In elk projectmanagementproces werken projectmanagers aan het vinden van een balans tussen het produceren van hoogwaardige producten en het beheren van beschikbare middelen. De projectmanagementdriehoek dient als leidraad voor hoe de drie beperkingen van tijd, kosten en reikwijdte de algemene output van het project beïnvloeden. In dit hoofdstuk gaan we hier uitgebreid op in.
Basisconcepten van de projectmanagementdriehoek
De projectmanagementdriehoek is een model dat de onderlinge afhankelijkheid illustreert van drie beperkingen: tijd, geld en reikwijdte, en hoe het veranderen van één factor het veranderen van de andere vereist.
Voordat het project begint, moeten projectmanagers en klanten de projectmanagementdriehoek afronden. Alle belanghebbenden bij het project moeten de beperkingen van het project begrijpen en ermee instemmen, wat de weg vrijmaakt voor een gedegen besluitvorming in het belang van het algehele resultaat van het project.
Wanneer projectmanagers de drie kernconcepten van de projectmanagementdriehoek kunnen identificeren, kunnen ze werken aan het produceren van projecten van de hoogste kwaliteit die haalbaar zijn.
Wat zijn de elementen van de projectmanagementdriehoek?
De drie meest kritische variabelen van de projectmanagementdriehoek zijn vaak tijd, kosten en reikwijdte. Deze zijn algemeen bekend als drievoudige beperkingen van de projectmanagementdriehoek. Kwaliteit wordt meestal het 4e element genoemd, maar het is het brandpunt van de andere drie elementen. De kwaliteit is dus afhankelijk van hoe goed de drie beperkingen worden beheerd. Laten we deze drie beperkingen van de projectmanagementdriehoek in detail bekijken
Tijd
Tijd is de hoeveelheid tijd die nodig is om activiteiten (binnen een project) uit te voeren, evenals de duur van het project zelf. De dienstregeling is een andere naam voor de tijdslimiet. Tijdlijnen kunnen worden verlengd als de scope wordt uitgebreid of het budget wordt verlaagd. Als de teamgrootte bijvoorbeeld wordt verkleind vanwege budgetbeperkingen, kan het langer duren voordat het project is voltooid.
Eventuele vertragingen bij het verkrijgen van middelen of onverwachte obstakels voor het team kunnen projectvertragingen veroorzaken, waardoor het voor projectmanagers moeilijker wordt om het project binnen de gestelde termijnen te voltooien. Omdat tijdsbeperkingen rechtstreeks verband houden met projectkosten en reikwijdte, kan het verlengen van het tijdschema leiden tot meer kosten in de vorm van het aantrekken van extra werknemers of andere middelen.
Mogelijke tijduitdagingen
#1. Over-optimisme
Het is gebruikelijk dat projectmanagers de capaciteiten van hun team overschatten. Om een realistisch plan te ontwerpen, is het noodzakelijk om de productieve capaciteiten, werkdruk en bestaande omstandigheden van elk teamlid te onderzoeken.
#2. Externe vertragingen
Als uw project bepaalde materialen van een leverancier nodig heeft, kan de vertraging in de levering voor extra vertragingen zorgen in de voortgang van uw project. Projectmanagers dienen regelmatig contact op te nemen met de leverancier, zodat zij op de hoogte zijn van cruciale leverdata en -tijden.
#3. Interne vertragingen
Sommige taken binnen een project zijn onderling afhankelijk, wat betekent dat je er pas aan kunt beginnen voordat het klaar is. Taken die worden uitgesteld, verspillen kostbare tijd en geld. Als gevolg hiervan moeten projectmanagers regelmatig de taakafhankelijkheden controleren om ervoor te zorgen dat ze op tijd klaar zijn.
#4. gedemoraliseerde werknemers
Verlies van interesse en motivatie bij medewerkers, evenals een toename van het ziekteverzuim, zijn belangrijke problemen waar veel projectmanagers mee te maken hebben. Deze problemen moeten zo snel mogelijk worden opgelost. Werknemers kunnen fysiek en emotioneel uitgeput raken door langdurige projecten. Zelfs kleine klussen kunnen vervelend worden. Bekwaam taakbeheersoftware kan projectleden helpen bij het toewijzen van werk aan het juiste personeel, waarbij een duidelijke en rechtvaardige taakverdeling wordt gegarandeerd.
#5. Personeelstekorten
Veel projectvertragingen treden op als gevolg van een tekort aan geschoolde werknemers. Hier kunnen verschillende redenen voor zijn, waaronder individuen die bezig zijn met projecten met een hogere prioriteit, absenteïsme, een zwakke PM-strategie, enzovoort. Kleine personeelstekorten kunnen worden opgevuld door verantwoordelijkheden te herschikken, maar grote personeelsproblemen vereisen de samenwerking van de belangrijkste belanghebbenden, met name de verandermanagementraad van het project.
Kosten
Elk project krijgt een vast bedrag, ook wel een budget genoemd. Dit geld is nodig om een project af te ronden. Het salaris van de werknemer, geld voor gereedschap en apparatuur, huur van kantoorruimte en andere middelen kunnen in de projectkosten worden opgenomen. Het vergroten van het team of het verlengen van de tijd die nodig is om een project af te ronden kan ook een effect hebben op de projectkosten.
Klanten maken zich altijd zorgen over de kosten van een project. Het is van cruciaal belang voor projectmanagers om klanten een nauwkeurige projectraming te bieden, wat moeilijk kan zijn. De kosten van het project zullen zeker veranderen als de omvang of data afwijken van het oorspronkelijke ontwerp.
Mogelijke kostenuitdagingen
- Onderschatte projectkosten
Deze kunnen optreden als gevolg van onrealistische of onjuiste budgetramingen. Een andere belangrijke reden kan zijn dat potentiële inefficiënties, zoals conflicten met de resourceplanning, niet worden voorzien.
- Slechte verantwoording
Zelfs een goed gepland projectbudget kan worden overschreden als er geen taak is toegewezen om de uitgaven te beheren, tijdige kostenrapporten te genereren en het budget te herzien. Iemand zou de taak van budgetbewaking moeten krijgen.
- Vertraagde projecten
Hierdoor kunnen budgetten worden geherstructureerd om rekening te houden met salarissen, extra overheadkosten, verlengde verzekeringen (indien van toepassing) en proceskosten als de vertraging in strijd is met serviceniveau-overeenkomsten.
- Stijgende personeelskosten
Dit gebeurt meestal wanneer er meer personen worden ingehuurd om de kruip van de scope aan te pakken naarmate de deadline verandert. Elk teamlid moet vanaf het begin op de hoogte zijn van de reikwijdte van het project.
strekking
De projectomvang is een gedeelte van het projectplan waarin bepaalde taken, projecten, doelen, opleveringen en datums worden vermeld. De scopeverklaring van het project omvat de volgende secties: Statement of Work, scope-uitsluitingen, beperkingen, mijlpalen, definitieve deliverables, acceptatiecriteria en definitieve goedkeuring van de klant.
De reikwijdtebeperking geeft projectmanagers doelen en stelt hen in staat om projectkosten in te schatten en alle taken voor de juiste mensen in te plannen. Elke wijziging in de projectomvang, in welke fase dan ook, kan een negatieve invloed hebben op de ontwikkeling ervan, waardoor projectmanagers worden gedwongen om leveringsdatums uit te stellen of meer arbeidskosten toe te voegen, of beide.
Mogelijke scope-uitdagingen
- Vage eisen
Scope creep kan zelfs de best geplande initiatieven laten ontsporen. Zo lopen lukraak geplande projecten meer kans om te mislukken. Het ontbreken van precieze, gedetailleerde vereisten kan leiden tot misvattingen over het project en scope creep.
- Aanvullende functieverzoeken
Het toevoegen van nieuwe functies aan het project wordt alleen aanbevolen als de planning en het budget van het project dit toelaten. Zelfs als projectmanagers denken dat nieuwe functies het project zullen helpen, mogen ze hoe dan ook niet toestaan dat feature creep het project van het beoogde pad afleidt.
- Variabele specificaties
Onzekere projectspecificaties stellen uw project bloot aan scope creep. Lastminute aanpassingen in het project bijvoorbeeld, of klanten die meerwerk vragen, kunnen zowel het budget als de tijdlijn beïnvloeden. Projectmanagers moeten alle kritieke deliverables, budgetten, deadlines, enzovoort documenteren en iedereen die bij het project betrokken is, moet ze laten ondertekenen.
- Interne overwegingen
Andere externe elementen vallen buiten de controle van de projectmanagers. Als echter andere interne problemen, zoals belanghebbenden die om een nieuwe set deliverables vragen, het hele project dreigen te laten ontsporen, moet de projectmanager zijn of haar gezag laten gelden en het projectplan verdedigen.
Kwaliteit als gevolg van tijd, kosten en reikwijdte
Kwaliteit = tijd + kosten + bereik
Zoals eerder vermeld, is kwaliteit de vierde variabele in de projectmanagementdriehoek (ook wel bekend als "de ijzeren driehoek" of "de gouden driehoek"). Deze factor, die zich in het midden bevindt, wordt direct beïnvloed wanneer een van de andere drie variabelen Tijd, Bereik en Kosten wordt gewijzigd.
Als uw project bijvoorbeeld voorloopt op schema, wilt u misschien extra tijd besteden aan huidige taken, wat kan resulteren in een superieur product. Kwaliteit wordt niet langer beperkt door een vooraf gedefinieerd criterium. Voor sommige klanten betekent kwaliteit binnen het budget van een project blijven, terwijl het voor anderen betekent dat het op tijd op de markt komt. Een projectmanager moet bepalen hoe het bedrijf kwaliteit voor het gegeven project definieert.
Hoe de projectmanagementdriehoek het succes van een project beïnvloedt
Elk project heeft specifieke vereisten waar iedereen het over eens moet zijn voordat het project begint. De projectmanagementdriehoek helpt projectmanagers om de grenzen van een project te begrijpen, waardoor ze betere beslissingen kunnen nemen.
Laten we eens wat dieper ingaan op enkele voordelen van de Gouden Driehoek:
- De projectmanagementdriehoek stelt projectmanagers in staat om verschillende externe invloeden en hun mogelijke impact op een of meer projectmanagementdriehoek-'variabelen' te evalueren.
- Projectmanagers kunnen de PM-driehoek gebruiken om de budgetten, tijdlijnen en reikwijdte van hun project bij te houden. Dit model kan worden aangepast aan de behoeften van praktisch elk project.
- De projectmanagementdriehoek bewijst dat projecten niet tegelijkertijd goed, goedkoop en snel kunnen zijn. Dit model laat zien hoe en waar projectmanagers aanpassingen of compromissen moeten maken als wijzigingen in een van de variabelen onvermijdelijk zijn.
- Veel projecten mislukken door een gebrek aan communicatie. Een projectmanagementdriehoek is een visueel hulpmiddel dat projectmanagers kunnen gebruiken om de relatie tussen alle drie de variabelen aan te tonen, waardoor teamleden en belanghebbenden de vereiste veranderingen volledig kunnen begrijpen.
De drie beperkingen in de projectmanagementdriehoek beheren
Hier zijn enkele echte oplossingen om de beperkingen van de projectbeheerdriehoek met elkaar te verzoenen.
- Communiceer met belanghebbenden: overleg met belanghebbenden om te bepalen welke wijzigingen acceptabel zijn en welke beperkingen prioriteit moeten krijgen. Is de deadline onbeweeglijk en is het budget beperkt? Dit geeft u een idee van hoe het project kan worden aangepast als er wijzigingen nodig zijn. Dit is een belangrijke stap in de vroege stadia van het project, maar er moet gedurende het hele project gecommuniceerd worden.
- Tot stand brengen risicobeheerprocessen: Risicoplanning moet een fase zijn in uw projectbeheerproces om te voorkomen dat de scope kruipt en binnen het budget en op tijd blijft. Identificeer de gevaren en bedenk vervolgens een plan om elk risico te verminderen. Wilt u meer informatie, lees dan hoe u omgaat met projectrisico's.
- Creëer change management processen: Verandering is bijna altijd onvermijdelijk. Een wijzigingsbeheerproces stelt een gestandaardiseerde methode vast om wijzigingen goed te keuren of te weigeren. Dit houdt het team op de hoogte van wijzigingen wanneer deze zich voordoen en hoe deze het project beïnvloeden. Dit kan ook helpen om scope creep te beperken.
- Kies een methodologie op basis van beperkingen: Afhankelijk van de beperkingen waarmee u wordt geconfronteerd, kunt u besluiten een projectmanagementaanpak te kiezen. Procedures in watervalstijl worden vaak gebruikt om projecten met ernstige beperkingen te beheren. Als je meer flexibiliteit nodig hebt, zou een Agile-proces als Scrum meer geschikt zijn. Een Lean-aanpak kan helpen bij projecten waarbij inefficiënties zoveel mogelijk moeten worden teruggedrongen.
Agile-methodologie en de projectmanagementdriehoek
Hoewel de Agile Werkmethode pas in 2001 verscheen, is de projectmanagementdriehoek, ook wel de ijzeren driehoek genoemd, sinds de jaren vijftig in gebruik. Het was vroeger een zeer belangrijke techniek om de balans tussen drievoudige beperkingen bij de oplevering van projecten te begrijpen.
Veel projectteams vroegen of de klassieke projectmanagementdriehoek nog steeds kon worden gebruikt bij het adopteren van nieuw gepresenteerde benaderingen zoals Agile, aangezien er nieuwe raamwerken voor projectmanagement werden uitgebracht.
Het fundamentele verschil tussen beide is dat, hoewel in traditioneel projectmanagement de drie beperkingen (scope, tijd en budget) aan het begin van het project werden gespecificeerd, de Agile-methodologie een iteratieve benadering hanteert, waardoor deze projectcomponenten kunnen groeien.
Omdat er drievoudige beperkingen heersen, zet Agile dit op zijn kop.
Traditioneel projectbeheer maakt variaties in kosten en tijd mogelijk, terwijl de reikwijdte vast blijft. Als gevolg hiervan worden zowel tijd als kosten gewijzigd om een werkbare strategie te ontwikkelen. De moeilijkheid met deze techniek is dat de reikwijdte van een project tijdens de levenscyclus vaak verandert, wat zowel tijd als kosten beïnvloedt. Als gevolg hiervan worden alle drie de beperkingen aangepast, wat resulteert in hogere kosten en vertraagde leveringen. Hoewel het project werd voltooid, waren de belanghebbenden ontevreden vanwege hogere kosten en vertragingen.
De agile-techniek daarentegen houdt de kosten en tijdlijnen vast en houdt ruimte voor wijzigingen in de scope. Als resultaat bedachten agilisten een omgekeerde drievoudige beperkingsdriehoek. Omdat het doel is om de hoge prioriteitsvereisten van de klant binnen de gespecificeerde kosten en tijd te realiseren, staat agile toe dat de reikwijdte in de loop van de tijd varieert. Naarmate het project vordert, maakt agile herprioritering mogelijk.
Hoe kan de ijzeren driehoek worden gebruikt in projectbeheer?
Elk project moet een evenwicht vinden tussen de drie meest voorkomende beperkingen van elk project: tijd, geld en reikwijdte. Eén variabele kan niet worden gewijzigd zonder ten minste één van de andere te beïnvloeden.
De projectmanager moet efficiënt omgaan met de afwegingen tussen de drie zijden van de drievoudige beperkingsdriehoek. Deze limieten dienen als een visuele herinnering aan hoe beslissingen andere aspecten van uw project kunnen beïnvloeden.
De slimme en geïntegreerde balans van alle drie de projectbeperkingen kan de algehele projectkwaliteit bepalen. Deze aspecten kunnen niet afzonderlijk worden afgewogen. Het artikel van het PMI (Project Management Institute) "Beyond the Iron Triangle" onderstreept dat projectmanagers rekening moeten houden met zachte elementen (moreel, interesse en maatschappelijke verwachtingen), omdat deze projecten evenzeer kunnen beïnvloeden als de drie beperkingen van de projectmanagementdriehoek.
Wat is de gouden driehoek in projectmanagement?
De gouden driehoek is wat we in dit hoofdstuk hebben besproken. Het is gewoon een andere naam voor de projectmanagementdriehoek. Het wordt ook wel de ijzeren driehoek genoemd.
Wat zijn de drie onderdelen van een project?
De drie onderdelen van een project zijn budget, tijdlijn en scope. Zij vormen de projectmanagementdriehoek.
Hoe kunnen projectmanagers prioriteit geven aan de beperkingen van de projectmanagementdriehoek?
Projectmanagers kunnen prioriteit geven aan de beperkingen van de projectmanagementdriehoek door de belangrijkste doelstellingen van het project te identificeren en deze af te stemmen op de reikwijdte, planning en kostenbeperkingen. Ze kunnen ook technieken gebruiken zoals de 80/20-regel, waarbij ze zich richten op de 20% van het project die de grootste impact zal hebben en dienovereenkomstig prioriteiten stellen.
Hoe verhoudt de projectmanagementdriehoek zich tot projectkwaliteit?
De projectmanagementdriehoek heeft betrekking op projectkwaliteit in die zin dat de reikwijdte, planning en kostenbeperkingen allemaal van invloed zijn op de uiteindelijke kwaliteit van de projectresultaten. Een projectmanager moet deze beperkingen in evenwicht brengen om ervoor te zorgen dat het project op tijd, binnen budget en met het gewenste kwaliteitsniveau wordt opgeleverd.
Hoe is de projectmanagementdriehoek van toepassing op virtuele projecten?
De projectmanagementdriehoek is op dezelfde manier van toepassing op virtuele projecten als op elk ander project. Virtuele projecten kunnen enkele unieke uitdagingen hebben, zoals communicatie en coördinatie tussen teamleden die op afstand werken, maar de projectmanagementdriehoek kan nog steeds worden gebruikt om de reikwijdte, planning en kostenbeperkingen van het project te beheren.
Wat zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen waarmee projectmanagers worden geconfronteerd bij het balanceren van de beperkingen van de projectmanagementdriehoek?
Enkele veelvoorkomende uitdagingen waarmee projectmanagers worden geconfronteerd wanneer ze proberen de beperkingen van de projectmanagementdriehoek in evenwicht te brengen, zijn onder meer scope creep, onverwachte veranderingen in het project, gebrek aan middelen, onrealistische tijdlijnen en budgetoverschrijdingen. Projectmanagers moeten deze uitdagingen effectief kunnen identificeren en beheren om ervoor te zorgen dat het project op tijd, binnen budget en met het gewenste kwaliteitsniveau wordt opgeleverd.
Hoe kunnen projectmanagers de projectmanagementdriehoek gebruiken om de projectstatus aan belanghebbenden te communiceren?
Door belanghebbenden voortdurend op de hoogte te houden van de status van het project en ervoor te zorgen dat het zich houdt aan de reikwijdte, planning en budgetbeperkingen, kunnen projectmanagers de projectmanagementdriehoek gebruiken om de projectstatus effectief te communiceren. Dit kan worden bereikt door middel van terugkerende projectstatusrapporten, projectdashboards of andere vormen van communicatie die belanghebbenden toegang geven tot informatie over de status van het project en mogelijke problemen. De projectmanagementdriehoek kan ook door projectmanagers worden gebruikt als een visueel hulpmiddel om afwegingen en genomen beslissingen te verduidelijken en belanghebbenden te helpen de voortgang van het project te begrijpen.
Hoe is de projectmanagementdriehoek van toepassing op outsourcingprojecten?
De projectmanagementdriehoek is voor alle projecten hetzelfde, ook voor projecten met outsourcing. Projecten die worden uitbesteed zullen met name moeite hebben met het beheren van de reikwijdte, tijdlijn en budgetbeperkingen in veel tijdzones, culturen en talen. De beperkingen in omvang, tijd en geld kunnen nog steeds worden beheerd, evenals eventuele gevaren, met behulp van de projectmanagementdriehoek als raamwerk.
Hoe kunnen projectmanagers de projectmanagementdriehoek gebruiken om de projectprestaties te verbeteren?
Door het te gebruiken als een raamwerk om de reikwijdte, tijd en kostenbeperkingen van het project te herkennen en te beheren, kunnen projectmanagers de projectmanagementdriehoek gebruiken om de projectprestaties te verbeteren. Projectmanagers kunnen garanderen dat het project op tijd, binnen het budget en op het beoogde kwaliteitsniveau wordt opgeleverd door het projectplan routinematig te herzien en te herzien en zo nodig afwegingen te maken tussen de beperkingen. De projectmanagementdriehoek kan ook door projectmanagers worden gebruikt om beter te communiceren met belanghebbenden, potentiële risico's te identificeren en te beheren en de projectprestaties te verbeteren.
In Conclusie
De kwaliteit van uw project hangt af van hoe goed de drie beperkingen in de projectmanagementdriehoek worden beheerd. Mismanagement van deze drie elementen zal uw project hoogstwaarschijnlijk uit de koers halen en het laten crashen. Om u te helpen deze drie beperkingen met succes te beheren, kunt u zoeken naar: hulpmiddelen voor projectbeheer online. Er zijn er veel om uit te kiezen!
Veelgestelde Vragen / FAQ
Hoe wordt de projectmanagementdriehoek genoemd?
De projectmanagementdriehoek wordt de drievoudige beperkingsdriehoek of de ijzeren driehoek genoemd.
Is de ijzeren driehoek achterhaald?
Hoewel de ijzeren driehoek niet meer wordt gebruikt om het succes van een project te meten, is hij nog niet achterhaald.
Wie heeft de projectmanagementdriehoek uitgevonden?
Martin Barnes vond de projectmanagementdriehoek uit.
Gerelateerde artikelen
- Project Scope Statement: gids voor het maken van een Scope Statement met voorbeelden
- Project Scope Management: Definitie & Scope Management Plan Voorbeelden
- PROJECT TRACKING SOFTWARE: beoordelingen van de 25 beste software voor het volgen van projecten
- HOE KOMT U IN PROJECTMANAGEMENT: definitie, gids en vereiste?
Referenties
