaar waarin het onroerend goed is vervreemd. Vergeet niet dat eigendom meer omvat dan alleen grond en gebouwen; het omvat ook voorraad, kantoorapparatuur en andere activa.
Het is ook vermeldenswaard dat de verjaringstermijn in sommige omstandigheden meer dan drie jaar is. Als u bijvoorbeeld meer dan 25% van uw bruto inkomen niet aangeeft, heeft de Belastingdienst zes jaar in plaats van drie jaar de tijd om een naheffing te heffen. Bovendien, als u een nepaangifte indient of helemaal geen aangifte doet (wat wij niet aanbevelen), eindigt de verjaringstermijn nooit.
Wanneer moet u belastingdocumenten weggooien?
Voordat je te opgewonden raakt en je oude retourzendingen weggooit, moet je ervoor zorgen dat je ze nergens anders voor nodig hebt. Bepaalde schuldeisers, en zelfs sommige verzekeringsmaatschappijen, kunnen van u verlangen dat u gegevens voor een langere periode bewaart dan de IRS. Als u besluit om uw belastingpapieren kwijt te raken, versnipper ze dan eerst. Identiteitsdieven genieten van belastingaangiften omdat ze gevoelige informatie bevatten.
Wat is de beste methode om documenten op te slaan?
Een brandwerende kluis is de beste plaats om fysieke kopieën van belastingpapieren te bewaren. Bewaar samen met uw belastinggegevens andere essentiële documenten, zoals uw huisakte, hypotheek- en verzekeringsinformatie, testament- of trustovereenkomsten en wachtwoorden voor bank- en effectenrekeningen. Het is ook een goed idee om ten minste één andere persoon te vertellen waar u de kluissleutel bewaart. Op deze manier heeft die persoon in geval van nood toegang tot alle documenten die hij nodig heeft om uw zaken op orde te houden.
Tot slot, als u van plan bent uw administratie voor langere tijd te bewaren, maar niet wilt dat uw huis vol papier komt te staan, overweeg dan om uw documenten te scannen en een back-up van de informatie op te slaan op een versleutelde harde schijf of in de cloud. Zolang de digitale versies leesbaar zijn, accepteert de IRS ze. In tegenstelling tot een stapel papieren neemt deze methode aanzienlijk minder ruimte in beslag en is veel gemakkelijker te ordenen.
De voor- en nadelen van het digitaal opslaan van uw belastinggegevens
Vroeger was het bijhouden van de belastingadministratie meer gedoe dan nu.
Veel mensen hebben hun kantoor opgeruimd en slaan hun documenten nu digitaal op. Veel instellingen bieden ook digitale versies van belastingformulieren aan, waardoor uw belastingpapieren nog verder worden verkleind.
Naast het minimaliseren van papier, kan het handig zijn om uw belastingaangiften en kwitanties online of in de cloud op te slaan, maar zorg ervoor dat uw online opslagprovider uw gegevens versleutelt, zodat een cybercrimineel niet gemakkelijk uw burgerservicenummer of andere gemakkelijk identificeerbare informatie kan achterhalen. U kunt uw bestanden en mappen beveiligen door ze te versleutelen.
Documenten moeten waar mogelijk worden gescand, opgeslagen en geback-upt. U kunt op uw gemak over het papieren exemplaar beschikken, zolang het geen originele akte, titel, taxatie of investeringsdocument is. Bewaar uw (e-)documenten veilig.
De Belastingdienst houdt een overzicht bij van uw eerdere belastingaangiften. Een transcriptie kan online, telefonisch of per post worden aangevraagd. De belastingdienst zal identificatie willen, inclusief uw sofinummer.
Lees ook: ARBEIDSVERSLAG: soorten en hoe ze te bewaren
Welke documenten moet u voor altijd bewaren?
Er zijn enkele documenten die u voor altijd moet bewaren. Deze omvatten belangrijke documenten zoals geboorteakten, huwelijksakten en socialezekerheidskaarten. Ook is het belangrijk om documenten te bewaren die te maken hebben met de aankoop van een woning, zoals de akte en hypotheekstukken.
Bovendien moet u een register bijhouden van grote aankopen, zoals auto's en apparaten, zolang u het artikel bezit. Dit is belangrijk voor belastingdoeleinden, maar ook voor verzekeringsclaims en garanties.
Welke gegevens moeten 10 jaar worden bewaard?
De IRS vereist dat belastingbetalers voor bepaalde soorten inkomsten minimaal tien jaar een administratie bijhouden. Dit omvat records met betrekking tot meerwaarden, zoals aandelenverkopen, en zakelijke inkomsten en uitgaven. Bewaar ook de administratie met betrekking tot pensioenrekeningen, zoals bijdragen en uitkeringen, gedurende ten minste tien jaar.
Wat is de 6-jarige regel van de IRS?
De IRS-regel van zes jaar is een regel die stelt dat de IRS tot zes jaar terug kan gaan en de aangifte van een belastingbetaler kan controleren als er bewijs is van ondergerapporteerde inkomsten. Dit betekent dat belastingbetalers gedurende ten minste zes jaar gegevens over inkomsten, inhoudingen en tegoeden moeten bewaren om ervoor te zorgen dat ze in overeenstemming zijn met de wet.
Kunnen belastingen na 7 jaar worden geïnd?
De IRS kan tot 10 jaar lang onbetaalde belastingen innen. Dit staat bekend als de verjaringstermijn van 10 jaar. Nadat de periode van 10 jaar is verstreken, kan de IRS geen belastingen meer innen van belastingbetalers. De verjaringstermijn geldt echter niet als de belastingplichtige fraude heeft gepleegd of geen aangifte heeft gedaan.
Wat gebeurt er als u geen belastinggegevens bijhoudt?
Als u geen belastinggegevens bijhoudt, kunt u boetes krijgen van de IRS. Dit omvat een boete van 5% voor het niet indienen van een belastingaangifte of het niet op tijd betalen van belastingen. Bovendien kan de IRS rente op onbetaalde belastingen beoordelen. Het is belangrijk om nauwkeurige en volledige gegevens bij te houden, zodat u deze boetes kunt vermijden.
Welke belastingdocumenten moeten bewaard worden?
De belangrijkste documenten die u moet bewaren, zijn belastingaangiften, W-2's, 1099's en andere documenten met betrekking tot inkomsten, inhoudingen en tegoeden. Bovendien moet u alle belangrijke aankopen of investeringen bijhouden. Het is ook belangrijk om documenten met betrekking tot pensioenrekeningen en bedrijfsgegevens bij te houden.
Hoe lang belastingaangifte bewaren na overlijden?
Belastinggegevens moeten ten minste drie jaar na het overlijden van de belastingplichtige worden bewaard. Dit is belangrijk voor estate planning en voor het doen van de definitieve belastingaangifte. Bovendien moet de executeur van de nalatenschap gedurende ten minste drie jaar gegevens bijhouden met betrekking tot de verkoop van activa en uitkeringen aan erfgenamen.
Conclusie
Weten hoe lang u belastinggegevens moet bewaren, is belangrijk om aan de wet te blijven voldoen. De meeste documenten moeten minimaal drie jaar worden bewaard, terwijl sommige documenten maximaal tien jaar moeten worden bewaard. Het is belangrijk om nauwkeurige en volledige gegevens bij te houden om boetes van de IRS te voorkomen.
Samengevat: u dient uw belastingaangifte minimaal drie jaar te bewaren. Sommige documenten, zoals gegevens met betrekking tot vermogenswinsten en bedrijfsinkomsten, moeten ten minste 10 jaar worden bewaard. Bovendien moeten gegevens met betrekking tot grote aankopen, investeringen en pensioenrekeningen worden bewaard zolang u het item bezit. Tot slot moeten de administratie met betrekking tot de verkoop van activa en uitkeringen aan erfgenamen gedurende ten minste drie jaar na het overlijden van de belastingplichtige worden bewaard.
Het bijhouden van een nauwkeurige en volledige administratie is essentieel voor het indienen van belastingen en het vermijden van boetes van de IRS. Door te begrijpen hoe lang u belastinggegevens moet bewaren, kunt u ervoor zorgen dat u aan de wet voldoet en mogelijke boetes kunt voorkomen.
Gerelateerde artikelen
- BUSINESS EXIT STRATEGIE: dingen die u moet weten
- VEILIGSTE VOORRADEN OM TE KOPEN: Veilige aandelen op lange termijn om te kopen in 2023
- RECORDSBEHEERSYSTEMEN: de beste 15 software-opties in 2023
- CORPORATE RECORD BOOK: Betekenis, belang en hoe het te verkrijgen
- REGEL VAN 72: Betekenis en formule
Referenties
