De primaire verantwoordelijkheid van een projectmanager is om alle stadia van de projecten van een bedrijf te overzien en ervoor te zorgen dat ze effectief worden afgerond. Ze maken documentatie om belanghebbenden te informeren, teamleden aan te sturen en de duur van een project vast te stellen. Ze kunnen ook verandermanagementplannen ontwikkelen om veranderingen in projectoperaties en tijdschema's op te vangen.
In dit artikel wordt het wijzigingsbeheerproces gedefinieerd, wordt onderzocht waarom het belangrijk is in projectmanagement, wordt uitgelegd hoe het moet worden geïmplementeerd en wordt managementadvies gegeven.
Wat is wijzigingsbeheer in projectbeheer?
Wijzigingsbeheer is een proces dat essentiële wijzigingen in een project detecteert, vastlegt en goedkeurt om onnodige verstoringen te voorkomen.
Veranderingsinspanningen op grote schaal, zoals digitale transformatie, vereisen de totale samenwerking van verschillende organisaties en teams, wat extra obstakels opwerpt voor projectmanagers. Dit soort inspanningen vereisen strikte en systematische controlemethoden.
Een van de belangrijkste functies van wijzigingsbeheer is het minimaliseren van niet-goedgekeurde wijzigingen, wat helpt om fouten te verminderen. Bovendien kunnen projectmanagers de beschikbare middelen beter benutten door een gepland en geïntegreerd change control-proces toe te passen.
De voordelen van het wijzigingsbeheerproces
Een efficiënt change control proces in projectmanagement kan heel waardevol zijn voor uw bedrijf. Bedrijven kunnen de productiviteit van het personeel verhogen door gebruik te maken van een geavanceerd proces voor verandermanagement en door samenwerkend teamwerk en verandercommunicatie te bevorderen. Hier is een lijst met de voordelen van het verandermanagementproces.
- Projectmanagers leren over de noodzaak van verandering tijdens de planningsfase van de verandering en hebben tijd om na te denken over de beste manier van handelen.
- Verminder het risico verbonden aan elke wijziging;
- Superieure kostenbesparende en risicobeperkende mogelijkheden;
- Aanpassingen maken kost minder tijd;
- Wijzigingen kunnen worden aangebracht met minder invloed op de projectplanning, omdat verzoeken worden behandeld en beheerd in overeenstemming met de projectplanning.
Wat zijn de verschillende soorten wijzigingsbeheer?
Wijzigingsbeheer is onderverdeeld in twee categorieën:
- Onverwachte veranderingen
- Werk verandert
Onverwachte veranderingen vragen om snelle actie. Een onverwachte verandering is bijvoorbeeld wanneer een product uit de handel wordt genomen vanwege een onvermijdelijk probleem.
Geplande aanpassingen daarentegen worden uitgevoerd met een grondige voorbereiding, risicoanalyse en inachtneming van een strak tijdschema. Een geplande verandering heeft als specifiek doel de organisatie of een specifiek team binnen de organisatie voor te bereiden op nieuwe doelen of doelstellingen. Veranderingen in de bedrijfscultuur, interne structuur, processen of een ander kenmerk zijn hier voorbeelden van.
Key Change Control Proceselementen
#1. Verander verzoeken
Als u iets aan uw project wilt bijwerken, moet u een wijzigingsverzoek indienen. Dit document geeft een samenvatting van de voorgestelde wijzigingen en hun belangrijkste grondgedachte. Wijzigingsverzoeken kunnen worden ingediend door iedereen die betrokken is bij een project, zowel intern als extern.
#2. Besturingskaart wijzigen
Het doel van een change control board is om met regelmatige tussenpozen voorgestelde wijzigingen in een project te beoordelen en erover te beslissen. Als de wijzigingsaanvraag is geautoriseerd, kan een wijzigingsopdracht worden gegenereerd.
#3. Bestelling wijzigen
Als de change control board de gevraagde wijziging goedkeurt, moeten de board en de betrokken klanten of belanghebbenden een change order ondertekenen. De oorspronkelijk in het contract vermelde voorwaarden zullen worden gewijzigd en beide partijen stemmen in met deze herzieningen.
#4. Wijziging loggen
Een changelog is een hulpmiddel dat wordt gebruikt bij wijzigingsbeheer om wijzigingen in het plan of de overeenkomst voor een project bij te houden. Een goed gedefinieerd wijzigingslogboek moet toegankelijk zijn voor alle projectmanagers.
De processtappen voor wijzigingsbeheer
Een typische processtroom voor verandermanagement bestaat uit vijf stappen. Bekijk de fasen in het verandermanagementproces hieronder om effectief het juiste actieplan op te stellen en uit te voeren.
Stap 1: Identificatie van de behoefte aan verandering
Elke belanghebbende kan een wijziging aanbrengen door de noodzaak van de wijziging te identificeren en dit uit te leggen op een aanvraagformulier voor projectwijzigingen. Een wijzigingsverzoekformulier dat door een teamlid wordt ingediend, moet de volgende informatie bevatten:
- De titel van het project
- Datum
- Beschrijving van het verzoek
- Aangevraagd door
- Wijzig de eigenaar
- De effecten van verandering
- Deadline
- Prioriteit
- Heb je vragen? Stel ze hier.
Stap 2. Evalueer het wijzigingsverzoek
Als projectmanager moet u onwettige wijzigingsverzoeken afwijzen of annuleren.
Vervolgens moet u bepalen welke middelen nodig zijn om de wijzigingsaanvraaganalyse uit te voeren.
Beoordeel vervolgens onmiddellijk de waarschijnlijke resultaten en pas indien nodig het aanvraagformulier aan.
Afgewezen verzoeken om herziening dienen voorlopig in de wacht te worden gezet.
Stap 3. Analyseer het wijzigingsverzoek
Wijs het wijzigingsverzoek ter beoordeling toe aan een gekwalificeerd personeelslid.
Deze analyse moet worden herhaald met de uitgestelde wijziging in rekening gebracht.
Stap 4. Voer het wijzigingsverzoek uit
- Bepaal het risico en de complexiteit van de wijziging voordat u deze goedkeurt.
- Beoordeel vóór de definitieve goedkeuring de impact van de wijziging.
- Analyseer de gevolgen van verandering en dien een verzoek tot beoordeling in bij de bevoegde autoriteiten.
Stap # 5: Sluit het wijzigingsverzoek
- Praktijken en procedures voor projectmanagement moeten worden herzien.
- Het is belangrijk om iedereen op de hoogte te houden van de ontwikkelingen.
- Controleer regelmatig de status van het wijzigingsverzoek.
- Houd de uitkomst van het wijzigingsverzoek bij.
- Stop het wijzigingsverzoek.
Verschillende procesfactoren voor wijzigingsbeheer
Er zijn zes hoofdonderdelen voor de verschillende aspecten van een projectwijzigingsproces. Leiderschapsafstemming, communicatie, betrokkenheid van belanghebbenden, veranderingsimpact, gereedheid, training en organisatieontwerp zijn hier voorbeelden van.
#1. Leiderschap Coördinatie
Leiderschapsafstemming zou niet moeilijk moeten zijn. De projectsponsor geeft meestal de originele opdracht en bespreekt de voordelen, dus ze zouden al aan boord moeten zijn. Medewerkers enthousiast en betrokken bij het project houden, kan echter moeilijk zijn als ze onder grote druk staan en hun prioriteiten voortdurend verschuiven.
Projectmanagers gaan er vaak van uit dat andere senior executives die bij het project betrokken zijn, dezelfde standpunten hebben als de projectsponsor of het eens zijn met de doelstellingen van het project. Als dat niet het geval is, is het van cruciaal belang om hun hulp in te roepen, omdat uw senior teamleden een impact zullen hebben op andere belanghebbenden.
#2. Stakeholderanalyse
Het is van cruciaal belang om aan het begin van een project een stakeholderanalyse uit te voeren. Het stelt u in staat om projectbetrokkenen te lokaliseren en te leren kennen, ze te groeperen en betrokkenheidsplannen voor elke groep te maken.
Betrokkenheid van belanghebbenden is een essentieel onderdeel van verandering en moet gedurende het hele project en zelfs daarna worden gehandhaafd om een verandering te laten beklijven. Stakeholdergroepen en plannen om hen erbij te betrekken, moeten in verschillende stadia van het project worden herzien en bijgewerkt.
#3. Communicatie
Het meest kritische aspect is communicatie. Een projectmanager moet bepalen welke communicatiekanalen toegankelijk zijn en vervolgens de nodige acties ondernemen om ze te gebruiken. U wilt de interesse van mensen voor uw project wekken. Mensen zullen hun eigen waarheden verzinnen als ze niet met elkaar kunnen communiceren. Dus als je iets wilt zeggen, zeg het dan. Geef aan of je al dan niet nieuwe kennis hebt.
#4. Veranderingsimpact en paraatheid
Veranderingsimpact en gereedheid is een cruciaal aspect van het verandermanagementproces. Het wordt bepaald door de mate waarin de verandering de belanghebbenden raakt en hoe bereid ze lijken te zijn om de aanpassing door te voeren. Gereedheidsactiviteiten, zoals een Gereedheidschecklist en een Gereedheidsstatusvolgsysteem, geven inzicht in het vermogen van de groep om de verandering door te voeren en verlagen de leveringsrisico's.
Als projectmanager moet u garanderen dat de organisaties die de aanpassingen doorvoeren uw gereedheidsvragen goed kunnen beantwoorden. Als ze zeggen dat ze klaar zijn maar dat niet zijn, heb je later problemen met de bezorging. Wanneer de verwachte gereedheidsniveaus niet worden gehaald, moeten wijzigingsplannen worden gebruikt om projectschade te beperken.
#5. Training en naleving van de organisatiestructuur
Training is vereist om te helpen bij acceptatie en integratie waar kennislacunes zijn vastgesteld. Dit kan zowel technologisch als gedragsmatig van aard zijn. De ideale manier om te trainen is een-op-een, in groepen, via 'train de trainer'-programma's, trainingsgidsen of op afstand of gecontroleerd, afhankelijk van het soort verandering en het aantal betrokken personen.
Bedrijven of teams die door de verandering worden getroffen, moeten mogelijk nieuwe organisatiestructuren bouwen of wijzigingen aanbrengen in bestaande structuren om de overgang mogelijk te maken. De “as is”- en “to be”-analyses moeten worden afgerond, evenals de bijbehorende procedures en functiebeschrijvingen.
Organisatie Ontwerp mag dan geen onderdeel zijn van het project, het is wel noodzakelijk om het te laten functioneren. Dit betekent dat het ontwerpwerk tegelijkertijd met de primaire projectactiviteit moet plaatsvinden en dat eventuele aanpassingen vóór of zelfs tijdens de opleveringsdatum van het project moeten worden aangebracht.
Hoe u geïntegreerd wijzigingsbeheer implementeert in projectbeheer
#1. Creëer een verandermanagementsysteem:
Definieer wat wel en niet een wijzigingsverzoek is. Als u bijvoorbeeld een extra stap toevoegt aan een projectfase die niet al te veel tijd kost en uw planning niet verstoort, hoeft u geen wijzigingsverzoek in te dienen, maar een extra stap toevoegen die de deadline in de weg staat wel. Bepaal het proces voor het indienen, goedkeuren en bijwerken van verzoeken.
#2. Procedures voor wijzigingsbeheer opstellen:
Wijs een leider toe aan dit proces die communiceert met belanghebbenden, toezicht houdt op de voortgang en iedereen op de hoogte houdt. Ze reageren ook op wijzigingsverzoeken met vooraf ingestelde antwoorden om het proces draaiende te houden. Voeg een uitsplitsing toe van hoe de voorgestelde wijziging het budget, de timing, risico's, belanghebbenden, consumenten en teamleden zou beïnvloeden.
#3. Noteer de impact van mogelijke veranderingen:
Gebruik een kaart om het gebied in kaart te brengen dat wordt beïnvloed door het wijzigingsverzoek. Inclusief het geld, het tijdschema, de middelen en de kwaliteit. Definieer vervolgens de wijziging en eventuele voorafgaande vragen die u of teamleden hierover hebben. Bereken daarna de impact met behulp van KPI's voor elke regio. Als het budget bijvoorbeeld wordt beïnvloed, bereken dan het waarschijnlijke gevolg met geld dat verloren of gewonnen zou worden als de wijziging wordt geaccepteerd.
Als je dit nog niet eerder hebt gedaan, maak dan een lijst van alle taken die verband houden met het project. Vergelijk het wijzigingsverzoek met de takenlijst om te zien of er conflicten zijn. U kunt zelfs een aanzienlijke overlap ontdekken, waardoor u een deel van uw huidige lasten kunt combineren of misschien zelfs kunt elimineren als de wijziging wordt doorgevoerd.
#4. Concept-sjablonen:
Door uw wijzigingsbeheerproces te automatiseren, bespaart u tijd bij het communiceren van elke nieuwe fase. Als meer dan één persoon toezicht houdt op het proces, helpt het ook andere teamleden om een consistent protocol te volgen. Maak een sjabloon voor intake, verwerking, goedkeuring en volgende acties.
Hulpmiddelen voor wijzigingsbeheerproces
Projectmanagers hebben toegang tot hulpmiddelen voor wijzigingsbeheer nodig om een effectief plan voor wijzigingsbeheer op te stellen. Afhankelijk van de aard van uw projectworkflow moet u naar de volgende tools zoeken in uw software voor wijzigingsbeheer.
#1. Proceskaarten / stroomschema's
Stroomdiagrammen en proceskaarten zijn uitstekende hulpmiddelen voor het in kaart brengen van verandermanagement. Het stelt alle belanghebbenden, zowel binnen als buiten het project, in staat om een alomvattend begrip van het proces te krijgen.
Een stroomschema is eenvoudig te maken en te onderhouden. Een stroomschema stelt projectmanagers in staat om de huidige status van het organisatieproces in kaart te brengen, de wijzigingsbeheercyclus bij te werken en wijzigingsverzoeken toe te voegen of te verwijderen op basis van goedkeuring door de wijzigingscommissie.
#2. De ADKAR-evaluatie
De afkorting ADAKAR staat voor Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement. Bij verandermanagement wordt ADKAR-analyse gebruikt als trainingstechniek om te garanderen dat alle projectdeelnemers in de verandering geloven en deze ondersteunen. Het geeft een reeks doelstellingen voor teamleiders aan. De plannen zijn bedoeld om de eerder afgesproken verbeteringen door te voeren. Productmanagers kunnen deze doelstellingen bereiken door
- Bewustzijn verhogen,
- De bereidheid van werknemers om mee te doen nieuw leven inblazen,
- Het verstrekken van de nodige kennis,
- Verhogen van het vermogen,
- De aanpassingen laten beklijven.
#3. Force Fields-analyse
Als projectmanager kan het gebruik van een barrière- en hulpmiddelenanalyse of krachtenveldanalyse u helpen om betere beslissingen te nemen. Het is een waardevolle techniek om te begrijpen waarom belanghebbenden een veranderingsidee steunen of ertegen zijn.
#4. Cultuur kaart
Een cultuurkaarttool wordt vaak gebruikt om weer te geven hoe bedrijfsregels, waarden en het gedrag van werknemers de bedrijfscultuur beïnvloeden. Het stelt productmanagers in staat om informatie te vinden die cruciaal is voor veranderingsinitiatieven. Een cultuurkaart kan u als projectmanager helpen bij het identificeren van de positieve factoren in uw team. Als gevolg hiervan is het gemakkelijker om de verantwoordelijkheid toe te wijzen aan de juiste persoon, waardoor wordt gegarandeerd dat het project de minste risico's loopt.
Afgezien hiervan kunnen projectmanagers verschillende andere hulpmiddelen gebruiken om verandermanagement te verbeteren.
2023 Change Control Process-sjablonen
Als het gaat om het correct uitvoeren van wijzigingen, zijn Change Control Process Templates behoorlijk belangrijk. Afhankelijk van de aard van de wijzigingen, kunnen projectmanagementteams verschillende sjablonen voor wijzigingsbeheer gebruiken. Laten we eens kijken naar enkele populaire sjablonen voor wijzigingsbeheer.
#1. Voorstelsjabloon wijzigen
Zelfs als de wijziging al is geaccepteerd, helpt een wijzigingsvoorstel-sjabloon u bij het bepalen van het "waarom" achter de wijziging. Zodra u dit sjabloon heeft ingevuld, kunt u uitleggen waarom de wijziging belangrijk is en anderen helpen hetzelfde te doen.
Belangrijke componenten:
- Wijzigingen die zijn voorgesteld
- De reden achter de verandering
- Resultaten te verwachten
- Tijd schatting
- Schattingen van de kosten
- Eventuele andere overwegingen
#2. Sjabloon voor communicatieplan wijzigen
Een communicatiestrategie is een essentieel onderdeel van elk plan. Mensen die door een verandering worden getroffen, zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het succes ervan, daarom is het van cruciaal belang om een plan te ontwikkelen om de verandering te communiceren. Een sjabloon voor een communicatieplan voor veranderingen helpt bij de uitvoering van de strategie.
Elementen om te overwegen:
- Verandermanagementmodel
- Leider veranderen
- Communicatiegerelateerde evenementen
- Communicatie datum
- Toehoorders
- Communicatiemethode
#3. Analyseformulier wijzigen
Elke fase in het verandermanagementproces bestaat uit meerdere kleinere stappen. Projectmanagers moeten elk van deze processen grondig onder de loep nemen. Een sjabloon voor wijzigingsanalyse helpt bij het effectief monitoren en implementeren van wijzigingen.
Elementen om te overwegen:
- Verandermanagementmodel
- Analyse datum
- Problemen tegengekomen
- successen
- Vereiste stappen
Best practices voor het wijzigingsbeheerproces
#1. Gebruik projectmanagementsoftware.
Het gebruik van projectmanagement- en change control-software om ervoor te zorgen dat uw change control-procedures soepel verlopen, is een prachtige methode om ervoor te zorgen dat uw change control-processen succesvol werken.
Software die speciaal voor projectbeheer is gemaakt, kan verschillende voordelen bieden, zoals verbeterde communicatie, tijdige planning en een beter gebruik van beschikbare middelen. Door het gebruik van collaboratieve softwaretools kunnen teamleden hun rol en de algemene doelen van het team beter begrijpen. Hieronder volgen enkele voorbeelden van software die samenwerking ondersteunt:
- Trello
- Microsoft projecteren
- vrijkamp
- Bijenkorf
- Asana
#2. Mogelijke gevaren herkennen
Projectmanagementrisico kan worden gedefinieerd als alles wat het project ervan zou kunnen weerhouden zijn doelstellingen te bereiken. Projectmanagers onderzoeken routinematig de mogelijke risico's van het project tijdens het verandermanagementproces. Alleen dan zullen ze in staat zijn om effectieve strategieën voor verandermanagement te ontwikkelen die de minste negatieve impact op het bedrijf zullen hebben.
Risico-identificatie, -evaluatie en -beperking zijn cruciale componenten van effectief verandermanagement. Door een efficiënt verandermanagementsysteem te creëren, kunnen bedrijven anticiperen op mogelijke obstakels en deze gemakkelijk overwinnen.
#3. Maak een veranderplan.
Bij het toevoegen van wijzigingen aan een project kan een goed doordacht change control-plan de output verhogen en tegelijkertijd de verspilde tijd verminderen. Dit is te wijten aan het feit dat het hebben van een gedegen managementbenadering een projectmanager kan helpen bij het anticiperen op problemen, het creëren van alternatieven en het voorbereiden op eventuele eventualiteiten. Met deze plannen kan het tot stand brengen van een grote verschuiving in een organisatie helpen bij kostenbesparingen en planning, terwijl er geen negatieve invloed op andere operationele elementen wordt gegarandeerd.
#4. Maak gebruik van een wijzigingsverzoekformulier en een wijzigingslogboek.
Een gestandaardiseerd aanvraagformulier vereenvoudigt het proces van het volgen, analyseren en implementeren van wijzigingsverzoeken. Door teamleden een consistent raamwerk te bieden dat ze kunnen volgen bij het aanvragen van een wijziging, kunnen sjablonen voor wijzigingsbeheer zorgen voor een effectief proces voor wijzigingsbeheer. Het helpt projectmanagers ook bij het bijhouden van wijzigingsverzoeken en eerdere wijzigingen.
Wat is het verschil tussen wijzigingsbeheer en wijzigingsbeheer?
Na een organisatorische transitie is verandermanagement een proces van analyseren, aanpassen en aanpassen aan nieuwe standaarden. Wijzigingsbeheer daarentegen is een subset van wijzigingsbeheer dat een stappenplan of wijzigingsimplementatieplan verzamelt, analyseert, beheert en genereert.
Hoe ga je om met verandermanagement in een project?
Om het wijzigingsbeheer in een project effectief te beheren, kunnen projectmanagers een sjabloon voor wijzigingsbeheer gebruiken en het wijzigingslogboek nauwlettend in de gaten houden.
Wat zijn de drie hoofddoelen van verandermanagement?
Een verandermanagementproces heeft drie hoofddoelen:
- Analyseren van het proces en implementeren van corrigerende en preventieve maatregelen om terugkerende problemen in een project te voorkomen.
- Zorg ervoor dat alle wijzigingsverzoeken in overeenstemming zijn met het projectmanagementplan.
- Het verwerken van wijzigingsverzoeken in overeenstemming met de aanwijzingen van de bevoegde autoriteiten.
Hoe moet een wijzigingsbeheerdocument worden geschreven?
Projectmanagers moeten een effectief procesdocument voor wijzigingsbeheer opstellen.
- Leg uit waarom de aanpassing is gemaakt.
- Creëer een verandermanagementteam door verschillende belanghebbenden te identificeren. Verduidelijk de specifieke voordelen van de wijziging.
- Bepaal gedefinieerde doelen voor het projectmanagementteam om te bereiken om het project te voltooien.
Conclusie
Wijzigingsbeheer verbetert teamwerk, verhoogt de productiviteit van werknemers en stelt teams in staat om uitdagingen veel sneller aan te pakken. Terwijl u de tekst leest, krijgt u belangrijke kennis over tal van aspecten van het verandermanagementproces.
Gerelateerde artikelen
- CHANGE MANAGEMENT TOOLS: technieken en alles wat u moet weten
- Beste 20-software voor wijzigingsbeheer in 2023: gedetailleerde beoordelingen
- ORGANISATIEVERANDERINGSMANAGEMENT: Alles wat u moet weten
- PROJECTBEHEER: definitie, software, vaardigheden, stappen en salaris
- VERANDERINGSBEHEER: stappen naar de wijzigingsbeheerprocessen
Referenties
