WORKFORCE MANAGEMENT (WFM): definitie en hoe het werkt

Inhoudsopgave Verbergen

Wat is personeelsmanagement?
Hoe werkt personeelsbeheer
Wie profiteert het meest van Workforce Management?
Componenten van de Workforce Management-oplossing
Wat zijn de uitdagingen met oplossingen voor personeelsbeheer?
De tien belangrijkste voordelen van personeelsbeheer
Welke functies vervult een Workforce Management-oplossing?
De beste oplossing voor personeelsbeheer: dingen om te overwegen
Hoe ziet de toekomst van Workforce Management eruit?
Conclusie
1. Gerelateerde artikelen
2. Referenties

Wilt u kosten besparen, de productiviteit verhogen, processen automatiseren en het moreel van het team stimuleren? Het blijkt dat veel bedrijven op zoek waren naar deze eenhoorn van een oplossing, en velen van hen hebben het gevonden door Workforce Management (WFM) te omarmen. Personeelsbeheer verwijst naar een verzameling benaderingen voor het toewijzen van middelen, het verbeteren van de efficiëntie, het voorspellen van werklast en het beheren van planningen. Hier vindt u alles wat u moet weten over de processen van een personeelsbeheersysteem.

Wat is personeelsmanagement?

Workforce Management (WFM) is een systeem dat bedrijven helpt bij het stroomlijnen en automatiseren van de processen die tijd beheren, een efficiënte beroepsbevolking organiseren, de veiligheid van werknemers beschermen en een productief, kosteneffectief personeelsbestand opbouwen.

Hoe werkt personeelsbeheer

Het beste WFM-systeem zorgt voor de beste balans tussen de hoeveelheid werk die nodig is en het aantal mensen dat nodig is om die klus te klaren. Het creëren van een effectief systeem kost tijd, dus verwacht geen onmiddellijke bevrediging. Bij het opstellen van een WFM-plan moeten de meeste bedrijven de volgende stappen ondernemen:

Strategische richting: Leiderschap stelt zowel korte- als langetermijndoelen vast en bepaalt vervolgens hoe het personeel moet worden afgestemd om die doelen te bereiken.
Analyse: Organisaties kunnen overlappingen en hiaten in processen identificeren door gegevens te verzamelen en hun huidige personeelsbestand te beoordelen.
Identificeer oplossingen: Er zijn tal van tools en software die kunnen worden gebruikt om WFM-principes te implementeren, en de beste zullen uiteindelijk afhangen van zowel het huidige personeelsbestand als toekomstige doelen.
Procedures standaardiseren: Na het implementeren van de juiste WFM-oplossingen, ontwikkel je gestandaardiseerde procedures voor het hele personeelsbestand.
Gebruik automatisering: Waar mogelijk automatisering integreren, resulteert in een vereenvoudigd WFM-proces dat de productie maximaliseert en tegelijkertijd de kosten in de loop van de tijd verlaagt.
Voortgang in de gaten houden: Wanneer doelstellingen veranderen, zullen WFM-systemen dat ook doen, dus wees klaar om de voortgang te bewaken, de prestaties te evalueren en waar nodig aanpassingen door te voeren.

Wie profiteert het meest van Workforce Management?

De meeste bedrijven kunnen profiteren van oplossingen voor personeelsbeheer, maar binnen een bedrijf kunnen de personeelsafdelingen die ook de salarisadministratie verzorgen, het middenkader dat zich bezighoudt met operationele taken en senior managementleiders die realtime monitoring nodig hebben, het meest profiteren.

Componenten van de Workforce Management-oplossing

Een typische WFM-oplossing bevat tools voor het bijhouden van tijd en arbeid, het plannen van werknemers en het beheren van afwezigheden. Systemen voor personeelsbeheer kunnen worden uitgebreid om naast deze essentiële processen ook de gezondheid en veiligheid van het personeel op te nemen.

#1. Tijd en moeite

Een tijdmanagementsysteem geeft u inzicht in en controle over uw duurste en meest waardevolle hulpbron: uw werknemers. Het zorgt ook voor naleving van arbeidsreglementen en vakbondsafspraken.

#2. Afwezigheidsbeheer

Een applicatie voor het beheren van de afwezigheid van werknemers en het naleven van de wereldwijde verlofvereisten. Met een verzuimmanagementprogramma kunt u de effecten van verzuim beperken, zoals hogere kosten en risico's, maar ook een lagere productie.

#3. Gezondheid en veiligheid van het personeel

Dit programma stelt bedrijven in staat om milieu-, gezondheids- en veiligheidsproblemen op een eenvoudige en effectieve manier te beheersen. Het verhoogt de algehele veiligheid van uw bedrijf door het hele proces te vereenvoudigen en te automatiseren, inclusief rapportage, het vastleggen van cruciale informatie en het bepalen van de hoofdoorzaken van gebeurtenissen.

Wat zijn de uitdagingen met oplossingen voor personeelsbeheer?

Elk bedrijf is anders en heeft zijn eigen obstakels. Uw oplossing voor personeelsbeheer zou deze problemen moeten oplossen. Hieronder volgen enkele van de meest voorkomende uitdagingen op het gebied van personeelsbeheer (WFM):

#1. Tijdregistratie

Vrijwel iedere medewerker in een organisatie heeft te maken met tijdregistratie. De vertraging, of het gebrek aan integriteit, van de gegevens die uit hun hoofd-HR-systeem stromen, is een van de belangrijkste problemen die consumenten hebben met hun huidige speciale tijd- en arbeidssystemen. Tijdregistratie is van oudsher moeilijk, traag en foutgevoelig, wat resulteert in extra loonkosten en administratieve rompslomp. Erger nog, foutieve loonstroken hebben een negatieve invloed op het moreel van de werknemers. Geen enkel bedrijf wil voor de rechter of in het nieuws komen omdat ze hun werknemers verkeerd hebben betaald of zich niet aan de wet hebben gehouden.

#2. Werknemers die vertegenwoordigd waren

Over het algemeen verdienen vertegenwoordigde werknemers aanzienlijk hogere inkomsten en hebben ze meer voordelen dan niet-vertegenwoordigde werknemers. Vanwege de complexiteit van de vereisten met betrekking tot anciënniteit, ambtstermijn, geschiktheid, voordelen, afwezigheid en loonrechten, kunnen sommige bedrijven het moeilijk vinden om aan deze voorschriften te voldoen. Zonder een complete oplossing voor personeelsbeheer kan het moeilijk worden om contractregels te beheren.

#3. Afwezigheidsbeheersysteem

Het ontbreken van een betrouwbaar verzuimbeheersysteem kan leiden tot hogere kosten, risico's en een slechtere productie. Bedrijven moeten omgaan met de verschillende en complexe vereisten die voortvloeien uit het beheer van verzuimbeleid over de hele wereld. De uiteenlopende wetten en gebruikersinterfaces die nodig zijn voor verschillende landen en regio's vormen vaak een uitdaging voor systemen voor verzuimbeheer.

Veel bedrijven vinden het een uitdaging om tijdig op de hoogte te worden gesteld van gezondheids- en veiligheidsincidenten. Werknemers weten niet zeker of ze bijna-ongevallen of risicovolle omstandigheden aan hun werkgever moeten melden. Veel bedrijven missen eenvoudige, gebruiksvriendelijke tools die rapportage aanmoedigen en belemmeringen wegnemen voor werknemers om eerdere of voorzienbare gebeurtenissen te rapporteren. Organisaties worden uiteindelijk verantwoordelijk gehouden voor gezondheids- en veiligheidsregels, en daarom is het in hun belang om eigentijdse, effectieve gezondheids- en veiligheidsbeheerprocessen te implementeren.

De tien belangrijkste voordelen van personeelsbeheer

#1. Geautomatiseerde aanwezigheidsbewaking

Het bijhouden van aanwezigheid wordt geautomatiseerd door software voor personeelsbeheer, waardoor de nauwkeurigheid van de gegevens wordt verbeterd en fouten in de salarisadministratie worden verminderd. Met een allesomvattende oplossing voor personeelsbeheer kunnen bedrijven verschillende typen werknemers een eenvoudige, intuïtieve manier bieden om gewerkte uren en afwezigheden nauwkeurig in realtime te rapporteren.

#2. Verhoogde productiviteit van het personeel

Een personeelsbeheersysteem minimaliseert handmatige processen en stelt u in staat een breed scala aan tijd- en aanwezigheidsnormen beter te beheren. De algehele productiviteit van het personeel verbetert met meer inzicht in gewerkte uren, beschikbaarheid van werknemers en veiligheidsgebeurtenissen, en managers kunnen garanderen dat aan de personeelsbehoeften wordt voldaan en snel reageren als er dingen veranderen.

#3. Een veiligere werkplek

Een personeelsbeheersysteem kan u helpen bij het bevorderen van een cultuur van veiligheid en naleving van het personeelsbestand, terwijl het u ook helpt bij het effectiever beheren van gebeurtenissen op het gebied van gezondheid en veiligheid op het gebied van milieu. Organisaties kunnen de juistheid van de informatie garanderen en werknemers aanmoedigen om gezondheids- en veiligheidskwesties te melden door gezondheids- en veiligheidsprotocollen te stroomlijnen en te automatiseren, van het melden van voorvallen tot het verzamelen van essentiële informatie.

#4. Kostenbesparingen

Naarmate de efficiëntie van uw personeel toeneemt, kunnen de uitgaven voor personeelsbeheer dalen als gevolg van efficiëntere processen, wat betekent dat er minder tijd wordt besteed aan administratieve taken. Meer inzicht in de beschikbaarheid van werknemers en gebudgetteerde uren verbetert de nauwkeurigheid en authenticiteit van de gewerkte tijd en opgenomen afwezigheden, waardoor de personeelskosten worden verlaagd als gevolg van zaken als extra overuren of arbeidsoverschrijdingen.

#5. Betrokkenheid van medewerkers

Tools voor personeelsbeheer kunnen de betrokkenheid van werknemers bevorderen door individuen te helpen zich productiever te voelen op het werk en een betere balans tussen werk en privéleven te bereiken door meer planningsflexibiliteit. Organisaties kunnen hun werknemers ook een stem geven en de empowerment van werknemers bevorderen door het sentiment van werknemers op het moment te verzamelen en de input en voorkeuren van werknemers te benutten om personeelsbeheeractiviteiten zoals planning te beïnvloeden.

#6. Flexibele planning

Veel bedrijven worstelen met personeelsplanning, met name het afstemmen van arbeidstalenten op de zakelijke eisen om de productiviteit te verhogen en de kosten te minimaliseren. Oplossingen voor personeelsbeheer omvatten tools waarmee managers schema's kunnen opstellen die hun personeelsbestand afstemmen op de verwachte (voorspelde) vraag, terwijl werknemers ook hun agenda's kunnen beheren met behulp van zelfbedieningstools.

# 7. Veiligheid

Sommige oplossingen voor personeelsbeheer maken gebruik van apparatuur voor het verzamelen van biometrische gegevens (bijvoorbeeld vingerafdrukscanners) om werknemers in en uit te klokken. Bovendien helpt locatiegebaseerde toegang tot een webklok ervoor te zorgen dat werknemers alleen inklokken vanaf de locatie waar ze moeten werken. Veilige personeelsbeheersystemen hebben ook ingebouwde machine learning, die controleert op verdachte activiteiten en afwijkingen in personeelsbeheergegevens, wat helpt bij het voorkomen van fouten of frauduleuze salaristransacties.

#8. Zakelijke inzichten

Bedrijven kunnen in de toekomst betere zakelijke beslissingen nemen wanneer organisatie- en afdelingsgegevens worden gecentraliseerd in één personeelsbeheersysteem. Organisaties kunnen de algehele bedrijfsprestaties evalueren met realtime informatie dankzij tools voor personeelsbeheer.

#9. Overal toegang

Oplossingen voor personeelsbeheer stellen bedrijven in staat om werknemers te ontmoeten waar ze zijn om de productiviteit te verhogen. Met Anytime Access kunnen werknemers snel en moeiteloos in- en uitklokken, van dienst wisselen, verlof aanvragen en toegang krijgen tot informatie zoals loonstroken en W2's vanaf hun mobiele apparaten.

#10. Minder fouten

Door geautomatiseerde tijd- en aanwezigheidsmogelijkheden verminderen personeelsbeheersystemen menselijke fouten. Automatisering zorgt voor nauwkeurigheid door het verwijderen van fouten bij het invoeren van gegevens die worden veroorzaakt door zelfbedieningstools voor tijdrapportage. Een intelligent systeem kan bijvoorbeeld luisteren naar wijzigingen met terugwerkende kracht die van invloed kunnen zijn op hoe de tijd van een werknemer had moeten worden berekend en vervolgens automatisch de tijd van een werknemer herberekenen en correcties doorgeven aan de salarisadministratie via gerobotiseerde procesautomatisering. Intelligente nalevingsmeldingen kunnen ook helpen garanderen dat de tijd van een werknemer correct wordt gedocumenteerd en dat ze zich aan hun werkplannen houden.

Welke functies vervult een Workforce Management-oplossing?

#1. Verbetering van de productiviteit van het personeel

#2. Minimaliseer kosten en risico's.

Naarmate de efficiëntie van uw personeelsbestand stijgt, beginnen de HR-beheerkosten te dalen als gevolg van efficiëntere processen, wat betekent dat er minder tijd wordt besteed aan administratieve activiteiten. Meer transparantie in de beschikbaarheid en toegekende uren van medewerkers verbetert de juistheid en authenticiteit van de bestede tijd en afwezigheden, waardoor de personeelskosten dalen.

#3. Zorg voor nauwkeurige en tijdige gegevens.

U kunt alle soorten werknemers op een eenvoudige, intuïtieve manier voorzien van nauwkeurige rapportage van gewerkte uren en afwezigheden met een uitgebreide oplossing voor personeelsbeheer. Met een uitgebreide reeks tools voor tijdbeheer kunt u validaties automatiseren en werknemers op de hoogte stellen van nalevingsproblemen.

#4. Maak van uw werkplek een veiligere plek om te werken.

Een personeelsbeheersysteem kan u helpen bij het bevorderen van een cultuur van veiligheid en naleving van het personeelsbestand, terwijl het u ook helpt bij het effectiever beheren van gebeurtenissen op het gebied van gezondheid en veiligheid op het gebied van milieu. Door het hele proces te stroomlijnen en te automatiseren, van het melden van ongevallen tot het vastleggen van essentiële informatie, zorgt u ervoor dat de informatie correct is en motiveert u werknemers om gezondheids- en veiligheidskwesties te melden.

De beste oplossing voor personeelsbeheer: dingen om te overwegen

Organisaties moeten in staat zijn om de volgende best practices te implementeren voor de succesvolle acceptatie van oplossingen voor personeelsbeheer:

#1. Maak het werknemers gemakkelijk.

Bied selfservice tijdinvoer en -beheer op alle apparaten van werknemers. Minimaliseer fouten en maak HR-personeel vrij door werknemers toe te staan hun eigen tijd- en aanwezigheidsgegevens in te dienen met behulp van tijdkaarten of andere zelfbedieningsgebruikersprocessen. Werknemers kunnen snel en gemakkelijk de gewerkte tijd registreren met eenvoudige, mobiel reagerende tijdinvoer of een digitale assistent voor tijd- en afwezigheidsinvoer.

Een solide oplossing voor verlofbeheer geeft u volledige controle over de regels en procedures die van toepassing zijn op afwezigheid in uw bedrijf. Maak snel afwezigheidsplannen door periodevoorwaarden, geschiktheid, opbouw, definities van rechten en betalingsvereisten te configureren. Configureer afwezigheidsvalidaties, overdrachtsregels, administratieve activiteiten en weergaveweergaven om afwezigheidstypes te definiëren.

#2. Maak het managers en HR-personeel eenvoudig.

Moderne, flexibele oplossingen voor tijd- en arbeids- en afwezigheidsbeheer kunnen worden ontworpen om te voldoen aan de eisen van het bedrijf en het personeel, waardoor managers de impact van onverwachte afwezigheden kunnen verminderen en tijd kunnen beheren met uitzonderingen. Nalevingswaarschuwingen voorkomen mogelijke problemen. Voor een snellere melding kunt u ze als sms-berichten verzenden. Managers kunnen tijdkaarten maken voor elke werknemer met behulp van een flexibele regelengine en sjablonen zonder IT te raadplegen.

#3. Maak het koppelen van zakelijke werknemersgegevens eenvoudig.

Hoewel een tijd- en arbeidssysteem op zichzelf al veel voordelen heeft, schieten de voordelen omhoog als het wordt gekoppeld aan planning, salarisadministratie, grootboek, projectbeheer en HR-kernsystemen. Bovendien merken bedrijven die tijdregistratie integreren met de salarisadministratie een vermindering van het aantal fouten bij de verwerking van de loonadministratie en een vermindering van fouten bij het bijhouden van de tijd. Bied sterke connectiviteit met systemen voor salarisadministratie en tijdbeheer.

Een sterke oplossing voor verlofbeheer overbrugt de punten tussen veranderingen in verlof- en loonberekeningen door te vertrouwen op gegevens van salarisadministratie, tijd en arbeid en kern HCM-systemen. Werknemers kunnen afwezigheden plannen met behulp van selfservice of rechtstreeks vanuit hun tijdkaarten. Het eindeffect is in beide gevallen hetzelfde: uitgebreid inzicht in het tijd- en verlofmanagement.

Hoe ziet de toekomst van Workforce Management eruit?

Veranderende markten, een strengere regelgeving en een meer gediversifieerd en gedistribueerd personeelsbestand hebben het personeelsbeheer complexer en belangrijker gemaakt. Zonder geïntegreerde personeelsbeheersystemen zouden de bedrijfsresultaten eronder lijden omdat ze geen toegang hebben tot de strategische inzichten die nodig zijn om te bepalen waar verandering nodig is en om HR-inspanningen af te stemmen op de bedrijfsdoelstellingen.

Effectief personeelsbeheer omvat tijd- en arbeidsbeheer, afwezigheidsbeheer en gezondheids- en veiligheidsbeheer, die allemaal volledig zijn verbonden met salarisadministratie en andere belangrijke HR-processen en financiële gegevens om nauwkeurigheid, eenvoud en inzicht te bieden voor een eens zo moeilijke taak. Het resultaat is een betrokken, productief en verbonden personeelsbestand dat graag wil bijdragen aan het succes van de organisatie.

Conclusie

WFM is van vitaal belang omdat het helpt bij het ontwikkelen van een raamwerk voor succesvolle planning, prognoses en budgettering, zodat bedrijven hun activiteiten naar behoren kunnen uitvoeren. Organisaties kunnen strategische doelen plannen en bereiken en tegelijkertijd de efficiëntie verhogen door automatisering en andere hulpmiddelen te gebruiken. Het vinden en implementeren van het beste WFM-systeem voor uw sector zal resulteren in een tevreden, responsief personeelsbestand dat optimaal presteert.