De verhuizing van een kantoor is voor sommige mensen een moeilijke aankondiging vanwege de redenen voor de verhuizing. Het kan het resultaat zijn van een succesvol businessmodel. Soms is het het resultaat van geluk, maar soms is het het resultaat van slecht management. Sommige bedrijven hebben de afgelopen jaren een enorme groei doorgemaakt door hun diensten, waardoor ze een kantoorverhuizing hebben overwogen. Dat is een van de vele goede redenen om voor een nieuwe vestigingsplaats voor uw bedrijf te kiezen! Bedrijfsfondsen kunnen ook aanleiding geven tot een verhuizing. De huur van uw faciliteit kan zijn gestegen, of u bent misschien niet langer winstgevend op uw locatie. Zoals u kunt zien, kan een bedrijf om verschillende redenen verhuizen. Wat de reden ook is, een kantoorverhuizing is belangrijk. Daarom is er behoefte aan een checklist voor kantoorverhuizingen.
Wat is kantoorverhuizing?
Kantoorverhuizing verwijst naar het verplaatsen van de activiteiten van het bedrijf die momenteel worden uitgevoerd in het uitgesloten gebouw naar het nieuwe kantoorgebouw als onderdeel van het kantoorverhuizingsproces.
Hoe plan je een kantoorverhuizing?
Zonder de juiste planning, voorbereiding en organisatie kan het verhuizen van een kantoor een chaotische, frustrerende en tijdrovende beproeving zijn. Als dit je eerste werkplekverhuizing is, weet je misschien niet hoe je moet beginnen of waar je op moet letten bij een goed plan. Hier zijn enkele plannen voor een succesvolle kantoorverhuizing.
#1. Een puntpersoon aanwijzen
Wijs de primaire verantwoordelijkheid voor de verhuizing toe aan uzelf of aan iemand anders binnen uw organisatie. Je zou deze persoon kunnen zien als de coördinator van de kantoorverhuizing. Hij of zij moet een meester zijn in logistiek, een effectieve woordvoerder van uw organisatie en een snelle denker in crisissituaties.
In de regel kun je de planningsteams voor projecten het beste aan de kleine kant houden. Het checklist-team voor verhuizingen van het kantoor wordt geleid door de interne verhuiscoördinator en hun werk zal de basis vormen voor de nieuwe indeling van uw kantoor.
#2. Kies cruciale data uit
Zoek uit wanneer uw bestaande huurcontract afloopt wanneer u wilt verhuizen, wanneer u een nieuw huurcontract wilt tekenen wanneer u wilt beginnen en eindigen met het opbouwen van uw nieuwe werkplek en wanneer u volledig wilt intrekken.
#3. Maak een uitgebreid plan
De relocatiemanager moet een allesomvattende strategie hebben die gemakkelijk kan worden gecommuniceerd aan het hogere management en de rest van het personeel. Tijdlijnen, toegewezen verantwoordelijkheden en andere projectontwikkelingen moeten allemaal duidelijk in dit plan worden weergegeven.
Indien mogelijk zou het ideaal zijn om een projectmanagementtoepassing te gebruiken die momenteel regelmatig wordt gebruikt binnen uw organisatie, omdat dit de samenwerking en communicatie tussen teamleden veel soepeler zou maken. Begin met een gedegen sjabloon die aangeeft welke stappen cruciaal zijn, zoals deze of deze.
Bovendien zullen het aantal en het type in-office personeel, evenals de totale omvang van het bedrijf, bepalend zijn voor de omvang van de logistieke vereisten in verband met verhuisdiensten. Terwijl grote organisaties van de grond af aan kunnen bouwen, kunnen kleinere bedrijven gewoon een bestaande structuur huren en intrekken.
#4. Bepaal wat voor soort werkplekfaciliteiten u nodig heeft
De ideale werkplek kan sterk variëren, afhankelijk van de aard van het bedrijf waarbij u in dienst bent. Als u wilt dat uw nieuwe kantoor de meest gunstige omgeving is voor werk en groei, is het van cruciaal belang dat u uw must-haves identificeert als onderdeel van het verhuisplan.
#5. Bepaal welke verhuisaanbieder u gaat gebruiken
Zoek eerst uit of u al het inpakken en verhuizen gaat doen, of dat u iemand gaat inhuren volledige verhuisservice. Een professionele verhuiscoördinator kan de logistiek van de daadwerkelijke verhuizing verzorgen als u een full-service verhuisbedrijf inschakelt. Uw verhuisbedrijf regelt alle logistiek, dus u hoeft dat niet in uw projectplan op te nemen. Niettemin moet u rekening houden met de tijd om de beste full-service kantoorverhuizers voor uw planning te vinden en in te huren.
Diensten voor kantoorverhuizingen
Het organiseren van een kantoorverhuizing kan stressvol zijn. Demontage en hermontage brengen een eindeloze reeks taken met zich mee, die elk zonder fouten moeten worden uitgevoerd, anders verliest het bedrijf geld. Het gebruik van de verhuisservices en bedrijven van Chipman garandeert een soepele overgang met de minste verstoring voor uw bedrijf.
Voordelen van kantoorverhuizingsservices
Kantoorverhuizingen zijn berucht vanwege het veroorzaken van onverwachte uitval, stress en zelfs de vreemde ziekte van werknemers op de dag van de verhuizing. Het inhuren van kantoorverhuizingsdiensten kan echter stress verlichten, de overgang verkorten en zorgen voor succes op de nieuwe locatie. Hier zijn enkele van de voordelen van kantoorverhuizingen.
#1. Ontspan en vergeet vervoer
Bent u bang dat de gehuurde verhuiswagen niet groot genoeg zal zijn voor de bureaus, computers en het meubilair van uw kantoorruimte? Het inhuren van professionele kantoorverhuizingsdiensten en bedrijven, zoals Perry Moving & Storage, is de meest stressvrije manier om uw spullen van A naar B te vervoeren. Ze zijn experts in het verhuizen van grote, omvangrijke of anderszins onhandige items en doen dit graag het voor jou.
#2. Geld besparen
Professionele kantoorverhuizingen en bedrijven worden soms verkeerd begrepen als onbetaalbaar, maar dit is zelden het geval. Wanneer de kosten van extra uitvaltijd, verminderde productiviteit en beschadigde goederen worden meegewogen, wordt het duidelijk dat het inhuren van professionals de meest kosteneffectieve optie is. Pro's zijn getraind om items van de ene locatie naar de andere te vervoeren zonder schade of schade toe te brengen aan de items die worden verplaatst of aan een van uw medewerkers die mogelijk helpen. Als extra bonus hoeft u geen geld uit te geven aan verhuisgerelateerde uitgaven, zoals het huren van een vrachtwagen, professionele verhuisapparatuur, kratten inpakken, enzovoort.
#3. Verminder productiviteitsverliezen tot een minimum
U kunt uw kantoorbezittingen toevertrouwen aan de snelle en zorgvuldige handen van professionele kantoorverhuizingen en bedrijven. Dat betekent dat u de tijd dat uw bedrijf gesloten is, kunt verkorten voordat u geld verliest. In de commerciële wereld is tijd geld, dus het is belangrijk om zo snel mogelijk prioriteit te geven aan hersteloperaties.
#4. Ervaring
Wanneer u een contract afsluit met kantoorverhuizingsdiensten of bedrijven, krijgt u toegang tot een team van bekwame experts met uitgebreide kennis van de verhuis- en inrichtingsprocessen. Wanneer u met experts werkt, zorgen zij voor de details, zoals het opsporen van achtergebleven draden of het uitzoeken hoe meubels opnieuw moeten worden gerangschikt om plaats te bieden aan slecht geplaatste stopcontacten.
Wat moet er in een verhuispakket zitten?
Om succesvol te verhuizen voor werk, is het belangrijk om uitgebreide gesprekken te voeren over uw wensen en zorgen met uw bedrijf. U kunt het meeste halen uit de onderhandelingen over uw verhuispakket met uw nieuwe bedrijf als u de tijd neemt om de inhoud van uw pakket zorgvuldig te onderzoeken en de gebieden aan te wijzen waar u extra hulp nodig heeft. Dit zijn dingen om mee te nemen.
- Salarisaanpassingen of bonussen.
- Hulp bij kosten onroerend goed.
- Verhuizing vergoeding.
- Flexibele startdatum.
- Gratis bezoeken.
Checklist kantoorverhuizing
Het verhuizen van een kantoor is een beetje ongemak voor een ondernemer of startende ondernemer die zou resulteren in meer inkomsten; de keuze is al gemaakt om uit te breiden om meer klanten te bedienen of om de overheadkosten te verlagen. Het is tijd om verder te gaan en een checklist voor het verhuizen van een kantoor te krijgen nu u een nieuw huurcontract hebt ondertekend.
Checklists voor kantoorverhuizingen zijn veel moeilijker en verwarrender dan verhuizingen, en zelfs een kleine fout kan ertoe leiden dat uw bedrijf geld verliest. Bovendien is het verhuizen van een kantoor een moeilijke taak voor elk bedrijf, ongeacht de grootte. Niet alleen al het personeel van het kantoor wordt verplaatst, maar ook alle machines, elektronica, armaturen, computers en meubels. Als gevolg hiervan wilt u ervoor zorgen dat alles zo soepel mogelijk verloopt, want al deze dingen, inclusief het personeel, betalen de rekeningen. Door uw taken in een tijdlijn te organiseren met behulp van een checklist voor kantoorverhuizingen, weet u altijd wat u moet doen en of u op schema ligt om te verhuizen.
#1. Bekijk uw huurovereenkomst
Heeft u een vroegtijdige huurbeëindiging? Moet u vóór de verhuizing eventuele schade herstellen? Zijn er bepalingen in het huurcontract waar u op moet letten? Om er zeker van te zijn dat u niets mist, stelt u uzelf deze vragen en neemt u de huurovereenkomst goed door.
#2. Informeer bij verhuisbedrijven
U kunt geld besparen en zorgen voor een naadloze verhuizing door verhuisoffertes van de beste bedrijven te vergelijken. Hoe eerder u begint met zoeken, hoe beter. U zou veel biedingen moeten krijgen omdat deze verhuisbedrijven vaak lange achterstanden hebben die maanden kunnen duren. Denk ook aan de apparatuur die u verplaatst. Voor grote machines kan een gespecialiseerde transporteur nodig zijn, aangezien niet alle verhuisbedrijven hiervoor zijn uitgerust.
#3. Een bestedingsplan en een budget maken
Een budget is essentieel, daar bestaat geen twijfel over. Bepaal hoeveel geld u nodig heeft om te verhuizen en welke diensten u meteen nodig heeft, maar waar nodig ook zonder. Veel bedrijven vragen de verhuizers bijvoorbeeld om wat kantoorbenodigdheden voor werknemers in te pakken. Dit is eerder een nice-to-have dan een must-have. Het is mogelijk om geld te besparen door werknemers hun eigen spullen te laten inpakken.
Zorg ervoor dat er voldoende geld in het budget is om de verplaatsingskosten van personeel te betalen. Zelfs als uw bedrijf erg klein is, zal dit een aanzienlijk percentage van uw geld verbruiken. Dit is de meest cruciale checklist voor kantoorverhuizingen.
#4. Benoem een werkgroep
Het aanstellen van een planningsteam om veel van de items op deze checklist voor kantoorverhuizingen te coördineren, is cruciaal. Het verhuizen van een kantoor is een grote onderneming, daarom is het belangrijk om te werken met betrouwbare professionals.
Dit is de reden waarom velen willen werken met een professioneel verhuisbedrijf als ARC. Hier zorgen wij voor alle details, zodat u dat niet hoeft te doen. U zult het gemakkelijker hebben en het bedrijf zal geen inkomsten verliezen door een stopzetting van de productie.
Hoe communiceer je met een kantoorverhuizing?
- Druk je eerlijk uit. Om productieve gesprekken te voeren, moet u eerst oprecht zijn in uw bedoelingen.
- Geef de communicatie een boost van boven naar beneden.
- Maak een vroege start.
- Wij helpen u bij elk facet van uw kantoorverhuizing.
Bedrijven voor kantoorverhuizingen
Zelf uw kantoor verhuizen kan een stressvolle beproeving zijn. Het inhuren van commerciële verhuisbedrijven of een verhuisservice die gespecialiseerd is in kantooroverdrachten kan de impact op de productiviteit en het moreel tijdens de overgang aanzienlijk verminderen. Bovendien, als u een kantooroverdracht of verhuizing overweegt, wilt u contact opnemen met een van de onderstaande bedrijven die we hebben aanbevolen. Houd er rekening mee dat voordat u akkoord gaat met enig werk, een betrouwbare verhuisservice u graag een gratis en vrijblijvende offerte zal bezorgen.
#1. Tsi-Tsi Verhuizingen
TSi-TSi Removals is een in Oxfordshire gevestigd commercieel verhuisbedrijf dat een breed scala aan lokale bedrijven bedient. Ze zijn experts in het verplaatsen van werkplekken met minimale uitvaltijd. Een team van verhuizers zal al uw bezittingen inpakken, laden, lossen en uitpakken als onderdeel van hun volledige verhuisservice. Hun alternatieven voor een stressvrije kantoorverhuizing zorgen ervoor dat uw kantoorverhuizing vlekkeloos verloopt.
#2. Verhuis- en opslagexperts
Removals & Storage Experts, gevestigd in Londen, is een opslagbedrijf dat full-service kantoorverhuizingen aanbiedt om de lasten van hun klanten te verlichten. Zij hebben ruime ervaring met zakelijke opslag en verhuizingen en bieden een volledige service van inpakken, transport, opslag en aflevering. Als u ze inhuurt, hoeven u en uw team geen vinger uit te steken (of een bezoek te brengen aan de opslagfaciliteit) totdat u specifiek anders verzoekt.
#3. Uurwerkverhuizingen
Clockwork Removals heeft 25 jaar bedrijfsverhuizingservaring en heeft verstand van logistiek. Ze wijzen aan elke klant een projectmanager toe om de kosten te verlagen, de toeleveringsketens te verkorten en de downtime van het bedrijf tot een minimum te beperken.
Clockwork helpt Britse bedrijven met thuiswerken. leveren, installeren en vervangen van apparatuur wanneer dit veilig is. Clockwork helpt bedrijven bij het configureren van de werkruimte naarmate meer werknemers weer aan het werk gaan.
Hoeveel geld geven bedrijven voor verhuizing?
Betalingen kunnen bijvoorbeeld variëren van $ 2,000 tot $ 100,000 per jaar, hoewel dit sterk verschilt per abonnement en persoon.
Hoeveel kost een typisch verhuispakket?
Organisaties kunnen aanzienlijke kosten maken wanneer zij een werknemer moeten verhuizen. Volgens American Relocation Connections (ARC), een bedrijfsverhuizingsbedrijf, bedragen de typische kosten van een verhuispakket tussen $ 19,309 en $ 24,216 voor huurders en tussen $ 72,627 en $ 97,116 voor huiseigenaren.
Aankondiging van kantoorverhuizing
Een van de belangrijkste stappen bij een succesvolle kantoorverhuizing is mensen vertellen dat u gaat verhuizen. Of u nu een startup of een Fortune 500-bedrijf bent, uw medewerkers en klanten zullen uw aandacht voor detail waarderen.
Het is gemakkelijk om het belang van het doen van een formele aankondiging en checklist over het hoofd te zien wanneer u zich concentreert op de talloze details die betrokken zijn bij de daadwerkelijke verhuizing van het kantoor. Maar of uw bedrijf nu honderd of duizend werknemers heeft, de verhuizing van een kantoor is niet iets dat u met een simpele waterkoeleraankondiging kunt regelen. Het verhuizen van een kantoor vereist een uitgebreide planning en voorbereiding van alle medewerkers, inclusief logistiek zoals reizen, locatie, parkeren, faciliteiten en zelfs verhuizing.
Als u een bedrijf heeft dat rechtstreeks contact heeft met het publiek, zoals een winkel of restaurant, is het van cruciaal belang uw klanten tijdig op de hoogte te stellen voordat de verhuizing plaatsvindt. Zelfs als u dat niet bent, is het belangrijk dat zij weten hoe ze contact met u kunnen opnemen en waar u zich bevindt, zodat de zaken gewoon door kunnen gaan met zo min mogelijk onderbrekingen.
Redenen waarom het belangrijk is om een aankondiging van een verhuizing van een kantoor te doen
Door iedereen op de hoogte te houden van de aanstaande dienst, kun je iedereen op de hoogte houden en ervoor zorgen dat de aankondiging van de verhuizing van het kantoor vlekkeloos verloopt.
#1. De verandering communiceren aan werknemers
Werknemers hebben tijd nodig om het nieuws in zich op te nemen en zich aan te passen aan veranderingen, wat het hart is van de meeste bedrijven. Hoe je het aankondigt hangt af van de grootte van de organisatie, maar vanaf het begin is heldere communicatie cruciaal. Elke aankondiging van een kantoor moet ruim voor de verhuizing worden gedaan om speculatie te vernietigen. Het moet duidelijk en beknopt zijn over waar het bedrijf naartoe gaat, waarom en waar het zijn mening kan geven.
#2. Het woord verspreiden naar zowel klanten als collega's
Als klanten je werkplek bezoeken, moeten ze weten waar je bent. Zelfs als u ze niet ziet, kunt u ze op de hoogte stellen van de wijzigingen. De kwaliteit van het werk kan eronder lijden als het personeel moeite heeft met een kantoorverhuizing, wat gevolgen kan hebben voor klanten. Klanten hebben de geruststelling nodig dat zakendoen met u hun belangen niet schaadt.
Het kan voldoende zijn om een database-e-mail te sturen met de verhuisdatum, nieuwe contactgegevens en met wie u contact kunt opnemen voor meer informatie. Om de angsten van cliënten weg te nemen, kan het belangrijk zijn om individueel met hen te praten. Dit is het meest cruciale onderdeel van de aankondiging van de verhuizing van het kantoor.
#3. Kanalen die u kunt gebruiken voor uw kantooraankondiging
Dit is het digitale tijdperk, dus er zijn veel opties voor verzending. Natuurlijk zijn de website, het intranet en een directe e-mail van uw bedrijf voor de meesten de eerste aanspreekpunten, maar vergeet niet de kracht van een goed geplaatste aankondiging van de verhuizing van een krantenkantoor, een persbericht of een handgeschreven brief aan uw personeel en klanten.
Niet iedereen zal de aankondiging van uw kantoorverhuizing in de traditionele media zien, dus het kan nuttig zijn om sociale media te gebruiken om het woord te verspreiden. Social-mediaplatforms zoals LinkedIn, Instagram en Facebook zijn geweldig om niet alleen een openbare aankondiging te doen, maar ook om in contact te komen met personeel en het publiek door regelmatig updates te geven over het proces terwijl het zich ontvouwt.
Betalen bedrijven niet meer voor verhuizingen?
Werkgevers bieden doorgaans financiële steun aan werknemers die moeten verhuizen vanwege vacatures. Afhankelijk van de omstandigheden kan een werkgever aanbieden om een deel van de verhuiskosten van een werknemer te betalen of een geldelijke vergoeding toekennen aan de werknemer om verhuiskosten te maken.
Wie zijn de belanghebbenden bij kantoorverhuizingen?
Het project heeft de meest positieve of negatieve invloed op de primaire stakeholders. Degenen die indirect door het project worden beïnvloed, worden beschouwd als secundaire belanghebbenden. Werknemers, klanten, leveranciers en het verhuisbedrijf zullen allemaal worden beïnvloed door een project om het kantoor te verhuizen. Directe gevolgen zullen de medewerkers van het huidige kantoor zijn.
Moet ik mijn bedrijf sluiten op de verhuisdag?
Afhankelijk van het soort bedrijf dat u runt, hoeveel personeel u heeft en uw persoonlijke voorkeuren, kunt u besluiten om de activiteiten stop te zetten op de dag van uw verhuizing. Sommige bedrijven besluiten een paar medewerkers naar een afgelegen locatie te sturen om de telefoons te beantwoorden en e-mails te checken, terwijl andere besluiten een hele dag aan de verhuizing te besteden voordat ze weer normaal kunnen doen. Zorg ervoor dat uw klanten van tevoren worden geïnformeerd als u besluit een dag of langer te sluiten en doe al het mogelijke om vóór de wijziging aan hun behoeften te voldoen.
Waarom verhuizen bedrijven kantoren?
Bedrijven noemen deze vijf factoren vaak als reden voor locatieveranderingen. De noodzaak om uit te breiden naar nieuwe markten, de noodzaak om faciliteiten of apparatuur te updaten, de wens om kosten te verlagen of de cashflow te stimuleren, en overwegingen met betrekking tot de kwaliteit van leven zijn er enkele van.
Moet ik mijn werknemers laten helpen bij de verhuizing?
Hoewel het misschien een fantastische manier lijkt om geld te besparen door uw werknemers te laten werken terwijl u verhuist, kan dit uw bedrijf in gevaar brengen. Wanneer uw werknemers de overdracht onder controle hebben, bent u niet gedekt voor kapotte voorwerpen en kunt u verantwoordelijk worden gehouden voor eventuele verwondingen die zij oplopen. Door uw kantoor de bescherming te geven die het nodig heeft en tegelijkertijd een veilige en effectieve verhuizing te garanderen, krijgt u de gemoedsrust die u nodig heeft.
Wie moet het kantoor inpakken?
Om de veiligheid van uw meubels, elektronica en gevoelige dingen tijdens het transport te garanderen, kan uw verhuisbedrijf alle verpakkingen voor u afhandelen. U kunt medewerkers vragen om hun bureaus en archiefkasten op te ruimen, of uw verhuisbedrijf kan het voor u doen.
Hoe verhoogt een verhuizing de efficiëntie?
Het verbeterde de werkomgeving. Door uw team toegang te geven tot veel betere en grotere werkruimten met modernere tools en apparatuur, kan het verplaatsen van uw bedrijfsvoering helpen om de efficiëntie en productieniveaus te verhogen.
Conclusie
Het verhuizen van het hoofdkantoor van uw kantoor zal niet eenvoudig zijn, maar het hoeft niet veel stress te veroorzaken of te veel tijd in beslag te nemen. Verhuizen biedt de mogelijkheid om uw bedrijf nieuw leven in te blazen, uw personeel te inspireren en kosten te besparen. Dit is een geweldige kans om na te denken over de principes en cultuur van uw organisatie, en om de effectiviteit van teamwerk en communicatie te beoordelen.
Veelgestelde vragen over kantoorverhuizingen
Wie zijn de belanghebbenden bij een kantoorverhuizing?
Bij een kantoorverhuizing zijn de medewerkers de meest voor de hand liggende stakeholders.
Waarom zou een bedrijf verhuizen?
Er zijn vijf belangrijke factoren die een bedrijf ertoe aanzetten te verhuizen. Bezorgdheid over arbeid en personeel, uitbreiding naar nieuwe markten, modernisering van verouderde infrastructuur, kostenbesparingen en hogere winsten, en verbetering van de levenskwaliteit van de werknemers zijn allemaal factoren waarmee rekening moet worden gehouden.
Waarom moet een bedrijf met veel voorzichtigheid worden verplaatst?
De activiteiten en bedrijfsresultaten van een bedrijf zijn kwetsbaar voor een aantal potentiële bedreigingen wanneer het verhuist. Het bedrijf kan verliezen lijden door zaken als onverwachte uitgaven, het verlies van belangrijk personeel, verbroken relaties met klanten, leveranciers en werknemers, enzovoort.
Gerelateerde artikelen
- VERHUISBEDRIJVEN: Top beste bedrijven in 2023 (update)
- Hoe naar een andere staat te verhuizen: stapsgewijze handleiding
- Do's & Don'ts van kantoorverhuizingen om een minder stressvolle verhuizing te garanderen
- Financieringsmogelijkheid: GrayMatters Capital
Referentie
