Je zou versteld staan van je eigen capaciteiten en prestaties als je het aantal taken en doelen zou bekijken dat je in een dag, week, maand en jaar hebt voltooid. Dit geeft echter geen goed beeld van hoe productief en efficiënt u in die periode was. Het kan zijn dat u af en toe deadlines hebt gemist of dat u er te lang over deed om bepaalde taken uit te voeren. Dit waren grote struikelblokken voor de productiviteit. Het onderwerp van het prioriteren van taken op het werk wordt van cruciaal belang, wanneer u elke dag een groot aantal werkzaamheden moet uitvoeren, moet u mogelijk een efficiënte strategie bedenken om hiermee om te gaan. Prioriteiten stellen is een methode om te bepalen wat u als eerste moet doen op basis van belangrijkheid. Als u begrijpt hoe u de taken die u hebt het beste kunt prioriteren, kunt u mogelijk tijd besparen op het werk. In dit bericht definiëren we prioriteiten stellen en bieden we een eenvoudig te volgen gids over het prioriteren van taken.
Taken prioriteren
Prioriteiten stellen houdt in het bepalen van de volgorde waarin taken moeten worden volbracht, afhankelijk van hun waarde. Deze methode kan u helpen uw tijd beter te organiseren. Dit leert u prioriteiten te stellen voor uw werk, deadlines te halen en meer tijd over te houden voor grotere klussen. Prioriteringsvaardigheden kunnen u helpen meer werk in minder tijd te voltooien. Maak een takenlijst. Je kunt pas beslissen hoe je taken prioriteit geeft als je eerst een duidelijk beeld hebt van alles wat er gedaan moet worden. Dit lijkt misschien rudimentair, maar wordt soms over het hoofd gezien in de haast om aan projecten te beginnen. Maak in plaats daarvan een lijst van alles waar je aan moet werken voor al je projecten. Deel grotere taken op in subtaken om te voorkomen dat u zich overweldigd voelt. Nadat uw taken zijn samengesteld en vermeld, voegt u aanvullende informatie toe, zoals:
- De tijd die nodig is om elk te voltooien.
- De mate van belangrijkheid of urgentie
- De deadline
Met al je klusjes op één plek, heb je een duidelijk beeld van wat er moet gebeuren. Als je net als de meeste mensen bent, begin je je werkdag met het doel zo productief mogelijk te zijn. Naarmate de dag vordert, merk je echter dat je meerdere dringende verzoeken afhandelt en dat je takenlijst groeit. Wat je van plan was, lijkt in eerste instantie aan de kant geschoven te worden. Je bent niet de enige als dit je bekend voorkomt. We hebben meestal het gevoel dat we een inhaalslag aan het spelen zijn op het werk zonder een kader voor het prioriteren van opdrachten.
Taken op het werk prioriteren
Meestal zijn slechte productiviteit en het niet halen van deadlines het gevolg van verkeerde prioriteitstelling van taken. Om deadlines te halen en de productiviteit te verhogen, is het van cruciaal belang om prioriteiten te stellen. De stappen voor een betere taakprioritering op het werk zijn als volgt.
#1. Maak een takenlijst.
Je kunt pas beslissen hoe je taken prioriteit geeft als je eerst een duidelijk beeld hebt van alles wat er gedaan moet worden. Dit lijkt misschien rudimentair, maar wordt soms over het hoofd gezien in de haast om aan projecten te beginnen. Maak in plaats daarvan een lijst van alles waar je aan moet werken voor al je projecten. Deel grotere taken op in subtaken om te voorkomen dat u zich overweldigd voelt.
Nadat uw taken zijn samengesteld en vermeld, voegt u aanvullende informatie toe, zoals:
- De tijd die nodig is om elk te voltooien.
- De mate van belangrijkheid of urgentie
- De deadline
- Met al je klusjes op één plek, heb je een duidelijk beeld van wat er moet gebeuren.
#2. Maak een kalender om uw taken bij te houden.
Zodra je hebt bepaald welke taken het belangrijkst zijn, zet je ze in je agenda. Wanneer u uw werklijst elke dag bekijkt, kan het gemakkelijker zijn om uw tijd te prioriteren. Misschien merk je dat een visuele herinnering aan elk item dat je moet bereiken, je helpt om je er beter op te concentreren. Het voltooien ervan kan je ook een gevoel van voldoening geven. Als je een taak krijgt zonder duidelijke begin- of einddatum, zorg er dan voor dat je ernaar vraagt, zodat je een tijd kunt plannen om eraan te werken en verwachtingen kunt scheppen. Als je deze datums eenmaal hebt bepaald, wil je misschien je persoonlijke einddatum nog eerder instellen om rekening te houden met onverwachte problemen of om werk op tijd in te leveren.
#3. Sorteer uw lijst op belangrijkheid
De volgende fase is het bevestigen van het belang of de urgentie van elke activiteit. Als een belangrijk werk niet op tijd wordt voltooid, heeft dit verreikende gevolgen omdat het van fundamenteel belang is voor uw project. Dringende klussen moeten daarentegen dezelfde dag worden afgerond omdat hun deadline dezelfde dag is. Je projecten tegen elkaar afwegen is de beste manier om ze te ordenen op urgentie of prioriteit. Geef aan de hand van de lijst uit stap één prioriteit aan elke taak op een schaal van 0 tot 10 en doe hetzelfde voor dringende taken. Wanneer de twee scores bij elkaar worden opgeteld, wordt de taak met de hoogste score als eerste gerangschikt.
#4. Communiceer de status van uw taken met uw teamgenoten.
Vergeet ten slotte niet om teamgenoten op te nemen die mogelijk op je wachten om een taak af te ronden of om je tijd te strijden. Verminder het aantal verzoeken dat u ontvangt door proactieve statusupdates te geven aan teamgenoten wanneer een taak is voltooid, wanneer u van plan bent een taak af te ronden en eventuele vertragingen of wegversperringen die zich voordoen. In plaats van voortdurend vragen te beantwoorden, kunt u uw werk op een productieve en efficiënte manier blijven doen.
Hoe taken te prioriteren Projectbeheer
Of je nu helemaal nieuw bent in projectmanagement of al jaren ervaring hebt, het is een moeilijke taak om een project op tijd en binnen budget te managen en af te ronden. Elk project is uniek en presenteert zijn eigen reeks projectmanagementkwesties. Aan welk type project je ook werkt, je hebt waarschijnlijk te maken met krappe deadlines en hoge verwachtingen. Alles in projectmanagement wordt met de hand gedaan. In tegenstelling tot andere branches leidt het maken van fouten niet tot succes; in plaats daarvan zal het leiden tot je ondergang.
#1. Onderzoek de Eisenhower-matrix.
Een bekende manier om taken te prioriteren is de Eisenhower Matrix, ook wel bekend als de Urgent-Important Matrix. Het leert u hoe u urgente en belangrijke taken kunt prioriteren op basis van hun urgentie en belang. Taken zijn onderverdeeld in vier typen:
- Dringend en belangrijk - dit zijn prioritaire klusjes die meteen moeten worden voltooid.
- Niet kritisch, maar urgent - dit zijn klussen die snel moeten worden uitgevoerd, maar die net zo goed of beter door iemand anders kunnen worden gedaan. Je wijst ze toe.
- Niet urgent en onbelangrijk - dit zijn taken die u waarschijnlijk zou kunnen missen. Gebruik geen van de tijd van het team voor deze taken.
U kunt een projectmanagementschema maken of u eenvoudigweg de kwadranten voorstellen terwijl u elk item op uw takenlijst bekijkt.
#2. Sorteer taken op basis van hun verwachte resultaten
Zelfs met de urgentie-belangrijkheidsmatrix kan het moeilijk zijn om te beslissen welke activiteit als eerste moet worden ondernomen. Wat als tal van taken echt urgent en kritiek blijken te zijn? Probeer uw projecten te organiseren op basis van de verwachte inspanning die nodig is om ze te voltooien. Het totale aantal uren dat een project naar verwachting in beslag zal nemen, wordt de geschatte inspanning genoemd. De voordelen van het prioriteren en aanpakken van de moeilijkere (tijdrovende) klusjes als eerste op de dag, en de kortere klusjes voor later op de dag over te laten, wanneer je misschien meer energie hebt.
#3. Wees redelijk
Er is niets mis met het hebben van ambitieuze doelen, maar laat 'perfect' nooit de vijand worden van 'goed'. Onrealistische projectdoelen kunnen uw team demoraliseren en ervoor zorgen dat uw project mislukt. Zorg ervoor dat u realistische verwachtingen stelt en dat uw doelen binnen een redelijke tijd kunnen worden bereikt, en neem regelmatig contact op met uw statistieken en uw team om te bepalen of u moet herzien.
Hoe taken te prioriteren Sollicitatievragen
De meeste beroepen vereisen dat u veel dingen tegelijk regelt en u zult tegenstrijdige prioriteiten tegenkomen. Als gevolg hiervan gebruiken bedrijven interviewvragen zoals "Hoe geeft u prioriteit aan uw werk?" "Vertel me eens over een keer dat je tegenstrijdige prioriteiten had op het werk." En als u het bedrijf niet kunt laten zien dat u een bewezen strategie heeft voor tijdbeheer en taakbeheer, zullen ze zich zorgen maken. Enkele veelgestelde vragen en antwoorden op recensies
#1. Hoe stelt u werkprioriteiten in?
Ik geef graag prioriteit aan mijn werk door een Excel-spreadsheet bij te houden van mijn projecten en hun deadlines, zodat ik alles in één oogopslag kan zien. Vervolgens sorteer en pas ik de spreadsheet aan om prioriteit te geven aan mijn werk op basis van het belang van een project, hoe lang het duurt, hoe urgent het is en of ik input van andere teamleden nodig heb om het werk te voltooien. Elke ochtend blader ik weer door dit blad. In mijn huidige functie krijg ik over het algemeen zes tot acht projecten toegewezen.
#2. Hoe ga je om met een situatie waarin het duidelijk is dat de aanstaande deadline van een project niet zal worden gehaald?
Als duidelijk wordt dat de geschatte deadline niet wordt gehaald, zal ik de taken beoordelen en overleggen met mijn manager om suggesties of aanbevelingen te doen.
Wat zijn de 4 niveaus van prioriteitstaken?
De Eisenhower-beslissingsmatrix, ook wel bekend als de Urgent-Important Matrix, verdeelt taken in vier kwadranten op basis van:
- Belangrijk.
- Dringend.
- Belangrijk en tijdgevoelig.
- Geen van beide.
Hoe prioriteer je taken effectief?
- Maak een lijst van al je taken.
- Bepaal welke taken daadwerkelijk kritiek zijn (en welke uitgesteld mogen worden).
- Houd een schema bij dat uw belangrijkste prioriteiten vertegenwoordigt.
- Geef prioriteit aan uw meest intense projecten met hoge inspanningen.
- Concentreer je op één taak tegelijk.
Wat zijn 3 manieren om prioriteiten te stellen?
Eerste kwadrant: belangrijk + urgent.
Tweede kwadrant: belang + niet urgent
Derde kwadrant: onbelangrijk + urgent.
Vierde kwadrant: niet belangrijk + niet urgent.
Hoe geeft u prioriteit aan uw taken Sollicitatievraag?
In antwoord op de vraag: "Hoe geeft u prioriteit aan uw werk?"
- Beschrijf hoe je je dag plant.
- Beschrijf hoe je wisselt tussen prioriteiten.
- Praat over hoe je deadlines stelt.
- Beschrijf hoe u de balans tussen werk en privéleven behoudt.
- Koppel je reactie aan de functie-eisen.
Hoe ga je om met meerdere taken tegelijk Interviewvraag?
De beste reacties belichten enkele tastbare harde en zachte vaardigheden. Je zou bijvoorbeeld kunnen stellen dat goede multitaskers er een gewoonte van maken om consequent te plannen. U kunt ook benadrukken dat een bekwame multitasker taken voortdurend prioriteert. Er zijn tal van opties voor u beschikbaar.
Hoe ga je om met een sollicitatievraag met een zware werklast?
Als je te maken hebt met een enorme werkdruk, heb je een strategie nodig om ermee om te gaan. U kunt iets zeggen als: "Iedereen heeft op een bepaald moment in zijn carrière te maken gehad met een zware werkdruk." Door een stap terug te doen en de kwestie te observeren, krijg ik meer inzicht en onpartijdigheid. Noteer de activiteiten die moeten worden voltooid en prioriteer ze aan het begin van elke werkdag van de hoogste naar de laagste prioriteit. "Dit verbetert niet alleen uw workflow, maar zorgt er ook voor dat u de meest kritieke activiteiten van de dag voltooit."
Hoe geef je prioriteit aan je werk als verpleegkundige?
Het ABC-principe moet door verpleegkundigen worden toegepast op de toestand van elke patiënt. Prioritering begint met het beoordelen van onmiddellijke gevaren voor het leven als onderdeel van de initiële beoordeling en is gebaseerd op de ABC-pneumonie, waarbij voorrang wordt gegeven aan de luchtwegen, gevolgd door ademhaling en circulatie (Ignatavicius et al., 2018).
Conclusie
Hoewel het verleidelijk kan zijn om te multitasken om meer te bereiken, verdient het vaak de voorkeur om u op één taak tegelijk te concentreren. Deze methode zorgt ervoor dat uw volledige aandacht op die opdracht is gericht, zodat u deze efficiënt kunt volbrengen voordat u doorgaat naar het volgende item op uw lijst. Als je niet wordt afgeleid door andere klusjes, heb je misschien een betere kans om werk van hoge kwaliteit af te leveren. Werkgevers willen weten dat u prioriteit kunt geven aan werk, afhankelijk van wat dringend is en een workflow kunt opzetten om gefocust te blijven op wat nodig is voor elk type dienstverband. Ze willen weten dat u met uw communiceert team en leiding als onderdeel van uw prioriteringsproces. Als u een interviewantwoord geeft dat vergelijkbaar is met de voorbeeldantwoorden hierboven, laat u werkgevers zien dat u in staat bent om productief te zijn op hun werkplek en te identificeren wat urgent en vitaal is.
Gerelateerde artikelen
- PRODUCTMANAGER: functieomschrijving en salaris bijgewerkt
- 4 manieren om een bedrijfscultuur op te bouwen bij een startup
- TOELATING VOOR KINDEREN: Moeten kinderen een vergoeding krijgen?
- BEDRIJFSRISICO: Risico's in het bedrijfsleven beheren
Referenties
