WORKFLOW: definitie, tools en voordelen

Workflow verwijst naar de stappen die een stuk werk neemt om een bedrijfsproces te voltooien, evenals hoe elke fase kan worden voltooid en geautomatiseerd in overeenstemming met een reeks procedurele normen. Een workflow is een hulpmiddel dat door organisaties wordt gebruikt om taken te beheren, de productiviteit te verhogen, het reactievermogen te vergroten en de winstgevendheid te vergroten. Workflows kunnen sequentieel zijn, waarbij elke stap afhangt van de vorige, of parallel, waarbij meerdere processen tegelijk plaatsvinden. In dit bericht zullen we kijken naar workflowbeheer en de bijbehorende tools, en naar geautomatiseerde diagramstromen.

Workflow

Een workflow is een methode voor het organiseren van routinetaken en handelingen die in een bepaalde volgorde plaatsvinden. Het zijn de middelen waarmee individuen en organisaties hun taken uitvoeren, of het nu gaat om de productie van goederen, het verlenen van diensten, het verwerken van gegevens of enige andere waardecreërende activiteit. Een bedrijfsproces, dat bestaat uit verschillende workflows, informatiesystemen, gegevens, mensen en activiteitenpatronen, wordt in de context van bedrijfsprocesbeheer als ingewikkelder beschouwd en kan worden beschreven als een eenvoudige reeks afzonderlijke taken. Een workflow kan worden gevisualiseerd met behulp van een diagram of checklist en onderscheidt zich door zijn eenvoud en herhaalbaarheid.

Software voor het beheer van workflows helpt het bedrijfsproces van een organisatie te optimaliseren en te vereenvoudigen. Het bereikt dit meestal door interacties tussen verschillende partijen of tussen mensen en informatiesystemen te orkestreren.

Workflow Management

Al meer dan een eeuw gebruiken succesvolle bedrijven de discipline van workflowmanagement om hun workflow effectief te beheren. Het heeft de laatste tijd echter meer aandacht getrokken als gevolg van de verspreiding van creatieve technologieën die het voor bedrijven eenvoudig maken om processen te automatiseren. Al meer dan een eeuw gebruiken succesvolle bedrijven de discipline van workflowmanagement om hun workflow effectief te beheren. Het heeft de laatste tijd echter meer aandacht getrokken als gevolg van de verspreiding van creatieve technologieën die het voor bedrijven eenvoudig maken om processen te automatiseren.

De voordelen van workflowmanagement

Workflowmanagement biedt bedrijven in elke sector een breed scala aan voordelen, zoals:

#1. Meer samenwerking

Via workflowmanagement worden duidelijke communicatieroutes tot stand gebracht. Medewerkers weten waar ze terecht kunnen voor informatie. Een workflowbeheersysteem maakt het voor werknemers ook mogelijk om in realtime te communiceren en toegang te krijgen tot gegevens, wat meer samenwerking op het werk bevordert en de klantenservice verbetert.

#2. Grotere naleving

Er zijn veel bewegende delen in een workflow. Het handhaven van compliance kan moeilijk zijn voor bedrijven die handmatige processen blijven gebruiken. Organisaties kunnen de naleving verhogen door workflowbeheer door procedures te automatiseren, workflows te optimaliseren en menselijke fouten te verminderen.

#3. Grotere openheid

Werknemers die toegang hebben tot workflows zijn beter in staat om de taken te begrijpen waaruit een proces bestaat, wie verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan en wat daarna komt. Deze mate van openheid verhoogt de stemming en het werkgeluk, wat ook de output kan verhogen.

#4. Lagere kosten

De controle over workflows is cruciaal om kosten te besparen. Door zorgvuldige planning kunnen bedrijven automatiseringstechnologie gebruiken om de operationele flexibiliteit te vergroten en werkprocessen te stroomlijnen.

Tools voor workflowbeheer

Tools voor werkstroombeheer zijn hulpmiddelen waarmee gebruikers activiteiten zoals planning, tracking, enz. kunnen uitvoeren. De hulpmiddelen voor werkstroombeheer zijn echter als volgt:

#1. maandag.com

De workflow van elk project kan worden beheerd via Monday.com. U kunt taken toewijzen, bijhouden en procedures volgen voor teams en projecten. Het biedt functies voor chatten, agendasynchronisatie, vervaldatums, tijdregistratie, grafieken en inzichten en formulieren.

#2. Jira

U kunt met Jira geïndividualiseerde workflows maken en beheren die de hele levenscyclus van uw project kunnen weergeven. De processen kunnen uw team volledige toegang tot een project geven, zodat iedereen op dezelfde pagina zit. Jira maakt het voor je team ook mogelijk om essentiële informatie te verzamelen die kan worden gebruikt om de efficiëntie te verbeteren door middel van kant-en-klare rapporten.

#3. Jira-servicebeheer

Het IT-personeel kan Jira gebruiken als platform voor wijzigingsbeheer en snelle reactie op incidenten. Het blinkt echter uit in het opzetten van goedkeuringsworkflows. De richtlijnen van adviesraden, het soort wijziging zelf en het bijbehorende risico kunnen allemaal in overweging worden genomen tijdens het configureren. Bovendien is Jira een fantastisch raamwerk voor het implementeren van de beste ITSM-functies.

#4. Klik op

ClickUp is een alles-in-één tool voor projectbeheer en bevat functies voor tijd-, taak- en procesbeheer. U kunt projecten, taken en andere dingen plannen met behulp van de mindmaps. Het heeft een checklistfunctie waarmee u takenlijsten kunt maken, items kunt nesten, subitems kunt toevoegen, enz. Sterker nog, u kunt checklists toewijzen.

#5. SysAid

SysAid heeft de capaciteit om handmatige procedures te digitaliseren, wat het beheer van workflows aanzienlijk vereenvoudigt. Met andere woorden, SysAid kan automatisch uw handmatige workflows tussen afdelingen digitaliseren. Met behulp van een geïntegreerde workflow-ontwerper krijgen gebruikers ook de mogelijkheid om gedigitaliseerde processen te ontwikkelen, te delen en te verbeteren. Deze workflowontwerper maakt het eenvoudig om workflows te maken en aan te passen. Absoluut geen codeer- of scriptervaring vereist. Bovendien heeft de software een gebruikersinterface met slepen en neerzetten, waardoor het creëren van workflows nog eenvoudiger wordt.

#6. Volgende zaak

Op zoek naar een effectievere methode om zaken te doen? U kunt sneller dan ooit tevoren op maat gemaakte operationele tools, processen, integraties en meer creëren en implementeren met Next Matter. Of het nu gaat om bedrijfsvoering, marketing, uitvoering en magazijn, buitendienst of klantactiviteiten, Next Matter is een modulair, alles-in-één platform dat kan worden aangepast aan de precieze behoeften van de activiteiten van uw bedrijf. Maak snel bewerkingstools en geef deze vrij, en beheer alles vanaf één geïntegreerd platform.

#7. Versservice

Alle mogelijkheden en functionaliteiten die nodig zijn voor proactief IT-servicebeheer worden aangeboden door Freshservice. Het biedt een sterke automatisering, wat kosten en handmatige arbeid zal verminderen. U kunt interne procedures automatiseren door gebruik te maken van de Workflow Automator. Het biedt functies voor het automatisch toewijzen van agenten aan verzoeken. Workflow Automator kan worden gebruikt om goedkeuringsworkflows voor u te ontwerpen. U kunt het programma gebruiken om de goedkeuringsworkflow van de servicedesk voor alle modules volledig te automatiseren.

Workflow-diagram

Een workflowdiagram biedt een grafisch overzicht van een systeem of bedrijfsproces. Wanneer u klaar bent met de voorbereidende onderzoeks- en projectplanningsfasen, gebruikt u deze diagrammen meestal om complexe taken te visualiseren. Zodra u een procesdiagram hebt opgesteld, krijgt u een gedetailleerd perspectief van taken en afhankelijkheden op hoog niveau op basis van het algemene tijdschema en de doelstellingen van het project.

Wanneer gebruik je een werkstroomschema?

Een workflowdiagram is een afbeelding van een proces, of het nu een nieuw proces is dat u aan het ontwerpen bent of een oud proces dat u aan het wijzigen bent. Bijvoorbeeld:

Een methode om de e-commerce klantreis te versnellen.
Een programma om klantplezier en -behoud te vergroten.
Een methode voor het automatiseren en verbeteren van menselijke klantgegevensgerelateerde processen.

De bedrijfsproceskaart, die u maakt voordat het project begint, en bedrijfsprocesautomatisering, die u zult gebruiken om operaties te optimaliseren en te vereenvoudigen, worden gescheiden door een werkstroomdiagram. Dit is te wijten aan het feit dat uw kaart de specifieke processtappen weergeeft die belanghebbenden nodig hebben om aan de slag te gaan, terwijl een workflowdiagram een visuele weergave op hoog niveau is die kan helpen bij het verduidelijken van brede doelen gedurende het hele proces.

Hoe maak je een workflow-diagram

Begin met het samenstellen van de belangrijkste elementen van uw proces voordat u een werkschema tekent. Breng uw inputs, outputs, transformaties en de belangrijkste procesresultaten samen om dit te bereiken.

#1. Kies het gewenste workflowtype.

Denk na over de functies die nodig zijn voor uw proces voordat u het type workflow kiest dat het beste bij u past. Hoewel u uw proces gaandeweg kunt wijzigen, is het eenvoudiger om van tevoren het soort workflow te kiezen. U kunt dan de complexiteit of eenvoud van uw workflow meten.

#2. Selecteer uw start- en eindpunt.

Kies vervolgens het begin- en eindpunt van uw workflow. Denk bij het bepalen van deze punten na over het begin- en eindpunt van uw proces. Is er een bepaalde gebeurtenis die het proces start? Zijn er stappen of acties die het proces tot een goed einde brengen? De succesvolle communicatie van het begin en einde van het proces wordt ondersteund door deze datapunten.

#3. Verzamel de relevante gegevens.

Maak contact met belanghebbenden om elke stap van het proces te begrijpen om informatie te verkrijgen. Dit kan het houden van een startvergadering met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen en leidinggevenden inhouden om de informatie en goedkeuringen te verzamelen die nodig zijn om te beginnen met het maken van uw workflowdiagram.

#4. Breng inefficiënties tot rust

Voordat u uw visuele proces maakt, is de laatste stap om na te denken over mogelijke inefficiënties en deze weg te werken. Voordat u uw workflow maakt, moet u ervoor zorgen dat u inefficiënties beoordeelt, zodat u problemen kunt voorkomen in plaats van er onmiddellijk mee om te gaan.

#5. Maak een werkstroom

Begin ten slotte met het maken van uw workflow. Breng de eenheidsgegevens, gegevenspunten en efficiëntie in kaart in het diagram dat u in stap één hebt gekozen. Uw ontwerp zal waarschijnlijk uniek zijn omdat elke procedure anders is en elk diagram op een andere manier is gemaakt.

Geautomatiseerde workflow

Geautomatiseerde workflow is het proces waarbij software wordt gebruikt om bepaalde bewerkingen uit te voeren zonder menselijke input. Het is een hulpmiddel om werk te versnellen, te vereenvoudigen en te standaardiseren. Geautomatiseerde workflow helpt bedrijven menselijke arbeid en repetitieve procedures te verminderen. Hierdoor worden processen effectiever en besteden medewerkers meer tijd aan taken die waarde toevoegen. Procesorkestratie is ook sterk afhankelijk van geautomatiseerde workflow.

Voorbeelden van geautomatiseerde workflow

Laten we naar enkele voorbeelden kijken nu u bekend bent met wat workflowautomatisering is. Elke workflow heeft een aantal automatiseerbare taken of activiteiten, maar er zijn verschillende niveaus van automatisering. Hier zijn een paar voorbeelden van taken die software voor workflowautomatisering gewoonlijk uitvoert:

Serviceverzoeken worden gemaakt op basis van e-mails en formulierinzendingen.
Uitnodigingen en agenda-afspraken worden gemaakt en verzonden.
Verdeling van de werklast op basis van volume, timing of andere factoren.
De juiste persoon wordt toegewezen aan of doorgestuurd naar werkitems.
Wanneer werkitems van status veranderen, worden e-mails of waarschuwingen verzonden, enz.

Workflows automatiseren

Om een workflow te automatiseren, moet u eerst alle factoren begrijpen die van invloed zijn op het verloop ervan. Een workflowdiagram, of het nu een formeel diagram is met stroomdiagramsymbolen of een lijst, zal worden samengesteld zodra feedback van het team is verzameld om het potentieel voor workflowautomatisering te identificeren. Hieronder vindt u een proces voor het automatiseren van workflows:

#1. Specificeer het Proces

U moet de start- en stoppunten van de werkstroom begrijpen voordat u deze kunt automatiseren. Wat start het proces? Wanneer eindigt de workflow? Uw proces moet resulteren in een duidelijke, telbare output.

#2. Bepaal elke deelnemer in de workflow.

Verbind de punten tussen de begin- en eindpunten zodra u hun locaties hebt bepaald. Wie neemt deel aan het proces? Elke persoon die toegang heeft tot het materiaal moet worden geïdentificeerd, ook al is het alleen maar om het te bekijken of te verspreiden.

#3. Maak een lijst van alle programma's, tools en systemen.

Naast de personen die bij de workflow betrokken zijn, moet u de aandacht vestigen op de systemen, tools en apps die van invloed zijn op de taak. Bijvoorbeeld samenwerkingstools, gedeelde inboxen, databases of antieke onderdelen zoals een ERP, CRM of HRIS. Zorg ervoor dat u rekening houdt met de impact van de workflow als uw team een low-code automatiseringssysteem of een ander type betrokkenheidsstrategie gebruikt.

#4. Observeer alle mogelijke ingangen.

Workflows kunnen afhankelijk zijn van gegevens of informatie uit verschillende bronnen. Dit kunnen formulieren zijn die informatie verzamelen van een app of systeem, zoals verzoeken, e-mails, berichten, bots of gegevens.

#5. Pas op voor alle overdrachten.

Er doen zich vaak problemen voor wanneer een werkstroomitem of stuk informatie wordt overgedragen. Dit kan leiden tot knelpunten, het mislukken van follow-ups of het vastlopen van items omdat het onduidelijk is wie het volgende item moet afhandelen.

#6. Maak een wensenlijst voor automatisering

Nadat je een gedetailleerd plan voor je proces hebt gemaakt, maak je een lijst van alle taken en activiteiten die je wilt automatiseren.

#7. Maak de workflow in zijn toekomstige iteratie.

U bent nu klaar om de workflow bij te werken met uw favoriete automatiseringstool. Door een low-code tool te gebruiken, kunt u de workflow creëren en uw automatisering configureren met behulp van een gebruiksvriendelijke visuele interface.

#8. Test de toekomstige iteratie.

Zorg ervoor dat u de nieuwe workflow test voordat u deze aan uw team introduceert, om er zeker van te zijn dat de uitvoer voldoet aan het gewenste resultaat en dat er geen problemen zijn, zoals knelpunten, silo's of datalekken.

#9. Leid uw klanten op

U moet uw medewerkers trainen in het gebruik van de nieuwe tool als de workflowsoftware die u gebruikt hen niet vertrouwd is. Als ze al gewend zijn aan uw systeem, controleer dan of ze op de hoogte zijn van de stadia in de geoptimaliseerde workflow en deze comfortabel kunnen uitvoeren.

#10. Implementeren, volgen en verbeteren

U start het continue proces van het monitoren en af en toe verfijnen van de workflow zodra u uw team alle toestemming geeft om de nieuwe geautomatiseerde workflow te implementeren om de nauwkeurigheid, efficiëntie en productiviteit ervan te verzekeren.

Wat is werkstroom versus werkstroom?

Flow is effectiever dan workflowbouwers en regels. Hoewel workflowregels altijd op de achtergrond worden uitgevoerd, kunnen ze schermen bieden die ons door ons bedrijfsproces leiden. Stromen zijn niet beperkt tot een bepaalde entiteit.

Wat zijn de 5 stadia van workflow?

Om ons werk te beheren, gebruiken we doorgaans een workflowproces met vijf fasen. Als iets onze aandacht trekt, (1) schrijven we het op, (2) leggen we uit wat het betekent, en (3) organiseren we de resultaten. Vervolgens (4) reflecteren we regelmatig op de resultaten om te beslissen waar we (5) vervolgens mee aan de slag gaan.

Wat zijn de vier soorten workflows?

Vier tips voor het ontwerpen van een succesvol workflowmodel:

Begin met het doen van een brainstorm.
Daag de resultaten van uw brainstorming uit.
Controleer of er processen gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd.
Definieer duidelijk de rollen en verantwoordelijkheden.