Leveranciersbeheer kan ook verwijzen naar online bronnen die alle leveranciersgegevens en bijbehorende activiteiten verzamelen voor gemakkelijke toegang door de organisatie. Software voor vendor- of leveranciersmanagement kan verschillende taken uitvoeren, zoals het managen van de RFP-procedure en het verbeteren van de leverancierscommunicatie. Hier in dit artikel vindt u alle benodigde informatie die u nodig heeft voor leveranciersbeheer.
Wat is leveranciersmanagement
Het woord "leveranciersbeheer" verwijst naar de procedures die bedrijven gebruiken om hun leveranciers te beheren, ook wel leveranciers genoemd. Het selecteren van leveranciers, het onderhandelen over contracten, het beheersen van prijzen, het verlagen van leveranciersgerelateerde risico's en het verzekeren van de levering van diensten maken allemaal deel uit van leveranciersbeheer.
Afhankelijk van de aard van de organisatie kan een bedrijf leveranciers inhuren uit een breed scala van bedrijfstakken, zoals schoonmakers, marketingadviseurs, IT-verkopers en leveranciers van zeevruchten. Leveranciers kunnen kleine bedrijven of zeer grote bedrijven zijn.
Waarom is Vendor Management Cruciaal
Om verschillende redenen is vendor management cruciaal. Een van de belangrijkste factoren bij het kiezen van de beste leverancier voor een specifieke zakelijke behoefte is leveranciersbeheer. Bovendien kunnen bedrijven leveranciersbeheer gebruiken om hun doelstellingen te bereiken, waaronder het maximaliseren van het kostenbesparingspotentieel en het versnellen van de onboarding-procedure.
Om het risico op verstoring van de toeleveringsketen te verkleinen en ervoor te zorgen dat de gegeven goederen en diensten op tijd en volgens de vereiste standaard worden geleverd, moeten leveranciers ook goed worden beheerd. Daarnaast kan een sterke strategie voor leveranciersbeheer bedrijven helpen om nauwere banden met hun leveranciers te smeden, wat kansen kan bieden om te onderhandelen over lagere prijzen.
Functieomschrijving leveranciersmanagement
Verschillende acties zijn opgenomen in het leveranciersbeheerproces, waaronder:
#1. Selectie
De selectie van leveranciers is een van de vele bewerkingen die deel uitmaken van het leveranciersbeheerproces. Aanvragen voor offertes (RFQ's) en aanvragen voor voorstellen (RFP's) worden gebruikt om offertes van potentiële leveranciers te krijgen. Het selecteren en kiezen van leveranciers zijn ook stappen in het leveranciersselectieproces. Bij de selectie wordt ongetwijfeld rekening gehouden met de prijs. Maar bedrijven zullen ook rekening moeten houden met andere aspecten, zoals de reputatie, capaciteiten en staat van dienst van een leverancier. Ook de effectiviteit van de leverancier bij het communiceren bij het kiezen van leveranciers voor een specifiek contract.
#2. Onderhandeling
Onderhandelen over een contract. Het is cruciaal om vanaf het begin een contract correct op te stellen en ervoor te zorgen dat de overeengekomen parameters voordelig zijn voor beide partijen. Het definiëren van de goederen of diensten die gedekt zullen worden, de begin- en einddatum van de regelingen en alle cruciale voorwaarden zijn allemaal stappen in het langdurige proces van contractonderhandeling. Het kan ook nodig zijn om aandacht te besteden aan zaken als vertrouwelijkheid en niet-concurrentiebedingen.
#3. Een leverancier opnemen
Dit omvat het verzamelen van het papierwerk en de gegevens die nodig zijn om de verkoper te vestigen als een geautoriseerde leverancier voor het bedrijf. Zorg er ook voor dat de verkoper kan worden gecompenseerd voor de producten of diensten die hij levert. De onboarding-procedure kan informatie bevatten zoals relevante licenties die in het bezit zijn van de verkoper, evenals belastingformulieren en verzekeringsgegevens, naast de nodige contact- en betalingsinformatie.
#4. De prestaties volgen
Bedrijven volgen en beoordelen de prestaties van hun leveranciers als onderdeel van het leveranciersbeheerproces. Dit kan inhouden dat hun prestaties worden beoordeeld in relatie tot key performance indicators (KPI's) zoals productkwaliteit en -kwantiteit of leveringsdata.
#5. Risico's beheren en bewaken
Risico's die van invloed kunnen zijn op het bedrijf, zoals het gevaar van rechtszaken, zorgen over gegevensbeveiliging, schendingen van de naleving en diefstal van intellectueel eigendom, moeten door leveranciers in de gaten worden gehouden. Bedrijven moeten ook de mogelijkheid in de gaten houden dat het gedrag van een verkoper of het niet op tijd leveren van de goederen en diensten kan leiden tot verstoringen in de bedrijfsvoering.
Betaling. ervoor te zorgen dat verkopers prompte betaling ontvangen voor de producten en diensten die zij leveren in overeenstemming met de uiteengezette voorwaarden.
Problemen met leveranciersbeheer
Een gecentraliseerd beeld krijgen van de leveranciers die een bedrijf gebruikt, kan een uitdaging zijn voor bedrijven met een omvangrijk leveranciersnetwerk en/of een gecompliceerde geografische voetafdruk. Het verkrijgen van de juiste documenten van leveranciers en het uitvoeren van de nodige risicobeoordelingen zijn beide moeilijke stappen in het leveranciersbeheerproces. Om problemen te voorkomen, is het cruciaal om de juiste procedures en apparatuur te gebruiken.
Om ervoor te zorgen dat relaties met leveranciers de beoogde waarde opleveren met effectieve processen, kunnen bedrijven een strategie voor leveranciersbeheer gebruiken. Een plan kan betrekking hebben op onderwerpen als het vaststellen van specifieke, meetbare doelen, het bewaken van KPI's en het aangaan en onderhouden van sterke relaties met leveranciers. Om hun strategische leveranciers te identificeren en investeringen te doen in het bevorderen van dergelijke relaties, kunnen bedrijven hun leveranciers ook categoriseren. Andere factoren kunnen het nemen van voorzorgsmaatregelen zijn om te voorkomen dat u te afhankelijk wordt van een specifieke leverancier.
Voorraad leveranciersbeheer
Inventaris voor leveranciersbeheer is een verzameling processen en software voor voorraadbeheer waarin een fabrikant, die ook een leverancier is, de taak op zich neemt om de voorraadinventarissen van de distributeur te verbeteren.
Door leveranciers beheerd softwaresysteem voor inventaris
U kunt bestellingen sneller en efficiënter uitvoeren door gebruik te maken van door leveranciers gecontroleerde voorraadsystemen, ook wel door leveranciers ondersteunde voorraadaanvulling of programma's voor continue aanvulling genoemd.
In dit type systeem delen beide partijen gegevens om een betere ordernauwkeurigheid te bereiken. Verkopers hebben echter het recht om werknemers en medewerkers te informeren en op te leiden over hun inventaris en het gebruik ervan.
Hier zijn enkele leveranciersbeheerinventarissen om over te praten:
#1. Belangrijkste kenmerken
Voor een bedrijf kan het intimiderend zijn om software met de beste functies te kiezen. Wanneer u een bepaalde oplossing voor het eerst gebruikt, kan dit nog angstaanjagender lijken.
We hebben een lijst samengesteld met vereiste vereisten voor een VMI-oplossing om het proces eenvoudiger te maken. U kunt ook zoeken naar extra vaardigheden die perfect aansluiten bij de noden van uw bedrijf.
#2. Voorspelling van de vraag
Een van de cruciale vaardigheden die VMI-oplossingen bieden, is nauwkeurige vraagprognoses voor grondstoffen. Ze bieden vraagvoorspellingen voor effectieve productassemblage, productie en levering.
Het ondersteunt planning van de toeleveringsketen, ondersteund door inzichten door de gegevens van individuele eenheden van tal van bedrijven die deel uitmaken van uw klantenbestand te coördineren. Bovendien helpt het programma u bij het lokaliseren van slecht presterende voorraadbeheersystemen en het voorkomen van overbevoorrading in uw magazijn of winkelruimte.
#3. Voorraadbeheer
U kunt op efficiënte wijze gegevens bijhouden voor de goederen die uw bedrijf maakt, opslaat, koopt of verkoopt. Bovendien maakt het programma nauwkeurige prijzen mogelijk en helpt het bij het handhaven van optimale leveringsniveaus. Functies voor het volgen van series en partijen moeten worden opgenomen in een geschikt door de leverancier beheerd voorraadsysteem.
#4. Data overdracht
VMI-oplossingen ondersteunen het eenvoudig delen van gegevens en documenten tussen apparaten binnen een bedrijf of tussen klanten, klanten en zakelijke partners. Dit kan bestaan uit gegevens over belastingen en douane, inventarisgegevens, inkooporders en ontvangstbewijzen, verzendinformatie en meer.
#5. Integratie van e-commerce
U kunt een VMI-oplossing kiezen die werkt met populaire e-commerceplatforms, winkelwagentjes en websites. Voorraadniveaus, betalingsmethoden, inclusief contant en digitaal, en verzendopties zullen hierdoor allemaal meer gestroomlijnd worden.
Leveranciersbeheersysteem
Een leveranciersbeheersysteem, of kortweg VMS, is een softwarepakket dat bedrijven helpt bij het beheren van hun leveranciersrelaties vanaf het begin van een contract tot en met de voltooiing ervan, of zelfs in de eerste fasen van de totstandkoming ervan.
Waarom is een Vendor Management Systeem noodzakelijk
Door gebruik te maken van het beste leveranciersbeheersysteem kunt u uw leveranciersverbinding maximaliseren. Leveranciersbeheer is essentieel voor het succes van elk inkoopteam. Een leveranciersbeheeroplossing zoals Kissflow Procurement Cloud heeft veel voordelen, van leverancierskwalificatie tot onboarding tot het maken en beheren van catalogi om leveranciersprestaties vast te leggen.
Hieronder volgen enkele extra voordelen van het gebruik van een leveranciersbeheersysteem.
- Succesvolle initiatieven voor leveranciersrelatiebeheer maken het meest efficiënte gebruik van personeel en financiële middelen mogelijk.
- tijdige levering van producten en diensten
- Door consistente resultaten te leveren, kunt u sterkere relaties met uw klanten opbouwen. Een vendor management systeem maakt de betrokken end-to-end processen efficiënter.
- Met aangepaste rapporten en KPI's kunt u de prestaties van leveranciers beoordelen.
- Geen van deze vereiste handarbeid.
- Verbeter de inkoopprocedure voor het hoogste productiviteitsniveau
Wat is de rol van een leveranciersmanagement?
Leveranciersmanagers onderhandelen over contracten, stellen criteria op voor de leveranciers en ontdekken de best mogelijke leveranciers om partnerschappen tussen uw bedrijf en leveranciers/partners te vergemakkelijken en in stand te houden.
Wie is verantwoordelijk voor leveranciersmanagement?
Het senior management is verantwoordelijk voor het beheer van leveranciers, terwijl de raad van bestuur verantwoordelijk is voor het beheer van leveranciersrisico's.
Wat zijn de soorten leveranciersbeheer?
Naast inkoop omvatten andere beheerfuncties leveranciersonboarding, leveranciersrelatiebeheer, leveranciersrisicobeheer, prestatiebeheer, contractbeheer, nalevingsbeheer en SLA-beheer.
Is leveranciersmanagement onderdeel van HR?
Een zakelijke discipline vergelijkbaar met human resource management, leveranciersbeheer wordt gebruikt om uw leveranciers te beheren in plaats van uw werknemers. Het doel van leveranciersmanagement is om de waarde van leveranciersrelaties te optimaliseren door het hele proces van begin tot eind holistisch en risicogebaseerd te benaderen.
Wat zijn Vendor Management-vaardigheden?
Vaardigheden op het gebied van leveranciersbeheer tonen uw vermogen om te plannen en te werken met externe (product- of service) bronnen. Het zou jouw taak zijn om samenwerkingsrelaties met leveranciers aan te gaan om een routinematige commerciële transactie om te zetten in een duurzame samenwerking.
Wat zijn de vier stadia van het managen van een leverancier?
#1. Schatten
De eerste fase, Assess, betreft het beoordelen van de huidige staat van het datamanagementproces en de eisen die daarbij komen kijken. Deze cruciale stap stelt de instelling in staat de problemen te begrijpen die moeten worden opgelost.
#2. Steriliseren
In de tweede stap: steriliseren, dubbele gegevens verwijderen, ontbrekende gegevens vinden, foutieve gegevens corrigeren, inactieve of verouderde accounts verwijderen en nieuwe procesregels ontwikkelen. Omdat het gaat om de meest grondige analyse van de gegevens en om de meest "corrigerende" actie, is sterilisatie een van de processen van het proces die het langst duurt.
#3. Stabiliseren
Het schetsen van de normen, het afwerken van leveranciersprofielen en het vastleggen van verantwoordelijkheden zowel binnen als buiten het leveranciersbeheersysteem zijn allemaal onderdelen van de derde stap, stabilisatie. Stabilisatie biedt een gestandaardiseerde en consistente methode en stelt standaarden in die in de toekomst een beter proces in stand houden.
#4. Optimaliseren
De vierde en laatste stap, Optimaliseren, concentreert zich op de zelfbediening van leveranciers, het verminderen van fraude en risico's, en een continu proces voor gegevensvalidatie. Het hoogtepunt van de eerste drie processen, optimalisatie zorgt ervoor dat het proces op zijn best werkt.
Conclusie
Voor het beheer van leveranciersgegevens zijn over het algemeen tal van afdelingen en belanghebbenden nodig om succesvol samen te werken om een soepel proces te waarborgen, zoals het geval is bij veel inkoopactiviteiten. Aangezien leveranciersgegevens dynamisch zijn, zal het louter evalueren en steriliseren van leveranciersrecords een instelling niet in staat stellen om blijvende, gunstige gevolgen te produceren. De juiste regels en processen moeten aanwezig zijn, volledig worden omarmd door middel van efficiënt wijzigingsbeheer en worden bijgewerkt naarmate de zakelijke vereisten veranderen. De instelling zal beter in staat zijn om datatrends te gebruiken om operaties zoals fraudevoorspelling en strategische inkoopplannen succesvol te monitoren als leveranciersgegevens zorgvuldig worden beheerd.
Gerelateerde artikelen
- LEVERANCIERSMANAGEMENTSYSTEMEN: definitie, typen en topsystemen
- REKENINGEN TE BETALEN PROCES: Hoe het proces effectief te beheren?
- NET 30 LEVERANCIERS: definitie, hoe het werkt met voorbeeld en lijst met beste leveranciers
- 10 BESTE ONLINE GROOTHANDELVERKOPERS IN 2023
- LEVERANCIERSMANAGEMENTSYSTEMEN: Proces en beste tools
Referenties
