WAT IS BEHEER BIJ UITZONDERING?

Management by exception is de techniek om de financiële en operationele resultaten van een bedrijf te analyseren en problemen alleen onder de aandacht van het management te brengen als de resultaten aanzienlijk afwijken van het gebudgetteerde of verwachte bedrag. De bedrijfscontroller kan bijvoorbeeld worden gedwongen om het management te waarschuwen als de uitgaven meer dan $ 10,000 bedragen of 20% hoger zijn dan geraamd.

Het doel van de management by exception-benadering is om alleen taakbeheer te doen met de meest significante afwijkingen van de verwachte richting of prestatie van het bedrijf. Managers zullen ongetwijfeld meer tijd besteden aan het adresseren en herstellen van deze grotere afwijkingen. Het begrip kan zo worden verfijnd dat kleine afwijkingen onder de aandacht van lagere managers worden gebracht, terwijl grote afwijkingen direct aan het hogere management worden gerapporteerd.

Hoe ziet het proces van beheer bij uitzondering eruit?

Het algemene idee is eigenlijk vrij eenvoudig te begrijpen, maar het is niet het gemakkelijkste om goed in de praktijk te brengen. Het stellen van de doelstellingen of normen, het beoordelen van de prestaties van de gekozen doelstellingen, het onderzoeken van mogelijke afwijkingen en het oplossen van uitzonderingen zijn de enige doelstellingen die nodig zijn voor het proces. Laten we elke sectie afzonderlijk bekijken:

#1. Doelen of normen vaststellen

Het procedureselectieproces begint met het stellen van de normen. Stel dat u een hamburgerrestaurant heeft en zaken als verkopen, uitgaven, enzovoort wilt bijhouden. U zou voor elke taak en bewerking een norm of doel moeten definiëren. De norm moet gemakkelijk kwantificeerbaar en haalbaar zijn. Het kan bijvoorbeeld het totale aantal hamburgers zijn dat elke maand wordt verkocht. Dit is het bedrag dat u moet verkopen om uw kosten te dekken en zich duurzaam te blijven ontwikkelen. Als gevolg hiervan zou je de norm vaststellen, in dit geval misschien 15,000 verkochte hamburgers.

#2. Prestaties evalueren en vergelijken met de norm

Zodra de normen zijn vastgesteld, kunt u bij uitzondering management gaan inzetten. Het belangrijkste aspect van de procedure is het monitoren van de benodigde datasets en het bepalen of de daadwerkelijke prestatie aan de normen voldoet. U moet verifiëren dat u alle belangrijke gegevens en monitoringsystemen in realtime verzamelt.

De monitoringmethode kan variëren, afhankelijk van de grootte van uw bedrijf en het type gegevens dat u bewaakt. U kunt automatische monitoringtools gebruiken om gegevens voor u te verzamelen en te comprimeren, zodat u de resultaten kunt zien. Aan de andere kant kunt u de rapporten handmatig bekijken om eventuele afwijkingen te identificeren.

Als u begint met het verzamelen van gegevens over de huidige prestaties, kunt u deze gaan vergelijken met uw ingestelde normen. Dit wil je doen om eventuele afwijkingen van het gebruikelijke te signaleren en deze vervolgens op te lossen.

#3. De afwijking onderzoeken

Wanneer u uw prestatiegegevens vergelijkt met de normen, zijn er twee mogelijke uitkomsten:

Als er geen grote variatie is, onderneem je geen actie. Zoals eerder vermeld, hoeft u niet te reageren op kleine wijzigingen.
Als u een grote afwijking ontdekt, gaat u verder met de volgende stap en vertelt u het juiste managementniveau over het probleem. Dit kan uw directe leidinggevende zijn of hoger management. Afhankelijk van de methode moet je als manager ofwel reageren op de afwijking, ofwel hoger in de keten melden.

Afwijkingen mogen niet worden geaccepteerd zoals ze zijn, en corrigerende maatregelen mogen pas worden uitgevoerd nadat u de oorzaken van de uitzonderingen hebt vastgesteld. Je moet twee dingen in gedachten houden. Om te beginnen kan een menselijke fout of een andere afwijking de situatie hebben veroorzaakt. Dit zou kunnen betekenen dat het vertrek niet zo ernstig is als het lijkt. Het tweede om te onthouden is dat afwijkingen niet altijd gerepareerd hoeven te worden. In sommige gevallen kan de variatie worden veroorzaakt door verbeteringen in een specifieke methode. Begin daarom nooit met het oplossen van een probleem zonder eerst de kernoorzaken van de afwijking vast te stellen.

#4. Zorg voor de uitzondering

Het is dan aan het verantwoordelijke management om de afwijking op te vangen en adequaat te reageren. Voordat u de anomalieën kunt oplossen, moet u eerst de onderliggende redenen begrijpen. Houd er rekening mee dat in sommige gevallen uw normen moeten worden aangepast. Als u bijvoorbeeld een nieuw product aan uw lijn toevoegt, moeten uw uitgaven stijgen, enzovoort. Dus, in plaats van eenvoudigweg uw beheer te implementeren met uitzonderingsformules, onderzoek ze regelmatig.

Principes van management bij uitzondering

Management by exception houdt zich voornamelijk bezig met ervoor te zorgen dat het management zich richt op beleidsinitiatieven en -beslissingen, en alleen betrokken raakt bij de dagelijkse activiteiten wanneer zich significante afwijkingen voordoen. Hoe zit het met de fundamenten? Wat zijn enkele van de belangrijkste principes die aanwezig moeten zijn om management by exception te laten werken?

#1. Een methodische aanpak

Beheer bij uitzondering vereist een methodische aanpak van het werk. In de praktijk betekent dit dat alle operationele eisen en eisen van de organisatie grondig moeten worden begrepen en geschetst. In wezen moet het bedrijf op de hoogte zijn van alles wat er speelt en zich houden aan duidelijke regels. Beheer bij uitzonderingen is onmogelijk zonder een goed gedefinieerde set van normen en processen. Simpel gezegd, afwijkingen kun je niet detecteren als je niet weet hoe de normale of zogenaamde norm eruitziet.

#2. Een gedegen organisatiebeleid

In de systematische aanpak staat het begrip organisatiebeleid centraal. De organisatie moet een vooraf bepaald en vooraf vastgesteld beleid hebben dat de doelstellingen en het beleid definieert waaraan het management en andere niveaus van het bedrijf zich moeten houden. Het hebben van een gedetailleerd beleid zal het niet alleen gemakkelijker maken om afwijkingen te identificeren, maar het zal er ook voor zorgen dat alle niveaus van het bedrijf dezelfde reeks normen volgen.

#3. Een sterk begrip van uitzonderingen

In relatie tot het voorgaande uitgangspunt vereist management by exception dat de gehele organisatie op de hoogte is van de afwijkingen. U kunt het systeem niet uitvoeren als de uitzonderingen verborgen blijven of alleen bekend zijn bij het rapportageteam. Hoe beter het team begrijpt wat er van hen wordt verwacht en wat rode vlaggen moet oproepen, hoe gemakkelijker het is om problemen te herkennen of te voorkomen dat ze zich voordoen.

#4. Passende verdeling van bevoegdheden

Om het proces en de structuur te laten werken, moet een principe van juiste delegatie van bevoegdheden worden gecreëerd. Zoals eerder vermeld, kunnen afwijkingen grofweg worden ingedeeld in gewoon en ongewoon gedrag. Voor gezag moet er een duidelijk begrip zijn van deze kloof en een gevestigde commandostructuur. Wanneer zich een probleem of een uitzondering voordoet, moeten medewerkers en managers begrijpen wat er van hen wordt verwacht.

#5. Constante ontwikkeling ondergeschikten

Ten slotte, zoals met veel managementtheorieën en -stijlen, moet ondergeschikte ontwikkeling worden opgenomen in uw management by exception-raamwerk. Ik zal later ingaan op de voor- en nadelen van de aanpak, maar u moet weten dat het systeem niet gemakkelijk is voor het personeel.

Omdat de leiding bij een probleem alleen ondergeschikten proactief inschakelt, moet je ervoor zorgen dat het personeel zo kundig mogelijk is. Je moet niet alleen training geven over de stijl, maar ook over andere aspecten van de rol van de ondergeschikte. Bovendien moet de training zich concentreren op het versterken van de managementkwaliteiten van het individu. Dit geeft uw organisatie soepelere opvolgingsalternatieven en zorgt ervoor dat de volgende managers afkomstig zijn van binnen de organisatie.

Wat zijn de voordelen van beheer bij uitzondering?

Het vermindert het aantal financiële en operationele resultaten dat het management moet beoordelen, waardoor hun tijd beter wordt gebruikt.
Een minimaal invasieve rapportageoptie is het configureren van de rapportschrijver die is gekoppeld aan het boekhoudsysteem om automatisch rapporten af te drukken met bepaalde tussenpozen die de vooraf bepaalde uitzonderingsniveaus bevatten.
Dit concept stelt werknemers in staat om hun eigen aanpak te volgen om de gebudgetteerde resultaten van het bedrijf te verkrijgen. Het management grijpt alleen in als er sprake is van uitzonderlijke omstandigheden.
Als onderdeel van hun jaarlijkse auditactiviteiten zullen de auditors van het bedrijf informeren naar grote afwijkingen, daarom moet het management deze kwesties voorafgaand aan de audit analyseren.

Actief beheer bij uitzondering

Actief beheer bij uitzondering houdt in dat leiders zowel activiteiten als resultaten controleren en bewaken. Leidend bij uitzondering is ingrijpen bij het eerste teken van een probleem om de situatie op te lossen en recht te zetten, terwijl het teamlid dat het heeft veroorzaakt berispt.

Voordat we verder gaan, laten we begrijpen wat transactioneel leiderschap is, het zal ons helpen het concept van actief en passief beheer bij uitzondering beter te begrijpen

Transactioneel leiderschap

Transactioneel leiderschap is het meer directieve en minder betrokken broertje van transformationeel leiderschap, maar het is marginaal superieur aan laissez-faire leiderschap, die allemaal deel uitmaken van het Full Range Leadership Model.

Dit type leiderschap is gebaseerd op een gedefinieerde belonings- en strafstructuur voor verschillende prestatieniveaus. Het onderscheidt zich van transformationeel leiderschap door de nadruk op resultaten, efficiëntie en prestaties in plaats van mensen en verbindingen.

Transactioneel leiderschap heeft drie verschillende componenten of technieken: actief beheer bij uitzondering, passief beheer bij uitzondering en voorwaardelijke beloning.

Actief management bij uitzondering in transactioneel leiderschap

De manager of leider is gedurende het hele werk betrokken bij actief management bij uitzondering, het controleren, toezicht houden en verifiëren van het werk van de teamleden. Door deze intieme deelname kan de leider af en toe problemen opmerken voordat het te laat is, en corrigerende maatregelen kunnen worden geïmplementeerd, zelfs als de gevolgen volledig worden vermeden. Dit in tegenstelling tot passief beheer bij uitzondering.

Actief aansturen door exception manager voorkomt niet alleen problemen maar is ook constant aanwezig en begeleidt en laat medewerkers zien wat ze moeten doen. Hierdoor kunnen teamleden meer leren over het vermijden van fouten en meer directe coaching krijgen van hun leider. Net als bij toonaangevend leiderschap, kan de leider een goed voorbeeld geven aan anderen om te volgen.

Echter, actief beheer bij uitzondering, zoals passief beheer bij uitzondering, is eveneens gericht op negatieve punten en het voorkomen van fouten; het is gewoon meer proactief dan reactief.

Actief beheer bij uitzondering, zoals de meeste transactionele leiderschapsbenaderingen, werkt goed in repetitieve contexten waar een klein aantal acties en taken wordt voltooid en het product voor zich spreekt.

De sleutel tot effectief actief beheer door exceptioneel leiderschap is om dicht genoeg bij de echte baan te zijn om fouten vroeg op te merken, en er tegelijkertijd voor te zorgen dat het personeel van deze gevallen leert, waardoor de kans op toekomstige uitzonderingen wordt verkleind.

Situaties waarin actief beheer bij uitzondering effectief kan zijn

Actief beheer bij uitzondering kan effectief zijn in de volgende scenario's:

Fastfood restaurants
Schoonmaakservice
Logistiek en warehousing
bijeenkomst
Landbouw en productieomgevingen met een lage en gemiddelde complexiteit vereisen handarbeid.

Actief beheer door uitzonderingsleiderschap, zoals passief beheer door uitzondering, heeft echte beperkingen. De concentratie op uitzonderingen beperkt uw doelstellingen en er is weinig tot geen nadruk op het grotere geheel, zoals visie, betrokkenheid, motivatie, enzovoort. Het geeft enige voortdurende ontwikkeling, wat van vitaal belang is, maar het is meer gericht op het vermijden van moeilijkheden dan op algehele verbetering.

Werkt actief beheer bij uitzondering?

Actief beheer werkt bij uitzondering beter dan passief beheer, maar niet zo goed als voorwaardelijke beloning of transformatief leiderschap. Zelfs in repetitieve omgevingen waar mensen gewoon hun uren inleveren voor hun loon, kan een visionaire leider altijd een overkoepelend doel vinden om betrokkenheid op te bouwen, waardoor de prestaties worden verbeterd en het personeelsverloop wordt verminderd.

Leiders met aspiraties voor verbetering, evenals de ambitie en het doel om de mensen om hen heen te verbeteren, zouden geen genoegen moeten nemen met deze meer basale vorm van leiderschap, ook al omvat dit deelname aan het werk.

Wat is MBO, de voor- en nadelen ervan?

Management by goals (MBO) is een procedure waarbij een manager en een medewerker bepaalde prestatiedoelstellingen afspreken en vervolgens een strategie bedenken om deze te behalen. De voordelen zijn onder meer:

Omdat management door doelstellingen (MBO) een doelgerichte strategie is die zich richt op het definiëren en beheersen van doelen, moedigt het managers aan om diepgaand te plannen.
Er is geen dubbelzinnigheid of verwarring over het werk, omdat zowel het management als de ondergeschikten begrijpen wat er van hen wordt verwacht.
Managers moeten meetbare doelen, prestatienormen en prioriteiten voor deze doelen definiëren. Verder zijn de taken en bevoegdheden van het personeel duidelijk afgebakend.
Het verhoogt het bewustzijn van individuen over de doelstellingen van het bedrijf.
Het geeft vaak gebieden aan waar medewerkers aanvullende training nodig hebben, wat resulteert in loopbaanontwikkeling.
De methode van periodieke evaluatie informeert ondergeschikten over hun prestaties. Omdat MBO veel nadruk legt op definieerbare doelen, kunnen beoordeling en evaluatie objectiever, specifieker en rechtvaardiger zijn.
Het verbetert de communicatie tussen management en medewerkers.

De nadelen zijn onder meer:

Het MBO kan alleen succesvol zijn als het topmanagement er volledig achter staat.
Ondergeschikten kunnen zich verzetten tegen management door doelstellingen (MBO).
Er komt veel papierwerk bij kijken en het kost de manager te veel tijd.
De nadruk ligt op korte termijn doelstellingen.
De meeste managers missen misschien de juiste vaardigheden in interpersoonlijke interacties zoals coaching en counseling, die vaak nodig zijn.
De koppeling van het mbo met andere systemen, zoals forecasting en budgettering, is behoorlijk ontoereikend. Dit bemoeilijkt de algehele werking van alle systemen.
Het bereiken van groepsdoelen is een grotere uitdaging.

Wat is het verschil tussen beheer op uitzondering en beheer op doelstellingen?

Het belangrijkste onderscheid tussen Management by Objective (MBO) en Management by Exception (MBE) is dat MBO een proces is waarin specifieke doelen voor de organisatie gezamenlijk worden vastgesteld, terwijl MBE een beleid is waarin het management zijn tijd besteedt aan het onderzoeken van alleen die situaties waarin het werkelijke resultaat afwijkt.

Wat is het belangrijkste doel van management by exception?

Management by exception is een benadering van leiderschap die mensen aanmoedigt om initiatief te nemen en de leiding te nemen over hun eigen werk en initiatieven. Het houdt in dat je uitschieters die er statistisch toe doen, op nul zet en onderzoekt.

Waarom is management by exception een effectieve strategie?

Het management maakt bij uitzondering beter gebruik van de tijd van het management door het aantal financiële en operationele resultaten dat moet worden beoordeeld te verminderen.

Ten slotte,

Management by Exception is een uitstekende managementtechniek om ervoor te zorgen dat de volledige aandacht van de manager is gericht op de meest urgente kwesties. Het kan helpen om de aandacht te richten en een omgeving te creëren waarin echte problemen voorrang krijgen. Beheer bij uitzondering kan inderdaad een nuttige techniek zijn om prioriteiten te stellen voor taken, van het organiseren van dagelijkse activiteiten tot het opzetten van geschikte machtsstructuren. Het kan ervoor zorgen dat het bedrijf aan de hoogste normen voldoet.

Veelgestelde Vragen / FAQ

Is het management bij uitzondering goed?

Beheer bij uitzondering is een geweldig idee voor elk bedrijf. Managers gebruiken het om zich te concentreren op de bedrijfsprestaties in plaats van op de hele business unit.

Wie heeft MBE ontwikkeld?

Rond 1968 ontwikkelden twee Amerikaanse natuurkundigen, de in China geboren Alfred Y. Cho en John R. Arthur, Jr. de basis MBE-technologie bij Bell Laboratories.

Wat is passief beheer bij uitzondering?

Passief beheer bij uitzondering betekent het uitstellen van actie totdat fouten of problemen niet meer over het hoofd kunnen worden gezien.

WAT IS BEHEER BIJ UITZONDERING?

Inhoudsopgave Verbergen