Ja, het kan zijn dat je baan slecht stinkt, of dat je misschien een betere optie hebt gevonden. Toch is het belangrijk om uw ontslagbrief beleefd en professioneel te schrijven. Dit zal een grote bijdrage leveren aan het bevorderen van een gezonde relatie tussen jou en je baas. Ik bedoel, je zou je werkplek toch niet met een ongemakkelijk en schuldig gevoel willen verlaten, toch? Hier is uw gids voor het schrijven van een professionele ontslagbrief. Ik heb enkele sjablonen toegevoegd om het proces voor u te stroomlijnen. Laten we eerst een ontslagbrief begrijpen en waarom deze belangrijk is...
Key Takeaways
Een ontslagbrief is een formeel document of e-mail waarin uw werkgever wordt geïnformeerd dat u uw functie verlaat.
Een professionele ontslagbrief schrijven:
- Houd het simpel en straight to the point
- Zorg voor een positieve en professionele toon
- Proeflezen op grammatica- en spelfouten
- Wees eerlijk maar diplomatiek in uw redenen voor uw ontslag (optioneel)
- Vermijd het verbranden van bruggen en behoud een professionele houding
Wat is een ontslagbrief?
Een ontslagbrief is een formeel document of e-mail waarin uw werkgever wordt geïnformeerd dat u uw functie verlaat. Meestal wordt een ontslagbrief minimaal twee weken voor de vervaldatum verzonden. Dit helpt de werkgever om de nodige aanpassingen voor uw vertrek te maken en eventueel een vervanger te vinden.
Wanneer u de tijd neemt om een professionele en beleefde ontslagbrief te schrijven, portretteert u uzelf als een betrouwbaar persoon, waardoor u professionele relaties kunt onderhouden. Tijdens referentiecontroles kunt u zelfs aanbevelingsbrieven en positieve recensies ontvangen.
Wat is de betekenis van een ontslagbrief?
In het HR-proces biedt een ontslagbrief een werknemer een officieel en formeel middel om zijn besluit om de organisatie te verlaten mee te delen. Zij zorgt ervoor dat het ontslag goed gedocumenteerd en erkend wordt door de werkgever. Voordat u in een nieuwe functie wordt aangenomen, vereisen bepaalde arbeidsovereenkomsten en arbeidswetten meestal dat u een schriftelijke kennisgeving van uw ontslag verstrekt. Met een ontslagbrief kunt u aan uw contractuele verplichtingen voldoen en voldoen aan de wettelijke eisen.
Bovendien is de ontslagbrief een soort schriftelijke vastlegging van uw besluit om het kantoor te verlaten, evenals de redenen daarvoor; het is als een vorm van referentie. Hiermee kan HR nauwkeurige personeelsdossiers bijhouden, het personeelsverloop volgen en eventuele geschillen of juridische problemen aanpakken die zich in de toekomst kunnen voordoen.
Daarnaast kan een ontslagbrief voor de organisatie een gelegenheid zijn om een ontslagbrief uit te voeren exitgesprek om inzicht te krijgen in de mogelijke reden van vertrek en verbeterpunten.
Lees ook: VERBLIJFSINTERVIEWS: Tips voor het voeren van verblijfsinterviews (+voorbeeldvragen)
Ten slotte kan het schrijven van een ontslagbrief u de gelegenheid geven uw mening te uiten over de werkethiek in de organisatie, uw dankbaarheid te uiten en op goede voet te vertrekken (u hebt in ieder geval geen misdaad begaan). U verlaat uw baan, maar dit mag de banden die u met uw collega's en superieuren heeft opgebouwd niet verbreken.
Over het geheel genomen dienen ontslagbrieven als een cruciaal communicatiemiddel in het HR-proces en zorgen ze voor duidelijke en gedocumenteerde communicatie tussen werknemers en organisaties. Ze bevorderen professionaliteit, faciliteren soepele transities en helpen organisaties effectief veranderingen in het personeelsbestand te beheren.
Lees ook: WERKNEMERSOMZET: belang en hoe het te berekenen
Belang van het schrijven van een professionele ontslagbrief
Tijdens mijn tijd als HR-manager kreeg ik een grote schok toen een van mijn meest vertrouwde teamleden haar ontslagbrief stuurde. Aanvankelijk was ik teleurgesteld, maar ik was behoorlijk onder de indruk van haar brief. Ze maakte nooit melding van enig onrecht dat haar door het bedrijf was aangedaan, maar prees ons eerder voor onze niet-aflatende inzet om ervoor te zorgen dat elke werknemer een gunstige werkomgeving heeft. Vervolgens gaf ze haar redenen voor haar vertrek aan (die uiteraard heel begrijpelijk waren) en bood aan haar te helpen bij het werven en opleiden van een nieuw lid. Wie zou boos blijven na het lezen van zo’n brief? Je kunt er zeker van zijn dat we nog steeds op goede voet staan, en ik zou niet aarzelen om haar aan te bevelen voor elke gelegenheid die zich voordoet.
Het is niet alleen genoeg om een brief te schrijven; beleefdheid en professionaliteit zijn van groot belang. Het blootleggen van uw grieven in uw brief zal alleen maar resulteren in een communicatiefout, wat niet gezond is voor uw werkleven.
Wat zijn nu de componenten van een ontslagbrief?
Belangrijkste onderdelen van een ontslagbrief
Datum van de brief
De datum geeft de formele kennisgeving van ontslag aan en biedt een referentiepunt voor het bijhouden van gegevens.
Naam en contactgegevens van de werknemer
Vermeld de volledige naam van de werknemer, de huidige functie en contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer). Hierdoor is de brief eenvoudig te identificeren en te koppelen aan het dossier van de medewerker.
Naam en contactgegevens van de ontvanger
Adresseer de brief aan de juiste ontvanger, meestal de directe leidinggevende van de werknemer of de HR-afdeling. Vermeld hun volledige naam, functietitel en contactgegevens.
Formele aanhef
Begin de brief met een formele aanhef, zoals 'Beste [naam van de ontvanger]' of 'Voor wie het aangaat'. Dit zet een respectvolle toon en spreekt de ontvanger op gepaste wijze aan.
Een duidelijke ontslagverklaring en laatste werkdag
Geef duidelijk en bondig aan dat u van plan bent af te treden. Vermeld de laatste werkdag, rekening houdend met een eventuele opzegtermijn vereist door de arbeidsovereenkomst of de lokale arbeidswetgeving.
Spreek uw dankbaarheid uit richting de organisatie
Geef uitdrukking aan uw oprechte dankbaarheid voor de kansen, steun en ervaringen die u tijdens uw dienstverband hebt opgedaan. Dit helpt positieve relaties te onderhouden en getuigt van professionaliteit.
Korte toelichting bij het ontslag (optioneel)
Geef indien nodig een korte en bondige toelichting op het ontslag. Het is echter niet verplicht om gedetailleerde redenen voor uw vertrek op te geven, vooral als dit gevoelig of persoonlijk kan zijn.
Aanbieden om te helpen bij het transitieproces (optioneel)
Bied de bereidheid aan om te helpen bij het transitieproces, zoals het opleiden van een opvolger of het verstrekken van de nodige documentatie of informatie. Hieruit blijkt dat er sprake is van een soepele overdracht van verantwoordelijkheden.
Afsluiting en ondertekening
Beëindig de ontslagbrief met een professionele afsluiting, zoals 'Met vriendelijke groet' of 'Met vriendelijke groet', gevolgd door de handtekening van de werknemer. Bij elektronische indiening van de brief volstaat een getypte naam.
Tips voor het schrijven van een professionele ontslagbrief
Laten we nu beginnen met het correct schrijven van de ontslagbrief. Een goed geschreven ontslagbrief gaat niet alleen over uw beslissing om te vertrekken, maar weerspiegelt ook uw professionaliteit en respect voor het bedrijf. Hier zijn enkele waardevolle tips voor het schrijven van een professionele ontslagbrief:
#1. Houd het simpel en straight to the point
Uw ontslagbrief moet kort en duidelijk zijn. Vermijd het opnemen van onnodige details of lange uitleg. Houd u aan de hoofdpunten, vermeld uw voornemen om ontslag te nemen, uw laatste werkdag en een korte uiting van dankbaarheid. Probeer uw brief indien mogelijk op één pagina te houden, omdat dit respect toont voor de tijd van de ontvanger.
Voorbeeld:
“Ik schrijf u om u te laten weten dat ik met ingang van [Laatste Werkdag] mijn functie als [Uw Functie] bij [Bedrijfsnaam] neerleg. Ik heb de mogelijkheden voor groei en ontwikkeling tijdens mijn tijd hier gewaardeerd, en ik ben dankbaar voor de steun van mijn collega’s.”
Lees ook: Missieverklaringen integreren in branding: een uitgebreide gids voor bedrijven
#2. Zorg voor een positieve en professionele toon
Zorg voor een professionele toon en vermijd negativiteit in uw ontslagbrief. Zelfs als u om een negatieve reden vertrekt, moet u ervoor zorgen dat u in uw brief geen ontevredenheid of kritiek uit. Concentreer u op de positieve aspecten van uw ervaring met het bedrijf en druk uw dankbaarheid uit voor de kansen die u heeft gehad.
#3. Proeflezen op grammatica- en spelfouten
Voordat u uw ontslagbrief verzendt, moet u deze zorgvuldig proeflezen op eventuele grammatica- of spelfouten. Fouten in uw brief kunnen wijzen op een gebrek aan professionaliteit en kunnen een slechte weerslag hebben op u als kandidaat. Neem de tijd om uw brief grondig door te nemen. U kunt ook een vertrouwde collega vragen om het voor u te proeflezen.
#4. Wees eerlijk maar diplomatiek in uw redenen voor uw ontslag
Als u ervoor kiest om de redenen voor uw ontslag in uw brief op te nemen, wees dan eerlijk maar diplomatiek in uw aanpak. Vermijd het beschuldigen of bekritiseren van het bedrijf, uw collega's of uw leidinggevende. Concentreer u in plaats daarvan op persoonlijke of carrièregerelateerde redenen voor uw beslissing om te vertrekken. Hier is een voorbeeld:
“Na zorgvuldige afweging heb ik besloten een nieuwe kans na te streven die beter aansluit bij mijn carrièredoelen op de lange termijn. Ik heb er vertrouwen in dat ik door deze beslissing mijn vaardigheden verder kan ontwikkelen en een positieve bijdrage kan leveren aan mijn toekomstige inspanningen.”
#5. Vermijd het verbranden van bruggen en behoud een professionele houding
Ten slotte is het belangrijk om tijdens het hele ontslagproces een positieve en professionele houding aan te nemen. Vermijd het verbranden van bruggen met uw werkgever of collega's, aangezien u in de toekomst mogelijk hun steun of referenties nodig heeft. Spreek uw dankbaarheid uit voor de kansen die u heeft gehad en bied aan om te helpen bij het transitieproces om een soepele exit te garanderen.
Voorbeeldontslagbrieven
Hier zijn enkele voorbeeldbrieven van ontslag:
Formele ontslagbrief
(Uw naam) (1234 adres) (Stad, staat, postcode)
(De datum van vandaag)
(Bedrijfsnaam)
(1234 Adres)
(Plaats, Staat, Postcode)
Geachte (naam supervisor),
Ik schrijf dit om formeel mijn ontslag aan te kondigen als (Titel) bij (Bedrijf), met ingang van twee weken vanaf de datum van vandaag (Laatste werkdag).
Tijdens de overgangsperiode zet ik mij in voor een naadloze overdracht van mijn verantwoordelijkheden. Laat mij alstublieft weten hoe ik u hierbij kan helpen.
Ik wil mijn dankbaarheid uiten voor de mogelijkheden voor groei en ontwikkeling die ik heb gehad tijdens mijn tijd bij (Bedrijf). Uw begeleiding en steun hebben een cruciale rol gespeeld in mijn professionele traject, en ik ben dankbaar voor het vertrouwen dat u in mij stelde. Ik wens jou en het hele team van (Bedrijf) veel succes.
Ik ben bereikbaar via e-mail op (E-mailadres) of telefonisch op (Telefoonnummer) als er zaken zijn na mijn ontslag die mijn aandacht vereisen.
Nogmaals bedankt voor alles, en ik kijk ernaar uit om in de toekomst een positieve relatie met (Bedrijf) te behouden.
Hoogachtend,
(Uw handtekening)
(Uw naam)
Professionele ontslagbrief
(Uw naam) (1234 adres) (Stad, staat, postcode)
(De datum van vandaag)
(Bedrijfsnaam)
(1234 Adres)
(Plaats, Staat, Postcode)
Geachte (naam supervisor),
Ik schrijf u om u op de hoogte te stellen van mijn besluit om ontslag te nemen als (Titel) bij (Bedrijf). Mijn laatste werkdag zal zijn (Laatste werkdag).
Ik heb genoten van mijn tijd bij (Company) en ben dankbaar voor de kansen die ik heb gekregen om te leren en te groeien binnen de organisatie. Ik heb er vertrouwen in dat de ervaringen en vaardigheden die ik hier heb opgedaan mij goed van pas zullen blijven komen bij mijn toekomstige inspanningen.
Laat me weten hoe ik kan helpen bij de overdracht van mijn verantwoordelijkheden, zodat ik kan helpen zorgen voor een soepele overgang.
Bedankt voor uw steun en begrip met betrekking tot mijn beslissing. Ik waardeer de professionaliteit en kameraadschap die ik heb ervaren bij (Bedrijf).
U kunt mij bereiken via e-mail op (E-mailadres) of telefonisch op (Telefoonnummer). Ik kijk ernaar uit om contact te houden en wens iedereen bij (Bedrijf) veel succes.
Met vriendelijke groet,
(Uw handtekening)
(Uw naam)
Veel voorkomende fouten die u moet vermijden in ontslagbrieven
Je zult hier en daar vast wel wat hints gezien hebben, maar ik heb ze in deze sectie samengebracht: veelvoorkomende fouten die je moet vermijden in je ontslagbrief. Laten we ze doornemen:
- Gebrek aan duidelijkheid: Zorg ervoor dat uw ontslagbrief duidelijk en to the point is. Zorg ervoor dat u uw beslissing om te vertrekken, uw eventuele redenen en uw laatste werkdag specificeert om verwarring te voorkomen.
- Emotioneel of onprofessioneel taalgebruik: het schrijven van uw ontslagbrief is niet het moment om sentimenteel en verscheurd te zijn. Zorg voor een professionele toon in uw hele brief.
- Het niet uiten van dankbaarheid: Druk uw dankbaarheid uit voor de mogelijkheden voor groei en voortdurend leren tijdens uw verblijf.
- Te veel persoonlijke gegevens: Ik zei al dat het optioneel is om de reden van vertrek op te geven. Als u echter uw redenen moet opgeven, geef dan niet te veel persoonlijke redenen op, omdat u hierdoor onprofessioneel overkomt.
- Exclusief uw contactgegevens: uw werkgever zou u moeten kunnen bereiken voor meer informatie over uw vertrek. Als u uw contactgegevens niet vermeldt, komt u over als onbeleefd en onprofessioneel.
- Ontoereikende opzegtermijn: Controleer de arbeidsovereenkomst of de plaatselijke arbeidswetgeving om de juiste opzegtermijn te bepalen. Zorg voor voldoende kennisgeving om een soepele overgang mogelijk te maken.
Lees ook: WAT IS EEN BEGELEIDINGSBRIEF: hoe het te schrijven en te begeleiden
Ten slotte,
Wees beleefd en zorg ervoor dat u professioneel blijft in uw ontslagbrief, ongeacht uw functie of de reden van vertrek. Het uiten van dankbaarheid en steun zal er veel toe bijdragen dat u in de goede boeken van uw werkgevers blijft staan. En ze zijn ook goed voor toekomstig gebruik!
- HOE EEN E-MAIL TE SCHRIJVEN: tips en voorbeelden voor het schrijven van professionele e-mails
- BRIEF VAN WERKGEVER: Betekenis, hoe het te schrijven & 20+ gratis voorbeelden
- ONTSLAGBRIEF VAN WERKNEMER: Formaat, voorbeelden en gids
Referenties
